淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用
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摘 要:隨著信息化程度的提高,電子檔案越來越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理。本文針對高校檔案管理的工作特點,著重分析了電子檔案在應(yīng)用中的主要特點,強(qiáng)調(diào)加快電子檔案建設(shè),要充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率。
關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學(xué)校
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況,如表所示,2007年相較于2006年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所,學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬左右,高校教職工人數(shù)增加了十萬;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所,學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬,高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增;連續(xù)三年,高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。
每年,數(shù)以千萬的檔案變動、更新、維護(hù),確實是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》,高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史,更是全校師生員工德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄,具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。
具體地看,全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個方面的特點:
第一,工作量大:由于高校的獨特環(huán)境,每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動,錄入或者遷出,全國每年變動的各類檔案都是以千萬計,加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況,檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點,加上其他檔案的維護(hù)、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
第二,電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
第三,檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異,導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致,甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四,遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生,學(xué)生的流動性強(qiáng),所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞,跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時常出現(xiàn)的情況。
以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點,也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在,后文將繼續(xù)就以上特點結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。
二、電子檔案管理的利弊
1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性
首先,依靠計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力,能大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計、存儲都需要耗費大量人力,同時還容易疏漏出錯。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便,同時也具有很高的可靠性。
其次,通過電子文檔的方式存儲文件檔案,可以實現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣,對于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困難等。利用信息化手段,高效的辦公自動化軟件可以實現(xiàn)檔案的體系管理,索引更靈活,搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作,使文檔的管理和調(diào)度更便捷。
此外,以電子文檔形式保存的檔案文件,其保存方式和對環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲媒質(zhì)為紙張,環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲壽命,所以在存放過程中對環(huán)境的要求較高,防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時,大量的數(shù)據(jù)消耗紙張,不利于環(huán)境保護(hù)。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲方式多樣,DVD光碟、閃存U盤、硬盤,存儲量大,1GB的存儲卡就可以存儲5億字,相當(dāng)于近1000套《三國演義》;且儲存時間長,受外部環(huán)境影響小,具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
最后,采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕,兩個手指就能輕松移動,如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案,這是無法想象的。在安全性方面,高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送,文件在郵遞過程中丟失等情況時有發(fā)生,導(dǎo)致一些重要文件的遺失,信息在調(diào)用過程中的丟失或延誤,都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞,能夠有效提高文件的安全性和時效性。
2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險
當(dāng)然,電子檔案也不是萬無一失的。事實上,電子檔案在存儲和使用的過程中,都存在著一定程度的風(fēng)險。
(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設(shè)備具有高速讀寫速度,倘若被盜取,受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外,由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識,喪失了手寫漢字的特征性,不利于真假鑒別,受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險性存在,通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息,安全問題不可忽視。
(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對于傳統(tǒng)的手工文件,一次的筆誤或處理失誤,其影響范圍有限,而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外,文件多處于開放狀態(tài),更新不及時,便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜,存儲方式多樣,在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。
(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質(zhì)上,信息的存儲和讀取都需要特定的設(shè)備,造成了信息對軟硬件的依賴。當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展迅速,計算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代速度快,如果兼容性不夠好,也可能造成信息的丟失,從而直接縮短了電子檔案的壽命。
三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用
針對電子檔案在實際運用中所涉及的風(fēng)險問題,可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防:
第一,加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先,保障存儲設(shè)備的安全,專機(jī)專用,定時進(jìn)行軟硬件更新升級,定期對設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù),保證存儲設(shè)備的良好狀態(tài);定期對存檔文件更新備份,防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限,加強(qiáng)電子檔案在存儲處理過程中的安全性,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改,應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。
第二,規(guī)范操作流程,杜絕檔案在操作過程中的風(fēng)險。首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn),使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守,同時通過規(guī)范的操作,杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次,盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、處理軟件,防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問題被損壞。
第三,為了保證電子檔案的壽命,使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲,同時及時升級和更新存儲技術(shù),保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限,做到職責(zé)權(quán)限同步,防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。
四、結(jié)論
在這個高度信息化的時代,信息技術(shù)無疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
參考文獻(xiàn):
[1]教育部.2006年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報.2008.05.05.
[3]教育部.2008年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報.2009.07.17.
[4]楊小華,唐日梅等.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點認(rèn)識[J].沈陽建筑大學(xué)學(xué)報,2006(1).
關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學(xué)校
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況,如表所示,2007年相較于2006年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所,學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬左右,高校教職工人數(shù)增加了十萬;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所,學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬,高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增;連續(xù)三年,高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。
每年,數(shù)以千萬的檔案變動、更新、維護(hù),確實是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》,高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史,更是全校師生員工德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄,具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。
具體地看,全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個方面的特點:
第一,工作量大:由于高校的獨特環(huán)境,每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動,錄入或者遷出,全國每年變動的各類檔案都是以千萬計,加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況,檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點,加上其他檔案的維護(hù)、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
第二,電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
第三,檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異,導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致,甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四,遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生,學(xué)生的流動性強(qiáng),所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞,跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時常出現(xiàn)的情況。
以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點,也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在,后文將繼續(xù)就以上特點結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。
二、電子檔案管理的利弊
1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性
首先,依靠計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力,能大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計、存儲都需要耗費大量人力,同時還容易疏漏出錯。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便,同時也具有很高的可靠性。
其次,通過電子文檔的方式存儲文件檔案,可以實現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣,對于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困難等。利用信息化手段,高效的辦公自動化軟件可以實現(xiàn)檔案的體系管理,索引更靈活,搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作,使文檔的管理和調(diào)度更便捷。
此外,以電子文檔形式保存的檔案文件,其保存方式和對環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲媒質(zhì)為紙張,環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲壽命,所以在存放過程中對環(huán)境的要求較高,防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時,大量的數(shù)據(jù)消耗紙張,不利于環(huán)境保護(hù)。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲方式多樣,DVD光碟、閃存U盤、硬盤,存儲量大,1GB的存儲卡就可以存儲5億字,相當(dāng)于近1000套《三國演義》;且儲存時間長,受外部環(huán)境影響小,具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
最后,采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕,兩個手指就能輕松移動,如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案,這是無法想象的。在安全性方面,高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送,文件在郵遞過程中丟失等情況時有發(fā)生,導(dǎo)致一些重要文件的遺失,信息在調(diào)用過程中的丟失或延誤,都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞,能夠有效提高文件的安全性和時效性。
2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險
當(dāng)然,電子檔案也不是萬無一失的。事實上,電子檔案在存儲和使用的過程中,都存在著一定程度的風(fēng)險。
(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設(shè)備具有高速讀寫速度,倘若被盜取,受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外,由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識,喪失了手寫漢字的特征性,不利于真假鑒別,受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險性存在,通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息,安全問題不可忽視。
(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對于傳統(tǒng)的手工文件,一次的筆誤或處理失誤,其影響范圍有限,而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外,文件多處于開放狀態(tài),更新不及時,便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜,存儲方式多樣,在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。
(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質(zhì)上,信息的存儲和讀取都需要特定的設(shè)備,造成了信息對軟硬件的依賴。當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展迅速,計算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代速度快,如果兼容性不夠好,也可能造成信息的丟失,從而直接縮短了電子檔案的壽命。
三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用
針對電子檔案在實際運用中所涉及的風(fēng)險問題,可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防:
第一,加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先,保障存儲設(shè)備的安全,專機(jī)專用,定時進(jìn)行軟硬件更新升級,定期對設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù),保證存儲設(shè)備的良好狀態(tài);定期對存檔文件更新備份,防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限,加強(qiáng)電子檔案在存儲處理過程中的安全性,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改,應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。
第二,規(guī)范操作流程,杜絕檔案在操作過程中的風(fēng)險。首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn),使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守,同時通過規(guī)范的操作,杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次,盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、處理軟件,防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問題被損壞。
第三,為了保證電子檔案的壽命,使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲,同時及時升級和更新存儲技術(shù),保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限,做到職責(zé)權(quán)限同步,防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。
四、結(jié)論
在這個高度信息化的時代,信息技術(shù)無疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
參考文獻(xiàn):
[1]教育部.2006年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報.2008.05.05.
[3]教育部.2008年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報.2009.07.17.
[4]楊小華,唐日梅等.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點認(rèn)識[J].沈陽建筑大學(xué)學(xué)報,2006(1).