檔案管理論文范文特輯
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探討新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的幾個(gè)問題
一、引言
企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)的檔案管理工作已無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，如：檔案管理意識(shí)淡薄、管理不到位等等，不僅影響了企業(yè)的內(nèi)部管理工作，同時(shí)也阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，企業(yè)在深化內(nèi)部改革的同時(shí)，需不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，在企業(yè)檔案管理工作中，引入信息化技術(shù)，推動(dòng)企業(yè)管理的信息化建設(shè)，以此來提高企業(yè)的檔案管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。
二、企業(yè)檔案管理工作面臨的問題
現(xiàn)如今，隨著我國經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)檔案管理還存在一些問題，降低了企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，不利于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。下面我們就來詳細(xì)介紹一下目前企業(yè)檔案管理存在的問題：
(一)企業(yè)檔案管理意識(shí)薄弱
目前，企業(yè)在發(fā)展過程中，其管理重心是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益管理，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理工作的重視力度還不夠，如：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作不重視，投入的資金、人力等不足，只是一味的降低檔案管理成本，無法充分發(fā)揮檔案管理的工作效果。此外，檔案管理人員對(duì)自身是檔案管理人員的管理意識(shí)薄弱，輕視了自身的管理工作，使得檔案管理水平有所降低，如：檔案管理人員只是對(duì)檔案資料信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)，并沒有對(duì)整體的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，更新不及時(shí)，缺乏有效的管理方式，因此，檔案管理意識(shí)的薄弱是造成目前我國企業(yè)檔案管理困境的根本原因。
(二)企業(yè)管理設(shè)施落后
由于領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作的重視度不夠，資金投入力度小，導(dǎo)致檔案管理的基本設(shè)施無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求，這也是降低企業(yè)檔案管理工作的重要因素。如：由于檔案管理設(shè)備落后，當(dāng)媒體企業(yè)儲(chǔ)存一些高規(guī)格的檔案時(shí)，設(shè)備無法滿足檔案需求，可能會(huì)出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤或雜亂的現(xiàn)象，降低了檔案管理工作的可靠性和安全性;其次，企業(yè)檔案管理工作不僅是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要基礎(chǔ)，由于檔案管理設(shè)備落后，導(dǎo)致檔案資料信息的分析過程不科學(xué)，分析結(jié)果不可靠，大大降低了檔案保管和使用的效率。此外，在檔案管理工作中，企業(yè)對(duì)檔案管理系統(tǒng)更新不及時(shí)，使得軟件系統(tǒng)滯后于檔案管理建設(shè)水平，也為檔案的管理設(shè)置了極大的障礙。
(三)企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍不完善
企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化程度很高的工作，需要具有較高綜合素質(zhì)的人員才能勝任這項(xiàng)工作。但是目前很多企業(yè)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不完善，一是員工數(shù)量不足，二是員工綜合素質(zhì)偏低，甚至出現(xiàn)雇用臨時(shí)人員或者企業(yè)其他部門員工兼職檔案管理的現(xiàn)象。
三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施
(一)樹立檔案的營銷理念，提高檔案意識(shí)
在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的評(píng)價(jià)都是以經(jīng)濟(jì)效益為指標(biāo)。因此，企業(yè)的檔案管理也要轉(zhuǎn)變觀念，從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)出發(fā)，把檔案信息當(dāng)成產(chǎn)品，把提供信息當(dāng)成營銷，樹立起檔案的營銷理念。形成一個(gè)需求→利用→滿意→歸檔的良性循環(huán)。檔案工作是各部門人員共同參與的工作，只有所有涉及到檔案管理的人員都具備了清晰的檔案意識(shí)，才能真正的提高檔案管理工作的質(zhì)量，提高檔案管理工作在企業(yè)中的定位，質(zhì)量管理工作才能真正的順利進(jìn)行。而對(duì)檔案管理的營銷要掌握一定的原理和技巧。對(duì)于職位不同的員工制定不同營銷策略，比如對(duì)于高層管理者主要宣傳檔案管理的重要意義以及利用的方法;對(duì)于中層管理者宣傳的主要是檔案管理的重要意義、館藏以及利用的事例。為了取得最佳的宣傳效果，還要注意營銷的時(shí)機(jī)，一般選擇在改革后、會(huì)議前后、驗(yàn)收時(shí)、評(píng)職稱前、考核前等進(jìn)行宣傳。
(二)加大資金投入，積極采購硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)
多媒體電腦與互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步。改變了人類的生活方式，更改變了人們的生產(chǎn)和工作方式。企業(yè)的檔案管理工作也要適應(yīng)這種變化。所以，我國企業(yè)要加大資金投入，扶持檔案管理自動(dòng)化工作，積極采購電腦、U盤、錄音筆等先進(jìn)的電子設(shè)備。在硬件更新的同時(shí)，還要大力建設(shè)檔案管理系統(tǒng)等軟件，開發(fā)和建設(shè)企業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使先進(jìn)的硬件得以高效的發(fā)揮，也更好地提高檔案管理員的工作效率和工作質(zhì)量。
(三)重視人才隊(duì)伍的建設(shè)
在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中人才是最具有積極性和能動(dòng)性的因素，完善的檔案管理人才隊(duì)伍能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供大量的有效信息和決策依據(jù)，并且對(duì)于企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升也具有重要的意義。完善人才隊(duì)伍建設(shè)要從三方面入手，第一是大力引進(jìn)高素質(zhì)人才，特別是具有檔案理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能的人才;第二是根據(jù)檔案管理制度設(shè)置合理的崗位;第三是不斷加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)要緊密聯(lián)系企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r以及市場(chǎng)環(huán)境，有針對(duì)性的進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。
四、結(jié)束語
目前，由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作的不重視，檔案管理硬件設(shè)施不先進(jìn)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高等因素的影響，使得企業(yè)檔案管理工作滯后于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，企業(yè)管理人員就需要加大檔案管理工作的資金投入力度，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，進(jìn)而保證檔案管理工作的有效進(jìn)行，為企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)提供基礎(chǔ)保障。
關(guān)于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的研究
一、前言
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)療體系改革不斷深入，當(dāng)前的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，而且還存在諸多的問題，會(huì)使衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理發(fā)展受到一定的約束。
二、衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化的作用
(一)推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理信息化能夠推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，檔案管理信息化能夠大大提高檔案的利用率，還能減輕檔案管理者的勞動(dòng)量，并且能使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案資源得到最佳配置與合理管理。第二，工作人員通過計(jì)算機(jī)就能查閱相關(guān)檔案信息，能夠有效提高工作效率，同時(shí)還能夠有效避免紙質(zhì)檔案的損壞、遺失問題。第三，檔案信息化能夠?yàn)闄n案配上聲音、圖像等，使檔案的展示更加形象、直觀，從而能夠?yàn)闄n案調(diào)閱者提供更好的服務(wù)。
(二)為管理者決策提供可靠保證
管理者在做決策前需要綜合分析醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)信息，只有保證信息的完整、可靠，才能制定出正確、合理的政策。檔案管理信息化為管理者決策提供可靠保證主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。第一，由于電子檔案可以在計(jì)算機(jī)上隨時(shí)查閱，而且信息齊全，一般不會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤和丟失的情況，從而能夠?yàn)楣芾碚邲Q策提供可靠保證。第二，檔案管理信息化能夠?qū)Ω鞣N檔案信息進(jìn)行綜合分析，從而能夠?yàn)楣芾碚邲Q策提供可靠保證。
三、公共衛(wèi)生信息化應(yīng)用進(jìn)展
(一)居民電子健康檔案
居民電子健康檔案包含了個(gè)人健康檔案、家庭檔案、個(gè)人健康信息、就診記錄和健康管理等信息，記錄了疾病發(fā)現(xiàn)、診療、康復(fù)全過程，實(shí)現(xiàn)了對(duì)居民個(gè)性化的連續(xù)、動(dòng)態(tài)、全程健康管理。居民電子健康檔案改變了以往居民健康信息的紙質(zhì)、靜態(tài)的狀況，實(shí)現(xiàn)了居民所有健康相關(guān)信息一點(diǎn)(源)采集，多點(diǎn)共享，綜合利用。只要簡(jiǎn)單地刷一次卡就可以完成檔案記錄，既往的就診記錄和隨訪記錄都能方便、快捷地得到利用，有利于醫(yī)務(wù)人員及時(shí)掌握患者的疾病控制情況，根據(jù)個(gè)體情況進(jìn)行健康教育和個(gè)性化管理，使治療針對(duì)性更加明顯，時(shí)效性更加突出。居民使用網(wǎng)上健康查詢、網(wǎng)上預(yù)約和健康管理咨詢等服務(wù)，從過去醫(yī)生主導(dǎo)向與病人互動(dòng)的模式轉(zhuǎn)變，大大方便了患者就醫(yī)，提高了自我管理的依從性。公共衛(wèi)生業(yè)務(wù)貫穿了個(gè)體從出生到死亡的全過程，是居民健康檔案的重要組成部分。
(二)醫(yī)防結(jié)合的慢性病管理
基于居民電子健康檔案，建立了醫(yī)防結(jié)合“三位一體”的慢性病全程健康管理模式。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心負(fù)責(zé)組織和實(shí)施慢性病患者的篩查、診斷、常規(guī)治療、隨訪等工作，綜合醫(yī)院開展慢性病患者的診斷和救治，專業(yè)機(jī)構(gòu)制定計(jì)劃、實(shí)施、質(zhì)控、督導(dǎo)和評(píng)估，三方職責(zé)明確、分工協(xié)作、資源整合、信息共享。基于居民電子健康檔案，社區(qū)和綜合醫(yī)院建立了疾病復(fù)查、疑難重癥患者雙向轉(zhuǎn)診制度和流程。慢性病病人的隨訪、就診記錄、檢驗(yàn)報(bào)告和用藥溯源自動(dòng)同步至居民電子健康檔案，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，醫(yī)生能夠?qū)颊呒膊∏闆r進(jìn)行客觀、量化的評(píng)估和預(yù)警。對(duì)健康人群、高危人群、慢性病患者進(jìn)行分類干預(yù)，開展健康教育、危險(xiǎn)因素監(jiān)測(cè)、定期隨訪、并發(fā)癥防控等工作，顯著提高了患者管理數(shù)量和管理效率。
(三)醫(yī)教結(jié)合的學(xué)生管理
基于?W生電子健康檔案，建立了醫(yī)教結(jié)合的學(xué)生健康管理模式。實(shí)行“一校一醫(yī)”的學(xué)生健康管理模式，學(xué)校發(fā)放機(jī)構(gòu)卡，全科醫(yī)生發(fā)放醫(yī)生績(jī)效卡。全科醫(yī)生負(fù)責(zé)學(xué)生基本信息建檔、維護(hù)、疾病監(jiān)測(cè)、健康處方管理的全程跟蹤，及時(shí)掌握校園內(nèi)學(xué)生的健康信息，有針對(duì)性地開展各類疾病的干預(yù)與處置。建立一人一檔的學(xué)生健康檔案，為轄區(qū)內(nèi)所有中小學(xué)生發(fā)放健康卡，健康卡與學(xué)生醫(yī)?？?、學(xué)籍卡信息綁定。利用每年的健康體檢、健康評(píng)估和健康指導(dǎo)，記錄學(xué)生的健康狀況與健康素養(yǎng)情況，同時(shí)做好學(xué)生的健康檔案與早年的兒童保健和后期的成人健康檔案銜接。
四、推進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的措施
(一)建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系
在當(dāng)前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中，要想及時(shí)解決存在的問題，衛(wèi)生系統(tǒng)就必須對(duì)當(dāng)前的管理體系進(jìn)行全面改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的緊密結(jié)合，建立一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化工作的有效實(shí)施與發(fā)展。在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化管理工作中，工作人員要對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行有效的分類管理與保存，以此來促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理更有邏輯性與專業(yè)性，促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案資料充分發(fā)揮自身的價(jià)值。
(二)培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才
目前，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)需要大量的高素質(zhì)、專業(yè)性、綜合性的人才。由于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作比較復(fù)雜，再加上現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。因此，在實(shí)際的檔案管理工作中，衛(wèi)生系統(tǒng)要引進(jìn)一批專業(yè)的檔案管理人才，且他們必須要熟悉掌握各部門的檔案管理?xiàng)l例、職能分類，具有一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)與醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，以此來打造一支專業(yè)性強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)，更好地為群眾進(jìn)行服務(wù)。
(三)加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，最主要的就是要實(shí)現(xiàn)各單位檔案室計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的普及應(yīng)用，從而不斷加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。第一，我國要在全國范圍內(nèi)建立衛(wèi)生醫(yī)療檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并利用政務(wù)網(wǎng)對(duì)其進(jìn)行輔助，來建立市與縣級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系。第二，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行規(guī)范與統(tǒng)一，從而可以有效保障檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一與長(zhǎng)期使用性。第三，加強(qiáng)電子文件歸檔管理，積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)。在當(dāng)前實(shí)際的檔案信息化建設(shè)中，衛(wèi)生系統(tǒng)必須引進(jìn)先進(jìn)的辦公設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的信息化，最大化地發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的作用，不斷提高檔案管理的信息化水平，以此來實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
(四)完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)的安全措施
衛(wèi)生系統(tǒng)可以從以下幾方方面完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)的安全措施。第一，在出現(xiàn)隱患萌芽時(shí)，工作人員一定要科學(xué)地評(píng)估危險(xiǎn)的大小，并重點(diǎn)保護(hù)這些有隱患的檔案信息。第二，工作人員要評(píng)估檔案數(shù)據(jù)的安全性，給檔案劃分相應(yīng)的安全等級(jí)，并從實(shí)際情況找出相應(yīng)的解決辦法，最終制訂一套切實(shí)可行的安全方案。第三，衛(wèi)生系統(tǒng)要利用用戶信息認(rèn)證、電子加密、防火墻等先進(jìn)的技術(shù)保護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)的安全。這些技術(shù)中，防火墻的效果最好，它能夠有效避免計(jì)算機(jī)訪問危險(xiǎn)網(wǎng)站，減少中病毒的概率。
五、結(jié)束語
現(xiàn)如今，對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)來說，檔案信息化管理是醫(yī)療事業(yè)中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，同時(shí)也是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，需要不斷地摸索與完善。
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