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文書工作與檔案工作關(guān)系的探討
檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案工作，是文書和檔案管理人員的歷史責(zé)任。筆者從事過(guò)文書和檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工作來(lái)探討探討文書與檔案工作的關(guān)系。
一、文書工作與檔案工作的關(guān)系
搞好文書工作與檔案工作銜接是很重要的。在企業(yè)檔案管理工作實(shí)踐中，文書工作與檔案工作之間的銜接十分重要，重視和解決好這個(gè)問(wèn)題，不僅可以有效地提高檔案的質(zhì)量，而且非常有利于檔案的管理和利用，特別是有利于發(fā)揮檔案的多功能作用，使文書檔案工作者作為機(jī)關(guān)工作中的參謀、助手，完成傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)的任務(wù)。從廣義上講，文書工作包括制發(fā)、處理與管理文件過(guò)程中所進(jìn)行的全部工作。檔案工作，是文書工作的繼續(xù)和延伸，即對(duì)有價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、管理和提供利用。文書工作與檔案工作是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，二者的關(guān)系是：
(一)文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)和前提
文件是檔案的前身，文書工作的狀況如何，不僅直接影響其自身質(zhì)量和企業(yè)日常工作，而且也影響日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。檔案來(lái)源于文書，是由文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。文稿撰寫符合黨的路線、方針、政策，內(nèi)容要切合實(shí)際，觀點(diǎn)明確，立據(jù)可靠，邏輯嚴(yán)密，言簡(jiǎn)意賅，文理通順;文件制發(fā)要考慮是否齊全，特別是一些具有指導(dǎo)性的文件和日后留作憑證的文件，格式要統(tǒng)一、規(guī)范，忌用質(zhì)量較差的打印機(jī)，否則時(shí)間一長(zhǎng)，有的檔案還未移交已經(jīng)發(fā)生字跡擴(kuò)散、退色等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的查找和保存。為保證文件的嚴(yán)肅性，繕印時(shí)要避免紕漏，收發(fā)要防止差錯(cuò)，保證質(zhì)量和完整，從而為檔案完整性和系統(tǒng)性打下良好基礎(chǔ)。所以，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)和前提，文書工作的質(zhì)量，對(duì)檔案工作有著決定性的影響。
1.文件制發(fā)規(guī)范化是做好文書處理工作的保障
文件制發(fā)是文書處理的起始環(huán)節(jié)，文件制發(fā)規(guī)范與否，直接決定文件的質(zhì)量，影響到文書處理全過(guò)程的規(guī)范化。在這方面我單位專門下發(fā)了關(guān)于《公文處理的規(guī)定》， 對(duì)發(fā)文程序作了具體規(guī)定，各部門要上報(bào)或下發(fā)的文件，由擬稿人提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，完成后提交綜合辦公室審核，由辦公室對(duì)文稿的內(nèi)容、文字、公文格式和行文關(guān)系等方面進(jìn)行初審，然后送分管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)，再回到文書處印發(fā)，并規(guī)定在文件用印時(shí)，一律留下公文處理單和正文，以確保年底文件歸檔并編寫文件匯編。
2.掌握工作中重大活動(dòng)的動(dòng)向，摸清文件材料的形成規(guī)律
企業(yè)凡舉辦重大活動(dòng)，文書人員要及時(shí)提醒承辦部門，要求他們收集保管好活動(dòng)中形成的完整的文件材料。
3.做好文件歸檔工作是文書處理工作的重要任務(wù)
歸檔是文書工作和檔案工作的結(jié)合部，是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)，歸檔工作質(zhì)量的好壞從根本上決定著檔案工作的質(zhì)量。在實(shí)際工作中，盡管文書人員日常工作中收集到了大量的文件材料，但仍然難免有遺漏。首先在歸檔前，文書人員要主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，下發(fā)征集通知，采取有效措施，進(jìn)行全面、集中大收集，做到應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全。在做這項(xiàng)工作時(shí)，會(huì)遇到阻力，個(gè)別人為自己工作方便，把文件材料放在身邊不愿上交，文書工作人員要不厭其煩，說(shuō)清道理，確保文件材料收集齊全、完整。其次要準(zhǔn)確劃分保管期限。這是歸檔工作的重要環(huán)節(jié)之一。在劃分保管期限時(shí)，文書人員要認(rèn)真對(duì)照國(guó)家檔案局制定的文書檔案保管《期限表》和本單位根據(jù)上述規(guī)定制定的實(shí)施細(xì)則，對(duì)文件逐份進(jìn)行保管期限劃分，在不明確時(shí)要謹(jǐn)慎對(duì)待，著眼于本單位實(shí)際，經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析可實(shí)行就高不就低的原則?？傊?，通過(guò)規(guī)范文書處理工作，提高文件自身的質(zhì)量和文件歸檔的質(zhì)量，就能為檔案工作打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
(二)做好文書立卷工作是連結(jié)文書工作與檔案工作的紐帶
企業(yè)活動(dòng)中形成和使用的文書處理完畢以后，一部分隨著記述、辦事等現(xiàn)行功能的結(jié)束，失去其社會(huì)價(jià)值而被淘汰;另一部分由于對(duì)日后具有查考價(jià)值，則被選擇保存，并將其零散文件，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)整理組成案卷，這種系統(tǒng)整理工作就叫文書立卷工作。文書立卷是公文處理工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，辦理完畢，具有查考利用價(jià)值的公文材料，組成案卷后，就轉(zhuǎn)化成為檔案，從這一環(huán)節(jié)上最能體現(xiàn)文書工作與檔案工作的密切聯(lián)系，是文書工作與檔案工作的結(jié)合部。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成大量的文件材料，每份文件材料既是獨(dú)立的，有它特定的使命和作用，而在同一項(xiàng)工作、同一個(gè)問(wèn)題的處理過(guò)程中形成的許多文件材料，它們相互間又有其內(nèi)在的密切聯(lián)系。文件之間的這種聯(lián)系，是在企業(yè)活動(dòng)中歷史地形成的，我們應(yīng)依照它們之間的歷史聯(lián)系，科學(xué)地加以整理、區(qū)分，組成一個(gè)個(gè)案卷，使每一個(gè)案卷都成為精練的、系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系組合體。只有這樣，才能保持歷史的真實(shí)面貌，反映各項(xiàng)工作的客觀進(jìn)程，便于平時(shí)查找和利用。否則，就會(huì)使文件孤立、零散，雜亂無(wú)章，看不清彼此之間的聯(lián)系，弄不清來(lái)龍去脈，降低文件的使用率。
(三)加強(qiáng)文件平時(shí)收集，是保證檔案提供利用的有效措施
要做好文書立卷工作，關(guān)鍵是加強(qiáng)平時(shí)文件的收集，它關(guān)系到檔案的完整與安全。文件材料的收集工作，應(yīng)該由文書工作人員負(fù)責(zé)，在收集過(guò)程中充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，采取各種有效措施，多渠道地把應(yīng)該歸檔的文件全部收集起來(lái);在文稿的擬制、打印以至收發(fā)的過(guò)程中，要注意文件底稿、正文及附件、批復(fù)的收存;善于運(yùn)用收文、發(fā)文登記薄將處理完畢的文件進(jìn)行檢查核對(duì)，并根據(jù)它們之間的聯(lián)系，按文書立卷的類目做好平時(shí)立卷，為歸檔打好基礎(chǔ)。平時(shí)立卷，是文書工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是保證檔案利用的有效措施。
(四)檔案提供利用，是檢驗(yàn)文書工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)
檔案的利用，是檔案工作的最終目的，也是檢驗(yàn)文書工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)。檔案來(lái)源于文書，又為文書工作服務(wù)，也就是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。反過(guò)來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)的決策一旦形成了正式文件，既具有現(xiàn)行的指導(dǎo)作用，又具有查考憑證作用，如一些規(guī)定、意見(jiàn)、條例等指導(dǎo)性的文件，就具有長(zhǎng)時(shí)間的指導(dǎo)作用;重大問(wèn)題的處理決定、職務(wù)任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、隸屬關(guān)系的改變等，就具有長(zhǎng)久的查考和憑證作用。檔案利用的主導(dǎo)作用，體現(xiàn)在對(duì)基礎(chǔ)工作的促進(jìn)和完善方面。而利用效果的大小，取決于文書工作做得如何。假如文件手續(xù)不全，缺日期、少單位，就會(huì)給利用帶來(lái)困難，就很難發(fā)揮它的權(quán)威性和憑證作用;文件的紙張材料質(zhì)量差，耐破度、耐折度、耐撕裂度小，易破損、易老化，用墨不注意耐久性，就會(huì)影響檔案的“壽命”和利用期等問(wèn)題。所以，通過(guò)檔案的利用，可以發(fā)現(xiàn)文書工作中的問(wèn)題，如文件材料的質(zhì)量、立卷歸檔是否齊全完整、分類組卷是否科學(xué)與規(guī)范等。從而促進(jìn)文書工作進(jìn)一步完善和提高。由此可見(jiàn)，檔案提供利用，既依賴于文書工作，又是檢驗(yàn)文書工作的標(biāo)準(zhǔn)。
二、解決文書工作與檔案工作銜接問(wèn)題的對(duì)策
(一)強(qiáng)化文書人員的檔案意識(shí)，是文書工作與檔案工作銜接的前提
文書人員的頭腦中必須要有“檔案意識(shí)，同時(shí)要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)高度上來(lái)保證檔案的質(zhì)量，來(lái)減少檔案部門工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。在日常工作中，文書人員要做到腦勤、腿勤、嘴勤、手勤。文書處理與檔案管理是兩個(gè)既緊密相連又相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。文書工作質(zhì)量高不高，勢(shì)必會(huì)影響日后檔案的質(zhì)量，給檔案利用帶來(lái)諸多的麻煩。腦勤是要認(rèn)真思考如何做好和規(guī)范文書處理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，為檔案管理現(xiàn)代化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。腿勤是主動(dòng)到各部門收集文件資料，及時(shí)追問(wèn)文件的下落，以防遺漏。嘴勤是利用辦文、提供文件材料等機(jī)會(huì)，經(jīng)常向各部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員宣傳文件材料立卷歸檔的重要性，提高他們的檔案意識(shí)。手勤是文書人員在平時(shí)就要注意分類管理，把上級(jí)發(fā)文、同級(jí)來(lái)文、上行文、函件和內(nèi)部發(fā)文分塊管理。
(二)加強(qiáng)在職教育，提高文書和檔案管理人員的整體素質(zhì)是文書工作與檔案工作銜接的基礎(chǔ)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使他們能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮他們的積極性、主動(dòng)性，努力提高文書和檔案人員知識(shí)水平和管理能力。如今文件及檔案種類和載體多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文書和檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文書和檔案人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文書和檔案專業(yè)知識(shí)的人才。
(三)文書、檔案人員互相配合是文書工作與檔案工作銜接立足點(diǎn)
文書人員日常工作要立足本職，要求自己做好與文書工作的一切事項(xiàng)，同時(shí)，還要考慮到文書工作的終點(diǎn)―檔案工作的要求，因?yàn)?，文書材料最終是要變成檔案以供存檔查閱的，所以，要把文書工作的終點(diǎn)適當(dāng)延長(zhǎng)到檔案工作中去，文書工作的同時(shí)還要考慮到形成檔案后的利用價(jià)值。有了這個(gè)意識(shí)，文書人員配合檔案人員，就會(huì)為檔案工作開(kāi)好頭、打好基礎(chǔ)。而檔案人員也要樹(shù)立工作中的超前意識(shí)，檔案工作要超前思維，提前介入到文書與檔案有聯(lián)系的事項(xiàng)中，為檔案工作的立卷、整理、歸檔、借閱順利進(jìn)行提前做好準(zhǔn)備。所以，只有文書與檔案人員相互配合，互為對(duì)方工作考慮，在人員配合的前提下，才能保證工作的銜接，一定范圍內(nèi)共同介入，這是文書工作與檔案工作銜接的立足點(diǎn)。
(四)檔案部門指導(dǎo)文書部門立卷是抓好銜接的保證
立卷，是將處理完畢的文件資料，按規(guī)定的順序進(jìn)行整理、裝訂，組成文件匯集即案卷。檔案人員按照檔案形成的要求，指導(dǎo)文書人員對(duì)完成歷史使命的文件進(jìn)行組卷、排列編號(hào)、編目裝訂完成的卷宗，這樣，既保留了文書形成的歷史又符合檔案管理的要求，是珠聯(lián)璧合的美事。
1.調(diào)整組卷
對(duì)擬歸卷的材料做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，為最后形成案卷做好準(zhǔn)備。檢查和調(diào)整的重點(diǎn)：(1)歸卷材料是否齊全完整，對(duì)破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料;(2)歸卷材料排列順序是否得當(dāng)，并保持一定的聯(lián)系;(3)歸卷材料是否有保存價(jià)值，并初步確定保管期限;(4)歸卷材料數(shù)量是否合適，材料數(shù)量太多則酌情分卷，反之則合卷。
2.排列、編號(hào)
組卷材料排列順序，按時(shí)間先后和材料重要程度確定。組卷材料，除卷宗封面、卷內(nèi)目錄和卷底外，用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編號(hào)。
3.編目、裝訂
一是按照卷內(nèi)文書材料排列順序，逐項(xiàng)填好卷內(nèi)目錄。填寫時(shí)，應(yīng)將每件文書材料名稱、承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標(biāo)明起止頁(yè)號(hào)。二是填寫卷宗封面。封面上所列項(xiàng)目應(yīng)用毛筆或鋼筆填寫。案卷題目名稱要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文書材料內(nèi)容。三是案卷的裝訂。案卷裝訂前要進(jìn)一步進(jìn)行整理。案卷的裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀。
總之，無(wú)論是過(guò)去，還是現(xiàn)在，理順文書工作與檔案工作的關(guān)系十分重要，要站在歷史的高度為檔案負(fù)責(zé)，將文書處理和檔案處理工作整合為一個(gè)既統(tǒng)一又分工、既有聯(lián)系又有區(qū)別的機(jī)體，在融合、滲透基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)綜合管理，提高檔案的質(zhì)量，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為國(guó)家的建設(shè)服務(wù)。
(上接第196頁(yè))
圍、工期、造價(jià)或質(zhì)量進(jìn)行管理，因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目的范圍、造價(jià)、工期和質(zhì)量是幾個(gè)直接關(guān)聯(lián)和相互作用的相關(guān)要素。項(xiàng)目范圍的變更是影響項(xiàng)目工期、成本的重要因素;項(xiàng)目工期的提前或滯后會(huì)對(duì)項(xiàng)目的造價(jià)帶來(lái)直接影響;項(xiàng)目質(zhì)量的高低會(huì)給項(xiàng)目造價(jià)造成直接的波動(dòng);而項(xiàng)目造價(jià)的多少更是會(huì)直接影響項(xiàng)目的工期和質(zhì)量。所以項(xiàng)目管理必須同時(shí)對(duì)項(xiàng)目范圍、工期、造價(jià)和質(zhì)量進(jìn)行全要素的集成管理。
5結(jié)束語(yǔ)
總之，項(xiàng)目的特性要求其管理必須采用全面集成管理的方法。但是我們現(xiàn)有的項(xiàng)目管理方法存在著工期、造價(jià)和質(zhì)量管理割裂的問(wèn)題。如果要提高項(xiàng)目的績(jī)效和項(xiàng)目產(chǎn)出物的價(jià)值，有效控制工程造價(jià)，就必須深刻理解項(xiàng)目各要素間的約束和集成關(guān)系，片面的就成本來(lái)管理成本，是無(wú)法真正有效的控制工程造價(jià)，只有采用全要素綜合管理的方法，這樣才能真正達(dá)到項(xiàng)目管理的目標(biāo)：以最低合理的價(jià)格為客戶提供滿意的合格產(chǎn)品，并且自身獲得最大的利潤(rùn)。
淺談高職教師業(yè)務(wù)檔案管理
高職教師業(yè)務(wù)檔案是高職教師在教學(xué)、科研活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種材料的歷史記錄，是教師勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶，它在個(gè)體上集中反映了教師個(gè)人的業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平，在群體上反映出高職的辦學(xué)水平以及師資隊(duì)伍的整體素質(zhì)。因此做好教師業(yè)務(wù)檔案管理工作有著十分重要的意義。
一、教師業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍
⒈基本信息
基本信息即教師的基本情況，該部分包括教師姓名、性別、參加工作時(shí)間及任職年限、專業(yè)、學(xué)歷、修業(yè)年限、畢業(yè)學(xué)校、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘等材料。這部分材料是教師的“外包裝”，也是其它材料的基礎(chǔ)。
⒉業(yè)務(wù)素質(zhì)
業(yè)務(wù)素質(zhì)部分包括：①教師任職期間的考核情況。如教師的學(xué)期和學(xué)年教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)小結(jié)、教學(xué)效果、同行評(píng)價(jià)、組織考評(píng)等材料;②教師業(yè)務(wù)進(jìn)修、培訓(xùn)等情況。如外出考察報(bào)告、脫產(chǎn)或在職進(jìn)修計(jì)劃與進(jìn)修報(bào)告、進(jìn)修成績(jī)等材料;③教師教書育人的情況。如教師歷年的任課情況、授課名稱、完成教學(xué)工作量、教學(xué)計(jì)劃進(jìn)度表、教學(xué)事故記載、班主任工作等材料;④教師的科研、教研情況。如教師公開(kāi)發(fā)表或在各類學(xué)術(shù)會(huì)議上交流(宣讀)的學(xué)術(shù)論文、論著和自編或合編的教材登記表，以及科研、教研成果鑒定書原件或復(fù)印件等材料。
⒊獎(jiǎng)懲情況
獎(jiǎng)懲情況包括：①文字記載。即教師獲表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的文字記錄，如獲獎(jiǎng)的時(shí)間、地點(diǎn)、頒獎(jiǎng)單位級(jí)別以及背景性材料;②榮譽(yù)實(shí)體。即教師本人獲得的各類榮譽(yù)證書原件或復(fù)印件，以及指導(dǎo)學(xué)生參加各類競(jìng)賽和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)獲獎(jiǎng)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、照片、聲像資料等。
二、高職教師業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀
1.由于高職教師檔案管理制度不健全，制約機(jī)制不完善，分工不明，獎(jiǎng)懲不力，造成廣大教師和部分管理人員檔案意識(shí)淡薄，少數(shù)人把個(gè)人的材料看成是自己的勞動(dòng)成果，不愿向?qū)W校移交，或據(jù)為己有、或贈(zèng)人、或遺棄，給教師業(yè)務(wù)檔案資料搜集帶來(lái)很大困難，給領(lǐng)導(dǎo)決策造成障礙，甚至給整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)帶來(lái)不可估量的損失。
?、补芾硎侄温浜?，管理水平較低。教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容廣泛，涉及面大，信息含量高，需要快速、高效、便捷的現(xiàn)代化管理模式與之相適應(yīng)。但是，目前大部分高職教師業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在全人工操作或半人工操作狀態(tài)，現(xiàn)代化程度較低。這就使得教師業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等工作嚴(yán)重滯后，從而影響教師業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開(kāi)發(fā)。
?、硻n案人員隊(duì)伍建設(shè)滯后，管理力量薄弱。高職的檔案工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業(yè)人員，無(wú)論在精力上，還是在業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心、檔案意識(shí)等方面都很難勝任檔案管理工作。這種狀況，導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案資料不能及時(shí)收集、歸檔，甚至白白流失，從而影響了歸檔檔案的數(shù)量和質(zhì)量。
?、粗亓⒕?、輕利用、編研工作相對(duì)落后。通過(guò)編研的檔案資料具有較高的利用價(jià)值，但目前高職的教師業(yè)務(wù)檔案管理往往比較重視案卷的立卷、裝訂、保管，而對(duì)編研利用則要求較少，這使得教師業(yè)務(wù)檔案的編研工作相對(duì)滯后于檔案管理中的其它環(huán)節(jié)，從而抑制了教師業(yè)務(wù)檔案的利用。
三、加強(qiáng)高職教師業(yè)務(wù)檔案管理的措施
?、痹鰪?qiáng)檔案管理意識(shí)，建立健全運(yùn)行機(jī)制。首先，高職領(lǐng)導(dǎo)要把教師業(yè)務(wù)檔案管理當(dāng)作高職管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容抓緊、抓好、抓細(xì)，發(fā)揮教師業(yè)務(wù)檔案工作在高職決策中的參考作用;其次，要向廣大教師和教學(xué)、科研單位宣傳建立教師業(yè)務(wù)檔案與管理的重要性，應(yīng)在全校范圍內(nèi)養(yǎng)成主動(dòng)收集、自覺(jué)上交歸檔材料的良好氛圍和科學(xué)運(yùn)行機(jī)制;再次，要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案材料的收集、整理與歸檔工作有章可循、有據(jù)可依，步入制度化、規(guī)范化管理軌道。
?、布訌?qiáng)專兼檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)工作，提高教師業(yè)務(wù)檔案的管理水平。一方面檔案管理人員必須有良好的政治素質(zhì)，能堅(jiān)持原則，秉公辦事，維護(hù)資料本身的客觀性、嚴(yán)肅性;另一方面必須提高自身的管理技能和水平。
⒊及時(shí)全面收集教師業(yè)務(wù)檔案材料，更新檔案內(nèi)容。在檔案管理中可采取“三結(jié)合”的方法。即部門收集與本人移交相結(jié)合;隨時(shí)收集與定期移交相結(jié)合;學(xué)校存檔與個(gè)人自存相結(jié)合。準(zhǔn)確記錄和反映教師素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作的個(gè)體差異，真正發(fā)揮檔案在教師評(píng)估中的憑據(jù)作用。
?、磸?qiáng)化教師業(yè)務(wù)檔案的編研工作，促進(jìn)教師業(yè)務(wù)檔案的利用。高校教師業(yè)務(wù)檔案是廣大教師在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中日益積累起來(lái)的信息資料，是他們知識(shí)和智慧的結(jié)晶。因此要用嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的態(tài)度對(duì)待上交的材料，經(jīng)鑒定去“粗”取“精”，剔除重復(fù)的、不符合存檔內(nèi)容的材料，并加以系統(tǒng)的分類整理。要加強(qiáng)對(duì)這些檔案材料的編研工作，整理歸納出具有實(shí)用性和規(guī)律性的結(jié)論，發(fā)揮高校教師業(yè)務(wù)檔案的教育功能和科學(xué)價(jià)值，提高教師業(yè)務(wù)檔案管理工作的社會(huì)地位。
?、凳褂矛F(xiàn)代化手段，強(qiáng)化教師業(yè)務(wù)檔案管理。高職教師業(yè)務(wù)檔案的主要形式表現(xiàn)為一系列的文字和數(shù)據(jù)資料。要改變傳統(tǒng)人工操作的落后局面，必須實(shí)行微機(jī)化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理，要建立統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強(qiáng)的教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案檢索、信息反饋、統(tǒng)計(jì)、匯編等管理程序的自動(dòng)化。要提高教師業(yè)務(wù)檔案管理水平，就必須積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，采用高速掃描儀和存儲(chǔ)技術(shù)以及強(qiáng)大的專業(yè)管理軟件，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查閱利用，搭建教師業(yè)務(wù)檔案利用工作的信息平臺(tái)，把電子檔案和紙介檔案合理地結(jié)合起來(lái)，收集各種形式的原始文件資料，豐富高校教師檔案的形式和內(nèi)容。
總之，建立健全教師業(yè)務(wù)檔案是人才評(píng)價(jià)、教學(xué)評(píng)估、職稱評(píng)聘的需要，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教師的共同責(zé)任，各高職應(yīng)加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的管理工作，最大限度地發(fā)揮其功效。
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