關(guān)于檔案管理論文的范文
關(guān)于檔案管理論文的范文
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關(guān)于檔案在高校文化建設(shè)中作用的探討
記載著高校成長(zhǎng)發(fā)展歷史的檔案與高校的文化建設(shè)有著密不可分的聯(lián)系，它不僅是高校文化重要的載體形式，潛移默化地影響著高校的文化建設(shè)，而且將這種影響逐步延展、持續(xù)放大。作為高校的檔案工作者應(yīng)認(rèn)真研究檔案的管理工作，在立足于檔案管理層面的基礎(chǔ)上把握檔案建設(shè)與高校文化建設(shè)的關(guān)系，使檔案工作融入學(xué)校文化建設(shè)的大環(huán)境，形成檔案工作與校園文化建設(shè)良性互動(dòng)的態(tài)勢(shì)，以促進(jìn)高校文化建設(shè)、發(fā)揚(yáng)優(yōu)良校風(fēng)、煥發(fā)嶄新校貌為目標(biāo)，提高高校檔案的管理工作水平。
一、豐富檔案的利用形式，增進(jìn)高校文化的教育功能
高校的檔案包含著教育、教學(xué)、科研、黨政等各方面的大量信息，這些信息實(shí)體作為知識(shí)性資源，匯集了高校工作者對(duì)教育、教學(xué)活動(dòng)規(guī)律的認(rèn)識(shí)和總結(jié)，凝聚著高校獨(dú)特的文化精神和價(jià)值理念，檔案工作者應(yīng)該盡其所能創(chuàng)造多種途徑搭建平臺(tái)將高校檔案的文化精髓呈現(xiàn)傳播給全校師生，使他們對(duì)學(xué)校的歷史與文化有更多的了解，進(jìn)而對(duì)學(xué)校產(chǎn)生更強(qiáng)烈的親近感和更大程度的認(rèn)同感、歸屬感、責(zé)任感，從而轉(zhuǎn)化為勤奮學(xué)習(xí)工作、拼搏進(jìn)取的動(dòng)力，為學(xué)校的發(fā)展提供有力的文化支撐和智慧參考。
舉辦校史展是檔案工作者傳播高校文化的重要方式之一，校史檔案以文字或?qū)嵨镄问秸鎸?shí)地記錄了學(xué)校的成長(zhǎng)發(fā)展歷程，檔案工作者在以檔案室現(xiàn)存資源的基礎(chǔ)上，可以廣泛征集收納更多的校史資源，并對(duì)校史檔案進(jìn)行分類整理，面向全校師生開(kāi)放，讓他們充分領(lǐng)略學(xué)校是如何克服艱難萬(wàn)阻奮斗成長(zhǎng)壯大的。校史檔案可以最大限度發(fā)揮檔案文化愛(ài)國(guó)、愛(ài)校和革命傳統(tǒng)教育功能，培育優(yōu)良學(xué)風(fēng)，弘揚(yáng)學(xué)校優(yōu)良傳統(tǒng)和優(yōu)秀校園文化，激發(fā)全校師生尊師愛(ài)校的責(zé)任感、使命感、榮譽(yù)感，激勵(lì)師生勇敢拼搏、開(kāi)拓進(jìn)取的奮斗精神，樹立遠(yuǎn)大人生理想和崇高志向。
今后，檔案工作在作好實(shí)物檔案展覽的同時(shí)，還可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)這一媒介來(lái)展示學(xué)校文化，互聯(lián)網(wǎng)可以不受時(shí)空限制更有效地傳播校史文化，內(nèi)容的開(kāi)放性、成長(zhǎng)性和包容性與時(shí)空上的靈活性彌補(bǔ)了傳統(tǒng)校史館的不足，從而獲得更加廣泛的群體參與和互動(dòng)，促進(jìn)校史檔案的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。
除了校史展之外，編寫人物志同樣可以發(fā)揮檔案的存史育人功能。高校的發(fā)展既是集體智慧的結(jié)晶，同時(shí)也是個(gè)人不懈奮斗的結(jié)果，檔案工作者通過(guò)匯編這些重要人物的生平事跡與主要貢獻(xiàn)，可以再現(xiàn)這些專家學(xué)者的昔日風(fēng)采。正是有了這些名師對(duì)教育對(duì)科研的無(wú)私奉獻(xiàn)才培育了無(wú)數(shù)的祖國(guó)建設(shè)人才，并促進(jìn)了學(xué)校的蓬勃發(fā)展，他們身上不僅擁有豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、敏銳的觀察力、抽象的思維能力，還具有甘為人梯勇于探索樂(lè)于奉獻(xiàn)的崇高精神，大師的人格魅力與高尚情操才是高校文化蘊(yùn)含的恒久價(jià)值和重要的生命力，最能引起人們的心靈共鳴與精神震撼。編寫高校人物志是對(duì)高校檔案資源的充實(shí)和提煉，展現(xiàn)了學(xué)校雄厚師資辦學(xué)資源和光榮辦學(xué)歷史，提高了學(xué)校的社會(huì)影響力和知名度，也是對(duì)全校師生的激勵(lì)鞭策，鼓勵(lì)他們真正從熱愛(ài)學(xué)校、熱愛(ài)祖國(guó)、尊重科學(xué)的感情中獲得動(dòng)力，樹立嚴(yán)謹(jǐn)、求真、務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度，拼搏奮斗的科學(xué)精神，將來(lái)學(xué)有所成、學(xué)有所用。
二、加強(qiáng)檔案編研工作，為高校文化發(fā)展建言獻(xiàn)策
高校的檔案蘊(yùn)藏著最寶貴的精神財(cái)富與制度文化，它是無(wú)數(shù)教育工作者經(jīng)歷探索嘗試得出的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與心得，尤其是管理制度的檔案，它集中反映了前輩豐富的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、敏銳的觀察力、抽象的思維力，體現(xiàn)了高校的文化精神內(nèi)核，高校管理的指導(dǎo)思想與核心價(jià)值都包含在管理制度和規(guī)范中，檔案工作者應(yīng)該對(duì)現(xiàn)存檔案資源進(jìn)行整理、分析、研究，在編研方式上，注意以編為主，編研結(jié)合;在選題方面，要廣征博引，同時(shí)還要突出重點(diǎn)，圍繞黨和學(xué)校工作中心，抓住熱點(diǎn)問(wèn)題和學(xué)校特色，從中提煉出更具系統(tǒng)性、條理性、啟迪性的檔案信息;在編研技術(shù)方面，要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)運(yùn)用到編研工作搜集資料、確定選題、編輯組織、審核校對(duì)、出版成果等各環(huán)節(jié)中。在檔案的編研過(guò)程中，還要關(guān)注學(xué)校發(fā)展面臨的實(shí)際問(wèn)題以及發(fā)展的趨勢(shì)，結(jié)合高校文化發(fā)展的需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行更為合理的篩選整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的成果源于檔案而又高于檔案，濃縮了高校文化的精華，滿足學(xué)校管理者在學(xué)校文化建設(shè)方面對(duì)檔案信息資源的需求，發(fā)揮檔案在文化建設(shè)中潛在的能量。
三、注重檔案研究，為高校文化創(chuàng)新提供動(dòng)力來(lái)源
檔案屬于一種歷史性的文化，而高校文化不但要吸納先進(jìn)的文化、融合其他文化，更要有文化的創(chuàng)新，即要學(xué)會(huì)對(duì)文化的吐故納新。檔案則為高校選擇、創(chuàng)新文化提供了重要依據(jù)和來(lái)源。檔案為文化創(chuàng)新提供了關(guān)于對(duì)人才、學(xué)術(shù)、學(xué)科、信息、環(huán)境等需求的信息資源，研究檔案中蘊(yùn)含的共性的文化精神，挖掘文化的生命力。研究高?？蒲袡n案就會(huì)發(fā)現(xiàn)科研不僅僅是一種知識(shí)成果更是一種科學(xué)精神、科學(xué)態(tài)度、科學(xué)價(jià)值，因?yàn)槲幕谋憩F(xiàn)形式既有條理化、系統(tǒng)化的知識(shí)，還有內(nèi)化于人心的思想觀念、價(jià)值體系等。教師在致力于科研、實(shí)現(xiàn)學(xué)術(shù)成果的技術(shù)轉(zhuǎn)化中帶來(lái)了學(xué)術(shù)研究的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但與此同時(shí)，我們更應(yīng)看到學(xué)術(shù)研究的文化價(jià)值，這其中蘊(yùn)涵著人們對(duì)真理的不懈探索、對(duì)科學(xué)的執(zhí)著追求精神。文化創(chuàng)新首先要有一種科學(xué)精神、科學(xué)態(tài)度、科學(xué)的方法。而這些科學(xué)精神、科學(xué)態(tài)度、科學(xué)的方法就蘊(yùn)藏在每項(xiàng)科研成果里，我們只有掌握了其中深層次的方法，才能有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)文化的創(chuàng)新。通過(guò)科研成果匯編的方式來(lái)多角度審思文化，培養(yǎng)靈活的、開(kāi)放的思維方式、思維能力、研究能力、探索精神，創(chuàng)造熱情和創(chuàng)造精神，為高校主體發(fā)揮創(chuàng)造力、創(chuàng)造新文化提供廣闊的空間。
高職院校教學(xué)檔案管理初探
高職院校的教學(xué)檔案，是指學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價(jià)值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲(chǔ)存保管起來(lái)的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等以不同載體形式儲(chǔ)存的歷史記錄總和。
科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的意義。在學(xué)院建設(shè)發(fā)展、管理創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見(jiàn)證、現(xiàn)實(shí)參考、未來(lái)判斷的重要作用，在主管部門對(duì)高職院校各種評(píng)估中發(fā)揮著事實(shí)信息的佐證、客觀評(píng)價(jià)的依據(jù)、準(zhǔn)確診斷的工具等關(guān)鍵作用。
1 高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)
(1)記錄的成套性。教學(xué)檔案是高職院校在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的一套有工作對(duì)象、工作任務(wù)和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的大循環(huán)過(guò)程中，有規(guī)律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內(nèi)在關(guān)系。
(2)時(shí)間的周期性與交叉性。檔案管理強(qiáng)調(diào)時(shí)間的特性，往往以日歷年度來(lái)劃分、排列和管理。教學(xué)活動(dòng)是一種以學(xué)生學(xué)歷教育培養(yǎng)為目標(biāo)的周期性活動(dòng)，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學(xué)年度(學(xué)期或?qū)W年)和學(xué)制周期相交叉結(jié)合的形式來(lái)整理歸檔。教學(xué)檔案歸檔時(shí)間的交叉性增添了教學(xué)檔案管理的復(fù)雜性和管理人員的工作量。
(3)來(lái)源分散性。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。教學(xué)文件有的來(lái)源于上級(jí)主管部門，有的來(lái)源于教務(wù)處、學(xué)生處等教學(xué)管理部門，有的來(lái)源于系、部、教研室等教學(xué)單位，有的來(lái)源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。
(4)內(nèi)容的原始性、專業(yè)性。教學(xué)檔案是教學(xué)工作、教學(xué)活動(dòng)最詳實(shí)、具體、權(quán)威的反映，同時(shí)，同一專業(yè)的教學(xué)檔案，是由不同課程的教學(xué)人員分別展開(kāi)具體的教學(xué)工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過(guò)程又反應(yīng)出很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。
(5)載體的多樣性。教學(xué)檔案不僅內(nèi)容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質(zhì)為載體，同時(shí)還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗以及某些有價(jià)值的實(shí)物、標(biāo)本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。
2 高職院校教學(xué)檔案的收集、鑒定與利用
高職院校要把教學(xué)檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，應(yīng)把握檔案收集時(shí)間。從高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以看出，教學(xué)文件材料的形成，主要是以教學(xué)年度或?qū)W制年度為周期形成的。教學(xué)文件材料的收集、歸檔時(shí)間，以選在每年的十月前后為宜。
其次，歸檔的教學(xué)文件材料均應(yīng)是原件，規(guī)格相對(duì)一，簽字手續(xù)完備。在收集完教學(xué)檔案材料后，還需要對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定。高職院校教學(xué)檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教學(xué)文件進(jìn)行鑒別、處置和整理的過(guò)程，是教學(xué)檔案工作的中心環(huán)節(jié)。
高職院校根據(jù)本學(xué)院教育工作任務(wù)和教學(xué)活動(dòng)形成材料的實(shí)際情況及它們的使用價(jià)值，參照國(guó)家檔案局、教育部的有關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，擬制本學(xué)院的教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學(xué)周期定期收集各類教學(xué)檔案并進(jìn)行歸檔鑒定，主要是檢查教學(xué)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，有關(guān)的材料審核手續(xù)必須完備。
3 高職院校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀與解決對(duì)策
(1)教務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀
由于高職院校成立時(shí)間不長(zhǎng)，相對(duì)缺乏經(jīng)驗(yàn)，所以教務(wù)檔案管理中存在不少問(wèn)題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識(shí)不強(qiáng)。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。
(2)對(duì)策與解決途徑
①轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)重要性。
高職院校需要從加強(qiáng)宣傳入手，著重在健全與創(chuàng)新管理體系、強(qiáng)化制度建設(shè)和管理人員培訓(xùn)、檔案管理硬件和軟件建設(shè)上下工夫，確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范有序，提高其效率。
?、谕貙捊虒W(xué)檔案的編研內(nèi)容，開(kāi)發(fā)多種教學(xué)檔案信息服務(wù)，提高教學(xué)檔案的利用率。
隨著教學(xué)檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統(tǒng)保守的觀念和求穩(wěn)怕亂的安逸思想，積極創(chuàng)新，開(kāi)拓性地開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作。檔案部門應(yīng)充分利用教學(xué)檔案所蘊(yùn)涵的原始信息，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案信息編制,除了編制常規(guī)的檢索工具外，還應(yīng)積極編寫各種教學(xué)檔案資料匯編，選取更多的、有價(jià)值的教學(xué)信息資料，滿足利用者對(duì)教學(xué)信息資源的各種需求，提高教學(xué)檔案的利用率。
③利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開(kāi)拓多元化利用渠道。
實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng);二是在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理前，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫(kù);三是對(duì)重要紙質(zhì)檔案，通過(guò)掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、電子歸檔，使教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而提高教學(xué)檔案的利用率。
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