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關(guān)于檔案信息化建設(shè)若干問題的思考
因此，從事檔案管理工作的人員，必須充分認(rèn)識(shí)到這種改變，努力提高檔案管理的效率和質(zhì)量，而且要利用信息技術(shù)的飛速發(fā)展，逐步提高檔案的管理現(xiàn)代化水平，為企業(yè)和社會(huì)提供更系統(tǒng)、更便捷，也更有價(jià)值的檔案信息資源。
在當(dāng)前信息社會(huì)的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法體制已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。檔案信息化不僅是發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。因此，作為檔案管理工作人員，必須改變觀念，提高對(duì)檔案信息化得認(rèn)識(shí)水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化，為企業(yè)和社會(huì)提供更系統(tǒng)、更便捷，也更有價(jià)值的檔案信息資源。
一、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要性
(一)檔案信息化有利于保護(hù)檔案原件。相比傳統(tǒng)的檔案保存方式，檔案的信息化的優(yōu)勢(shì)一目了然，它可以避免檔案原件被過多使用、年代久遠(yuǎn)或者人為原因而造成損壞，避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。每個(gè)企業(yè)在不同的發(fā)展過程和不同時(shí)期中都有一些有特定意義或者珍貴的歷史資料，如果將這些資料運(yùn)用先進(jìn)的信息處理，將它以電子文件的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，就能更加有效的對(duì)原件進(jìn)行保護(hù)。
(二)檔案信息化有利于信息資源的整合和共享。檔案信息化得優(yōu)勢(shì)還表現(xiàn)在對(duì)資源的整合和共享上，企業(yè)檔案資源的一個(gè)目的在于整合檔案資源，擴(kuò)大其應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍，如果將檔案經(jīng)過信息化處理后，利用企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)就能輕松的實(shí)現(xiàn)這一目的。而且，電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，更有利于企業(yè)各部門瀏覽，并保持隨機(jī)存取，提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
(三)檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。傳統(tǒng)的手工查詢資料，要耗費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間和精力，有時(shí)候還找不到所需資料。檔案的信息化就能很好的解決這一問題，它包含快捷的查詢系統(tǒng)，采用了電子目錄和電子文檔，在查找時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可完全的展現(xiàn)在你的面前。企業(yè)的各部門只要有需要，就可以不費(fèi)事、不費(fèi)力的獲取更為系統(tǒng)和全面的信息。
二、經(jīng)過一定的實(shí)踐和宣傳，很多企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到了檔案的信息化管理的重要性
下一步檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)則是進(jìn)一步整合企業(yè)檔案信息資源，而在檔案的信息資源整合過程中，遇到一些比較突出的問題：如操作人員的綜合素質(zhì)不高、對(duì)檔案的重視程度不夠、乏統(tǒng)服務(wù)意識(shí)和管理制度不健全等等。筆者認(rèn)為應(yīng)在以下幾方面進(jìn)行加強(qiáng)：(一)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)，也對(duì)檔案管理人員在更新知識(shí)、加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作等方面也都提出更高更新的要求。而以前原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)、操作方法和管理手段，已不能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)的需要。因此，這就要求檔案管理人員，必須更新原有的檔案管理知識(shí)，了解檔案信息化的內(nèi)容，而且還要有一定的計(jì)算機(jī)操作水平，以便適應(yīng)新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的需要。
(二)完善檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案信息化管理工作的需要，也是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案信息化，一方面可以將企業(yè)的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過人工輸入，但不管是通過檔案數(shù)字化還是人工輸入文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，根絕檔案管理工作的流程，制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使檔案的歸檔和數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容等現(xiàn)象發(fā)生。
(三)做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。檔案管理人要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹立工作就是服務(wù)的理念，把提高服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)質(zhì)量、端正服務(wù)態(tài)度作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。在檔案的信息化管理過程中，要及時(shí)錄入已簽發(fā)文件，并按照檔案類別進(jìn)行歸檔，這樣才能更好的發(fā)揮檔案信息資源的作用，以便企業(yè)各部門的查詢。同時(shí)，還要利用工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行創(chuàng)新，研究新的管理方式，只有這樣檔案的信息工作才能更好的為企業(yè)服務(wù)。
(四)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。要重視收集對(duì)企業(yè)發(fā)展關(guān)系比較大的檔案信息，要收集與企業(yè)檔案有聯(lián)系的各種資料，對(duì)枚關(guān)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策的信息資料也要注意收集，要拓展收集信息的深度和廣度。要重視國(guó)家對(duì)企業(yè)的政策信息的收集，并及時(shí)更新，同時(shí)，要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，挖掘各種適銷對(duì)路的檔案信息。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時(shí)提供真實(shí)、詳細(xì)的檔案資料，就會(huì)為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務(wù)就是高級(jí)的信息服務(wù)。
(五)加強(qiáng)橫向聯(lián)合，為檔案信息共享做好鋪墊。要在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一檔案的管理方式，對(duì)檔案要根據(jù)類別進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，規(guī)范主題詞的運(yùn)用，這樣有利于分類查詢。對(duì)于以前不同類別的文件沒有實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)的檔案要進(jìn)行更新，做好升級(jí)轉(zhuǎn)換工作。要收集和保管好相關(guān)的應(yīng)用程序和歷史數(shù)據(jù)，以便將來能為企業(yè)各有關(guān)部門查閱和利用。
檔案的信息化建設(shè)是歷史發(fā)展的必然，同樣也是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，它的實(shí)現(xiàn)不是單單依靠一個(gè)部門就可以完成的，它需要企業(yè)的各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)合作才能完成，更需要檔案管理工作人員的耐心和細(xì)致的工作。檔案的信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，企業(yè)只有提高對(duì)檔案信息化得認(rèn)識(shí)水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化，這樣才能提供一個(gè)有價(jià)值的檔案資源體系。
工程竣工檔案特點(diǎn)及收集工作中問題
工程竣工檔案是現(xiàn)代城市建設(shè)的重要組成部分，它是工程產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)定的依據(jù)，也是反映工程內(nèi)在質(zhì)量及管理、維修和鑒定的憑證。正由于有其與眾不同的特性，在檔案收集中的經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，要處理好這些問題，克服其中困難，就要有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。下文對(duì)此進(jìn)行了探討。
一、工程竣工檔案的特征
各類檔案都有各自的特性，而工程竣工檔案卻具有其他檔案不能比擬的獨(dú)特的一面，主要可歸結(jié)為以下幾個(gè)方面:
(一)長(zhǎng)期性。由于工程竣工檔案反映工程建設(shè)全過程內(nèi)容，而一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目從研究決策開始到建成使用，往往需要幾年，有的甚至十幾年才能完成。因此，檔案文件資料收集管理工作也將從開發(fā)建設(shè)決定的第一個(gè)文件產(chǎn)生開始，并緊隨工程建設(shè)全過程。即使工程建成使用，也并不意味著這項(xiàng)工作的完結(jié)，只有當(dāng)房地產(chǎn)權(quán)屬登記、工程決算審價(jià)和所有文件資料整理歸檔完成后才算基本結(jié)束。
(二)復(fù)雜性。這里包含三層內(nèi)容:一是管理人員不確定性，建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位通常沒有項(xiàng)目專職資料員，各類文件資料往往由各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)辦人保管，有的經(jīng)辦人還多次更換，如此幾經(jīng)轉(zhuǎn)手.長(zhǎng)此以往，檔案文件資料不失即損。二是來源多頭性，檔案文件資料不僅來自建設(shè)、勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位本身，還有各個(gè)工程建設(shè)行政管理部門、專業(yè)配套部門以及其他許多相關(guān)單位，集道不一，形式多樣。三是整理標(biāo)準(zhǔn)多樣性，一項(xiàng)工程建成后，必須通過各個(gè)管理部門檢查驗(yàn)收或登記備案方能投人使用，而文件資料的檢查是必不可少的內(nèi)容。但是對(duì)檔案收集和整理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致，再加上建設(shè)單位留存檔案和移交物業(yè)管理檔案，這樣，一套檔案就要一式多份并整理形成形式各異的檔案。
(三)多部門性。一套竣工檔案文件資料主要產(chǎn)生于建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位，但還有許多是來之于各個(gè)建設(shè)管理部門或機(jī)構(gòu)，如計(jì)劃、城建檔案、地名、消防、環(huán)保、市政交通、市容環(huán)境、園林綠化、住宅使用許可、房地產(chǎn)、質(zhì)監(jiān)安檢等。
(四)多載體性。具有明顯個(gè)性特征的還在檔案載體方面，每個(gè)竣工檔案不僅有文件、圖紙，常常還包含反映與工程建設(shè)同步的工程照片、專題錄像、專題光盤、縮微膠片等聲像類檔案。
二、工程竣工檔案收集存在的問題分析
由于工程竣工檔案具有時(shí)間跨度長(zhǎng)、產(chǎn)生文件資料的部門眾多等特性，因此從一開始就決定了在檔案收集過程中的問題，要收集一套完整的符合標(biāo)準(zhǔn)要求的工程竣工檔案(尤其是要求建設(shè)單位留存的)存在相當(dāng)?shù)碾y度，如不予以足夠重視就會(huì)造成檔案資料缺損。
現(xiàn)就一些檔案資料在收集中可能遇到的突出問題列舉如下:
(一)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和單位對(duì)工程竣工檔案的歸檔工作重視不夠。雖然檔案法已經(jīng)實(shí)施多年，但由于宣傳工作不到位，部分單位領(lǐng)導(dǎo)和部門對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，更談不到重視，他們認(rèn)為只要在工程竣工驗(yàn)收時(shí)質(zhì)量合格就可以拿到驗(yàn)收合格證，竣工資料的移交、檔案的及時(shí)歸檔都不重要，這就給原始資料的歸檔保存帶來了極大的困難。.
(二)缺乏行之有效的管理法規(guī)，具體的管理措施難到位?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l件》中明確規(guī)定了城建檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量管理工作中的一個(gè)重要組成部分，但是由于缺乏配套的檔案管理法規(guī)，多年來一直存在著重點(diǎn)工程、市政工程的竣工檔案收集難、歸檔難、管理難的現(xiàn)象。
(三)企業(yè)高層涉秘文件的收集難。由于有些資料涉及境內(nèi)、外，缺乏合理統(tǒng)一的管理體制和方式進(jìn)行管理，加之檔案載體的多樣化，如電子、數(shù)字、虛擬檔案等多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，使得完整的歸檔工作更加困難。
(四)初步設(shè)計(jì)文件的收集難點(diǎn)初步設(shè)計(jì)文件(包括方案、擴(kuò)初)是在施工圖設(shè)計(jì)之前產(chǎn)生的設(shè)計(jì)資料，是規(guī)劃項(xiàng)目審理時(shí)一般都會(huì)經(jīng)歷的過程性文件，這些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有時(shí)建設(shè)單位為此付出高昂代價(jià))。然而，一旦施工圖設(shè)計(jì)被確定.這些漂亮的文本即刻被擱置冷落，有時(shí)由于資料員不知如何編制歸檔，從而極易造成這部分檔案缺失。
三、對(duì)策
一是法律法規(guī)要加以完善嚴(yán)謹(jǐn)。盡管現(xiàn)行有關(guān)竣工檔案的法律法規(guī)已成體系，并對(duì)竣工檔案收集歸檔利用有明確規(guī)定。但是，在某些內(nèi)容的提法上還不夠嚴(yán)謹(jǐn)。二是要深入現(xiàn)場(chǎng)面，當(dāng)面指導(dǎo)。要做好調(diào)查研究工作，了解工程的規(guī)模、承建單位完成工期、施工進(jìn)度等情況，對(duì)其施工的各個(gè)環(huán)節(jié)包括原始記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收和鑒證、施工圖的編制等進(jìn)行檢查、督促和指導(dǎo)，同時(shí)由于一些重點(diǎn)工程規(guī)模大，所涉及的專業(yè)多、施工隊(duì)伍多，更要依據(jù)相關(guān)條例規(guī)范仔細(xì)檢查。三是要嚴(yán)格管理、力求規(guī)范化。要嚴(yán)把工程項(xiàng)目竣工資料初驗(yàn)合格證關(guān)，對(duì)不合格的竣工資料，經(jīng)整改仍然不合格的，一定要堅(jiān)持不予發(fā)放;還要根據(jù)竣工檔案的具體存檔要求，制定量化檔案入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，以確?？⒐n案及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收和移交。
結(jié)束語(yǔ)：工程竣工檔案固然有其特定的特點(diǎn)其問題，但是總會(huì)找到特定的解決方法。本文所述僅僅是一些粗淺想法，并非完全正確。只要有社會(huì)各界的重視，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持和所有檔案工作者的共同努力，一切問題都會(huì)迎刃而解。
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