淺談企業(yè)檔案管理論文
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作,良好的企業(yè)檔案管理對一個組織的有序運作和健康發(fā)展有著重要影響。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的企業(yè)檔案管理論文，供大家參考。
企業(yè)檔案管理論文范文一：淺談企業(yè)檔案管理
摘要：規(guī)范的檔案管理制度是企業(yè)管理制度的基礎(chǔ)，它在企業(yè)的管理和發(fā)展過程中起著重要的作用。本文給出了企業(yè)檔案的定義，介紹了檔案工作的構(gòu)成，闡述了檔案在企業(yè)管理中的價值，提出了建立完善而規(guī)范的檔案管理制度的要求。
關(guān)鍵詞：檔案管理信息檔案庫房
企業(yè)檔案，是指自企業(yè)籌建以來在各項活動中形成的全部檔案的總和。包括行政管理、經(jīng)營管理、產(chǎn)品及生產(chǎn)管理、財務(wù)審計、人事勞資、投資管理、技術(shù)研發(fā)、土建工程、設(shè)備儀器等各項業(yè)務(wù)活動中形成的檔案。包括但不限于各種文件材料、圖紙、圖表、帳薄、憑證、圖書、照片、錄音帶、錄像帶、實物等。
在企業(yè)經(jīng)營過程中，企業(yè)檔案所包含的內(nèi)容是非常豐富的，具體表現(xiàn)可以是一張幾十年前的老照片，可以是一塊銅質(zhì)的獎牌，可以是一段錄音資料，但他們卻是企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展的重要見證。
檔案在企業(yè)管理中的價值：
1、企業(yè)檔案可以作為企業(yè)日常工作的參考資料。
對于企業(yè)來說，在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中必然會形成各種形式的檔案，包括合同協(xié)議、證照、各類憑證、以及數(shù)據(jù)和圖片等資料。企業(yè)的一切生產(chǎn)經(jīng)營活動如：經(jīng)營決案、項目建設(shè)、財務(wù)狀況、人員情況等等都能在企業(yè)檔案中得到真實的反映。檔案工作者通過企業(yè)檔案信息的收集、整理、分析和提供利用，從而將檔案應(yīng)用到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理之中，這不僅有利于保證企業(yè)各項工作的順利完成，而且有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場競爭力。
2、企業(yè)檔案可作為開發(fā)新技術(shù)、實施新策略的依據(jù)。
企業(yè)要在市場上站穩(wěn)，進而發(fā)展創(chuàng)新，就需要不斷從工作中收集各種數(shù)據(jù)和資料，并進行研究開發(fā)。因此，檔案工作做得好壞，檔案資料的收集是否及時、齊全，管理是否科學(xué)，對企業(yè)新技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，新策略的實施會產(chǎn)生直接的影響。在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力的時代，沒有深入研究、沒有創(chuàng)新，企業(yè)就難以在市場上求得發(fā)展，這就需要我們在生產(chǎn)經(jīng)營中不斷探索、創(chuàng)新，完整的檔案資料是實現(xiàn)創(chuàng)新的重要保證。如果檔案工作跟不上經(jīng)濟發(fā)展的需要，對其過去、現(xiàn)在、將來都說不出一二三，很難談得上探討研究和開拓創(chuàng)新。
3、檔案是企業(yè)實施科學(xué)管理的重要條件
要建立現(xiàn)代化管理模式，提高企業(yè)的管理水平，并與國際接軌，
檔案信息為其提供了有力而可靠的依據(jù)。企業(yè)的重大決策、組織指揮、監(jiān)督控制等是企業(yè)進行現(xiàn)代化管理的重量內(nèi)容，要實現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化管理，一刻也不能離開企業(yè)的檔案信息。
4、檔案是企業(yè)重要的憑證，能間接產(chǎn)生新的效益。
一本科學(xué)、合理、規(guī)范的管理規(guī)程，可以規(guī)范員工行為，減少不必要的重復(fù)勞動，從而提高工作效率，避免違紀情況的發(fā)生;一份合法的勞動合同，可以減少許多因分配、調(diào)動而帶來的勞動爭議;一套完整的項目文件，可以為項目建成后的維護提供了重要的依據(jù)。
檔案雖然不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但在應(yīng)用的過程中發(fā)揮著重要的憑證價值，可以產(chǎn)生新的效益。檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當(dāng)利益的書面文件。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括立法性質(zhì)的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報告與批件、書信、賬本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽。在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)或糾紛時，檔案最能有力地說明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實國家、機關(guān)單位和個人的合法權(quán)益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。
檔案真實的記載了人們在社會活動中大量有知識價值的事實、數(shù)據(jù)、成果和理論，是貯存知識和歷史文明的一種手段。紛繁復(fù)雜的資料像雪片一樣飛來，企業(yè)檔案管理是如何構(gòu)成的呢?
檔案工作的構(gòu)成：
1、檔案事業(yè)管理：包括對檔案事業(yè)進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、培訓(xùn)、宣傳等工作。
2、檔案實體管理：包括對檔案實體進行整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等工作。
3、檔案信息管理：對檔案內(nèi)容信息進行分析、檢索、編研、編目、數(shù)字化儲存、提供咨詢服務(wù)等，
在企業(yè)檔案管理工作過程中，我們很容易發(fā)現(xiàn)以下現(xiàn)象：
1、在相當(dāng)多的企業(yè)里，檔案管理工作中常常會遇到資料遲遲不歸檔的問題。有相當(dāng)多的技術(shù)人員很喜歡把相關(guān)的技術(shù)資料鎖在自己的抽屜里保存，一方面是方便自己查閱，另一方面可能是獨享。這是一個經(jīng)常會出現(xiàn)的我們習(xí)以為常的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象是很不好的，一方面這種做法嚴重違反了企業(yè)檔案管理制度，另一方面是這些重要資料會出現(xiàn)泄密、丟失、潮濕、蟲蛀等情況，這樣會給企業(yè)帶來嚴重的損失。
2、企業(yè)檔案管理工作是重要的，但也是繁重和單調(diào)的，需要檔案管理人員耐心、細心和不怕苦的精神，才能做好這項工作，但很多企業(yè)不夠重視這項工作，能拖就拖，不檢查不考核就不搞，對檔案管理員也不夠重視。這種情況，很容易打擊管理員的工作積極性，不利于企業(yè)檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
企業(yè)檔案管理不僅要有科學(xué)的管理方法，有責(zé)任心的管理員，還需要建設(shè)好檔案庫房和設(shè)備，庫房建筑與設(shè)備是保存檔案的重要物質(zhì)設(shè)施和基礎(chǔ)，要考慮安全、防塵防潮、防熱和防有害氣體等功能。
檔案庫房的要求：
庫房地址：應(yīng)盡量避免設(shè)置在建筑物的底層和頂層，避免高溫和潮濕。
2、庫房外墻、門窗、地面要隔熱和防潮，采取相應(yīng)的措施。
3、檔案裝具：檔案架一般采用金屬制品，它是永久性的，沒有引起火災(zāi)的危險，并能提供較妥善保管檔案的條件。
4、庫房地面的負荷：根據(jù)《檔案館建設(shè)設(shè)計規(guī)范》，庫房的樓面均布活荷載不得少于5KN/M2，安裝密集架樓面均布活荷載不得少于12KN/M2(一般15KN/M2)。
5、庫房建筑的防火要求：面前我國建筑物的耐火等級分為四級，由建筑構(gòu)件的燃燒性能和最低耐火極限決定。檔案庫房的耐火極限不應(yīng)低于一、二級。一級耐火建筑都是鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)或磚墻與鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)組成的混合結(jié)構(gòu)，二級耐火建筑物是鋼結(jié)構(gòu)屋架，鋼筋混凝土柱或磚墻組成的混合結(jié)構(gòu)。
庫房建筑與庫房技術(shù)管理都是檔案保護的重要內(nèi)容，二者互為補充，缺一不可，技術(shù)管理的物質(zhì)基礎(chǔ)是庫房設(shè)備。
檔案庫房設(shè)備的要求：
空氣調(diào)節(jié)裝置：應(yīng)安裝獨立的恒溫恒濕空調(diào)工程，檔案庫房溫濕度標(biāo)準(zhǔn)如下：
庫房類別
指標(biāo)名稱 一般檔案庫(含膠片庫、磁帶庫)
控制范圍 每晝夜允許波動范圍
溫度(℃) 14~24 ±2
相對濕度(%) 45~60 ±2
2、檔案裝具：檔案架一般采用金屬制品，它是永久性的，沒有引起火災(zāi)的危險，并能提供較妥善保管檔案的條件。
3、消防設(shè)備：消防設(shè)備是指防火、滅火裝置。常見的滅火劑有水、泡沫滅火劑、二氧化碳滅火劑、干粉滅火劑、鹵代烷滅火劑。滅火裝置根據(jù)其自動化程度的不同可分為人工滅火、半自動滅火和全自動滅火裝置。一般為氣體自動滅火裝置。
規(guī)范的檔案管理工作，是可以為企業(yè)提供強有力的信息支撐和管理支持，是推動企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。檔案工作是各項管理的基礎(chǔ)工作，是維護經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項重要工作，我們應(yīng)該做好，發(fā)揮其重要作用。
參考文獻
[1] 姜淑芬. 文書工作與檔案管理[專著]，吉林大學(xué)出版社, 2011
[2] 內(nèi)蒙古自治區(qū)建筑勘察設(shè)計院，《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》JGJ25-2000
[3] 蘇杰. 文書檔案管理實務(wù) [專著] , 中央廣播電視大學(xué)出版社, 2008
企業(yè)檔案管理論文范文二：企業(yè)檔案管理分析
摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不斷壯大，企業(yè)管理水平也不斷提高更新。因此，企業(yè)檔案管理就不能停留在原有的水平，應(yīng)該與企業(yè)整體管理水平同步提升，加強領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，加強管理，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。使檔案工作在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
關(guān)鍵詞：存在問題;管理創(chuàng)新;對策
中圖分類號: C29文獻標(biāo)識碼：A
1 引言
隨著辦公自動化、社會信息化檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應(yīng)用，使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)。
2 管理檔案存在的問題
(1)企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進行了檔案的達標(biāo)升級工作。但達標(biāo)工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理不夠重視，甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;有任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。[1]
(2)檔案工作缺乏制度化的管理
當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，特別是工程技術(shù)檔案，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入、更換，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷歸檔過程中，存在著分類不準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件與目錄順序不符，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
(3)缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。
3 企業(yè)檔案管理原則
(1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理
企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。
(2)維護企業(yè)檔案的完整與安全
維護檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營和各項工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書、圖表、聲像等原始記錄材料，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的完整和安全，對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護，要加強__，嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護知識產(chǎn)權(quán)，維護企業(yè)的合法權(quán)益。
(3)便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用
企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。 [2]
4 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
(1)要具備現(xiàn)代化的觀念
計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。
(2)要有先進的設(shè)備和技術(shù)
目前，就大多數(shù)檔案館特別是基層檔案館來說，先進設(shè)備不可能引進。因此，我們一方面要不失時機地爭取相關(guān)部門的支持，力爭改變我們的設(shè)備條件，為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)，同時也應(yīng)不失時機地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與自己的館藏實際相結(jié)合，在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面的重要任務(wù)，一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備，使之充分發(fā)揮效用，總結(jié)經(jīng)驗，培養(yǎng)人才;二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化上多下功夫，為進一步引進設(shè)備創(chuàng)造條件;三是對電子文件歸檔工作著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時應(yīng)從本單位的實際情況出發(fā)，在保管條件、翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識和新的技術(shù)手段?，F(xiàn)有的檔案管理人員如果不能適應(yīng)工作的需要，要通過組織培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能?？傊?，在購買和采用現(xiàn)代化設(shè)備上，必須以相關(guān)人才的調(diào)入和培養(yǎng)為前提，因為沒有懂技術(shù)的相關(guān)人才，設(shè)備不可能充分發(fā)揮作用。另外，購買和引進設(shè)行備一定要考慮到本單位的實際，重點搞好基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作先行，現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。
信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。[3]
5 檔案管理對策
(1)加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案工作重要性的認識
建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時，按照檔案達標(biāo)的要求，制定和完善檔案管理的整體規(guī)劃，使企業(yè)檔案工作順利進行。
(2)加大對硬件設(shè)施的投入，進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)
按照檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室?guī)旆?、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。
(3)提高檔案管理人員管理水平
加強對管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。
6 結(jié)束語
檔案管理工作是與單位事業(yè)同生存、共發(fā)展的不可缺少的管理內(nèi)容，是專業(yè)性很強的工作。做好檔案工作就是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的推進，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。我們要與時俱進、開拓創(chuàng)新、不斷探究，將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開展下去。
參考文獻
[1] 姜淑芬.文書工作與檔案管理[專著]，吉林大學(xué)出版社,2011
[2] 周秦.提高檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考[N];閩東日報;2010
[3] 蘇杰.文書檔案管理實務(wù)，中央廣播電視大學(xué)出版社,2008
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