淺析信息化檔案管理方法的變化和發(fā)展

淺析信息化檔案管理方法的變化和發(fā)展

　　隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到人類社會生產(chǎn)和生活的方方面面。新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點要求檔案管理者在傳統(tǒng)的實體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。筆者將從檔案管理的主要環(huán)節(jié)入手，分別闡述新的背景下檔案管理各環(huán)節(jié)中管理方法發(fā)生的新變化。

　　一、檔案收集

　　從檔案收集內(nèi)容來講，傳統(tǒng)的實體檔案管理中，檔案管理部門的收集的檔案類型僅限于國家、社會團體和個人生成的紙質(zhì)檔案。而信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案載體呈現(xiàn)多元化，收集內(nèi)容不僅包含傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還包含以數(shù)碼形式或依托計算機系統(tǒng)存在的電子文件。從檔案收集方式來講，文檔一體化的發(fā)展加快了文件生成及辦理的流程，縮短了電子文件的歸檔周期。檔案收集方式從傳統(tǒng)的集中定期收集變?yōu)樾畔r代的實時收集，收集效率大大提高。此外，由于電子文件的特殊性，在收集的過程中不僅要保證電子文件的元數(shù)據(jù)齊全完整，還要保證電子文件收集環(huán)境的安全。

　　二、檔案鑒定

　　對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案的內(nèi)容和載體不可分離，所以對檔案的鑒定主要采用直接鑒定法，即直接根據(jù)檔案內(nèi)容判斷檔案的價值。對于電子文件而言不僅要鑒定其內(nèi)容，還要鑒定其技術(shù)狀況。對檔案內(nèi)容的鑒定采用的是職能鑒定法。因為這種方法能克服鑒定中的主觀隨意性，增加客觀性。檔案技術(shù)狀況鑒定是比檔案內(nèi)容鑒定更為重要。“技術(shù)鑒定所承擔(dān)的責(zé)任是對電子文件的各方面技術(shù)狀況進行全面的檢查，包括對信息真實、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和對文件載體性能的檢測。”此外，電子文件的技術(shù)狀況鑒定還包括對電子文件所存儲軟硬件設(shè)備的病毒檢測。

　　三、檔案整理

　　傳統(tǒng)的檔案整理工作主要是對檔案實體進行整理，即對檔案進行分類、編號、編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄、裝訂及裝盒等等。而在信息化背景下，電子文件以及數(shù)字化檔案不斷增加，僅僅對檔案實體的整理已經(jīng)無法滿足檔案管理的要求。檔案的整理包括對通過傳統(tǒng)收集方式歸檔的檔案實體的整理，還包括對各種各樣的電子文件的整理。電子文件的整理包括對存儲檔案信息的不同載體的整理，也包括對電子文件信息的整理。電子文件的載體整理主要是對載體的分類、編號、排列及著錄的過程。電子文件信息的整理就是“在收集、積累、登記具有保存價值的電子文件的同時，按照一定的律或內(nèi)容上的密切聯(lián)系進行分類、編號、組盤、排列、著錄的過程。”

　　四、檔案保管

　　與紙質(zhì)文件相比，電子文件的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點，所以電子文件的保管需要在一定的原則指導(dǎo)下采用多種方法來展開。首先，要確保電子文件安全：“安全是電子文件保管的首要任務(wù)”。其次，做好全程控制：電子文件的保管是全面的保管、系統(tǒng)的保管、是一種對過程的管理。它貫穿于整個文件生命周期。再次，做好前端控制：在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。目前電子文件要通過電子方式、打印成紙質(zhì)文件、計算機物理隔離的方式、雙套制以及雙軌制等方式保管。

　　五、檔案編研

　　傳統(tǒng)的檔案編研是將紙質(zhì)載體的檔案信息通過人工方式進行編研，周期長，工作量大;傳播方式僅限于紙質(zhì)出版物或書籍。

　　信息化背景下的編研則是利用計算機對分散在各處的檔案信息資源進行收集分析整合。它采用的是一種開放集約的編研方式，檔案信息編研人員可以通過網(wǎng)絡(luò)方式收集編研信息，開展跨區(qū)域的合作編研。它還是一種高效便捷的方式，它綜合利用OCR、數(shù)字影音、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等方式進行編研，這樣不僅可以縮短周期，還可以提高編研效率。此外，它以用戶需求為導(dǎo)向，傳播形式多樣，編研人員可以通過網(wǎng)絡(luò)了解利用者需求，編研成果不僅可以通過紙質(zhì)載體的形式出版發(fā)行，還可以通過電子出版物、磁盤、光盤、多媒體、網(wǎng)絡(luò)進行傳播。

　　六、檔案開放利用

　　傳統(tǒng)上，用戶若想查閱某份檔案，必須親自去檔案館(閱覽、咨詢)、向檔案館寫信或打電話進行咨詢，或者參加檔案館開展的各種各樣的展覽活動來利用檔案。而進入信息時代，檔案的開放利用方式逐漸多元化，除了通過傳統(tǒng)的方式進行利用外，還可以通過許多新型的方式利用檔案?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和優(yōu)化使得檔案網(wǎng)站如雨后春筍般出現(xiàn)，檔案信息需求者足不出戶便可以獲得部分檔案館公開的檔案。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，許多檔案館建立了移動設(shè)備服務(wù)平臺，通過開通官方微博和微信服務(wù)平臺等，提供各種利用服務(wù)。比如通過紹興城建檔案館官方微信平臺，用戶不僅可以了解該檔案館的實施工作動態(tài)，還可以享受查檔、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、拍照等方面的預(yù)約服務(wù)。檔案館智能服務(wù)系統(tǒng)是新時期檔案館提供檔案信息利用服務(wù)的又一種方式，用戶可以通過電子閱覽室或自助檔案信息服務(wù)平臺來查詢自己所需的檔案信息。

　　另外，檔案利用者還可以通過定制個性化服務(wù)來實現(xiàn)檔案信息資源的利用。通過合理的個人定制，如“頁面定制、電子郵件定制、通過客戶終端軟件的定制服務(wù)、網(wǎng)站功能定制等”。

　　結(jié)語

　　信息化背景下檔案管理中出現(xiàn)的這些新變化一方面提高了檔案的管理效率和檔案開放利用的水平，另一方面也對檔案工作人員提出了挑戰(zhàn)。新時期的檔案人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)載體檔案管理的方法，還必須不斷強化信息技術(shù)水平，不斷適應(yīng)信息時代新型載體檔案的管理對自己提出的要求，這樣才能不斷推進檔案事業(yè)的向前發(fā)展，才能保證自己不會被淹沒在信息社會發(fā)展的洪流中。