試析檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用

論文摘要：介紹了廈門(mén)電業(yè)局檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景、目標(biāo)、實(shí)施步驟、效果及前景，以供借鑒。

　　論文關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；文件

　　近年來(lái)，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門(mén)檔案管理向跨部門(mén)、跨專(zhuān)業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。

　　一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景

　　當(dāng)前，國(guó)家電網(wǎng)公司加快實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建“一強(qiáng)三優(yōu)”（電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績(jī)優(yōu)秀）現(xiàn)代公司。國(guó)家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年，國(guó)家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開(kāi)展“國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”；2009年，在國(guó)家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點(diǎn)成功。目前，國(guó)家電網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)已成功嵌入國(guó)家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門(mén)電業(yè)局作為國(guó)家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺(tái)。

　　廈門(mén)電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國(guó)家一級(jí)”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門(mén)市檔案先進(jìn)集體稱號(hào)。截至2010年底，共有綜合檔案室1個(gè)，二級(jí)綜合檔案室17個(gè)，共有文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案近 30萬(wàn)卷（件），機(jī)讀目錄12萬(wàn)余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

　　但目前廈門(mén)電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問(wèn)題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；二是各部門(mén)之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無(wú)法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù)；三是各部門(mén)檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無(wú)法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性；四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低；五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過(guò)深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來(lái)解除上述問(wèn)題和難題。

　　二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)

　　福建省電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時(shí)，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開(kāi)發(fā)了全宗定制、門(mén)類(lèi)定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動(dòng)而導(dǎo)致的二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用和時(shí)間，極大地方便了使用；創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過(guò)程數(shù)字化。

　　檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門(mén)知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問(wèn)我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類(lèi)為：文書(shū)檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類(lèi)型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類(lèi)號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類(lèi)，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過(guò)程的記錄。

　　用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)（IDOL），在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類(lèi)聚類(lèi)、內(nèi)容提煉等，從無(wú)序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類(lèi)并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類(lèi)方法，而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類(lèi)別的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。

　　檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門(mén)的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。