試析檔案管理信息平臺的深化與應用(2)

　　三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟

　　第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體（Records Continuum）模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業(yè)務系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業(yè)務系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

　　第二步：引入知識管理理論。知識管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新范式，也是指導檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統(tǒng)應突出以下功能：

　　第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。

　　第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

　　第三，服務技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應用基礎。

　　第三步：實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

　　四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題

　　檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進技術(shù)手段有機結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，實現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務功能，推進了檔案管理高素質(zhì)人才隊伍建設，真正實現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。

　　因檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數(shù)不多，有待進一步宣傳推廣；檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善；其他應用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設實施；信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設。

　　五、檔案管理信息平臺深化應用的前景

　　在現(xiàn)行檔案管理信息平臺的應用基礎上，可進一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標準接口，開發(fā)檔案掛接輔助工具包，精細權(quán)限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計報表管理，提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局逐步完善并深化應用后，將建立以高速信息網(wǎng)絡為基礎，檔案數(shù)據(jù)管理為核心，內(nèi)容建設為重點的統(tǒng)一有序的綜合資源檔案管理系統(tǒng)。新的檔案信息管理系統(tǒng)將實現(xiàn)歷史、現(xiàn)在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環(huán)節(jié)，將檔案管理的全部流程納入系統(tǒng)一體化管理，并與各相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)關(guān)聯(lián)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享。從而將檔案管理信息平臺進一步演化為專屬供電企業(yè)的、資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數(shù)字化檔案館。

　　正如加拿大著名檔案學家特里·庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”。