檔案管理相關(guān)的論文精選
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數(shù)字化時代下檔案信息資源的開發(fā)與利用分析
在數(shù)字化時代的背景下，檔案信息資源的開發(fā)和利用能夠有效的促進社會的經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展，隨著時代的變革，我國的檔案服務(wù)職能不再是行政服務(wù)，而是社會服務(wù)，檔案信息資源已經(jīng)成為一種社會共享信息資源，目前在我國的檔案工作中，仍然存在不少問題?；诖饲闆r，我們應(yīng)該正確認識檔案信息資源開發(fā)的意義，重視檔案管理信息化的應(yīng)用，對在檔案工作中出現(xiàn)的問題深入研究分析，積極探尋有效的解決策略，推進檔案信息資源的開發(fā)與利用。
一、檔案信息資源開發(fā)的意義
科學的開發(fā)檔案信息資源能夠通過信息化技術(shù)加工、整理檔案信息?？梢詮臋n案信息中提取出順應(yīng)社會發(fā)展需要的、有價值的信息和知識，更好的服務(wù)于信息的利用者，數(shù)字化時代下的檔案信息資源能夠把靜態(tài)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)信息，提高信息的利用率，發(fā)揮出檔案資源的作用，提高相關(guān)管理人員和部門的工作效率和質(zhì)量，開發(fā)檔案信息資源的作用具體體現(xiàn)在以下幾點。
(一)緩解工作壓力，提高工作效率
運用信息化技術(shù)開發(fā)利用檔案信息資源，能夠減輕檔案管理的工作強度，在傳統(tǒng)檔案管理中，管理人員往往都是通過人工進行檔案的收集和管理，工作內(nèi)容繁雜，工作壓力大，在工作的過程中，投入了大量的時間和精力，工作的效果卻差強人意。引入信息技術(shù)管理之后，能夠自動化、信息化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化的管理檔案信息，信息數(shù)據(jù)在錄入之后，能夠在以后的工作中直接使用，達到了檔案數(shù)據(jù)的共享，減輕了管理人員的工作壓力，從而提高了工作效率[1]。
(二)查詢信息便捷
在以往的檔案管理中，對信息的查詢和提取只能通過傳統(tǒng)的查詢方式，管理人員要在目錄里面找到所需要的檔案信息的編號，然后根據(jù)記錄的內(nèi)容到檔案庫里面去提取檔案，在當中尋找需要的信息。實行信息化的管理之后，管理人員能夠從網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上查詢信息，在查詢過程中輸入需求信息的關(guān)鍵字，就會顯示出所有符合需要的信息，促進了檔案信息的利用率，讓檔案信息資源能夠更好的服務(wù)于信息的利用者。
(三)完善了檔案信息的查閱、借閱流程
在之前的檔案管理工作中，由于對檔案的管理都是通過人力管理，導(dǎo)致經(jīng)常有借閱逾期不還、查閱費時費力的情況出現(xiàn)。在實現(xiàn)信息化管理之后，檔案信息的查閱可以通過計算機直接查閱關(guān)鍵信息，操作速度快，對于借閱即將逾期的資料能夠自動化生成需催還的記錄，提醒借閱者按時歸還，信息化管理的應(yīng)用完善了檔案信息的查閱、借閱流程。
二、檔案信息資源的利用現(xiàn)狀
我國的檔案信息資源非常豐富，雖然隨著時代的發(fā)展，人們逐漸認識到檔案信息資源的意義和價值，但是在實際的工作中，檔案信息的利率用沒有得到充分發(fā)揮[2]。檔案現(xiàn)代化管理落后是目前存在的重要問題，在實際的檔案信息管理工作中，仍有許多工作人員使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，許多檔案館仍舊需要人們主動到檔案室才能查閱信息，且沒有做到足夠的宣傳工作，工作人員雖然做好了對檔案的整理、管理、看護等相關(guān)工作，卻沒有正確的認識檔案信息?Y源的利用，因此沒有重視檔案信息資源的利用，導(dǎo)致很多檔案都在檔案室里束之高閣，沒有發(fā)揮出這些檔案資源的價值和作用。同時檔案管理編研工作形式化、表面化，其工作效率和質(zhì)量無法滿足檔案信息資源的開發(fā)與利用需求，致使廣大人民無法及時了解館藏的情況，不確定館藏中是否有自身可用的檔案資源，降低了檔案信息資源的利用率。沒有落實信息化的現(xiàn)代管理模式，導(dǎo)致在檔案的工作過程中不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理，降低了檔案管理的工作質(zhì)量。
三、開發(fā)利用檔案信息資源的有效策略
(一)加強對工作人員的培養(yǎng)
在信息化的背景下，檔案信息的管理面臨著新的考驗，想要有效的開發(fā)利用檔案信息資源，首先就要提高檔案人員的素質(zhì)。在當今的檔案管理工作中，需要工作人員具有專業(yè)的知識和順應(yīng)時代發(fā)展的管理能力。檔案工作人員要在掌握檔案管理的專業(yè)知識的同時掌握檔案信息管理所需要的信息技術(shù)。因此檔案館及相關(guān)部門要定期對檔案工作人員進行培訓，在培訓會上講解新的管理模式和管理手段，傳授相關(guān)思想觀念和工作理念，幫助工作人員更新工作觀念，保證工作人員能夠及時學習符合國家對檔案管理相關(guān)方面的政策和方針，做到與時俱進，確保每一位檔案工作人員都具備專業(yè)的知識和信息技術(shù)，提高檔案工作人員的素質(zhì)，為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供必要的前提條件。
(二)轉(zhuǎn)變管理理念，正確認識檔案信息化管理
檔案工作人員要轉(zhuǎn)變管理理念，明確推進檔案信息化管理的意義和作用，只有正確認識檔案信息化管理，工作人員才能在工作中重視對信息化管理的應(yīng)用。工作人員要認識到他們的工作職責不僅僅是對檔案的采集、管理和保存，同時也要提高檔案信息資源的利用率，推進檔案信息資源的開發(fā)，用最快最高的工作效率服務(wù)檔案利用者。在工作過程中，要把檔案的利用率當作是衡量自身工作效果的重要指標，積極學習科學合理的管理技術(shù)和管理手段，與各個部門緊密合作，落實并推進檔案信息化的利用與開發(fā)【3】。
(三)完善檔案工作人員的結(jié)構(gòu)
對于檔案工作中工作人員對信息技術(shù)陌生的現(xiàn)象，檔案部門需要及時引進高科技人員，高科技人員的引入能夠帶來先進的計算機管理技術(shù)和專業(yè)知識，加速推進檔案的信息化管理。同時，新職員的先進思想和開放性思想能夠帶動檔案管理工作中的落后觀念和思想，通過高科技人員對檔案工作者的培訓，加強檔案工作人員的整體水平和素質(zhì)，完善檔案工作人員的結(jié)構(gòu)，促進信息化管理的應(yīng)用。
(四)豐富和充實館藏內(nèi)容，推進館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展
充沛的館藏內(nèi)容能夠為檔案信息資源的開發(fā)利用提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。一直以來，檔案工作人員對檔案的采集、整理、保管等工作，都是在加強檔案信息資源開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。工作人員在充實館藏的工作過程中，要結(jié)合檔案信息資源的連貫性和系統(tǒng)性，拓展征集范圍，不再只局限于對黨政府機關(guān)資源的征集，將征集范圍拓展到社會各界。例如，在征集某個地區(qū)的檔案資源的時候，要將能夠反映出該地科學研究成果、經(jīng)濟建設(shè)狀況、歷史文化特色等方面的檔案同時征集，這樣才能客觀全面的豐富館藏。在館藏的工作上，要規(guī)范檔案管理編研工作，推進館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，及時將已經(jīng)完結(jié)的數(shù)字化檔案信息資源通過信息技術(shù)上傳到網(wǎng)絡(luò)中，讓利用者能夠通過網(wǎng)絡(luò)，利用所需要的檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率。
四、結(jié)束語
綜上所述，目前檔案信息資源的開發(fā)和利用在數(shù)字化時代還存著很多問題，隨著科技的飛速發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)利用還會面臨更多的考驗和問題。想要有效的推進檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案部門要引進高科技人才，提高檔案工作人員的專業(yè)性和高效性，更新觀念，緊跟時代的發(fā)展腳步，積極落實檔案的信息化管理，豐富館藏內(nèi)容，推進檔案信息資源的開發(fā)利用，加速檔案工作的發(fā)展。
真實是企業(yè)檔案管理工作的生命
1、企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠信是檔案真實性的必要條件。
2、高質(zhì)量的專業(yè)管理是檔案真實性的保證。
3、真實的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。
4、深入研究、分析、利用真實的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的捷徑。
5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實性從單純的文字記載向形象跟進，更好為企業(yè)服務(wù)。
6、不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要。
企業(yè)的檔案是指在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各種活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。
企業(yè)的檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案的提供和利用。
檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)工作的數(shù)量、質(zhì)量、效益等工作效率的足跡。只有真實可靠的檔案記載，才能為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù);才能為研究本企業(yè)的經(jīng)營管理和科學發(fā)展提供第一手資料;只有對真實的企業(yè)活動，進行科學分析，揚長避短，才能制定出切實可行的企業(yè)經(jīng)營管理策略和規(guī)劃。
不能真實的記錄企業(yè)活動的檔案，就失去了服務(wù)企業(yè)的意義。因此，檔案的真實成為檔案工作的生命。
一個企業(yè)能否建立起科學規(guī)范的檔案管理體系，確保檔案的真實可靠，是衡量一個企業(yè)管理水平的重要尺度。
為確保企業(yè)檔案的真實、可靠，必須做好以下各項工作：
1、必須不斷提高員工的整體素質(zhì)
企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠信是檔案真實性的必要條件。任何企業(yè)的活動離不開人和物這兩個基本要素。而人是企業(yè)活動中的主體。記錄企業(yè)活動的檔案，就是記錄人在企業(yè)中的活動，并且是人們自己記錄自己的活動。如果人們由于某人或某些人的某種原因，不能真實的記錄自己和他人的活動，那么所形成的檔案就失去了真實，失去了存在的價值。如果人們把不真實的檔案作為分析、研究、制定制度、規(guī)劃、措施的依據(jù)，就將把企業(yè)引向邪路上去。因此，要使企業(yè)的檔案真實可靠，必須在提高人的素質(zhì)上下功夫。
2、必須建立科學、高效的專業(yè)管理體系
高質(zhì)量的專業(yè)管理是檔案真實性的保證。優(yōu)秀的企業(yè)經(jīng)營管理工作，是按著科學的專業(yè)分工進行的。各專業(yè)部門在企業(yè)總體規(guī)劃目標的旗幟下，按照各自的職責去做自己的工作。企業(yè)活動的實質(zhì)是在決策層的率領(lǐng)下，通過各專業(yè)部門的管理層協(xié)調(diào)執(zhí)行層進行的。只有各專業(yè)部門能夠形成本系統(tǒng)真實記錄自己活動的檔案，才能在綜合管理系統(tǒng)中形成全面真實反映企業(yè)活動的檔案。只有這樣的記錄才能為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。沒有高質(zhì)量的專業(yè)管理，檔案的真實性是很難保證的。
3、必須從企業(yè)生存發(fā)展的高度認識檔案真實性的意義
真實的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。在全球經(jīng)濟一體化的今天，在高度信息化的今天，企業(yè)要想在這樣的經(jīng)濟體系中占有一席之地，離不開企業(yè)自身的經(jīng)營業(yè)績，也就是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的公開發(fā)布。如果這些數(shù)據(jù)是真實可靠的，就有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行交往和合作奠定堅實的誠信基礎(chǔ)。就會在競爭激烈的環(huán)境中贏得存在發(fā)展的空間。如果你所發(fā)布的數(shù)據(jù)是虛假的，騙得了一時，騙不了長久，一旦企業(yè)失去信用，就失去了企業(yè)生存的條件，更談不上發(fā)展，那就是企業(yè)生命的終結(jié)。
4、必須充分認識檔案資源的重大作用
深入研究、分析、利用真實的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的捷徑。目前一些企業(yè)，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，工作完成以后所形成的檔案，只是往檔案管理部門一交，就再也與自己無關(guān)了。甚至有的人認為檔案管理工作可有可無。因此，很少對檔案進行深入細致的研究、分析。其實，任何一個企業(yè)，不論它經(jīng)營管理的水平多么高，都存在著進一步提高、改進的空間。而這個空間，就存在于對自己走過的足跡――檔案之中。有理想，有追求，有抱負的企業(yè)，它一定是對自己經(jīng)營管理足跡有組織、有嚴密規(guī)章制度規(guī)范下的，不斷的從戰(zhàn)略高度，?Ω髦值蛋附?行科學、細致的研究分析的企業(yè)。它們會通過這些研究和分析，找出經(jīng)營管理過程中的不足，挖掘企業(yè)潛在的降本增效空間，追求企業(yè)的效益最大化，而這就是向管理要效益的捷徑。
5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實性從單純的文字記載向形象跟進，更好為企業(yè)服務(wù)
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件、影視資料的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯?？茖W規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。為了做好檔案管理工作，必須不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，在全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)企業(yè)生存發(fā)展的作用。
6、必須不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要
檔案工作是企業(yè)活動中不可缺少的重要組成部分，它記錄著企業(yè)的昨天，服務(wù)于企業(yè)的今天，指導(dǎo)著企業(yè)的明天。新時期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求，不斷提高檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮檔案的作用，其意義深遠，責任重大。必須不斷培養(yǎng)、創(chuàng)建起一批具有開拓創(chuàng)新和德才兼?zhèn)涞臋n案管理隊伍。
作為檔案工作者必須充分認識到自身工作的責任、價值和意義，要有高度的責任感和事業(yè)心，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，還要有默默奉獻的精神，要努力學習檔案業(yè)務(wù)知識、企業(yè)管理知識、文秘寫作知識、計算機知識，熟悉本企業(yè)基本情況，具備較強的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。確保檔案的齊全、完整、準確。
檔案的真實性對企業(yè)的生存、發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要不斷提高對檔案真實性的認識，達到逐步增強全體企業(yè)員工的歷史責任感和使命感，進而激發(fā)全體員工的工作熱情，達到增強企業(yè)生存、發(fā)展能力的目的。
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