檔案管理相關(guān)的論文精選
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數(shù)字化時代下檔案信息資源的開發(fā)與利用分析
在數(shù)字化時代的背景下，檔案信息資源的開發(fā)和利用能夠有效的促進(jìn)社會的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，隨著時代的變革，我國的檔案服務(wù)職能不再是行政服務(wù)，而是社會服務(wù)，檔案信息資源已經(jīng)成為一種社會共享信息資源，目前在我國的檔案工作中，仍然存在不少問題?；诖饲闆r，我們應(yīng)該正確認(rèn)識檔案信息資源開發(fā)的意義，重視檔案管理信息化的應(yīng)用，對在檔案工作中出現(xiàn)的問題深入研究分析，積極探尋有效的解決策略，推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用。
一、檔案信息資源開發(fā)的意義
科學(xué)的開發(fā)檔案信息資源能夠通過信息化技術(shù)加工、整理檔案信息?？梢詮臋n案信息中提取出順應(yīng)社會發(fā)展需要的、有價值的信息和知識，更好的服務(wù)于信息的利用者，數(shù)字化時代下的檔案信息資源能夠把靜態(tài)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)信息，提高信息的利用率，發(fā)揮出檔案資源的作用，提高相關(guān)管理人員和部門的工作效率和質(zhì)量，開發(fā)檔案信息資源的作用具體體現(xiàn)在以下幾點。
(一)緩解工作壓力，提高工作效率
運用信息化技術(shù)開發(fā)利用檔案信息資源，能夠減輕檔案管理的工作強度，在傳統(tǒng)檔案管理中，管理人員往往都是通過人工進(jìn)行檔案的收集和管理，工作內(nèi)容繁雜，工作壓力大，在工作的過程中，投入了大量的時間和精力，工作的效果卻差強人意。引入信息技術(shù)管理之后，能夠自動化、信息化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化的管理檔案信息，信息數(shù)據(jù)在錄入之后，能夠在以后的工作中直接使用，達(dá)到了檔案數(shù)據(jù)的共享，減輕了管理人員的工作壓力，從而提高了工作效率[1]。
(二)查詢信息便捷
在以往的檔案管理中，對信息的查詢和提取只能通過傳統(tǒng)的查詢方式，管理人員要在目錄里面找到所需要的檔案信息的編號，然后根據(jù)記錄的內(nèi)容到檔案庫里面去提取檔案，在當(dāng)中尋找需要的信息。實行信息化的管理之后，管理人員能夠從網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上查詢信息，在查詢過程中輸入需求信息的關(guān)鍵字，就會顯示出所有符合需要的信息，促進(jìn)了檔案信息的利用率，讓檔案信息資源能夠更好的服務(wù)于信息的利用者。
(三)完善了檔案信息的查閱、借閱流程
在之前的檔案管理工作中，由于對檔案的管理都是通過人力管理，導(dǎo)致經(jīng)常有借閱逾期不還、查閱費時費力的情況出現(xiàn)。在實現(xiàn)信息化管理之后，檔案信息的查閱可以通過計算機(jī)直接查閱關(guān)鍵信息，操作速度快，對于借閱即將逾期的資料能夠自動化生成需催還的記錄，提醒借閱者按時歸還，信息化管理的應(yīng)用完善了檔案信息的查閱、借閱流程。
二、檔案信息資源的利用現(xiàn)狀
我國的檔案信息資源非常豐富，雖然隨著時代的發(fā)展，人們逐漸認(rèn)識到檔案信息資源的意義和價值，但是在實際的工作中，檔案信息的利率用沒有得到充分發(fā)揮[2]。檔案現(xiàn)代化管理落后是目前存在的重要問題，在實際的檔案信息管理工作中，仍有許多工作人員使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，許多檔案館仍舊需要人們主動到檔案室才能查閱信息，且沒有做到足夠的宣傳工作，工作人員雖然做好了對檔案的整理、管理、看護(hù)等相關(guān)工作，卻沒有正確的認(rèn)識檔案信息?Y源的利用，因此沒有重視檔案信息資源的利用，導(dǎo)致很多檔案都在檔案室里束之高閣，沒有發(fā)揮出這些檔案資源的價值和作用。同時檔案管理編研工作形式化、表面化，其工作效率和質(zhì)量無法滿足檔案信息資源的開發(fā)與利用需求，致使廣大人民無法及時了解館藏的情況，不確定館藏中是否有自身可用的檔案資源，降低了檔案信息資源的利用率。沒有落實信息化的現(xiàn)代管理模式，導(dǎo)致在檔案的工作過程中不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理，降低了檔案管理的工作質(zhì)量。
三、開發(fā)利用檔案信息資源的有效策略
(一)加強對工作人員的培養(yǎng)
在信息化的背景下，檔案信息的管理面臨著新的考驗，想要有效的開發(fā)利用檔案信息資源，首先就要提高檔案人員的素質(zhì)。在當(dāng)今的檔案管理工作中，需要工作人員具有專業(yè)的知識和順應(yīng)時代發(fā)展的管理能力。檔案工作人員要在掌握檔案管理的專業(yè)知識的同時掌握檔案信息管理所需要的信息技術(shù)。因此檔案館及相關(guān)部門要定期對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)會上講解新的管理模式和管理手段，傳授相關(guān)思想觀念和工作理念，幫助工作人員更新工作觀念，保證工作人員能夠及時學(xué)習(xí)符合國家對檔案管理相關(guān)方面的政策和方針，做到與時俱進(jìn)，確保每一位檔案工作人員都具備專業(yè)的知識和信息技術(shù)，提高檔案工作人員的素質(zhì)，為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供必要的前提條件。
(二)轉(zhuǎn)變管理理念，正確認(rèn)識檔案信息化管理
檔案工作人員要轉(zhuǎn)變管理理念，明確推進(jìn)檔案信息化管理的意義和作用，只有正確認(rèn)識檔案信息化管理，工作人員才能在工作中重視對信息化管理的應(yīng)用。工作人員要認(rèn)識到他們的工作職責(zé)不僅僅是對檔案的采集、管理和保存，同時也要提高檔案信息資源的利用率，推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)，用最快最高的工作效率服務(wù)檔案利用者。在工作過程中，要把檔案的利用率當(dāng)作是衡量自身工作效果的重要指標(biāo)，積極學(xué)習(xí)科學(xué)合理的管理技術(shù)和管理手段，與各個部門緊密合作，落實并推進(jìn)檔案信息化的利用與開發(fā)【3】。
(三)完善檔案工作人員的結(jié)構(gòu)
對于檔案工作中工作人員對信息技術(shù)陌生的現(xiàn)象，檔案部門需要及時引進(jìn)高科技人員，高科技人員的引入能夠帶來先進(jìn)的計算機(jī)管理技術(shù)和專業(yè)知識，加速推進(jìn)檔案的信息化管理。同時，新職員的先進(jìn)思想和開放性思想能夠帶動檔案管理工作中的落后觀念和思想，通過高科技人員對檔案工作者的培訓(xùn)，加強檔案工作人員的整體水平和素質(zhì)，完善檔案工作人員的結(jié)構(gòu)，促進(jìn)信息化管理的應(yīng)用。
(四)豐富和充實館藏內(nèi)容，推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展
充沛的館藏內(nèi)容能夠為檔案信息資源的開發(fā)利用提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。一直以來，檔案工作人員對檔案的采集、整理、保管等工作，都是在加強檔案信息資源開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。工作人員在充實館藏的工作過程中，要結(jié)合檔案信息資源的連貫性和系統(tǒng)性，拓展征集范圍，不再只局限于對黨政府機(jī)關(guān)資源的征集，將征集范圍拓展到社會各界。例如，在征集某個地區(qū)的檔案資源的時候，要將能夠反映出該地科學(xué)研究成果、經(jīng)濟(jì)建設(shè)狀況、歷史文化特色等方面的檔案同時征集，這樣才能客觀全面的豐富館藏。在館藏的工作上，要規(guī)范檔案管理編研工作，推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，及時將已經(jīng)完結(jié)的數(shù)字化檔案信息資源通過信息技術(shù)上傳到網(wǎng)絡(luò)中，讓利用者能夠通過網(wǎng)絡(luò)，利用所需要的檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率。
四、結(jié)束語
綜上所述，目前檔案信息資源的開發(fā)和利用在數(shù)字化時代還存著很多問題，隨著科技的飛速發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)利用還會面臨更多的考驗和問題。想要有效的推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案部門要引進(jìn)高科技人才，提高檔案工作人員的專業(yè)性和高效性，更新觀念，緊跟時代的發(fā)展腳步，積極落實檔案的信息化管理，豐富館藏內(nèi)容，推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，加速檔案工作的發(fā)展。
真實是企業(yè)檔案管理工作的生命
1、企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠信是檔案真實性的必要條件。
2、高質(zhì)量的專業(yè)管理是檔案真實性的保證。
3、真實的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。
4、深入研究、分析、利用真實的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的捷徑。
5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實性從單純的文字記載向形象跟進(jìn)，更好為企業(yè)服務(wù)。
6、不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要。
企業(yè)的檔案是指在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各種活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。
企業(yè)的檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案的提供和利用。
檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)工作的數(shù)量、質(zhì)量、效益等工作效率的足跡。只有真實可靠的檔案記載，才能為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù);才能為研究本企業(yè)的經(jīng)營管理和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料;只有對真實的企業(yè)活動，進(jìn)行科學(xué)分析，揚長避短，才能制定出切實可行的企業(yè)經(jīng)營管理策略和規(guī)劃。
不能真實的記錄企業(yè)活動的檔案，就失去了服務(wù)企業(yè)的意義。因此，檔案的真實成為檔案工作的生命。
一個企業(yè)能否建立起科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，確保檔案的真實可靠，是衡量一個企業(yè)管理水平的重要尺度。
為確保企業(yè)檔案的真實、可靠，必須做好以下各項工作：
1、必須不斷提高員工的整體素質(zhì)
企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠信是檔案真實性的必要條件。任何企業(yè)的活動離不開人和物這兩個基本要素。而人是企業(yè)活動中的主體。記錄企業(yè)活動的檔案，就是記錄人在企業(yè)中的活動，并且是人們自己記錄自己的活動。如果人們由于某人或某些人的某種原因，不能真實的記錄自己和他人的活動，那么所形成的檔案就失去了真實，失去了存在的價值。如果人們把不真實的檔案作為分析、研究、制定制度、規(guī)劃、措施的依據(jù)，就將把企業(yè)引向邪路上去。因此，要使企業(yè)的檔案真實可靠，必須在提高人的素質(zhì)上下功夫。
2、必須建立科學(xué)、高效的專業(yè)管理體系
高質(zhì)量的專業(yè)管理是檔案真實性的保證。優(yōu)秀的企業(yè)經(jīng)營管理工作，是按著科學(xué)的專業(yè)分工進(jìn)行的。各專業(yè)部門在企業(yè)總體規(guī)劃目標(biāo)的旗幟下，按照各自的職責(zé)去做自己的工作。企業(yè)活動的實質(zhì)是在決策層的率領(lǐng)下，通過各專業(yè)部門的管理層協(xié)調(diào)執(zhí)行層進(jìn)行的。只有各專業(yè)部門能夠形成本系統(tǒng)真實記錄自己活動的檔案，才能在綜合管理系統(tǒng)中形成全面真實反映企業(yè)活動的檔案。只有這樣的記錄才能為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。沒有高質(zhì)量的專業(yè)管理，檔案的真實性是很難保證的。
3、必須從企業(yè)生存發(fā)展的高度認(rèn)識檔案真實性的意義
真實的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，在高度信息化的今天，企業(yè)要想在這樣的經(jīng)濟(jì)體系中占有一席之地，離不開企業(yè)自身的經(jīng)營業(yè)績，也就是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的公開發(fā)布。如果這些數(shù)據(jù)是真實可靠的，就有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行交往和合作奠定堅實的誠信基礎(chǔ)。就會在競爭激烈的環(huán)境中贏得存在發(fā)展的空間。如果你所發(fā)布的數(shù)據(jù)是虛假的，騙得了一時，騙不了長久，一旦企業(yè)失去信用，就失去了企業(yè)生存的條件，更談不上發(fā)展，那就是企業(yè)生命的終結(jié)。
4、必須充分認(rèn)識檔案資源的重大作用
深入研究、分析、利用真實的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的捷徑。目前一些企業(yè)，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，工作完成以后所形成的檔案，只是往檔案管理部門一交，就再也與自己無關(guān)了。甚至有的人認(rèn)為檔案管理工作可有可無。因此，很少對檔案進(jìn)行深入細(xì)致的研究、分析。其實，任何一個企業(yè)，不論它經(jīng)營管理的水平多么高，都存在著進(jìn)一步提高、改進(jìn)的空間。而這個空間，就存在于對自己走過的足跡――檔案之中。有理想，有追求，有抱負(fù)的企業(yè)，它一定是對自己經(jīng)營管理足跡有組織、有嚴(yán)密規(guī)章制度規(guī)范下的，不斷的從戰(zhàn)略高度，?Ω髦值蛋附?行科學(xué)、細(xì)致的研究分析的企業(yè)。它們會通過這些研究和分析，找出經(jīng)營管理過程中的不足，挖掘企業(yè)潛在的降本增效空間，追求企業(yè)的效益最大化，而這就是向管理要效益的捷徑。
5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實性從單純的文字記載向形象跟進(jìn)，更好為企業(yè)服務(wù)
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件、影視資料的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。為了做好檔案管理工作，必須不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，在全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)企業(yè)生存發(fā)展的作用。
6、必須不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要
檔案工作是企業(yè)活動中不可缺少的重要組成部分，它記錄著企業(yè)的昨天，服務(wù)于企業(yè)的今天，指導(dǎo)著企業(yè)的明天。新時期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求，不斷提高檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮檔案的作用，其意義深遠(yuǎn)，責(zé)任重大。必須不斷培養(yǎng)、創(chuàng)建起一批具有開拓創(chuàng)新和德才兼?zhèn)涞臋n案管理隊伍。
作為檔案工作者必須充分認(rèn)識到自身工作的責(zé)任、價值和意義，要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，還要有默默奉獻(xiàn)的精神，要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識、企業(yè)管理知識、文秘寫作知識、計算機(jī)知識，熟悉本企業(yè)基本情況，具備較強的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。
檔案的真實性對企業(yè)的生存、發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要不斷提高對檔案真實性的認(rèn)識，達(dá)到逐步增強全體企業(yè)員工的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)全體員工的工作熱情，達(dá)到增強企業(yè)生存、發(fā)展能力的目的。
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