高校考試檔案信息的科學(xué)化管理(2)
時(shí)間:
李艷1由 分享
三、高??荚嚈n案信息科學(xué)化管理的舉措
按照以上原則的指導(dǎo),高??荚嚈n案信息的科學(xué)化管理應(yīng)當(dāng)推進(jìn)以下工作:
第一,構(gòu)建雙軌制檔案信息管理模式。高校各類考試信息首先是以紙質(zhì)檔案的形式生成,然后才能錄入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),創(chuàng)建電子檔案。如果要提升檢索效率,就必須依托電子檔案,但又不能終止對(duì)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和管理。所以只有區(qū)分電子檔案和紙質(zhì)檔案的不同管理需求與方法,以雙軌制的管理模式開展工作才能體現(xiàn)科學(xué)化的管理水準(zhǔn)。在紙質(zhì)檔案管理方面,檔案人員應(yīng)明確封存入庫(kù)的年限和年限期間內(nèi)的檔案使用功能,如以10年為一個(gè)基本年限結(jié)點(diǎn),過(guò)期將主要以封存的形式保管,在10年之內(nèi)可以視具體情況而翻查原始檔案。需要特別注意的是,一般對(duì)高??荚囆畔⒌氖褂貌樵兌嗍且粤炕畔樾问?,即具體的成績(jī)、參考人數(shù)、成果數(shù)量等,少數(shù)個(gè)別錯(cuò)誤判定、特殊檔案信息的增加才涉及對(duì)原始檔案的翻查整理。這就要求紙質(zhì)檔案的使用應(yīng)更加嚴(yán)格規(guī)范,如無(wú)特殊情況,應(yīng)以使用電子檔案查詢?yōu)橹鳎M可能確保紙質(zhì)檔案的安全保密。
第二,建立專業(yè)的考試檔案信息管理平臺(tái)。在高效性原則的指導(dǎo)下,系統(tǒng)規(guī)劃?rùn)n案信息平臺(tái)的功能成為檔案管理工作的重中之重。有的高校在教務(wù)處內(nèi)部信息系統(tǒng)中含有以學(xué)號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)的院系學(xué)分成績(jī)統(tǒng)計(jì),專業(yè)的考試檔案信息平臺(tái)可以采取和教務(wù)處網(wǎng)絡(luò)設(shè)立鏈接和關(guān)聯(lián)的方式,實(shí)現(xiàn)資源共享。為實(shí)現(xiàn)多種類型考試信息綜合管理的現(xiàn)實(shí)需求,信息平臺(tái)應(yīng)設(shè)置不同的分類索引,便于分類查詢和統(tǒng)計(jì)。信息平臺(tái)首先應(yīng)將考試類型作為基本分類,每一項(xiàng)考試以身份證號(hào)、學(xué)號(hào)、教師工號(hào)作為核心索引,從而有利于以個(gè)人唯一識(shí)別信息為基礎(chǔ),綜合管理個(gè)人的多項(xiàng)考試成績(jī),如個(gè)人跨年度考試信息結(jié)果的增加。不同考試類型之間以上述號(hào)碼為關(guān)聯(lián)依據(jù),同時(shí)要對(duì)學(xué)生、教師、檔案管理人員以及相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)分設(shè)不同的查詢權(quán)限,嚴(yán)格高??荚囆畔⒌谋C芄芾怼?br/> 第三,開展年度考試檔案信息的分析研究。高校檔案部門每年應(yīng)組織專人對(duì)以往和最新考試檔案信息進(jìn)行研究,從中提取有價(jià)值的信息應(yīng)用到教學(xué)和管理工作中。為此,高??沙闪m?xiàng)檔案研究團(tuán)隊(duì),如各學(xué)科小組委派專人,每年和檔案管理人員配合,定期開展檔案研討,撰寫年度分析報(bào)告。比如為服務(wù)高校人才建設(shè)工程,對(duì)比分析近5年教師職稱考試變革對(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)提升的貢獻(xiàn)程度,高校學(xué)生入學(xué)考試改革與學(xué)生綜合能力培養(yǎng)間的關(guān)系等,從而使原本處于靜態(tài)的考試檔案信息產(chǎn)生動(dòng)態(tài)性的實(shí)用功能。
從考試檔案中挖掘有價(jià)值的信息對(duì)高校教學(xué)和管理的發(fā)展具有十分積極的意義。遵循科學(xué)的原則和方向,建立有效的管理舉措,高??荚嚈n案信息的管理將會(huì)呈現(xiàn)更多新的成果。
主要參考文獻(xiàn)
?。郏保?馬蘇拉,林凱. 高校考試管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)[J]. 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用,2009(10).
[2] 程曉英. 高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與思考[J]. 檔案學(xué)研究,2010(3).