高校人事檔案的信息化管理

摘要：檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方向日益明顯，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人事檔案的管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列,并為高校人事檔案信息管理提供了可靠的保證。

關(guān)鍵詞：高校、人事檔案、信息化管理

近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使檔案信息管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列,并為檔案信息管理提供了可靠的保證，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方式面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會(huì)中的重要作用,高校應(yīng)該積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來,促進(jìn)檔案的信息化管理。

1．信息技術(shù)在人事檔案管理中的作用

人事檔案是紀(jì)錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件,是高校人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ),對(duì)學(xué)?？疾旌妥R(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才,加強(qiáng)高校師資隊(duì)伍建設(shè),促進(jìn)教學(xué)、科研、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù),可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索,發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索,實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，人事檔案通過計(jì)算機(jī)的管理,對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工,可以直接提高檔案工作的效益。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比,數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高了檔案的利用率,降低了檔案管理的成本。

2．如何搞好人事檔案的信息化管理

2．1提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)

人事檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻(xiàn)著稱，封閉意識(shí)較強(qiáng)，要改變這種局面，不斷更新觀念、勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義理論，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把高校人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。在信息化時(shí)代，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí),在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。增加檔案人員計(jì)算機(jī)技能管理內(nèi)容十分必要。檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。

2．2增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前，一些單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，安全意識(shí)往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。而且對(duì)電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識(shí)讀性，存儲(chǔ)材料及載體的易損毀問題的忽視，往往會(huì)造成寶貴檔案信息資源的丟失。在管理中，一定要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險(xiǎn)、不思進(jìn)取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，電子檔案對(duì)保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，認(rèn)真搞好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。

2．3完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

盡管技術(shù)進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用,但是人仍然是決定的因素,檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊(duì)伍。隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及人事檔案管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。另外，由于人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，因此還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟，以及堅(jiān)定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

2．4強(qiáng)化檔案管理的法規(guī)建設(shè)

檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案管理部門與形成檔案的社會(huì)各個(gè)部門或個(gè)人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)?？梢哉f，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。高校黨委、人事及各組織部門領(lǐng)導(dǎo)，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，要根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展對(duì)人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。

3．小結(jié)

可以說，信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)實(shí)現(xiàn)高校的人事人才信息管理工作的社會(huì)化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。高校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理的根本變革。

參考資料：

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[3]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社.1998