對合并高校檔案管理的思考

中國高校檔案工作自中華人民共和國成立初建立，至２０世紀９０年代，已基本形成一個以綜合檔案室為基礎，檔案館為骨干的有中國特色的社會主義高校檔案事業(yè)的框架，其標志是：檔案工作法制建設基本配套，業(yè)務標準、規(guī)范基本具備；檔案實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，并進行了有效的開發(fā)利用；檔案工作網(wǎng)絡建立健全，高校檔案工作之間注重橫向聯(lián)合，協(xié)作發(fā)展。但隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的確立與完善，高教管理體制改革的深化，特別是合并辦學形式的大量產(chǎn)生，對高校檔案工作，尤其是對合并高校的檔案管理帶來一定的沖擊。據(jù)統(tǒng)計，從１９９２年到今年上半年止，全國有２９２所高校組建為１２０所，如何管理好這些合并高校的檔案便成為高校改革中的一個重要問題。

一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

１?并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現(xiàn)散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

２?檔案的集中管理問題

按照規(guī)定，機關各種門類和載體的檔案應集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領導案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

３?檔案網(wǎng)絡建設問題

高校合并后，機構重新設置，人員重新劃分，原有的檔案工作領導和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設的檔案網(wǎng)絡隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡在建設中因并校后分校區(qū)辦學、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡建設存在溝通欠暢等一系列實際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊伍的穩(wěn)定未引起領導的高度重視等因素造成。

４?檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規(guī)模相當，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅?、科技類的分類方法，成立較晚的學校基本統(tǒng)一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合并高校檔案管理應把握的幾個問題

合并高校搞好檔案管理工作的關鍵是進一步強化檔案意識，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標。

１?強化檔案意識，規(guī)范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應通過檔案法律、法規(guī)的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

２?建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

江澤民指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現(xiàn)在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學化的軌道運行，是合并高校搞好檔案工作的關鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責任制，實行分工負責；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責》、《兼職檔案員職責》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

３?合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設一支忠誠事業(yè)，業(yè)務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設好檔案館（室）隊伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業(yè)結構、業(yè)務水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應；其次要整體推進，大力加強檔案網(wǎng)絡建設，發(fā)揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡，同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。

４?確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢

確定檔案工作目標，是由于合并高校層次較前相對提高，并校后應根據(jù)變化了的新形勢，制定新的工作目標和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展。這里，之所以強調合并高校檔案工作要實現(xiàn)目標化，一方面是明確了檔案工作目標，即明確了檔案工作的發(fā)展總方向，一則可以根據(jù)總目標，不斷消除偏離目標的因素，二則可以通過局部優(yōu)化，使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現(xiàn)；另一方面，明確了檔案工作目標，便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的主動性，增強競爭性。為此，合并高校要根據(jù)確定的新目標，進一步加強自身造血功能，完善各種配套管理措施，并要注重調查研究，不斷總結并完善檔案工作中一些根本性的問題，促進檔案工作的開展。

當今時代，機遇和挑戰(zhàn)并存，若不能及時把握機遇，發(fā)展的希望便會失之交臂。因此，合并高校檔案工作應面對改革的新形勢，立足并校后的現(xiàn)實狀況，采取有效措施，促進檔案工作新的發(fā)展。