使用《中檔法》分類標(biāo)引的幾點(diǎn)看法

《中國檔案分類法》（以下簡稱《中檔法》）第一版１９８７年１２月出版一年多后，我院就開始按它進(jìn)行檔案分類標(biāo)引了。實(shí)踐證明，《中檔法》第一版所設(shè)類目太粗，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際標(biāo)引需要。１９９７年１２月出版了《中檔法》第二版，把類目由一版的５千條擴(kuò)展到１０萬條，基本能滿足全國檔案分類標(biāo)引需要，但我們在使用中仍發(fā)現(xiàn)不少問題有待解決。

我院檔案的分類標(biāo)引是在著錄時與主題標(biāo)引同步進(jìn)行的，至１９９９年底，庫存３萬５千卷文書檔案和科技檔案（科研、設(shè)計(jì)、基建、設(shè)備等）已全部著錄和標(biāo)引完畢，并逐步輸入了計(jì)算機(jī)。我們在分類標(biāo)引時遇到的難題頗多，這里談幾點(diǎn)看法，以就教于同仁。

一 深入學(xué)習(xí)

八十年代末以來，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標(biāo)準(zhǔn)化的步伐，學(xué)習(xí)了一些有關(guān)分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的著作和分類法。經(jīng)常反復(fù)學(xué)習(xí)的有１９８６年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標(biāo)引手冊》，１９８８年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，１９９８年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，１９９９年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復(fù)學(xué)習(xí)中使用，又在使用中反復(fù)學(xué)習(xí)才能做好分類標(biāo)引工作。

二 全面返工

前面提到，我院著錄標(biāo)引工作起步較早，當(dāng)時只能按《中檔法》第一版做粗標(biāo)引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標(biāo)引完畢，并輸入了計(jì)算機(jī)。粗標(biāo)引的結(jié)果是成百上千個案卷標(biāo)的是同一個分類號，很難達(dá)到分類檢索的要求?！吨袡n法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細(xì)目，原來的粗標(biāo)引必須返工作細(xì)標(biāo)引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結(jié)構(gòu)、類別也有所調(diào)整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復(fù)分表，增加了科技檔案復(fù)分表，取消了Ｒ基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標(biāo)引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標(biāo)引。

我院的檔案內(nèi)容涉及到《中檔法》Ａ至Ｕ１９個基本大類（其中工業(yè)基本大類Ｎ又分２１個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機(jī)打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機(jī)上改一遍。

三 處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標(biāo)引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標(biāo)上分類號，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫將是殘缺不全的，進(jìn)行分類檢索時，未被標(biāo)引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標(biāo)引手冊》中說分類法編制應(yīng)做到：“有檔應(yīng)有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實(shí)際標(biāo)引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到“有檔應(yīng)有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標(biāo)引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標(biāo)引人員最為難的一個問題。標(biāo)引操作上還有一大難題是不必要的重復(fù)類目太多。一個事物或問題設(shè)了多個不同的類目，使標(biāo)引人員弄不準(zhǔn)用哪個類目號標(biāo)引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

１?采用上位類號標(biāo)引。例如：關(guān)于人才開發(fā)問題的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)ＢＣ４人事。又如：寶鋼燒結(jié)廠煙囪設(shè)計(jì)，從ＮＧ冶金類Ｒ和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標(biāo)ＮＧ６１３３燒結(jié)廠燃燒系統(tǒng)。

２?采用靠類標(biāo)引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)與其接近的概念類號ＢＣ４３干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設(shè)計(jì)，在ＮＷ６２水泥廠基建類中和Ｒ４建筑工程設(shè)計(jì)中均無“車庫”類目號，可靠標(biāo)ＮＷ６２４３水泥廠運(yùn)輸基建。

３?采用“其他”類號標(biāo)引。在上位標(biāo)引和靠類標(biāo)引都不宜表達(dá)時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在Ｒ類中卻無類目，若用上位標(biāo)引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標(biāo)Ｒ４１２１作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標(biāo)Ｒ４１４２１作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標(biāo)成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用Ｒ４１９２“其他”建筑設(shè)計(jì)類號標(biāo)引，就能達(dá)到同樣事物用同一類號標(biāo)引的要求。

（二）重復(fù)類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因?yàn)闄n案分類是按職能分工設(shè)類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標(biāo)引。例如：干部任免”在Ａ黨務(wù)、ＢＣ行政、Ｄ軍事三個類目中都設(shè)了類目，就是必要的重復(fù)類目。但是，分類表中實(shí)際上還存在大量不必要的重復(fù)類目。之所以說它們是不必要的重復(fù)類目，筆者認(rèn)為是編表時未嚴(yán)格按“共性集中”的原則設(shè)類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復(fù)設(shè)類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實(shí)際卻在５個大類中設(shè)了５個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設(shè)了１１個類目（有的還分若干細(xì)目）。Ｒ類本來就是建設(shè)檔案類，其中檔案館、居住建筑都設(shè)有類目，它們的共性都很強(qiáng)，用Ｒ類標(biāo)引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標(biāo)引，就不可能達(dá)到標(biāo)引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

１?在主題專業(yè)大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標(biāo)引。例如，Ｒ類是“城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設(shè)各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用Ｒ４１２１類（下面還有住宅、宿舍等細(xì)目）標(biāo)引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設(shè)有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號標(biāo)引他們的基建檔案也不為錯，但設(shè)計(jì)、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設(shè)計(jì)、施工檔案就可能都用Ｒ類標(biāo)引，這就出現(xiàn)了不一致問題。

２?主題專業(yè)類目中雖有相應(yīng)類目號，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類中的具體類號標(biāo)引。例如：Ｒ４１２４為“教育及科研建設(shè)”，但下邊并無科研建筑細(xì)目，而ＨＡ６２“科研用房”下又分科研大樓、實(shí)驗(yàn)室等，實(shí)驗(yàn)室建筑就可用ＨＡ６２２標(biāo)引。科研用房不多的單位也可用Ｒ４１２４做粗標(biāo)引。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號標(biāo)引問題。

３?一個事物或問題在幾個主題大類中都設(shè)有類目時，應(yīng)視具體情況而定。例如：ＨＢ６３７８為“地震工程與工程地震學(xué)”，ＴＣ５８為“地震工程學(xué)”，Ｒ５３１７為“建筑抗震研究”，這三個類目中都含有建筑工程抗震研究內(nèi)容，若屬基礎(chǔ)理論研究可用ＨＢ６類號或用ＴＣ５類號標(biāo)引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用Ｒ５類號標(biāo)引。例①《北京市區(qū)埋藏基巖凹陷地形對地震的影響》研究報告標(biāo)ＴＣ５８２４（場地對地震動的影響）；例②《唐山地震對京津的影響》調(diào)查報告標(biāo)ＨＢ６３７９（地震調(diào)查），也可標(biāo)ＴＣ３４（地震調(diào)查）；例③《空間桿系結(jié)構(gòu)抗震計(jì)算的研究》標(biāo)Ｒ５３１７；例④冶金類中的ＮＧ５２２１３２為“耐火材料設(shè)備”研究，建筑材料類中的ＮＷ５５９２為“耐火材料工藝設(shè)備”研究。這兩條類目內(nèi)容完全一樣，標(biāo)引時冶金系統(tǒng)和建材系統(tǒng)肯定是各自用本專業(yè)的類號。這樣做雖不合理，但是合法（《中檔法》）。

另外，各工業(yè)類的設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)保等小類與主題類的ＮＪ機(jī)械、ＳＡ環(huán)保、ＵＡ標(biāo)準(zhǔn)等的交叉重復(fù)也是難解難分的。涉及相同的類目都要進(jìn)行分析、比較后才能選定合適的類目號做標(biāo)引。限于篇幅，本文就不多例舉了。

總之，《中檔法》存在的問題只能待其編委會做出解釋和再版時修改來解決，使用者無權(quán)做任何改動，只能想法去適應(yīng)，至少在一個單位內(nèi)要有統(tǒng)一的使用方法，使對同類檔案的標(biāo)引前后保持一致。我們雖然通過實(shí)踐歸納出幾點(diǎn)方法，但很不理想，只是權(quán)宜之計(jì)，而且還經(jīng)常為選適當(dāng)?shù)念愄杺麗澜?。因此，我們特別希望與兄弟單位交流情況，向同行學(xué)習(xí)，以提高標(biāo)引水平。