財務(wù)檔案管理中信息失真預(yù)防及控制措施

摘要：會計信息失真范圍之廣、程度之深、危害之大令人擔(dān)憂，如何治理會計信息失真、提高會計信息質(zhì)量是企業(yè)及社會各界普遍關(guān)心的問題。在財務(wù)檔案管理的過程中，其信息失真所帶來的經(jīng)濟后果是十分嚴(yán)重的，它將引起投資決策失誤和社會經(jīng)濟資源的無效配置。文中對信息失真提出了相應(yīng)的預(yù)防和控制措施。
　　關(guān)鍵詞　檔案管理；信息失真：電算化
　　
　　一　造成信息失真的原因
　　
　　(一)對自己所從事的工作缺乏足夠的認(rèn)識
　　財會基礎(chǔ)工作對經(jīng)營管理工作的影響往往是間接的，因此，有的單位負(fù)責(zé)人根本不重視會計基礎(chǔ)工作，認(rèn)為會計基礎(chǔ)工作抓不抓無所謂，會計工作就是收收支支，一切都是自己說了算。不重視會計人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和會計知識的更新?lián)Q代，導(dǎo)致單位會計人員對會計基礎(chǔ)知識和會計基礎(chǔ)工作缺乏了解，使會計核算工作的各個環(huán)節(jié)與會計制度要求不符，影響了會計工作水平和經(jīng)營管理水平的提高。
　　
　　(二)會計人員的素質(zhì)普遍較低，缺乏自覺學(xué)習(xí)精神
　　會計人員的素質(zhì)包括政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)兩方面，由于會計人員的學(xué)歷層次普遍較低，沒有受過系統(tǒng)的會計理論知識的正規(guī)訓(xùn)練，不少是“半路出家”，搞不清科目、賬簿和會計報表之間的對應(yīng)關(guān)系；也有的會計人員雖然有一定的業(yè)務(wù)水平，但長期忽視學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識和會計法規(guī)，缺乏學(xué)習(xí)的自覺性，使其業(yè)務(wù)素質(zhì)停滯不前甚至更差。此外，還有的會計人員盡管掌握一些會計核算的基本知識，但因缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，降低工作標(biāo)準(zhǔn)，造成會計核算工作的不規(guī)范。
　　
　　(三)蓄意造假造成會計基礎(chǔ)工作的混亂
　　一些單位為了小團體利益，往會計數(shù)據(jù)上做文章假賬真算，真帳假算，造成賬實不符，虛盈實虧或虛虧實盈，以達(dá)到轉(zhuǎn)移國家資產(chǎn)、偷逃稅收、粉飾業(yè)績等非法目的。一些應(yīng)當(dāng)建賬的單位不建賬或賬目混亂，不按制度規(guī)定設(shè)置會計科目，使用憑證和賬簿，編制會計報表等，還有些單位內(nèi)部管理混亂，財務(wù)收支失控，私設(shè)“小金庫”，賬外設(shè)賬，單位負(fù)責(zé)人濫用職權(quán)、以權(quán)謀私，等等。
　　
　　(四)主管部門監(jiān)督、檢查力度不夠
　　有些基層單位的上級主管部門沒有負(fù)起監(jiān)督、檢查的責(zé)任。因此，這些單位的會計工作實際上處于無人監(jiān)管的境地。會計基礎(chǔ)工作是否規(guī)范、會計核算工作程序是否符合要求，財務(wù)會計制度是否健全，無入問津。雖然有一些檢查，但有的是專項檢查，有的是走過場，應(yīng)付了事，缺乏對基層單位會計基礎(chǔ)工作的全面檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。因此，這些單位會計基礎(chǔ)工作的好與壞，完全取決于會計人員的職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。
　　
　　二、控制信息失真的方法措施
　　
　　(一)加大職業(yè)道德建設(shè)力度，營造良好的社會環(huán)境。首先，要對從業(yè)人員進(jìn)行有效的職業(yè)道德教育，采用職業(yè)道德教育與典型案例分析相結(jié)合的方式，寓枯燥抽象的說教于生動具體的案例剖析中，這樣可以增加從業(yè)人員對職業(yè)道德規(guī)范的感性認(rèn)識，增強教育的效果，其次，要加快建立企業(yè)、單位、中介機構(gòu)和會計從業(yè)人員的信用檔案，鼓勵守信守法者，懲罰失信違法者，促進(jìn)會計職業(yè)道德的遵守；最后，要發(fā)揮社會輿論的監(jiān)督教育作用，加強媒體宣傳教育力度，廣泛宣傳誠信思想，披露失信違法典型，使壘社會認(rèn)識到誠信的重要性，樹立“誠信光榮、失信可恥”的觀念，營造尊崇誠信的良好社會環(huán)境。
　　(二)建立現(xiàn)代財力管理制度和與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。一是切實完善法人治理結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)的管理模式，杜絕決策中出現(xiàn)的“一人堂”現(xiàn)象，減少會計因領(lǐng)導(dǎo)操縱而造假的可能性，優(yōu)化會計環(huán)境。二是建立與現(xiàn)代管理制度相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代單位管理的一項重要制度，也是單位內(nèi)部財務(wù)管理和會計核算的基本規(guī)范，一套完善規(guī)范的內(nèi)控體系，能有效起到保護(hù)單位資產(chǎn)的安全完整，保證會計資料的真實、合法。因此，治理會計失信的一個重要途徑就是耍建立科學(xué)合理高效的內(nèi)部控制制度，在組織機構(gòu)和人員設(shè)置上嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》，使日常會計業(yè)務(wù)處理及會計檔案管理每一環(huán)節(jié)的人員之間分工科學(xué)，職責(zé)明確，形成既能相互協(xié)作又能相互監(jiān)督、相互制約的機制，減少作弊的可能。

(三)繼續(xù)推行和完善會計委派制度。由于會計委派制度下會計人員在委派單位具有獨立性，所以能夠在一定程度上擺脫委派單位的影響，從而較好地解決會計信，良失真問題，因此應(yīng)繼續(xù)推行會計委派制度。但是剖析對現(xiàn)階段會計委派制度的弊端，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)措施進(jìn)行完善。如果有條件，可以將一部分會計人員從企事業(yè)中分離出來，進(jìn)入會計行業(yè)統(tǒng)一管理的自負(fù)盈虧的“會計公司”，由國家制定相關(guān)法律法規(guī)對其運作和業(yè)務(wù)操作進(jìn)行規(guī)范，并委托其定期對企業(yè)進(jìn)行審計。企業(yè)可以自己進(jìn)行會計處理，也可委托會計公司進(jìn)行處理。但不管怎樣，都要無條件接受并配合國家委托會計公司進(jìn)行的定期審計工作。會計公司要對其提供的會計信息以及審計結(jié)果的真實性，合法性負(fù)全責(zé)。這樣就可以較大幅度地減少外部環(huán)境對會計職業(yè)道德的影響，有利于形成良好的行業(yè)自律。
　　(四)健全相關(guān)法律法規(guī)，強化法制監(jiān)管。要結(jié)合我國實際情況，修改、完善相關(guān)法律和規(guī)章，對現(xiàn)有法律法規(guī)中一些責(zé)任和處罰不明確的條款加以修改，并增加對那些在現(xiàn)實中出現(xiàn)而法律法規(guī)中沒有涉及的情況的規(guī)定。我們還可以借鑒發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗，在相關(guān)法律法規(guī)里面增加民事賠償制度的規(guī)定，對因有關(guān)人員造假而產(chǎn)生的損失，由其按照責(zé)任大小進(jìn)行承擔(dān)，尤其是要明確和加大單位負(fù)責(zé)人的賠償比例，這樣會計信息使用者一旦受到虛假信息損害就會依照有關(guān)條款向司法機關(guān)提起訴訟，獲取賠償。民事賠償責(zé)任并不排除刑事責(zé)任等當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的其他責(zé)任，以此達(dá)到保護(hù)會計信息使用者利益和懲罰違法違規(guī)者的目的，遏制失信行為。
　　(五)加大懲處力度，嚴(yán)格財經(jīng)紀(jì)律。一是從法律規(guī)范上加大對造假失信者的處罰力度，使其造假的預(yù)期成本大于其造假的收益；二是管理部門以及執(zhí)法部門要做到“執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究”，對發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為堅決按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅查處，杜絕講人情和執(zhí)法、司法腐敗現(xiàn)象。在對相關(guān)會計人員、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及會計主體進(jìn)行懲處的同時，應(yīng)進(jìn)一步加大社會中介機構(gòu)的整治和規(guī)范，強化行業(yè)自律性監(jiān)督體系，加強執(zhí)業(yè)質(zhì)量的監(jiān)督檢查，對其出具不真實、違背審計準(zhǔn)則的審計報告，要受到嚴(yán)厲的懲罰并對會計信息使用者遭受的損失進(jìn)行賠償。
　　
　　三　新技術(shù)條件下新的防范策略
　　
　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會計領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，會計已經(jīng)從原有的記賬、報賬向著經(jīng)營管理領(lǐng)域的深度和廣度發(fā)展，對單位的內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，提高了企業(yè)的運營管理效率。這同時也對信息失真的防范提出了新的挑戰(zhàn)。
　　
　　(一)加強會計電算化系統(tǒng)執(zhí)行主體的控制
　　會計電算化系統(tǒng)的執(zhí)行主體是計算機系統(tǒng)，計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。隨著科技的發(fā)展，互連網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用干會計電算化系統(tǒng)。因此，加強對計算機硬件、軟件的管理，保障會計電算化系統(tǒng)在互連網(wǎng)上的安全將成為企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的一項重要內(nèi)容。 (1)加鯰計財務(wù)軟件的研發(fā)和維護(hù)，(2)財務(wù)辦公地點引入機房管理制度，加強會計電算化系統(tǒng)計算機硬件、軟件的管理與維護(hù)，(3)加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)。
　　
　　(二)加強會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制
　　會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過核準(zhǔn)的會計業(yè)務(wù)經(jīng)過正確的輸入，進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\行，并及時的輸出，會計核算系統(tǒng)才能實現(xiàn)自身的目標(biāo)，才能確保所存檔的信息真實可靠。(1)加強會計電算化系統(tǒng)輸入控制；(2)加強會計電算化系統(tǒng)處理控制(3)加強會計電算化系統(tǒng)輸出控制。此外，憑證格式標(biāo)準(zhǔn)化控制、憑證順序號控制、憑證審核控制、重復(fù)輸入控制、對應(yīng)科目合法性控制、保留審計線索控制，修改痕跡控制、數(shù)據(jù)備份控制等都是會計電算化系統(tǒng)的輸人控制、處理控制、輸出控制的有效方法。
　　在財務(wù)檔案管理的過程中，如果堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范信息的失真，從而使得相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對事業(yè)單位增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。