IT項(xiàng)目時(shí)間管理論文(2)
IT項(xiàng)目時(shí)間管理論文篇3
論IT項(xiàng)目的時(shí)間管理
在項(xiàng)目管理過(guò)程中，最忌諱的是項(xiàng)目無(wú)限止的延期下去。一鼓作氣，再而衰，三而竭，最后導(dǎo)致項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目喪失信心，使得項(xiàng)目失敗。
一、影響時(shí)間控制的因素及措施
1.前期需求調(diào)研不夠充分，導(dǎo)致在后期項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，冒出大量的新需求，影響項(xiàng)目的進(jìn)度。
在項(xiàng)目的初始階段，項(xiàng)目調(diào)研非常重要。項(xiàng)目調(diào)研一要抓住企業(yè)的核心流程，切忌面面俱到，防止項(xiàng)目調(diào)研占用過(guò)多的項(xiàng)目時(shí)間;二是對(duì)于重點(diǎn)、難點(diǎn)流程不能漏過(guò)一個(gè)，因?yàn)槠涮幚硪幢容^復(fù)雜，要么關(guān)系到其他多個(gè)業(yè)務(wù)，若在后期實(shí)施階段，再去考慮的話，則很可能前期的工作都要白費(fèi)。
就拿編碼中的供應(yīng)商編碼為例。供應(yīng)商編碼無(wú)論是進(jìn)銷存項(xiàng)目，還是ERP項(xiàng)目，都要用到這類編碼。若在項(xiàng)目調(diào)研階段，對(duì)這編碼不予考慮，只是按手工操作年代的按供應(yīng)商名字來(lái)進(jìn)行查詢，則在系統(tǒng)實(shí)施后，無(wú)論是查詢業(yè)務(wù)伙伴信息，還是單據(jù)操作上選擇業(yè)務(wù)伙伴，都要輸入中文供應(yīng)商名字來(lái)進(jìn)行查詢或者選擇，效率非常慢，特別是遇到冷僻字的時(shí)候，更是讓人頭疼。怎么辦?只好返工。
所以，在項(xiàng)目需求調(diào)研時(shí)，對(duì)關(guān)鍵項(xiàng)目要抓住不放，要全面徹底，對(duì)于非關(guān)鍵項(xiàng)目，則可以置于一旁。
2.信息化項(xiàng)目涉及范圍大，往往涉及多個(gè)部門。
現(xiàn)在企業(yè)推行的信息化項(xiàng)目，已經(jīng)不是以前小打小鬧的階段，如上個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，只涉及財(cái)務(wù)單個(gè)部門，現(xiàn)在都是大規(guī)模作戰(zhàn)，ERP、OA等等信息化項(xiàng)目，都是公司整個(gè)集團(tuán)作戰(zhàn)。若哪個(gè)部門配合不好，就會(huì)影響到整個(gè)作戰(zhàn)計(jì)劃。
CIO，作為這個(gè)戰(zhàn)役的指揮員，該如何統(tǒng)領(lǐng)這支部隊(duì)走向成功的彼岸呢?一是要選準(zhǔn)時(shí)機(jī)，大型的信息化項(xiàng)目要等到企業(yè)淡季再去實(shí)施，因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目的推行，往往會(huì)增加員工很多額外的工作，若在旺季推行的話，員工的精力有限，可能會(huì)無(wú)法適應(yīng)，從而增加不必要的矛盾;二是要強(qiáng)調(diào)任務(wù)的分配與追蹤。CIO要根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度，及時(shí)把任務(wù)分配下去，并進(jìn)行定時(shí)的追蹤。
3.信息化項(xiàng)目周期比較長(zhǎng)，不確定因素比較多。
因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目涉及范圍比較廣，所以，一些項(xiàng)目的周期往往比較長(zhǎng)。在這中間，可能會(huì)出現(xiàn)一些人為控制因素。如項(xiàng)目組成員的流失、一把手的變動(dòng)，甚至公司遷址、自然災(zāi)害等;這些因素都會(huì)影響項(xiàng)目的進(jìn)度。
對(duì)于這些因素，CIO只能盡量的防范，作一些后備。如在條件允許的情況下，擴(kuò)大項(xiàng)目組的成員，或者采取一些激勵(lì)措施，以保證實(shí)施團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，等等。
二、"田字框"，時(shí)間控制的工具
如CIO把信息化項(xiàng)目分解后，現(xiàn)在要對(duì)編碼方案進(jìn)行調(diào)研。則CIO可以先列出編碼涉及到哪些內(nèi)容。
如：成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼、辦公用品編碼、固定資產(chǎn)編碼、員工編碼、部門編碼、倉(cāng)庫(kù)編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼。
根據(jù)以上編碼，按"重要且緊急"、"重要不緊急"、"不重要且緊急"、"不重要且不緊急"進(jìn)行分類，分別填入到田字框中。
因?yàn)槌善肪幋a、零件編碼、包裝材料編碼為基本資料信息，對(duì)信息化項(xiàng)目的成敗起著決定作用，而且其種類、數(shù)量繁多，編寫其來(lái)需要一定的時(shí)間與精力，所以，在編碼方案這個(gè)任務(wù)重，放在首位解決。
員工編碼、部門編碼等因?yàn)槠鋽?shù)量不時(shí)很多，雖然其非常重要，但是，因?yàn)槠渌枰臅r(shí)間比較少，可以放在第二位。
辦公用品與固定資產(chǎn)管理向不納入信息化系統(tǒng)的管理，故編碼可以暫時(shí)不管。但是，為了公司編碼制度的齊全，根據(jù)其復(fù)雜程度，若以上編碼任務(wù)提早完成的情況下，也可以一起編寫，若以上編碼任務(wù)已經(jīng)比較繁重或者這兩個(gè)編碼方案比較復(fù)雜的話，可以放在項(xiàng)目完成以后再進(jìn)行補(bǔ)充。
如此，設(shè)計(jì)后，哪些重點(diǎn)，要先完成哪些任務(wù)，一目了然，無(wú)論是CIO，還是具體的執(zhí)行者，可以按照此有序的進(jìn)行攻關(guān)，就能有效的保證任務(wù)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，不讓次要的任務(wù)過(guò)多的占據(jù)寶貴的項(xiàng)目時(shí)間。
三、 落實(shí)責(zé)任人與時(shí)間，計(jì)劃得以執(zhí)行的保障
任務(wù)分解分析后，還不行，還要落實(shí)責(zé)任人，確定具體的完工時(shí)間，任務(wù)才有可能按照CIO預(yù)先設(shè)計(jì)的時(shí)間內(nèi)完成。
在責(zé)任卡上，要標(biāo)明以下內(nèi)容：
1.任務(wù)負(fù)責(zé)人：企業(yè)中，人人各負(fù)其責(zé)，人人都有專長(zhǎng)，CIO不可能取代其他專業(yè)人才的地位，去幫他們決定一些內(nèi)容。如CIO不可能代替物管人員去決定物料的分類，代替銷售人員去決定客戶的分類，這些任務(wù)CIO要分配給專業(yè)人士，并指定具體的負(fù)責(zé)人。
2.追蹤人：在分配任務(wù)時(shí)，要指定一個(gè)追蹤者，以時(shí)時(shí)跟蹤任務(wù)的進(jìn)度。
3.任務(wù)名稱。
4.完工時(shí)間：要明確定義完工的時(shí)間，最好以天為單位，而不要以周或者月為單位，有必要時(shí)，還可以細(xì)化到小時(shí)。
5.審核員：在此處，最好能簽上一把手的名字，給相關(guān)人員一種壓力。
6.責(zé)任人簽名：讓責(zé)任人簽上自己的大名，以加深印象，增強(qiáng)責(zé)任。
把此卡片填寫完成中，張貼在明顯位置，讓相關(guān)責(zé)任人在完成任務(wù)前，能時(shí)時(shí)提醒他，你現(xiàn)在還有項(xiàng)工作要在何時(shí)前完成。
IT項(xiàng)目時(shí)間管理論文篇4
淺談時(shí)間管理
摘 要： 時(shí)間管理就是指在同樣的時(shí)間消耗下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作。其實(shí)質(zhì)就是克服時(shí)間浪費(fèi)，為時(shí)間的有效利用進(jìn)行計(jì)劃安排，選擇科學(xué)的方法及措施付諸實(shí)施，從而提高工作效率，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
關(guān)鍵詞： 時(shí)間管理; 原則; 措施; 方法
時(shí)間管理是指在同樣的時(shí)間消耗情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作。其本質(zhì)就是一種個(gè)人的作業(yè)計(jì)劃，教會(huì)人們管理時(shí)間，增強(qiáng)個(gè)人能力，提高工作效率。細(xì)細(xì)想來(lái)，的確言之有理。一個(gè)人、一個(gè)團(tuán)隊(duì)能否在自己的事業(yè)生涯中取得成功，秘訣就在于搞好時(shí)間管理。一個(gè)人如果能夠很好的管理時(shí)間，就等于掌握了一門技能，擁有了一種先進(jìn)理念，進(jìn)而可以更好地駕馭工作，享受生活。
作為一名基層的管理人員，我們兼職的工作較多，有一個(gè)共同的感覺(jué)——每天都很忙!在日常工作中，大多數(shù)的人常常都會(huì)抱怨時(shí)間不夠用。一天8小時(shí)，被“繁重”的工作搞得焦頭爛額，而且連周末也經(jīng)常加班。
我們的時(shí)間究竟都去了哪里?難道真的是時(shí)間不夠用嗎?其實(shí)，今天仔細(xì)地回顧一下日常的工作情景就會(huì)發(fā)現(xiàn)，大部分的有效工作時(shí)間都是在無(wú)效的事件中浪費(fèi)掉了。然而上天不會(huì)因?yàn)槲覀兒苊β稻屯覀兠刻斓臅r(shí)間賬戶上多劃兩個(gè)小時(shí)，也不會(huì)因?yàn)檎l(shuí)每天過(guò)得太清閑太無(wú)聊，就從他的時(shí)間賬戶上劃走兩個(gè)小時(shí)來(lái)彌補(bǔ)虧空。時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是最公平的，這是我們?cè)趯W(xué)習(xí)和實(shí)踐時(shí)間管理應(yīng)該時(shí)刻牢記的最基本原則。
因此管好時(shí)間，最重要的措施之一是大大減少浪費(fèi)掉的時(shí)間。時(shí)間管理學(xué)研究發(fā)現(xiàn)，人們的時(shí)間往往是被下述10大“時(shí)間竊賊”給偷走：
(一)找東西：據(jù)對(duì)美國(guó)200家大公司職員作的調(diào)查，公司職員每年都要把6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時(shí)間。對(duì)付這個(gè)"時(shí)間竊賊"，最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。
(二)懶惰。對(duì)付這個(gè)“時(shí)間竊賊”的辦法是：使用日程安排薄;在家居之外的地方工作;及早開(kāi)始。
(三)時(shí)斷時(shí)續(xù)。造成員工浪費(fèi)時(shí)間最多的是干活時(shí)斷時(shí)續(xù)。因?yàn)橹匦鹿ぷ鲿r(shí)，這位員工需要花時(shí)間調(diào)整大腦活動(dòng)及注意力，才能在停頓的地方接著去干。
(四)一個(gè)人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過(guò)于其他人的協(xié)助。把工作委托給其他人，授權(quán)下屬去干好，這樣每個(gè)人都是贏家。
(五)偶發(fā)延誤。這是最浪費(fèi)時(shí)間的情況，要避免這種情況出現(xiàn)，唯一的辦法是預(yù)先安排工作。事前有準(zhǔn)備，利用好偶發(fā)的延誤，把本來(lái)會(huì)失去的時(shí)間化為有用的時(shí)間。
(六)礙于情面，不善拒絕。總是被動(dòng)承擔(dān)一些于本部門工作關(guān)系不大的事情，從而“種了別人的地，荒了自己的田”。
(七)拖拖拉拉?；ㄔS多時(shí)間思考要做的事，擔(dān)心這個(gè)擔(dān)心那個(gè)，找借口推遲行動(dòng)，又為沒(méi)有完成任務(wù)而悔恨。
(八)對(duì)問(wèn)題缺乏理解就匆忙行動(dòng)。與拖拉作風(fēng)正好相反，這種人在未獲得對(duì)一個(gè)問(wèn)題的充分資訊和認(rèn)識(shí)之前就匆忙行動(dòng)，以致往往需要推倒重來(lái)。
(九)消極情緒。消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對(duì)人懷有戒心、妒忌、明爭(zhēng)暗斗、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進(jìn)行自我心理調(diào)適，培養(yǎng)積極心態(tài)。
(十)分不清輕重緩急。即使是避免了上述大多數(shù)問(wèn)題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達(dá)不到應(yīng)有的效率。區(qū)分輕重緩急是時(shí)間管理中最關(guān)鍵的問(wèn)題。
針對(duì)以上存在的問(wèn)題，使我們更加清晰的看到，時(shí)間管理理論的一個(gè)最為基本的理念是管理自己，即如何更有效地安排自己的工作計(jì)劃，掌握重點(diǎn)，摒棄不良工作習(xí)慣，合理有效地利用工作時(shí)間。簡(jiǎn)而言之，時(shí)間管理的目標(biāo)是掌握工作的重點(diǎn)，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。方法是通過(guò)良好的計(jì)劃和授權(quán)來(lái)完成這些工作的。具體操作時(shí)，要把握以下三點(diǎn)：
(一)要事第一，分清輕重緩急，抓住重點(diǎn)，這是我們要做好時(shí)間管理首先應(yīng)明確的一個(gè)核心理念。我們每天除了睡覺(jué)、吃飯和料理家務(wù)、照顧孩子等的時(shí)間，大概白天有七、八個(gè)小時(shí)在工作，晚上有一到兩個(gè)小時(shí)在學(xué)習(xí)和充電。樂(lè)觀一點(diǎn)兒估計(jì)，每天就算是有10個(gè)小時(shí)在干正事兒吧(其實(shí)這已經(jīng)是比較重的負(fù)荷了)，那么這10個(gè)小時(shí)如何來(lái)安排呢?
著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。因此在10個(gè)小時(shí)里，首先要把最緊急最重要的事情處理掉，這樣做最明顯的好處是處理完了之后就會(huì)覺(jué)得今天可以很輕松。
其次，把握一個(gè)理念，應(yīng)該有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。因?yàn)橹匾?，就說(shuō)明這些事情對(duì)您自身的工作質(zhì)量、效果以及能力的展現(xiàn)都有很強(qiáng)的說(shuō)服力，不緊急您就可以慢工出細(xì)活。再次，緊急但不重要的事情留著最后做，否則就會(huì)陷入與時(shí)間賽跑的無(wú)間漩渦之中不能自拔。至于那些不緊急也不重要的事情，沒(méi)有必要專門占用時(shí)間去處理它。假如過(guò)段時(shí)間之后您還能想起這些事情，那么就重新考量一下它們的重要性和緊急性，如果忘了，也不能說(shuō)明咱們腦子不好使，按照弗洛伊德的說(shuō)法，這是我們潛意識(shí)里壓根兒就沒(méi)打算要記住它。
(二)做自己該做的事，不要讓別人的事浪費(fèi)自己的時(shí)間，要學(xué)會(huì)拒絕。
日常工作、生活中，我們常常礙于情面，被動(dòng)地接受一些工作。例如，主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門要加派新的任務(wù)，同時(shí)這項(xiàng)任務(wù)由其它部門做可能從時(shí)間和職能安排上更為適宜。在這種情況下，要學(xué)會(huì)恰當(dāng)?shù)鼐芙^，不然的話，如果這次做了，可能還有下一次，久而久之這個(gè)本不是本部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作卻被固化下來(lái)，難以推卸，很是困擾。我想可能多數(shù)人都感同身受。因此，學(xué)會(huì)拒絕，這是時(shí)間管理中的擺脫變化和糾纏的一種很有效的方法。但是拒絕別人時(shí)，要講究技巧，不宜直截了當(dāng)，而要委婉，用讓其覺(jué)得確實(shí)有合理的理由來(lái)拒絕這個(gè)任務(wù)。
(三)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和明確的角色定位也非常重要。
在時(shí)間管理上，授權(quán)是一個(gè)重要的要素。作為科室管理者或部門負(fù)責(zé)人，得到一個(gè)任務(wù)后一定要把它分出去，讓最擅長(zhǎng)的人來(lái)負(fù)責(zé)項(xiàng)目?jī)?nèi)的一部分。同時(shí)明確各自的角色定位，在整個(gè)項(xiàng)目里面每個(gè)人“扮演”的是一個(gè)什么樣的角色?很顯然，一個(gè)普通員工和一個(gè)科室負(fù)責(zé)人的工作任務(wù)勢(shì)必是不一樣的。能注意自己的角色就能更好地認(rèn)清自己的工作任務(wù)和目標(biāo)。因此，科室管理者應(yīng)按照“猴子管理六大法則”對(duì)員工進(jìn)行大膽管理。建立一對(duì)一的明確責(zé)任，同時(shí)在時(shí)間進(jìn)度上有一定的要求。工作進(jìn)行中應(yīng)與下屬多溝通，跟蹤工作的進(jìn)展和方向，工作一旦有進(jìn)展，要注意適時(shí)激勵(lì)，只有激發(fā)團(tuán)隊(duì)的力量才能有效地利用時(shí)間，才能將工作做得更好。
時(shí)間管理學(xué)強(qiáng)調(diào)：事實(shí)上，時(shí)間管理的成敗關(guān)鍵，找出浪費(fèi)時(shí)間的毛病與改進(jìn)之道只是治標(biāo);唯有鍥而不舍、持之以恒的實(shí)踐才是治本。
因此，與其說(shuō)時(shí)間管理是一門高深的藝術(shù)，倒不如說(shuō)是一種生活的技巧。藝術(shù)首先需要長(zhǎng)時(shí)期的學(xué)習(xí)和揣摩，然后在創(chuàng)作時(shí)還需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去精雕細(xì)琢，藝術(shù)家可以每天花十幾個(gè)小時(shí)來(lái)思考如何進(jìn)行藝術(shù)創(chuàng)作，可誰(shuí)會(huì)每天花十幾個(gè)小時(shí)來(lái)規(guī)劃今天自己要做什么呢?生活的技巧則是人們經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間生活、工作的實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的行之高效的方法論，技巧往往并不高深，看似都是些淺顯易懂的道理，但區(qū)別就在于，如果您重視、學(xué)習(xí)它并能夠鍥而不舍、持之以恒的實(shí)踐，那么您就能很好地操控您的工作和生活，進(jìn)而駕馭您的人生，但如果您因?yàn)樗^(guò)簡(jiǎn)單而忽視它，那么我想您的生活和工作往往很難持續(xù)地邁上新的臺(tái)階。
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