淺議如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制信息化
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摘要；當(dāng)前企業(yè)信息化應(yīng)用正逐步深入，財(cái)務(wù)管理軟件、企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)、供應(yīng)鏈管理(SCM)、客戶關(guān)系管理(CRM)、電子商務(wù)(EC)等應(yīng)用日益廣泛。
關(guān)鍵詞；內(nèi)部控制；實(shí)現(xiàn)信息化
當(dāng)前如何利用日新月異的信息技術(shù)固化內(nèi)部控制、減少控制成本、提高控制效率，受到了企業(yè)界的廣泛關(guān)注。財(cái)政部等五部委聯(lián)合出臺(tái)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)的結(jié)合提出了要求:“企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立與經(jīng)營管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動(dòng)控制，減少或消除人為操縱因素”。 《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號(hào)一一信息系統(tǒng)》又進(jìn)一步明確了促進(jìn)企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，減少人為因素的主旨和各項(xiàng)具體內(nèi)容?？梢姡眯畔⒓夹g(shù)手段實(shí)施內(nèi)部控制，減少人為因素造成的錯(cuò)弊，提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力和效率，是內(nèi)部控制信息化的目標(biāo)。筆者現(xiàn)根據(jù)日常工作實(shí)踐就如何落實(shí)內(nèi)控信息化的要求、處理好內(nèi)部控制與信息技術(shù)的關(guān)系，作出相關(guān)的分析和探索。
一、企業(yè)信息化對(duì)內(nèi)部控制提出挑戰(zhàn)及應(yīng)注意的問題
在實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化的過程中，有相當(dāng)部分的企業(yè)選擇了 ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的信息處理。這是因?yàn)?ERP系統(tǒng)立足于有效整合企業(yè)資源(包括采購、銷售、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)和人員)，統(tǒng)一調(diào)度、合理配置和管控，可以最大限度地發(fā)揮企業(yè)能力，提高核心競爭力。在此過程中，每一個(gè)模塊都有嚴(yán)格的自動(dòng)控制，例如沒有預(yù)留(計(jì)劃)就不能創(chuàng)建采購訂單，沒有采購訂單就不能辦理入庫，入庫立即自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證，等等。但同時(shí)ERP系統(tǒng)在滿足企業(yè)內(nèi)部控制要求的日常業(yè)務(wù)審批及專業(yè)管理方面;由于系統(tǒng)資源的限制還略顯不足，導(dǎo)致修理費(fèi)維修計(jì)劃的審批、設(shè)備狀態(tài)管理、一般物資采購供應(yīng)商的選擇、客戶信用額度的確定等，僅僅依靠 ERP系統(tǒng)是不夠的。因此，企業(yè)往往還需要諸如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等與ERP系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，這些系統(tǒng)也是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化的重要組成部分，發(fā)揮
著非常重要的作用。
企業(yè)自身如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化，關(guān)鍵應(yīng)處理好以下幾個(gè)問題:
(一)正確認(rèn)識(shí)信息系統(tǒng)的作用
從管理層角度看，信息化的自動(dòng)化效應(yīng)使得管理層大多都很重視信息化建設(shè)，但也往往將信息化僅看作一項(xiàng)技術(shù)，而忽視信息系統(tǒng)與管理思想的有機(jī)融合。
從操作層面看，業(yè)務(wù)不及時(shí)錄入系統(tǒng)而事后補(bǔ)錄，把系統(tǒng)僅當(dāng)做是一個(gè)臺(tái)賬，或者忽視甚至設(shè)法回避系統(tǒng)自動(dòng)控制(例如為了操作方便，互相交換進(jìn)入系統(tǒng)的用戶名和密碼)的現(xiàn)象較為常見。這些都嚴(yán)重影響了內(nèi)控信息化的效果，也毫無疑問影響了系統(tǒng)應(yīng)用的效果，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)，影響了投入產(chǎn)出的比例。
(二)正確處理標(biāo)準(zhǔn)化問題
標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就相當(dāng)于一個(gè)現(xiàn)代化的工廠沒有統(tǒng)一的零部件，無法進(jìn)行自動(dòng)化生產(chǎn)。對(duì)于內(nèi)控信息化采說，標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容一般包括:組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程及相關(guān)表單、崗位職責(zé)和管理權(quán)限、職責(zé)分離、各種主數(shù)據(jù)(一般指ERP系統(tǒng)，包括物料、資產(chǎn)名稱)的定義和編號(hào)等。實(shí)現(xiàn)了這些方面的標(biāo)準(zhǔn)化，也就把握了內(nèi)控信息化的核心，信息系統(tǒng)上線的標(biāo)準(zhǔn)模板就有了扎實(shí)的基礎(chǔ)。應(yīng)該說明的是，標(biāo)準(zhǔn)化的歷程是內(nèi)控信息化難度最大且最需要下功夫的，尤其是對(duì)于特大型且擁有眾多分(子)公司的集團(tuán)企業(yè)，這需要管理層堅(jiān)定的決心和操作層充分的精力投入。
(三)正確處理各種信息系統(tǒng)的關(guān)系
如前所述，企業(yè)存在著多種信息系統(tǒng)做好各種信息系統(tǒng)的整合似乎不是內(nèi)控信息化的問題，但企業(yè)可以利用內(nèi)控信息化的契機(jī)，梳理哪些信息系統(tǒng)是必須的、哪些業(yè)務(wù)審批可以利用其他已有的信息系統(tǒng)加以實(shí)現(xiàn)，以及如何形成以 ERP系統(tǒng)為核心的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步集中系統(tǒng)控制，改善系統(tǒng)的設(shè)置，最大化地利用系統(tǒng)資源降低企業(yè)成本。
關(guān)鍵詞；內(nèi)部控制；實(shí)現(xiàn)信息化
當(dāng)前如何利用日新月異的信息技術(shù)固化內(nèi)部控制、減少控制成本、提高控制效率，受到了企業(yè)界的廣泛關(guān)注。財(cái)政部等五部委聯(lián)合出臺(tái)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)的結(jié)合提出了要求:“企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立與經(jīng)營管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動(dòng)控制，減少或消除人為操縱因素”。 《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號(hào)一一信息系統(tǒng)》又進(jìn)一步明確了促進(jìn)企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，減少人為因素的主旨和各項(xiàng)具體內(nèi)容?？梢姡眯畔⒓夹g(shù)手段實(shí)施內(nèi)部控制，減少人為因素造成的錯(cuò)弊，提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力和效率，是內(nèi)部控制信息化的目標(biāo)。筆者現(xiàn)根據(jù)日常工作實(shí)踐就如何落實(shí)內(nèi)控信息化的要求、處理好內(nèi)部控制與信息技術(shù)的關(guān)系，作出相關(guān)的分析和探索。
一、企業(yè)信息化對(duì)內(nèi)部控制提出挑戰(zhàn)及應(yīng)注意的問題
在實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化的過程中，有相當(dāng)部分的企業(yè)選擇了 ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的信息處理。這是因?yàn)?ERP系統(tǒng)立足于有效整合企業(yè)資源(包括采購、銷售、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)和人員)，統(tǒng)一調(diào)度、合理配置和管控，可以最大限度地發(fā)揮企業(yè)能力，提高核心競爭力。在此過程中，每一個(gè)模塊都有嚴(yán)格的自動(dòng)控制，例如沒有預(yù)留(計(jì)劃)就不能創(chuàng)建采購訂單，沒有采購訂單就不能辦理入庫，入庫立即自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證，等等。但同時(shí)ERP系統(tǒng)在滿足企業(yè)內(nèi)部控制要求的日常業(yè)務(wù)審批及專業(yè)管理方面;由于系統(tǒng)資源的限制還略顯不足，導(dǎo)致修理費(fèi)維修計(jì)劃的審批、設(shè)備狀態(tài)管理、一般物資采購供應(yīng)商的選擇、客戶信用額度的確定等，僅僅依靠 ERP系統(tǒng)是不夠的。因此，企業(yè)往往還需要諸如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等與ERP系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，這些系統(tǒng)也是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化的重要組成部分，發(fā)揮
著非常重要的作用。
企業(yè)自身如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化，關(guān)鍵應(yīng)處理好以下幾個(gè)問題:
(一)正確認(rèn)識(shí)信息系統(tǒng)的作用
從管理層角度看，信息化的自動(dòng)化效應(yīng)使得管理層大多都很重視信息化建設(shè)，但也往往將信息化僅看作一項(xiàng)技術(shù)，而忽視信息系統(tǒng)與管理思想的有機(jī)融合。
從操作層面看，業(yè)務(wù)不及時(shí)錄入系統(tǒng)而事后補(bǔ)錄，把系統(tǒng)僅當(dāng)做是一個(gè)臺(tái)賬，或者忽視甚至設(shè)法回避系統(tǒng)自動(dòng)控制(例如為了操作方便，互相交換進(jìn)入系統(tǒng)的用戶名和密碼)的現(xiàn)象較為常見。這些都嚴(yán)重影響了內(nèi)控信息化的效果，也毫無疑問影響了系統(tǒng)應(yīng)用的效果，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)，影響了投入產(chǎn)出的比例。
(二)正確處理標(biāo)準(zhǔn)化問題
標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就相當(dāng)于一個(gè)現(xiàn)代化的工廠沒有統(tǒng)一的零部件，無法進(jìn)行自動(dòng)化生產(chǎn)。對(duì)于內(nèi)控信息化采說，標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容一般包括:組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程及相關(guān)表單、崗位職責(zé)和管理權(quán)限、職責(zé)分離、各種主數(shù)據(jù)(一般指ERP系統(tǒng)，包括物料、資產(chǎn)名稱)的定義和編號(hào)等。實(shí)現(xiàn)了這些方面的標(biāo)準(zhǔn)化，也就把握了內(nèi)控信息化的核心，信息系統(tǒng)上線的標(biāo)準(zhǔn)模板就有了扎實(shí)的基礎(chǔ)。應(yīng)該說明的是，標(biāo)準(zhǔn)化的歷程是內(nèi)控信息化難度最大且最需要下功夫的，尤其是對(duì)于特大型且擁有眾多分(子)公司的集團(tuán)企業(yè)，這需要管理層堅(jiān)定的決心和操作層充分的精力投入。
(三)正確處理各種信息系統(tǒng)的關(guān)系
如前所述，企業(yè)存在著多種信息系統(tǒng)做好各種信息系統(tǒng)的整合似乎不是內(nèi)控信息化的問題，但企業(yè)可以利用內(nèi)控信息化的契機(jī)，梳理哪些信息系統(tǒng)是必須的、哪些業(yè)務(wù)審批可以利用其他已有的信息系統(tǒng)加以實(shí)現(xiàn)，以及如何形成以 ERP系統(tǒng)為核心的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步集中系統(tǒng)控制，改善系統(tǒng)的設(shè)置，最大化地利用系統(tǒng)資源降低企業(yè)成本。