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電力企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與措施
辦公室作為一個企業(yè)的核心部門，承擔(dān)著承上啟下的重要作用，而其工作水平和管理能力的高低也深刻影響著整個企業(yè)的工作效率水平及外部形象。因此，做好辦公室的行政管理工作對于提高電力企業(yè)的工作效率至關(guān)重要，而精細(xì)化管理模式在其他領(lǐng)域中的廣泛推廣，可以被運用于當(dāng)前電力企業(yè)的辦公室工作當(dāng)中，從而建立嚴(yán)格的考核制度，優(yōu)化整體辦公流程，明確職能分工，不斷提高辦公室的行政管理效率。
一、精細(xì)化管理的基本內(nèi)涵
精細(xì)化管理，通俗來說，就是一種社會分工的精細(xì)化管理理念，也反映著現(xiàn)代化企業(yè)對于這種管理理念的需求[1]。與傳統(tǒng)常規(guī)的企業(yè)管理不同，精細(xì)化管理是在此基礎(chǔ)上進(jìn)行更為深入的管理模式，其主要目的是要降低管理資源所占比例，降低企業(yè)的管理成本，同時提高企業(yè)正常運作的效率。精細(xì)化管理在企業(yè)管理的應(yīng)用中，主要講究對于細(xì)節(jié)、過程、基礎(chǔ)、質(zhì)量等基本情況的落實和追求，在將工作精細(xì)化分工至部門或個人后，力求能在每個細(xì)節(jié)上精益求精。
二、電力企業(yè)辦公室中精細(xì)化管理的基本要求和內(nèi)容
對于電力企業(yè)來說，其電力的生產(chǎn)和供應(yīng)將極大影響著社會用電的正常運轉(zhuǎn)，其辦公室的行政管理職責(zé)，則對整個企業(yè)的高效運行至關(guān)重要。因此，在電力企業(yè)的辦公室行政崗位上大力推行精細(xì)化管理，是其必然的趨勢，在推行過程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點要求：
(一)保證權(quán)責(zé)制衡
在建立辦公室行政管理的精細(xì)化管理體系時，根據(jù)電力企業(yè)辦公室的工作流程及相關(guān)職能，先是建立起更為科學(xué)合理的崗位工作內(nèi)容。其次，要在完成定崗之后，進(jìn)一步明確每個崗位的職能規(guī)范，以保證能夠使辦公室人員各盡其職。此外，對于沒有按照規(guī)范或要求完成相關(guān)工作的部門或個人，可以對其進(jìn)行問責(zé)，這樣一來，可以優(yōu)化辦公室內(nèi)人力資源的配置，同時提高整體工作的工作效率。
(二)保證制度的有序運作
為了能夠保證這種精細(xì)化制度在辦公室管理工作中的正常運轉(zhuǎn)，應(yīng)當(dāng)做好制度制定前的調(diào)研工作，即根據(jù)每個電力企業(yè)的實際情況，對辦公室的工作流程和規(guī)范進(jìn)行制度化工作[2]。同時，在制度運行之后，還要及時根據(jù)當(dāng)前的具體情況適當(dāng)進(jìn)行制度的調(diào)節(jié)，以不斷增加各部門間的相互協(xié)作，為制度的有序運行創(chuàng)造更好的環(huán)境氛圍。
(三)加強績效考核
績效考核和某些指標(biāo)的評定影響著精細(xì)化管理的正常運作，在企業(yè)辦公室對績效考核的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定時，應(yīng)當(dāng)將一部分可以進(jìn)行量化的工作進(jìn)行合理科學(xué)的量化指標(biāo)設(shè)計，而對于一些確定性低、不易量化的工作設(shè)計成定性評價指標(biāo)。這樣一來，精細(xì)化管理的評價效果將更能符合電力企業(yè)的實際運作狀況，為企業(yè)做出相關(guān)規(guī)劃或決策提供一定的參考。
三、實現(xiàn)精細(xì)化管理的措施與建議
(一)加強企業(yè)的文化建設(shè)
對于電力企業(yè)來說，員工的工作內(nèi)容往往枯燥乏味，而一些管理經(jīng)驗豐富的領(lǐng)導(dǎo)，不但能夠了解員工的工作狀況，更是對其的工作習(xí)慣和特點都了如指掌，這樣一來，領(lǐng)導(dǎo)對于工作中出現(xiàn)的問題或者原因能夠快速的定位并解決。因此，不斷加強電力企業(yè)“以人為本”的企業(yè)文化建設(shè)，注重對企業(yè)員工團結(jié)性和集體責(zé)任感的培養(yǎng)，同時進(jìn)一步堅持務(wù)實的工作作風(fēng)，提高企業(yè)的文化氛圍，加強經(jīng)營績效。
(二)加強制度化管理
一個合理且科學(xué)的部門工作制度是其能夠進(jìn)行精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，這種制度越是科學(xué)合理，越是能夠約束部門工作人員在工作過程中出現(xiàn)的不正當(dāng)行為。因此，進(jìn)一步優(yōu)化電力企業(yè)辦公室的工作流程，建立健全部門的責(zé)任體系，這種“權(quán)責(zé)統(tǒng)一”將能大大提高辦公室的精細(xì)化管理力度。
(三)提升企業(yè)管理人員的素質(zhì)
精細(xì)化管理制度對電力企業(yè)管理人員的知識水平和個人素質(zhì)都提出了更高的要求，尤其是在個人技能上，要求員工必須要掌握更加成熟的職業(yè)技能。因此，企業(yè)要加強推進(jìn)對企業(yè)員工的宣傳和培訓(xùn)工作，對于入職人員的心理素質(zhì)和技術(shù)水平都要進(jìn)行嚴(yán)格的考核，同時建立更為嚴(yán)謹(jǐn)有效的員工獎懲制度，以提高員工工作的積極性，為真正能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化而奠定堅實的基礎(chǔ)。
四、結(jié)語
綜上所述，為了進(jìn)一步提高電力企業(yè)整體的運營效率，降低管理成本，我??電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷加強其在辦公室行政管理崗位上精細(xì)化制度的推進(jìn)，同時不斷加強企業(yè)自身的文化建設(shè)，形成制度化管理，提高員工的個人素質(zhì)和技術(shù)技能[3]。此外，相關(guān)企業(yè)還需根據(jù)其自身的實際運作情況和精細(xì)化管理的基本要求，努力制定出更為科學(xué)合理的精細(xì)化管理制度，不斷加強企業(yè)對精益求精的工作精神的追求。
高校行政管理效率滿意度分析
高校行政管理工作是高校進(jìn)行教學(xué)工作的前提，是學(xué)校施展各項工作的保證，能夠?qū)W(xué)校的各種工作有條不紊的進(jìn)行下去。高校想要發(fā)展，想要成為一流的高校，不僅要在學(xué)術(shù)上下功夫，而且要將自身的行政工作做好，完善自身的行政工作，提高學(xué)校的行政工作效率。高校行政管理還能夠在各方面帶動廣大師生，在無形中給予他們積極的影響，領(lǐng)導(dǎo)和引導(dǎo)全校師生員工完成學(xué)校各項工作任務(wù)的組織活動。因此，研究高校行政管理工作顯得尤為重要，高校的領(lǐng)導(dǎo)也要以積極端正的態(tài)度來面對，糾正不當(dāng)?shù)男姓芾砉ぷ鳎懦绊懶姓芾砉ぷ鞯南嚓P(guān)因素，這樣下去，才能取得顯著成效，提高管理效率，為各項工作做好保障。
一、數(shù)據(jù)與方法
(一)數(shù)據(jù)
本文的數(shù)據(jù)來自作者自己設(shè)計的行政管理效率影響因素調(diào)查問卷。本次調(diào)查主要由作者自己和相關(guān)同學(xué)實施，被調(diào)查對象為山西師范大學(xué)大二、大三、大四的本科生。問卷采用整群抽樣的方法進(jìn)行調(diào)查，涉及管理類，理工類，文史類及其他專業(yè)、年級的本科學(xué)生。共發(fā)放問卷300份，收回291份，回收率97%，其中有效問卷280份，有效率93.3%。被?{查對象中，男生為78名，占27.8%，女生為202名，占72.2%。
(二)方法
本文主要以問卷調(diào)查為主，兼以文獻(xiàn)資料、相關(guān)統(tǒng)計等方法，對影響大學(xué)生對高校行政管理工作滿意度影響因素因素進(jìn)行了研究、分析。 對在校學(xué)生進(jìn)行調(diào)查，針對學(xué)生的心理狀態(tài)、學(xué)校行政管理工作效率等方面進(jìn)行調(diào)查，并得出結(jié)論。同時針對調(diào)查反應(yīng)出的問題進(jìn)行相關(guān)的文獻(xiàn)研究，找出相對應(yīng)的措施，最后得出研究結(jié)果。
二、山西師范大學(xué)行政管理效率的滿意度分析
本文主要從對學(xué)校行政工作的態(tài)度與效率方面對影響滿意度的因素進(jìn)行描述。通過對調(diào)查所得數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，運用頻數(shù)和百分比來描述各類型數(shù)據(jù)在調(diào)查中各自所占的比例。
(一)樣本特征
由問卷調(diào)查得出，將被調(diào)查者的性別，用頻數(shù)和百分比進(jìn)行描述，由表1顯示出，被調(diào)查者中總共300人。其中，有效問卷280份，男生占被調(diào)查者總?cè)藬?shù)的27.8%，共82人;女生占被調(diào)查者總?cè)藬?shù)的72.2%，共202人。
本文調(diào)查在山西師范大學(xué)進(jìn)行，調(diào)查分別該校各個年級的學(xué)生進(jìn)行調(diào)查。由表2顯示出，大四所占比例最高，占被調(diào)查者總?cè)藬?shù)的37.2%，共105人。大三次之，占被調(diào)查者總?cè)藬?shù)的33.2%，共93人。大二占被調(diào)查者總?cè)藬?shù)的29.6%，是83人。
根據(jù)表3顯示，被調(diào)查者中管理類最多，共78人，占到被調(diào)查者總?cè)藬?shù)的27.8%。理工類共64人，占到被調(diào)查者總?cè)藬?shù)的22.8%。
(二)學(xué)生求助對象
根據(jù)表4顯示，當(dāng)同學(xué)們遇到問題時，大多數(shù)同學(xué)還是選擇向身邊的同學(xué)求助，有23.2%的人選擇求助于老師，僅有4.3%的同學(xué)選擇會尋求行政工作人員的幫助。
(三)滿意度分析
根據(jù)表5、6顯示，被調(diào)查學(xué)生中，僅有8.9%的同學(xué)對學(xué)校行政管理工作滿意，有69.2%的同學(xué)對行政管理工作持一般態(tài)度，21.9%的同學(xué)對行政管理工作不滿意，不滿意的方面包括行政管理的工作效率、工作態(tài)度等方面。
根據(jù)表7、8顯示，被調(diào)查的同學(xué)們對學(xué)校的部門設(shè)置54.6%的人都是不太了解的，只有16.4%的人覺得部門設(shè)置合理，對學(xué)生處、學(xué)生會、食堂等部門的行政工作都有一定程度上的不滿意，都占到30%左右，對宿舍的不滿意度也達(dá)到了12.3%。
三、高校行政管理效率的影響因素分析
經(jīng)過問卷調(diào)查以及文獻(xiàn)研究，作者對高校行政管理的影響因素作出了以下幾方面的統(tǒng)計：
(一)高校行政權(quán)利權(quán)責(zé)不分
隨著教育事業(yè)的推進(jìn)，我國教育事業(yè)發(fā)展迅速，在各個方面都有很大進(jìn)步。高校教育，也就是我們俗稱的大學(xué)教育，它的任務(wù)是向社會輸送高質(zhì)量的人才，但是現(xiàn)在的高校普遍存在著“變味”的趨向，有些學(xué)校不再把教書育人放在自己工作的首位，將為人師表的崇高追求拋在腦后，一心想要謀取利益，不顧及學(xué)生的發(fā)展問題。當(dāng)然，高校的有關(guān)管理人員正是把握有手中的行政權(quán)力肆意妄為，不加節(jié)制，權(quán)責(zé)不分，這才造成了以上這種局面，歸根究底，就是高校制度的缺乏，價加之管理人員的不自律，還有缺乏必要的監(jiān)督和制約機制以及師生心里普遍存在的一種“息事寧人”的心理共鳴，這都會在更大程度上加深高校行政權(quán)利的濫用以及權(quán)責(zé)劃分的不明確，互相“扯皮球”，撇清關(guān)系。
(二)高校行政管理人員缺乏一定服務(wù)意識
高校行政管理部門存在的意義就是對學(xué)校發(fā)生的一些瑣碎的、繁雜的、突發(fā)的事件進(jìn)行處理和規(guī)劃，以促進(jìn)高校的良性向上發(fā)展。但是，有的人在其位卻不謀其政，一心一意想著自己，對師生的利益訴求完全置之不理。在某種程度上可以說，行政部門的確管理的事務(wù)繁雜，可能有時會應(yīng)接不暇，造成工作上的失誤，因此也沒能好好的去服務(wù)師生。行政部門的職能與責(zé)任的確很多，但這不能成為其辦公不利，對事處理不當(dāng)?shù)慕杩凇８咝Ｐ姓块T的風(fēng)氣不得不改，身在其中的管理人員的思想不得不加以凈化，要知道，他們的存在，是為了給學(xué)校帶來貢獻(xiàn)的，是為了幫助和解決師生困難的，他們的使命是為了更好地去服務(wù)師生的，否則，它就失去了其存在的價值和意義。 (三)高校行政管理人員素質(zhì)良莠不齊
近幾年，在校園里發(fā)生的猥褻等事件層出不窮，這讓人們印象中純潔的校園蒙上了一層灰，大學(xué)里這種情況也可見一斑。在這些案件中，總是與學(xué)校老師以及有關(guān)管理人員脫不了干系，可見，高校有關(guān)管理人員的素質(zhì)問題也有待解決。我們在潛意識里認(rèn)為，高校是高材生才能進(jìn)去的地方，不論是學(xué)生、老師抑或是其中的行政管理人員，他們的素質(zhì)一定會特別高。但是，這些惡性事件偏偏就在大學(xué)里發(fā)生，怎么解釋?其實高校里的行政管理人員普遍是擁有較高學(xué)歷的，但是有的人的素質(zhì)真是不高。素質(zhì)問題，不是一天兩天就能提高的，但是，這一定要引起重視，因為學(xué)校的環(huán)境需要凈化，學(xué)生的身心要得到保護，這與其中管理人員的素質(zhì)有著密不可分的聯(lián)系。
(四)行政管理人員隊伍不穩(wěn)定
現(xiàn)今的高校中，行政部門工作人員因為各種原因跳槽、離職的現(xiàn)象比較多，其中比較大的原因例如工資低、待遇不好等問題。在有些學(xué)校，教師工資比行政人員的工資高出許多，加上人們對高校行政工作也沒有充分的認(rèn)識，這兩方面因素致使許多人不會選擇從事行政工作。這樣的現(xiàn)象出現(xiàn)將給行政部門帶來很大困擾，因為工作流動性比較大，高校行政部門就不能留住優(yōu)秀的人才，不能提高行政管理工作的效率，行政工作就不能很好的進(jìn)行下去，廣大師生的滿意度就會降低，也很難取得實質(zhì)性的成績。不時的新人員加入，需要不時的花費時間去培養(yǎng)、培訓(xùn)新員工，使得行政管理工作很難提高效率，更不能全心全意的為師生服務(wù)。高校領(lǐng)導(dǎo)的不重視也會讓情況更加的嚴(yán)重，只有高度重視起來，不斷的完善各方面，才能留住人才，保證行政部門的穩(wěn)定性，提高行政管理的效率，提高滿意度。
四、建議
(一)明確權(quán)責(zé)
面對高校行政管理人員權(quán)責(zé)不分的現(xiàn)象，我們首先要做的就是細(xì)化工作，明確權(quán)責(zé)，讓行政工作穩(wěn)定有序的進(jìn)行。學(xué)校作為一個復(fù)雜的機關(guān)系統(tǒng)，不管是從縱向來觀察還是橫向來觀察，我國高校好像大多數(shù)情況下都是所設(shè)職位交叉混亂，權(quán)責(zé)的劃分也不是明確的，這便導(dǎo)致了責(zé)任的互相推諉，不辦實事，然而這種多而冗雜的現(xiàn)象，也會導(dǎo)致監(jiān)督不力，這更加劇了行政人員失職的情況的發(fā)生。明確行政職能部門的職責(zé)，將各個部門的工作分派到每一個行政人員的身上，這樣才能在出現(xiàn)問題的時候，問責(zé)到每個人，并給予一定懲罰，這樣才能在下次出現(xiàn)問題的時候有所措施，降低問題出現(xiàn)的概率。行政人員應(yīng)該在收獲權(quán)力的同時，履行自身職責(zé)，將權(quán)力運用到極致。
(二)提高行政管理部門人員的服務(wù)意識
行政管理人員的工作本質(zhì)上是為廣大師生服務(wù)的，面對現(xiàn)如今人浮于事的現(xiàn)象，我們不得不采取措施來改變這種現(xiàn)象。提高行政管理人員的服務(wù)意識，需要從其最基礎(chǔ)的方面做起，小到一件日常的小時，大到為一個班級、一個團體服務(wù)，只要在高校內(nèi)，相關(guān)的行政部門就得負(fù)起責(zé)任來。有了好的服務(wù)理念，才能把學(xué)校的各項工作做好，在此基礎(chǔ)上提高行政管理的服務(wù)效率才是有效的服務(wù)，才能提高行政工作的滿意度，讓為其服務(wù)的廣大師生獲得本質(zhì)上的優(yōu)惠，找到歸屬感。一個好的高校必定有一個高效的行政管理部門，一個高效率的行政部門必定有一個好的服務(wù)理念、服務(wù)意識，唯有這樣，才是真正合格的行政部門。
(三)完善專業(yè)化行政隊伍建設(shè)
高校行政部門的職責(zé)要想履行的好，要真正的做到為師生群體服務(wù)，除了一系列的要求，比如，制度建設(shè)、素質(zhì)的提高等，還要培養(yǎng)一支專業(yè)化的行政隊伍。無疑，這是必要的，只有從自身抓起，加之外界的刺激，效果才會顯著。高校若想要加強和完善專業(yè)化行政隊伍的建設(shè)，首先就要抬高進(jìn)入門檻。千萬不可以讓社會上的閑雜人等流入校園，否則這會在一定程度上影響高校的行政建設(shè)，也會擾亂校園秩序。其次，高校要定期對行政管理人員進(jìn)行入職前與入職后的培訓(xùn)，并給予考核，實行優(yōu)勝劣汰的管理方法。同時也要加強有關(guān)管理人員的思想道德建設(shè)，提高其修養(yǎng)。最后，要加深對自己崗位的認(rèn)知，加強自律，不得肆意妄為。
(四)增加行政管理人員的各方面綜合待遇
行政管理人員的工作在高校工作中起到很重要的協(xié)調(diào)作用，擁有一個穩(wěn)定的管理團隊也能很好地提高管理效率。面對普遍行政人員待遇不高問題，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予一定的重視，在行政人員付出勞動創(chuàng)造出價值的情況下，盡量的提高行政管理人員的待遇，這也是對管理人員自身管理工作的肯定。在待遇提高的促使下，行政工作人員能夠更好、更盡力的投入到工作中去，也使得工作人員在團隊中獲得歸屬感，擁有一個更加穩(wěn)定的管理團隊。
(五)建立科學(xué)的決策機制
集體的智慧更加有利于形成科學(xué)的決策，在對重大問題的決策上，最好經(jīng)過前期調(diào)研、資料整理、深入分析、集體研究等程序來決定決策機制。但現(xiàn)實情往往不是如此，更多的是決策多、執(zhí)行少;開會多、落實少。要改變這一狀況，高校必須建立完善的決策機制，只有建立科學(xué)的決策機制，才能使得行政管理的效率提上去，高效率的行政管理機制才能給廣大師生帶來更多滿意的服務(wù)。
(六)實行行政執(zhí)行監(jiān)督問責(zé)機制
高校行政管理部門要想運轉(zhuǎn)得當(dāng)，對學(xué)校和師生的發(fā)展真正的起到有益的作用，除了自身要加強建設(shè)外，外界也要對其施加刺激。行政部門在高校中的位置，千萬不能一門獨大，要加以其權(quán)利的制衡以及問責(zé)，這樣才能保持效率，有效的作為。因此，上級部門要加強對行政部門的監(jiān)督，行政部門也要對其負(fù)責(zé)，失責(zé)要承擔(dān)后果，加以懲戒。同時，要加強學(xué)生監(jiān)督的作用，可設(shè)置投訴箱，成立申訴會等形式來促使高校行政部門的權(quán)利的有效積極行使。
五、結(jié)語
本文是基于對在校學(xué)生對學(xué)校行政管理工作效率不滿意的調(diào)查情況，對學(xué)校幾個行政部門方面進(jìn)行有針對的分析。通過對高校行政管理效率的影響因素進(jìn)行分析，針對高校行政權(quán)力泛化、行政工作服務(wù)意識薄弱、行政人員素質(zhì)不高、報酬低等方面進(jìn)行分析，提出了相應(yīng)的解決措施與意見。本文在研究過程中尚存在很多不足，研究樣本的選擇僅僅是山西師范大學(xué)幾個年級的學(xué)生，因此調(diào)查范圍的局限可能會造成研究結(jié)果的適用性受到一些限制;問卷的設(shè)計中也有一些不足之處，后續(xù)的研究可以進(jìn)一步完善問卷的設(shè)計，同時增加問卷調(diào)查的范圍，以得出更有價值的研究成果。
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