關于行政管理論文的集錦
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高校行政管理的信息化建設構想
隨著我國高等教育體制改革的不斷深入，在信息化技術不斷擴散的前提下，各個高校都在謀求自身的改革與發(fā)展。從目前某些高校行政管理工作來看，仍然習慣于采用傳統(tǒng)的人工或半自動化工作方式，即便對于很多已建設校園網(wǎng)的院校而言，其信息化水平也還處于初級階段。因此，如何在信息化條件下進一步提高高校行政管理效率，是一個值得深入研究的課題。
1.高校信息化管理的內(nèi)涵和主要特征
對于我國廣大高校而言，高校信息化是高校從傳統(tǒng)的運營方式轉變?yōu)楝F(xiàn)代運營方式的過程，這一轉變至少涵蓋以下四個方面的內(nèi)容，一是高校行政管理工作從傳統(tǒng)管理轉變?yōu)楝F(xiàn)代管理的過程，二是高?；谛畔⒒闹贫葎?chuàng)新、基礎設施重建、信息資源拓展以及信息技術應用等一系列流程再造過程，三是高校通過信息技術從業(yè)務應用轉變?yōu)橄驑I(yè)務核心滲透的過程，四是挖掘高校內(nèi)部智力資源的巨大潛力，并由此提高高校效益和競爭力的過程。
根據(jù)高校信息化的內(nèi)涵，可進一步歸納出高校信息化的主要特征。首先，高校信息化強調(diào)對過程要有根本性的轉變;其次，高校信息化的最終目標在于挖掘高校內(nèi)隱的巨大潛力，并由此提高高校效益和競爭力，集中體現(xiàn)于實現(xiàn)知識創(chuàng)新為基礎的高校教職員工的現(xiàn)代化轉變;再次，高校信息化所實現(xiàn)的總的轉變由高校整體運營中的各個構成要素轉變之和所體現(xiàn)出來。
2.高校行政管理工作信息化建設的關鍵要素
第一，制定科學合理的高校信息化戰(zhàn)略規(guī)劃。高校的信息化工作和其他工作一樣，有自身的發(fā)展規(guī)律。具體而言，其一，從空間層面來看，由于高校信息化工作要通過技術手段來實現(xiàn)，因此，這一工作在開展過程中不僅涉及到是技術范疇，而且還要涉及到管理范疇，業(yè)務范圍廣，會涉及到很多職能部門;其二，從時間層面來看，高校信息化貫穿于高校發(fā)展過程中的每一個工作事項，隨著高校所處的教育政策導向、社會文化和經(jīng)濟環(huán)境的不斷變化，高校自身發(fā)展目標也表現(xiàn)出動態(tài)變化趨勢，由此，高校信息化工作也需要緊密圍繞不同階段的不同目標不斷調(diào)整，形成可續(xù)合理的高校信息化戰(zhàn)略規(guī)劃。
第二，密切關注高校信息化進程中邊際收益的大小。除了肩負社會責任之外，高校整體運營的另一個重要目的于追求相應的效益，從而保證自身的發(fā)展壯大，這一目標的實現(xiàn)需要一定的成本支付。對于高校信息化而言，其投入并非一次性，例如：隨著信息系統(tǒng)復雜性的增強，信息開發(fā)成本也會隨之提高，這主要是由于信息平臺的軟硬件投入以及日常維護工作都會隨之變得更加復雜，從而造成成本增加。因此，這就需要高校在信息化進程中密切關注邊際收益的大小，從而保證正常的利潤來維持有效運轉。
第三，使用適合高校自身實際情況的信息化軟件。隨著我國高校近期內(nèi)不斷整合，對于一些規(guī)模較大的高校來說，即使自身擁有IT部門以及充足的研發(fā)力量，并具備一定的軟硬件制作和研發(fā)能力，但從專業(yè)化生產(chǎn)的角度來看，其制造和研發(fā)能力較之于高校外部的專業(yè)化軟件公司，自然還存在差距，因此在很多情況下，構造高校信息化平臺的軟硬件產(chǎn)品從外部購買要優(yōu)于內(nèi)部研發(fā)，尤其是對于硬件環(huán)境的搭建、實施和維護等一系列工作，由于高?？孔陨砹α啃枰度氪罅抠Y金，因此更加有必要把這些項目外包給高校外部的專業(yè)公司。對此，高校可以成立專門的項目管理小組，以充分分析和描述自身需求為前提，與外部的產(chǎn)品提供供應商有效溝通，并通過供應商的產(chǎn)品性能演示、高校個性化要求答疑等一系列流程來選擇適合高校自身狀況的信息處理系統(tǒng)，同時還要考慮高校自身的定位和發(fā)展趨勢(如教學型或科研型)，從而為信息化平臺的日后升級預留一定的升級空間。
第四，堅持全員參與。盡管高校的IT部門在高校信息化推進過程中起到了一枝獨秀的推動作用，然而，信息化成果的最終使用者涵蓋了高校的其他部門、全體教職員工以及龐大的學生群體，這就意味著，只有高校各個部門以及每一名教職員工都立足于系統(tǒng)觀點，從全局角度出發(fā)，積極參與和主動調(diào)整、適應自己的信息化新環(huán)境，才能真正成為信息化的受益者，并推動高校向前發(fā)展，這同時意味著高校的信息化實施過程也是高校更新管理理念和業(yè)務流程再造的過程。
3.高校行政管理信息化建設方案
3.1建立統(tǒng)一的高校行政管理業(yè)務平臺
構建統(tǒng)一的業(yè)務平臺至少可以實現(xiàn)兩個功能，一是可以為高校業(yè)務系統(tǒng)提供通用的筲理支持，從而保障信息資源的合理使用，二是可以為高校的各個應用系統(tǒng)提供統(tǒng)一的信息標準規(guī)范框架、統(tǒng)一的開發(fā)環(huán)境以及同一的信息化服務。
在這一系統(tǒng)而龐大的工作中，為了避免定制開發(fā)帶來的周期長、系統(tǒng)不穩(wěn)定、維護工作復雜等麻煩，高校要確保核心平臺軟件盡量與具體的業(yè)務無關，這是一個非常重要的理念。具體而言，信息核心平臺軟件主要包括高校門戶平臺、工作鏈平臺、報表工具平臺以及信息發(fā)布平臺，這些平臺在日后將成為高校信息化平臺建設的基礎，因此要保證其具有安全性、擴展性和穩(wěn)定性。
進一步來看，各個平臺又可以由工作流引擎、系統(tǒng)權限管理、系統(tǒng)公共組件、消息管理、報警管理、系統(tǒng)配置工具、數(shù)據(jù)維護管理、編碼規(guī)則和系統(tǒng)日志管理等要素構成。在操作過程中，一是要體現(xiàn)出信息系統(tǒng)的整體構架和規(guī)劃的統(tǒng)一性和完整性，能夠反映出完善的組織機構和業(yè)務分工，二是要有統(tǒng)一的用戶及權限管理機制具備嚴密精細的數(shù)據(jù)權限、使系統(tǒng)能夠開展安全、便捷的權限管理;三是要具備強大的業(yè)務擴展能力，使高校的各項行政管理工作和各項業(yè)務以及流程變革工作能夠根據(jù)外部環(huán)境的變化快速做出調(diào)整。
3.2建設高校行政管理內(nèi)部信息門戶系統(tǒng)
總體而言，高校內(nèi)部門戶系統(tǒng)的主要功能在于：一是為高校各級領導及全體教職員工提供即時的信息查詢服務和信息共享服務;二是為高校的各個應用系統(tǒng)(包括如日常行政辦公管理、企業(yè)項目管理、財務信息公布以及協(xié)同設計等各種業(yè)務系統(tǒng))提供規(guī)范和統(tǒng)一的“管理窗口”，從而實現(xiàn)信息資源共享;三是為高校提供個性化辦公環(huán)境，實現(xiàn)高校的人、財、物、教學科研任務以及其他工作項目的完整統(tǒng)計和分析。
在具體實施過程中，可把高校的各個應用系統(tǒng)和信息資源有效集成，從而把不同業(yè)務模塊、業(yè)務流程以及其他的信息服務功能統(tǒng)一到一個通用的環(huán)境中。由此構建一套功能強大，運轉有序的信息資源管理體系。此外，還需要把高校的信息(下轉第58頁)
(上接第114頁)門戶與各個業(yè)務平臺有機結合，統(tǒng)一高校內(nèi)部各個分支應用系統(tǒng)的界面風格，由此形成鮮明的高校內(nèi)部文化;并且，還應該遵循“先重點，后周邊”的門戶系統(tǒng)建設流程，即先滿足高校目前急需的各類工作任務，并在這一基礎上逐步把后續(xù)的各個分支系統(tǒng)納入到這一信息門戶中。
3.3建設決策查詢系統(tǒng)
第一，實現(xiàn)項目統(tǒng)計查詢功能。可以通過圖表、明細表以及平衡積分卡等方式向全體教職員工展示項目的基本信息、項目即時狀況以及統(tǒng)計分析等相關信息。
第二，實現(xiàn)財務信息查詢系統(tǒng)。從高校高層領導層的角度而言，可以為領導提供總體財務信息及預算匯總數(shù)據(jù)，從而可以便于領導層隨時了解一定期間內(nèi)高校利潤總額、利潤率等重要財務信息;從職能部門角度來看，可對各部門的年度工作預算指標、完成比例、完成數(shù)量以及各項預算支出等信息進行匯總、統(tǒng)計和分析，并通過與往年同期數(shù)據(jù)對比，由此掌握實際工作執(zhí)行情況。
第三，實現(xiàn)人力資源查詢系統(tǒng)。例如，可以通過餅狀圖、柱狀圖等多種圖標形式對高校各部門、各院系、各教研室以及各專業(yè)工作人員總數(shù)、崗位結構等信息進行分析和統(tǒng)計，從而即時判斷出校內(nèi)全體教職員工結構狀況是否合理;再如，還可以針對某個教職員工，對其以往的工作經(jīng)歷、教學任務量、科研成果統(tǒng)計表、目前從事的教學科研項目及崗位變動情況等信息進行針對性查詢和統(tǒng)計，從而快速判斷員工的動態(tài)變動情況。
3.4建設辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)簡稱OA系統(tǒng)，即改變過去復雜、低效的手工辦公方式，采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使高校內(nèi)部全體教職員工方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。對于高校而言，主要構件如下。
第一，日常辦公管理。0A系統(tǒng)能夠集中管理校內(nèi)行政管理人員的所有辦公事務和個人事務，從而為行政管理人員提供一個個性化的工作平臺和網(wǎng)上辦公環(huán)境，使之能夠方便、快捷地處理相關的工作。例如，可以實現(xiàn)把個人相關的通知和任務自動傳送到其他人面前，使其不用自己去尋找要做的工作，而是打開電腦后即處理日常的教學科研和其他管理工作，并同時享受到任務的提醒、報警功能，從而提高工作效率。
第二，即時通訊。即時通訊可以使信息交流和傳遞更加快捷方便，主要包括文件傳輸、手機短信、遠程協(xié)助等工具。其方便之處在于系統(tǒng)會把與教職員工相關的新工作任務、消息通知等各種信息自動歸集，同時通過窗口彈出和聲音提醒等功能，并與高校行政管理人員和其他任務相關人員的的手機綁定，使大家能夠在第一時間掌握自己需要處理的各項工作。
第三，信息發(fā)布。信息發(fā)布可以根據(jù)高校信息發(fā)布管理的相關規(guī)定，形成一個通暢的信息發(fā)布的平臺，其一，這一平臺包括高校規(guī)章制度、緊急通知等各種信息;其二，信息可以通過文字、圖片、動畫、視頻等多種形式來表現(xiàn);其三，這一平臺具有強大的信息查詢檢索功能，使員工可以按校內(nèi)各個部門、信息發(fā)布時間、信息類別等不同關鍵詞及其組合快速搜索、查詢并打印。
第四，公文管理。公文管理可以方便地對收發(fā)文進行管理，包括起草公文、公文辦理、公文發(fā)放、公文存檔等，系統(tǒng)可以自由設置公文流轉流程。發(fā)文管理：完成擬稿、核稿、審簽、簽發(fā)、存檔、查詢等，系統(tǒng)中公文流轉的流程允許用戶自定義，使系統(tǒng)可以適應各種公文流程的需求。系統(tǒng)對發(fā)文的整個流程進行跟蹤，詳細記錄發(fā)文的當前狀態(tài)、發(fā)文審核的過程和領導審簽、簽發(fā)意見。
高校行政管理的服務特性探析
20世紀90年代以來，我國高等教育蓬勃發(fā)展，高校持續(xù)擴招，高等教育正從精英教育向大眾教育過渡。在此過程中，高校的教學和科研都獲得長足發(fā)展，高等教育可以更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。但是，在發(fā)展的過程中也存在著行政管理體系定位不準，服務意識薄弱，服務能力較弱等問題。這些問題的存在制約了行政管理服務教學和科研的功能，制約了高校服務社會功能的發(fā)揮。因此，深刻認識高校行政管理體系的服務特性，挖掘當前高校行政管理中存在的問題，找出增強高校行政管理體系服務特性的對策具有重要的意義。
一、高校行政管理的服務特性
高校行政管理的服務特性指的是高校行政部門以師生員工等相關利益者的需求為導向，以提供優(yōu)質(zhì)服務為首要職能，通過完善的服務制度和服務體系為師生員工及其他相關利益者提供高質(zhì)量服務的特性。[1]高校行政管理的服務特性可以從多個角度來理解，從觀念上看，行政管理者要樹立以人為本的理念和服務師生的意識。從職能上看，行政管理者將為師生提供高質(zhì)量的服務作為自己的職責，通過多種途徑了解師生需求，并及時作出回應。高校行政管理的服務特性決定了高校行政部門的基本任務就是服務于學生、教師及其他利益相關者，以高質(zhì)量的服務推動高校的發(fā)展。
二、當前高校行政管理中存在的問題
(一)服務意識淡薄。目前高校行政管理仍然存在“官本位”觀念，缺乏服務意識，對工作的責任感不強，滋生了官僚主義、形式主義、享樂主義的觀念，行政管理人員追求權力至上。[2]行政管理歷經(jīng)管制行政、管理行政、服務行政三個階段，我國高校當前行政管理中中存在的“官本位”觀念和服務意識淡薄，說明我國的高校行政管理還沒有完全過渡到服務行政時代，仍然殘留管制行政的痕跡。行政管理部門還沒有準確定位自己的職能，行政管理人員服務意識依然淡薄。高校行政管理人員還沒有將為師生和其他利益相關者提高服務定義為自己的職責。
(二)服務能力較弱。高校行政管理服務能力較弱有兩方面的表現(xiàn)，一方面表現(xiàn)為行政管理人員的綜合素質(zhì)不高，另一方面表現(xiàn)為管理手段的落后。長期以來，我國高校對行政管理工作重視不夠，行政管理工作被看成是高校的附屬物。這種觀念導致高校行政管理工作吸引不到也留不住優(yōu)秀的人才，還有些高校安排引進人才家屬到行政部門工作。這些現(xiàn)象客觀上造成了高校行政管理隊伍人才匱乏。行政管理手段的落后表現(xiàn)為高校行政管理對最新的信息科技成果的利用較少，辦公條件差，信息化程度低。隨著電子信息技術的發(fā)展，各行各業(yè)都將這些成果應用到管理當中，提高了工作的效率。高校行政管理對電子信息技術的應用相對較低，導致了服務能力的低下。
(三)組織結構不合理。高校行政管理中存在的另外一個問題就是行政組織結構不合理，由于歷史和現(xiàn)實的原因，高校行政管理存在著層級過多、職責不清、人員冗雜的問題。組織結構的不合理一方面造成職責不清，不能對行政人員的績效進行科學的考核，從而采取相應的激勵措施調(diào)動行政人員的工作積極性。另一方面造成信息的傳遞和人員溝通中的問題。由于組織層級過多，信息的傳遞慢且容易失真。人員之間的溝通也由于層級過多而受到影響，行政人員的一些合理化的意見和建議、對工作的一些看法等都找不到有效的途徑來表達，組織內(nèi)部溝通不暢。
三、增強高校行政管理服務特性的對策
(一)增強服務意識。增強高校行政管理的服務特性首先就需要增強高校行政管理人員的服務意識。高校行政管理人員要樹立“以人為本”的理念，堅持“教育以育人為本、以學生為主體，辦學以人才為本、以教師為主體”的原則，[3]重視學生的全面發(fā)展，為教師教學和科研提供條件和保障。行政管理人員要增強服務意識，認識到高校行政管理工作的核心任務就是為師生和其他利益相關者提供服務，以服務推動高校的有效運轉，提高高等教育的質(zhì)量，從而為社會和經(jīng)濟發(fā)展培養(yǎng)出更多更優(yōu)秀的人才。
(二)提高服務能力。提高高校行政人員服務能力，一方面要靠科學的培訓來提高現(xiàn)有人員的綜合素質(zhì)，另一方面要靠采用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術和現(xiàn)代化的辦公設備來提高工作效率。重視行政管理人員的培訓，制定系統(tǒng)的培訓規(guī)劃，采用科學的培訓方式，不斷豐富培訓的內(nèi)容，用科學的有針對性的培訓全面提高現(xiàn)有人員的素質(zhì)，為發(fā)揮行政管理的服務功能做好人才準備。改善高校行政管理的辦公設備，實現(xiàn)高校行政管理工作的信息化、網(wǎng)絡化，通過網(wǎng)絡充當信息載體和信息通道，增強高校信息資源的開發(fā)和應用，[4]促進高校行政管理提供更好的服務。
(三)建立扁平化的組織結構。扁平化的組織結構是高校服務型管理組織體系的核心要素之一。扁平化的組織結構是組織結構發(fā)展的方向之一，扁平化組織具有管理層次少、管理費用低、信息傳遞速度快、信息失真率低、管理跨度大等特點。[5]高校要逐步改革原有的層級過多的結構，嘗試將部分權力下放給二級學院，二級學院因為直接與師生接觸，掌握著大量一手的信息，同時更容易發(fā)現(xiàn)師生動向，發(fā)現(xiàn)師生需求，從而為師生提供有針對性的服務，提高服務的水平和質(zhì)量。組織結構的扁平化還可以促進組織內(nèi)部信息的快速傳遞和溝通的有效進行。
高校的職責在于為社會發(fā)展提供優(yōu)秀的人才，這需要高校內(nèi)部各個部門之間的互相配合和通力合作。高校行政管理作為高校的三大要素(行政管理、教學和科研)之一，其職責就在于為教學和科研服務。因此，高校行政管理人員要樹立服務意識，提高服務能力，暢通組織內(nèi)部的溝通，為師生和利益相關者提供優(yōu)質(zhì)的服務，從而推動高校教學水平的提高，增強行政管理對內(nèi)服務教學和科研的功能，增強高校對外為經(jīng)濟和社會發(fā)展提供人才的職能。
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