檔案工作如何加強(qiáng)規(guī)范化管理論文
檔案工作雖然繁瑣枯燥，但是對工作的開展卻十分重要，這就要求檔案管理工作必須規(guī)范化。下面是學(xué)習(xí)啦小編帶來的關(guān)于檔案工作規(guī)范化管理論文的內(nèi)容，歡迎閱讀參考!
檔案工作規(guī)范化管理論文篇1：《淺析檔案工作規(guī)范化管理》
【摘 要】規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理檔案工作，是如今檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，搞好硬件建設(shè)，并同時做好文書處理工作，這些都是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。并且，在檔案管理工作中，加強(qiáng)管理，加強(qiáng)監(jiān)督，找到其中存在的問題，并提出解決方法。
【關(guān)鍵詞】信息電子化;檔案創(chuàng)新服務(wù);文書管理
一、聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分
由國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄被稱為聲像檔案。以下幾點(diǎn)就是對如何堅(jiān)強(qiáng)聲像檔案的管理提出的對策和建議：
(一)做好宣傳工作，提高認(rèn)知程度，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案工作并不僅僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，要想做好檔案工作就少不了各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。所以在爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持引起社會關(guān)注的同時提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，創(chuàng)造一種良好的檔案工作氛圍，然后，就是要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。
(二)加強(qiáng)管理工作，制定相關(guān)辦法，狠抓制度落實(shí)。要加強(qiáng)管理必須建立相應(yīng)的管理制度，并且加強(qiáng)規(guī)范管理，將產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止檔案的分散流失，杜絕歸為己有。
(三)加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對于聲像檔案管理，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)工作，并且對檔案實(shí)行目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查等方法，注重專業(yè)方面的培訓(xùn)，全面加強(qiáng)工作人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的提高，為聲像檔案奠定了良好的基礎(chǔ)。
(四)全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道。聲像檔案的收集和整理要有一定的完整性，有的時候可以實(shí)施必要堵塞行政手段和物質(zhì)保障來建立并疏通收集渠道，并且通過多種形式收集。從實(shí)際出發(fā)，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
二、檔案信息電子化
是以館、室、藏檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率;2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性;3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面;4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，擴(kuò)大社會影響，拓寬服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高;5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)
就目前而言，檔案工作人員應(yīng)把工作重點(diǎn)放在開發(fā)和利用檔案信息資源上，通過不斷的對檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，來為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場以及全面建設(shè)小康社會服務(wù)。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，來促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
四、檔案管理的問題
檔案管理仍有不統(tǒng)一的漏洞問題，在人員配備和案卷數(shù)量方面都有差距。另外上級和下級的檔案管理不統(tǒng)一，這樣就造成在執(zhí)行檔案工作的有銜接不上的問題出現(xiàn)，所以在檔案管理時一定要做到上下級規(guī)范統(tǒng)一。檔案工作是一個系統(tǒng)工程，有其自身的形成和發(fā)展規(guī)律，制定檔案工作規(guī)范，就必須把檔案工作的發(fā)展規(guī)律和現(xiàn)代化管理手段有機(jī)地結(jié)合起來。按照《檔案法》的要求，對全國的檔案實(shí)行統(tǒng)一制度、分散管理。這就要求在制定檔案管理規(guī)范過程中，國家要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)制定出統(tǒng)一的檔案管理制度來。如果做不到這一點(diǎn)檔案工作就很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
總體來說，檔案工作的管理隊(duì)伍轉(zhuǎn)型也素質(zhì)比較低，主要針對的是基層檔案隊(duì)伍對檔案的理論知識比較匱乏。目前在職的檔案人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)理論的學(xué)習(xí)，又沒有經(jīng)過高級專業(yè)培訓(xùn)。沒有豐富的專業(yè)理論作指導(dǎo)就不可能在工作中取得好的效，因此，要豐富檔案工作者的理論知識和業(yè)務(wù)能力，把工作重點(diǎn)放在加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)上，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理，啟用高素質(zhì)的管理人才。積極促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。另外對于現(xiàn)在的在職人員，也同樣不可以松懈，要加錢培訓(xùn)，讓管理隊(duì)伍向高水準(zhǔn)、高文化的方向發(fā)展。
五、文書管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
(一)公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提。一是規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定，排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂;二是注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等;三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文、繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用;四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
(二)實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂;二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工;三是注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入;同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
(三)提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索;另一方面要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
伴隨我國高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。它克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)、雷同，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，加強(qiáng)文件管理的超前控制，保證了檔案的質(zhì)量，從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起的思想，在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎。這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的，也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。
檔案工作規(guī)范化管理論文篇2：《高等學(xué)校建筑檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)》
摘 要：高等學(xué)校建筑檔案在高等學(xué)校建筑項(xiàng)目的日常管理、維修保護(hù)、改建擴(kuò)建等工作中具有舉足輕重的參考作用。因此，必須重視對高校建筑檔案的管理工作，針對目前存在的問題加強(qiáng)規(guī)范化管理建設(shè)。本文結(jié)合高校建筑檔案管理工作的特點(diǎn)及存在問題，提出了對其進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)的方法措施。
關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;建筑檔案;管理工作;規(guī)范化建設(shè);
高等學(xué)校建筑檔案資料指的是開發(fā)單位或建設(shè)單位對高等學(xué)校某一基建項(xiàng)目從項(xiàng)目提出、可行性調(diào)研、工程施工、建成使用等開發(fā)建設(shè)與日常管理活動中直接形成的所有具有保存意義的圖表、文字及聲像等檔案材料。它是建筑工程在項(xiàng)目建設(shè)、使用管理、項(xiàng)目維護(hù)與改建擴(kuò)建過程中的重要參考依據(jù)，也是高等學(xué)校校園內(nèi)各類建筑及管線等基建工程的項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目維護(hù)等活動的原始記錄材料，因此成為高等學(xué)校檔案工作管理中不可或缺的組成部分。
近年來，隨著高等教育規(guī)模的不斷提高，以新校區(qū)建設(shè)為標(biāo)志的高等學(xué)校校園規(guī)模擴(kuò)建也在如火如荼地展開。在這一過程中，積累了大量的建筑檔案材料。因此，規(guī)范化管理高等學(xué)校建筑檔案殘留已變得勢在必行。國務(wù)院與國家教委相繼頒布了一些高等學(xué)校建筑檔案管理工作的規(guī)范與條例，有力改善了高等學(xué)校建筑檔案的分類與管理工作，對于指導(dǎo)高等學(xué)校搞好建筑檔案管理工作具有重要的促進(jìn)作用。
一、高等學(xué)校建筑檔案材料的形成
高等學(xué)校建筑項(xiàng)目建設(shè)過程同社會其他基建項(xiàng)目類似，都大致要經(jīng)過項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收等四個階段。這四個階段中又包括六個不同環(huán)節(jié)，相應(yīng)形成了不同的建筑檔案材料：
(一)項(xiàng)目建議書，也稱項(xiàng)目建設(shè)建議書。高等學(xué)校根據(jù)學(xué)校建設(shè)、校園規(guī)劃等要求，結(jié)合對教育資源與招生前景的預(yù)測分析，向國家或地方建筑項(xiàng)目管理部門提交推薦的項(xiàng)目建設(shè)性材料。
(二)可行性研究報告。在確定高等學(xué)校建筑項(xiàng)目之前，對建筑項(xiàng)目的使用價值及各類影響因素進(jìn)行可行性研究，在這一過程中形成的供決策者與主管機(jī)關(guān)審批參考的上報文件。
(三)項(xiàng)目開工前期手續(xù)。在項(xiàng)目施工之前，要前往主管部門、建設(shè)單位、施工企業(yè)等多個單位辦理的多種手續(xù)材料。
(四)設(shè)計(jì)圖紙及建設(shè)規(guī)劃許可證。招標(biāo)單位或受其委托的設(shè)計(jì)單位及勘察部門對某一高等學(xué)校建筑項(xiàng)目展開設(shè)計(jì)并形成圖紙，再經(jīng)過消防、人防、設(shè)計(jì)等部門的審查，最后取得建設(shè)規(guī)劃許可證。
(五)招投標(biāo)材料。在通過招標(biāo)工作確定建筑項(xiàng)目的施工單位與監(jiān)理公司的整個過程中，形成的所有與招投標(biāo)相關(guān)的材料。
(六)竣工驗(yàn)收資料。建筑項(xiàng)目竣工后，開發(fā)單位會同設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)單位以及工程質(zhì)量監(jiān)督部門對該項(xiàng)目是否符合規(guī)劃設(shè)計(jì)要求及建筑施工、設(shè)備安裝等工程質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)，并最終取得軍工合格資料、數(shù)據(jù)與憑證等全部竣工驗(yàn)收資料。
這四個階段與六個環(huán)節(jié)中所形成的全部圖紙、聲像、文字資料，就構(gòu)成了一整套完整的高等學(xué)校建筑項(xiàng)目檔案材料。這些材料對于與之相應(yīng)的高等學(xué)校建筑項(xiàng)目的日常使用與維護(hù)，具有非常重要的指導(dǎo)意義與參考價值。
二、高等學(xué)校建筑檔案的特點(diǎn)
除了具有普通檔案資料的價值性、信息性、原始記錄性等一般特點(diǎn)外，高等學(xué)校建筑檔案資料還具有獨(dú)特的特點(diǎn)：
(一)整體性。高等學(xué)校建筑檔案材料同其所反映的客觀高校建筑實(shí)體必須保持一致。高等學(xué)校建筑項(xiàng)目的各部分工程文件資料彼此關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成了完整的檔案材料，這決定了高等學(xué)校建筑檔案是一個具有內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的統(tǒng)一整體。
(二)實(shí)效性。高等學(xué)校建筑檔案不但可以為工程建設(shè)的技術(shù)交流與科學(xué)研究服務(wù)，還可以為現(xiàn)實(shí)使用與生產(chǎn)服務(wù)。對于建筑項(xiàng)目的全生命周期，具有不可取代的實(shí)用效果。
(三)滯后性。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，許多高等學(xué)校建筑項(xiàng)目依然未能完全整理好各類驗(yàn)收資料。直到驗(yàn)收工作完成后，才能根據(jù)需要逐漸整理出所有文件資料以便歸檔管理。這就導(dǎo)致高等學(xué)校建筑檔案的形成對項(xiàng)目本身來說具有一定的滯后性。
三、高等學(xué)校建筑檔案管理工作存在的問題
高等學(xué)校建筑檔案的形成過程及其特點(diǎn)，決定了其具有不可估量的使用價值。但長期以來，不少高等學(xué)校對建筑檔案的整理、收集、歸檔管理重視不足，使得很多建筑檔案材料不夠完整，給以后的項(xiàng)目使用與維護(hù)、學(xué)校的發(fā)展造成了諸多不便。高等學(xué)校建筑檔案的建設(shè)管理中存在的主要問題，大致如下：
(一)管理體制不健全。某些高校未能建立起建筑檔案建設(shè)管理制度，更不用說與之配套的管理操作方法。由于沒有具體明確基建部門在建筑檔案建設(shè)管理中的職責(zé)，導(dǎo)致建筑檔案管理工作存在很大的隨意性，難以遭到有據(jù)可依、有章可循，更不用說照章辦事。
(二)檔案意識匱乏。由于長期以來存在的“重建設(shè)、輕檔案”意識，建筑檔案管理部門及其工作人員普遍缺乏檔案意識，在具體的檔案管理工作中對檔案材料及數(shù)據(jù)的編制、收集具有很大的隨意性。這使得在施工過程中可能隨意丟放圖紙，日常工作中對圖紙保管不善，致使其污染嚴(yán)重、破舊不堪，造成項(xiàng)目檔案資料不完整、不齊全、不配套。
(三)專業(yè)性不足。建筑檔案涉及到設(shè)計(jì)、測繪、法律、施工等多個專業(yè)方面，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)充分具備相關(guān)的專業(yè)知識。但目前高等學(xué)校中普遍缺乏既熟悉項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)又熟悉建筑檔案管理的工作人員，而且高等學(xué)校又普遍沒有對管理人員組織建筑檔案管理培訓(xùn)工作，導(dǎo)致在檔案管理中往往只是被動地交接材料，造成竣工后大量的建筑項(xiàng)目檔案資料流失。
(四)硬件投入不足。按照住建部要求，在建工程形成紙質(zhì)檔案材料時還應(yīng)相應(yīng)制作電子工程檔案，并強(qiáng)化建筑檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，以便建筑利用者可以準(zhǔn)確、及時、可靠、完整地獲得檔案信息服務(wù)。但不管是在管理理念與控制方法方面，還是技術(shù)處理與運(yùn)作設(shè)備方面，高等學(xué)校的硬件投入都明顯不足。 四、高等學(xué)校建筑檔案材料的規(guī)范化管理
建筑檔案管理包括收集歸檔、資料整理、日常保管、資料鑒定、材料統(tǒng)計(jì)、日常利用等六項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，高等學(xué)校建筑檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)要從每一項(xiàng)做起。
(一)收集歸檔。高等學(xué)校建筑檔案的來源及取得方式包括主管與協(xié)作單位進(jìn)行文書處理，外單位編制，施工現(xiàn)場記錄等。檔案收集工作就是對這些具有保存意義的零散檔案文件資料進(jìn)行有計(jì)劃、有目的的接收與收集?？⒐ず笠皶r做好移交歸檔工作，確保歸檔材料字跡線條清楚、紙質(zhì)優(yōu)良、內(nèi)容相符、及時歸檔。
(二)資料整理。檔案管理使得檔案材料從零碎無序到規(guī)范有序，大致包括檔案分類與檔案編目兩個方面的工作。首先要依工程項(xiàng)目類別確立分類標(biāo)準(zhǔn)，也可按照文件性質(zhì)將檔案材料分為設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等不同類別。其次可用卡片形式對工程項(xiàng)目情況及進(jìn)展進(jìn)行著錄、編目。
(三)日常保管。根據(jù)檔案資料的成分與狀況來采用必要保管手段以維護(hù)檔案材料的完整性與安全性，盡可能地延長檔案壽命。這要求必須貫徹以防為主、防治結(jié)合的保管原則，保證檔案庫房條件可以做到防火、防潮、防塵、防臟、防熱、防蟲、防火等七防，并尋求科學(xué)有效的保管條件與方法從物質(zhì)條件與防護(hù)措施方面做好檔案材料保管工作。
(四)資料鑒定。遵照一定標(biāo)準(zhǔn)或要求來判定檔案資料的真?zhèn)闻c價值，對于提高檔案質(zhì)量、促進(jìn)資料綜合利用具有重要意義。檔案資料可以脫離建筑本身在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面重復(fù)利用，另外，做好資料鑒定工作以保護(hù)具有重要價值的檔案材料，也有助于在發(fā)生突發(fā)事件時進(jìn)行及時應(yīng)變。
(五)材料統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)建筑檔案是用數(shù)字說明檔案的基本情況、文件類型數(shù)量及管理狀況的技術(shù)分析手段，它是一項(xiàng)貫穿檔案管理始終的日常業(yè)務(wù)工作。做好這一工作要求結(jié)合本校實(shí)際需求來明確統(tǒng)計(jì)目的，并用準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)反映項(xiàng)目特征與規(guī)律。對統(tǒng)計(jì)數(shù)字要認(rèn)真分析研究，從中發(fā)現(xiàn)并解決問題，進(jìn)而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、不斷探索。
(六)日常利用。建筑檔案作為一種信息資源，保存的最終目的是為了充分利用。為了盡可能發(fā)揮其使用價值，檔案管理人員要注意：對建筑檔案情況心中有數(shù)、熟練掌握;編制查找與介紹參考工具，以提高利用率;注意反饋利用效果，以便日后改進(jìn);采用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善檔案管理。
高等學(xué)校檔案管理工作六個方面的規(guī)范化建設(shè)相輔相成，其中檔案收集是工作起點(diǎn)，日常利用是最終目的。
五、結(jié)語
高等學(xué)校建筑檔案形成于項(xiàng)目建設(shè)的不同階段與環(huán)節(jié)，具有鮮明特征與重要意義。它是學(xué)校檔案的一個重要組成部分，是高等學(xué)校日后建設(shè)和改造的一個重要依據(jù)，是高等學(xué)校在日常管理中必須要重視的一個部分?？v觀當(dāng)前高等學(xué)校建筑檔案的管理，還存在諸如意識匱乏、機(jī)制不健全、專業(yè)性不足和硬件投入不到位等多個問題，這些問題將會阻礙檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)步伐。因此，高等學(xué)校檔案管理工作者必須要強(qiáng)化認(rèn)識，必須要重視學(xué)校建筑從項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收等四個階段檔案的形成和整理，采取有效措施改善檔案管理中存在的問題，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，為高等學(xué)校的發(fā)展獻(xiàn)力。
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檔案工作規(guī)范化管理論文篇3：《如何有效地推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理》
摘要：作者通過自己的工作實(shí)際，結(jié)合其他檔案工作者的觀點(diǎn)，提出了有效推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的觀點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面缺一不可。只有領(lǐng)導(dǎo)參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作制度并貫徹執(zhí)行，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展。
關(guān)鍵詞：檔案工作領(lǐng)導(dǎo)制度人員
檔案——歷史的痕跡，在人類發(fā)展中具有舉足輕重的作用，大到一個國家，小到一個單位，檔案都是不可忽視的部分。檔案因其特殊的作用而受到國內(nèi)外的高度重視。國際檔案大會[1，2]的召開、人民大學(xué)檔案學(xué)院的誕生[3]、《檔案法及實(shí)施辦法》的出臺，都充分說明了這一點(diǎn)。俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，國有國法，家有家規(guī)。企事業(yè)要有自己的制度，各項(xiàng)工作也要有自己的規(guī)范。所謂的規(guī)范化管理，就是管理者制定了一定的規(guī)范，工作人員要按照此規(guī)范開展工作。檔案作為一個學(xué)科，自有一套完整的理論體系。從21世紀(jì)開始，各地陸續(xù)制定了適合自己的檔案規(guī)范。那么如何有效地推進(jìn)檔案規(guī)范化管理呢?翻開歷史的畫卷可以發(fā)現(xiàn)，對于此問題的理解大家真可謂是各抒己見、遍地開花。有的認(rèn)為要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，有的認(rèn)為要實(shí)行檔案的法制化，有的認(rèn)為要實(shí)行檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有的認(rèn)為有必要把檔案工作納入目標(biāo)管理，有的認(rèn)為應(yīng)把檔案工作納入部門、個人年終崗位責(zé)任制考核，有的認(rèn)為要把檔案管理導(dǎo)入ISO 9001質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，還有的認(rèn)為要加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)等等。雖然各有千秋，但卻不失片面。作者結(jié)合自己的工作實(shí)際，認(rèn)為要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，需要從領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。
一、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，首要的也是最關(guān)鍵的是單位領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案的意識[4]
單位領(lǐng)導(dǎo)要參與檔案工作，對檔案工作進(jìn)行戰(zhàn)略部署，保證檔案工作在本單位的貫徹執(zhí)行。具體地說，有以下幾個方面。
1.單位領(lǐng)導(dǎo)或者主管和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓(xùn)會、現(xiàn)場會、經(jīng)驗(yàn)交流會，從而更加了解檔案工作，檔案意識就會進(jìn)一步提高。
2.督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案工作制度，明確目標(biāo)，督促相關(guān)業(yè)務(wù)人員對檔案工作人員進(jìn)行文件的解讀和培訓(xùn)。
3.督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定嚴(yán)格的檔案工作獎懲制度，并在年度內(nèi)體現(xiàn)。
4.督促和領(lǐng)導(dǎo)本單位收文、行文機(jī)構(gòu)向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導(dǎo)行文和歸檔的權(quán)力，保證檔案工作的順利進(jìn)行。
二、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案工作制度
在單位領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，相關(guān)部門要建立健全檔案工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責(zé)、經(jīng)費(fèi)保障等方面都有章可循、有法可依。具體地說，有以下幾個方面。
1.建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計(jì)劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制度。
在單位領(lǐng)導(dǎo)分工的職責(zé)中要明確檔案管理工作;在目標(biāo)管理考核實(shí)施細(xì)則、任務(wù)分解表、目標(biāo)管理考核結(jié)果中體現(xiàn)檔案管理工作;在綜合計(jì)劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設(shè)備齊全、經(jīng)費(fèi)充足;在部門的考核制度中、在個人的崗位責(zé)任制及年終考核中，要體現(xiàn)出檔案管理工作，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評先、年終考核等活動中去，與部門、個人考核進(jìn)行掛鉤。對檔案管理工作抓得好的部門、個人進(jìn)行表彰獎勵，對玩忽職守造成檔案材料損失或其他原因造成歸檔材料不齊全的單位或個人不能獲得某項(xiàng)榮譽(yù)、獎勵或晉升，并視情節(jié)的輕重依法論處，獎懲應(yīng)在年度內(nèi)體現(xiàn)。
2.建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。如制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到最佳水平;制定接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保進(jìn)館(室)質(zhì)量;制定整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使各項(xiàng)管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化;制定檔案電子化管理制度，使檔案數(shù)據(jù)入庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
為了使制度能夠上行下效，為了使院所統(tǒng)一、步調(diào)一致，為了使工作人員能夠很好地領(lǐng)會制度的精神，上層檔案業(yè)務(wù)專業(yè)人員要加強(qiáng)對各級檔案工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。上層管理部門應(yīng)該組織大家學(xué)透檔案法規(guī)和各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使檔案工作人員明白分類的依據(jù)、保管期限的劃分等細(xì)節(jié)問題，避免由下層檔案室單方面決定帶來的局限性;同時，上層管理部門要理順分工，加強(qiáng)與檔案人員的溝通，及時發(fā)現(xiàn)、解決問題，做到上下信息暢通，指導(dǎo)工作到位。
3.檔案管理工作加強(qiáng)流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。
檔案即“產(chǎn)品”，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、開發(fā)和服務(wù)全過程都要符合質(zhì)量管理要求。要提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求，必須先從文件形成的各個具體環(huán)節(jié)抓起。從某種程度上講，檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，比較容易解決，而文件材料的形成辦理過程中出現(xiàn)的問題，就難以解決，有些問題即使補(bǔ)救了，文件材料也會失去原始憑證和依據(jù)作用，檔案就會失去了保存價值。加強(qiáng)流程管理，控制好產(chǎn)品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進(jìn)。
三、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的管理[5]
檔案工作始終離不開檔案工作人員的管理?，F(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的科學(xué)管理方法，都要由人去掌握和運(yùn)用。因此，加強(qiáng)檔案工作人員的管理，具有重要的意義。具體地說，有以下幾個方面。
1.檔案工作人員必須具有較高的政治素質(zhì)，要有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的高尚的道德情操，這是由檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)決定的。檔案是人們社會活動的原始記錄，無論什么情況，檔案工作人員都必須忠于職守，維護(hù)黨和國家歷史的真實(shí)面貌，必須忠誠可靠、意志堅(jiān)定、嚴(yán)守黨和國家秘密。 2.檔案工作人員要積極參加教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。在新形勢下，檔案管理人員要有緊迫感和危機(jī)感，要不甘落伍于時代的要求，主動地參加繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平，檔案管理人員只有掌握廣博的專業(yè)知識，開拓視野，提高綜合素質(zhì)，才能高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地做好檔案管理工作。
3.同一個單位的檔案工作者，要形成立體知識結(jié)構(gòu)，改變同等知識水平構(gòu)成的平面結(jié)構(gòu)。一個檔案館(室)工作人員要具有高級(精通專業(yè)技術(shù)、進(jìn)行課題研究)、中級(通曉管理技術(shù))和初級(能夠進(jìn)行熟練操作)等不同層次知識的人才。對于比較大的立檔單位來說，檔案工作人員比較多，這種層次分類就比較容易;對較小的立檔單位來說，檔案工作人員比較少，有可能就會集研究、管理、技術(shù)于一人，對檔案工作人員的要求就會更高。
4.檔案工作人員要履行《檔案法》賦予的權(quán)力，理直氣壯地對檔案的前期控制工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查[6]。檔案的前期工作就是文件材料形成辦理的各個過程。而文件材料齊全完整、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是保證案卷質(zhì)量的先決條件和開發(fā)利用的基本要求。目前，我國的大多數(shù)立檔單位，文件材料的形成工作和檔案工作是分開的，所以檔案工作人員參與文件的形成過程尤為重要。檔案工作人員要經(jīng)常參與單位的行政、經(jīng)營管理活動，參與工程竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)活動，參與科研課題及成果評獎等活動，有針對性地加強(qiáng)單位內(nèi)部科室文件材料的收集積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全完整有效，對達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文件材料不予接收立卷歸檔。
綜上所述，要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面缺一不可。只有領(lǐng)導(dǎo)參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作體制和制度并貫徹執(zhí)行，形成依法治檔的氛圍，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展?？傊?，要推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)：
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[2]黃霄羽.對十三到十六屆國際檔案大會的回顧與評價[J].中國檔案，2012(10).
[3]賴世鶴.中國人民大學(xué)檔案學(xué)院誕生記[J].中國檔案，2012(11).
[4]黃海濤.切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)[J].四川檔案， 2004(5).
[5]劉英，馬秀華，梁輝.檔案管理與檔案人員的現(xiàn)代化[J].山東檔案，2002(2).
[6]祝新華，孫德莉.談檔案的前期控制工作[J].山東檔案，2002(5).
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