檔案數(shù)字化管理論文(2)
檔案數(shù)字化管理論文
檔案數(shù)字化管理論文篇二
試論檔案管理數(shù)字化
【摘要】現(xiàn)在人類對于時間的意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時候要求快速、準(zhǔn)確;各部門開展考察工作的時候要求快速、及時;社會群眾對于檔案信息的利用范圍也在擴(kuò)大，檔案是社會資源的重要組成部分，還有很多的信息資源和經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展緊密聯(lián)系，社會對于檔案信息的需求在不斷的增長，需要我們對其進(jìn)行解決。
【關(guān)鍵詞】檔案管理數(shù)字化;問題;標(biāo)準(zhǔn);必要性
檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來進(jìn)行保存，借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便捷來進(jìn)行傳遞和應(yīng)用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達(dá)到資源共享的目的?，F(xiàn)階段，我國的信息化程度比較高，電子商務(wù)等新型的商務(wù)模式相應(yīng)出現(xiàn)，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動，在不斷的深化當(dāng)中。
1、數(shù)字化檔案概述
自二十一世紀(jì)以來，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來越快，高科技時代已經(jīng)到來。檔案數(shù)字化是計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等新型技術(shù)的應(yīng)用擴(kuò)展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當(dāng)中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進(jìn)行板寸。檔案數(shù)字化需要對其規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)一，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)來實現(xiàn)管理和應(yīng)用;檔案數(shù)字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質(zhì)量問題;檔案數(shù)字化建設(shè)要以完善的系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進(jìn)行完善化;檔案數(shù)字化建設(shè)重點工作是數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。
目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務(wù)進(jìn)行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標(biāo)能夠快速實現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質(zhì)的形式來進(jìn)行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來實現(xiàn)更加高效的應(yīng)用，滿足社會快速發(fā)展的需求。
2、目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題
我國的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領(lǐng)導(dǎo)?？萍嫉陌l(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認(rèn)可，但是領(lǐng)導(dǎo)對于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，來以科學(xué)和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理;第二，沒有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導(dǎo)致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差;第三，網(wǎng)絡(luò)安全性低。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導(dǎo)致信息的丟失，對于信息的應(yīng)用是非常大的損失。
3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則
數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)將檔案資料儲備在計算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性。總體而言，對數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則的內(nèi)容需要進(jìn)行全面掌握，主要從以下幾個關(guān)鍵點進(jìn)行規(guī)范：第一、需要對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行不斷提高，對檔案管理的人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。
4、數(shù)字化檔案管理的重要意義
隨著數(shù)字化管理方式的深入落實很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過計算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。現(xiàn)代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無阻。第二、計算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過計算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換。同時，應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機(jī)技術(shù)的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機(jī)備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲備起來，促進(jìn)工作的完成。關(guān)于信息的保存在充分利用計算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平。總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。
5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析
數(shù)字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務(wù)的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進(jìn)行整合才能夠配合管理效率的提高，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結(jié)分析
由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對于這個轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫是進(jìn)行資料保存和整理的關(guān)鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個方面進(jìn)行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應(yīng)該知道，由于應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢，因此需要在各個領(lǐng)域進(jìn)行推廣。
參考文獻(xiàn)
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