高校人事檔案管理論文

高校人事檔案管理論文

　　高校人事檔案管理是高校人力資源開發(fā)利用的支撐，是學校組織人事工作的重要組成部分，下面是由學習啦小編整理的高校人事檔案管理論文，謝謝你的閱讀。

　　高校人事檔案管理論文篇一

　　淺談高校人事檔案管理

　　[摘 要] 高校人事檔案管理是高校人力資源開發(fā)利用的支撐，是學校組織人事工作的重要組成部分，是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。但有時人們對高校人事檔案管理工作的重要性認識不足，本文就如何進一步完善高校人事檔案管理工作進行分析，尋求對策。

　　[關鍵詞] 高校人事檔案 人事檔案管理制度 信息化建設

　　高等學校是各類人才的聚集之地，承擔著知識創(chuàng)新、人才培養(yǎng)和服務社會的重要使命。人事檔案記載著個人的成長歷史，是高等學校發(fā)現人才、管理人才、選用人才的重要依據，是穩(wěn)定教職員工隊伍的有力憑證，在人才預測、政策決策及人力資源開發(fā)等方面起著十分重要的作用。檔案管理的好與壞是一個單位管理水平和文明程度的重要標志之一，隨著高校人事制度的進一步深化，人事檔案中存在的問題在一定程序上制約了人事檔案的利用，已不適應高等教育發(fā)展的需要。因此，探索人事檔案管理的新模式、新體制、新方法成為當前人事檔案管理工作的重中之重。

　　一、高校人事檔案管理現狀及存在問題

　　人事檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，是人才信息的重要載體和主要信息源,是知人善任、選賢舉能的重要工具。通過人事檔案建設，合理開發(fā)利用教師資源，是提高高校教育核心競爭力的迫切需要。當前高校人事檔案管理中存在著諸多問題，在一定程序上制約了人事檔案的管理與利用。

　　(一)重視不夠 整理不規(guī)范 制度不健全

　　1. 對檔案及檔案管理工作的重要性認識不足,規(guī)章制度不健全，落實不到位。

　　領導重視是做好檔案工作的前提，領導支持是做好檔案工作的基礎。但不少高校領導沒有從思想上真正認識到人事檔案及其工作的重要性，對檔案法規(guī)學習、重視不夠，缺乏有效的制度和監(jiān)管，甚至形成了一定范圍內的“盲點”。同時，許多高校人事檔案材料補充制度、移交轉遞制度、材料的鑒別審查制度以及查閱借閱等各項規(guī)章制度不健全，各部門檔案分室保管，分散管理，許多檔案材料經常處于堆放狀態(tài)，部分檔案材料散存于各部門個人手中，致使檔案材料不齊全、不完整，造成了人事檔案管理中的一些漏洞。

　　2. 不規(guī)范，材料缺失。

　　2009年7月,中組部下發(fā)了修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,要求抓緊完善工作制度,規(guī)范材料收集歸檔范圍,嚴肅工作紀律,以確保人事檔案的真實性和可靠性。但是,由于各單位檔案管理人員對法規(guī)、政策的重視、執(zhí)行理解程度參差不齊及管理人員的頻繁更換,導致各自對檔案材料的沒有標準化,不同單位或地區(qū)間的流動人員的檔案整理標準不統(tǒng)一[1]。經多次重復整理過的材料往往大小不一、縫切不規(guī)范，隨意打洞和輕意下刀切壞的材料不少,嚴重損壞原材料的完整,造成損失不可估量,大大降低了檔案的綜合利用價值。

　　3. 材料不完整，無法彌補情況嚴重。

　　人事檔案生存的前提是材料真實性，但是，在實際的人事檔案管理中，經常出現履歷表中填寫的內容信息不真實等許多檔案材料失真現象。由于競爭和發(fā)展的需要,許多單位不同程度地存在部分“新建檔案”。這類檔案主要根據個人填寫的干部履歷表及個人簡歷和他們提供的學歷、學位、任職資格證書等個人保管的有限原件制成復印件建檔, 而初次參加工作時間記載不明確，各個時期的各類考核鑒定及工資等材料嚴重欠缺。這些“新建檔案”人員的大部分歷史記錄為空白, 很少能找回原件, 造成認定和計算工齡的困難, 削弱了高校人事檔案的憑證、依據功能,使用人單位無法全面考察了解引進人員歷史,對提拔錄用干部造成一定的負面影響。

　　(二)重藏輕用 開發(fā)利用程度低

　　目前人事檔案在管理上大多還沿用傳統(tǒng)的手工管理方式,只重視對案卷的分類,強調嚴格按照十大類進行歸檔,而忽視其在人才選拔、培養(yǎng)和開發(fā)、合理配置人力資源等方面的應用;因此檔案的開發(fā)過程繁瑣,檔案檢索和利用困難[2]。表現在管理上,只重視存,不重視用,過分強調人事檔案的政治性、保密性,而忽視了它的可利用性,使人事檔案在普通人眼中顯得過于神秘,其作用未能充分發(fā)揮。

　　另一方面,我國人事檔案由各級政府人事部門及其所屬人才中介機構管理,人事檔案調動轉遞手續(xù)繁雜,尤其是異地調動,各地區(qū)規(guī)矩不一,造成時間成本較高。有的檔案管理單位甚至故意刁難,滯留檔案,使得不少人為調檔來回奔走多次,搞得疲憊不堪。有的管理單位則不合理地收取檔案費用。這些都給人事檔案的轉遞帶來一定的影響,甚至加劇了“棄檔”現象,不利于人事檔案的開發(fā)利用。

　　(三)硬件投入不足 制約檔案管理數字化進程

　　現代信息技術的應用是科學管理檔案的重要支撐,它快速、準確、全面的優(yōu)勢是提高人事檔案管理工作效率和質量的保障。人事檔案管理是一個動態(tài)的管理,對材料的不斷收集、整理、鑒別、分類、剪裁、入檔,每裝一份材料都需把檔案重新拆裝一次,再加上頻繁的檔案查閱,對原始檔案材料的無意磨損不可避免。目前很多高校人事檔案管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。

　　雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程序不高，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，由此導致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。目前，部分高校在嘗試或實現對人事檔案原材料進行掃描,放入原件管理系統(tǒng),通過不同的系統(tǒng)對檔案材料進行錄入和查閱,但這涉及到資金的投入,有些學校在軟件和硬件設施的投入上的困難,制約了檔案管理的數字化進程。

　　(四)隊伍不穩(wěn)定 專業(yè)性不強

　　1. 檔案管理隊伍不穩(wěn)定。人事檔案工作是一項非常細致的技術性較強的工作,要求對歸檔材料做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”， 每卷檔案整理后都要做到“完整、真實、精煉、實用”。這一工作特點要求檔案管理人員必須具備足夠的奉獻精神和細致的工作態(tài)度，不少人不愿從事這項工作, 沒有認識到檔案管理工作是一項長期的具有很強的專業(yè)性、政策性、機密性、科學性、服務性和連續(xù)性的工作，對工作缺乏積極性,這就造成檔案管理人員頻繁的變動，致使檔案工作連續(xù)性、穩(wěn)定性差[3]。

　　2. 檔案人員素質不高，專業(yè)性不強，未能建立起一支管理型、服務型、技術型并舉與相融的檔案人才隊伍。一是，思想觀念陳舊，缺少服務創(chuàng)新的意識, 業(yè)務能力不高。當前人事檔案管理人員的文化水平雖然從整體上有所提高,但是由于對人事檔案方面的專業(yè)知識了解不夠, 缺乏相應的繼續(xù)教育與培訓。很多檔案管理人員的思想和工作方法依然停留在原來的水平上，對檔案管理的程序和要求了解較少, 管理狀態(tài)簡單重復。對在深化人事制度改革過程中人事檔案工作中出現的新情況、新問題很少坐下來進行認真地分析和研究,缺乏開拓進取精神。二是，奉獻精神不強，服務質量不高，沒有認真對待，熱愛自己工作的態(tài)度。三是他們對現代信息技術涉足較淺,計算機操作能力低, 對微縮技術、聲像技術、自動化技術和通信技術在檔案管理中的應用更是難以適應,能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。因而很難確保檔案管理工作的規(guī)范性，難以現階段管理檔案的方法和模式，接受時代發(fā)展與技術的進步。

　　二、加強人事檔案管理的措施分析

　　(一) 建立檔案管理制度 健全管理模式

　　一是建立健全《干部檔案管理制度》、《檔案查(借)閱制度》、《定期溝通聯系制度》、《檔案管理聯絡員制度》、《檔案管理責任追究制度》等制度,規(guī)范七種簿冊的登記，嚴格按照檔案保管期限、歸檔范圍等規(guī)定管理人事檔案，理順管理體制，并強化規(guī)范化建設改革和完善現有的人事檔案管理制度，實現以人為本的服務體制的轉化，推進人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化建設。二是材料的收集采取定期與不定期相結合,做

　　到全面及時地收集和補充。如年度考核材料、表彰獎勵、職稱評定、工資普調等材料按計劃定期收集;對不定期的零散材料隨時收集,及時掌握信息,認真鑒別后歸檔,隨時準備為組織人事部門對檔案的查閱利用提供更客觀、全面、真實的依據。對建立材料的傳遞、登記制度，實行動態(tài)管理，定期檢查,完善監(jiān)督機制,一旦發(fā)現遺失，及時查找補救，以確保檔案材料的完整性。

　　(二) 加大宣傳 強化檔案意識

　　人事檔案是一個人歷史經歷的濃縮,記載著個人經歷、思想政治、工作能力等多項內容材料，這些材料都與個人工資、提職、任免、退休密切相關，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據。領導重視是搞好人事檔案管理工作的有力保證，各級領導應高度重視，堅持制訂工作計劃時不忘檔案工作、檢查工作不忘檔案工作、總結工作時不忘檔案工作、安排財務經費時不忘檔案工作四個“不忘”;同時在制度上、組織上給予保證，并在財力、人力、物力上給予大力支持。

　　一是人事檔案管理人員認真學習、宣傳檔案管理的法律法規(guī),增強檔案管理、服務意識,正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，積極主動地開發(fā)利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有參考性、前瞻性的人事檔案信息。同時，嘗試將檔案中部分內容根據個人需要向本人部分公開,以提高這一工作在人們心中的認知度，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。

　　二是進一步充實檔案內容，加強過程監(jiān)管工作,明確收集范圍,確保檔案的完整性以及人事檔案管理的動態(tài)化建設。將一些使用頻率高、文本格式相近的個人信息，制成規(guī)范的格式化電子文本，使用各種終端設備，根據利用者不同的需要給予相應的權限，提供自動化服務，改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新理念，變被動為主動服務，不斷提高人事檔案的現代化水平和服務質量，增強檔案利用的便捷性。

　　三是多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源。檔案管理的終極目的，就是利用，就是使檔案發(fā)揮其潛在的社會效益和經濟效益。加強檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，了解檔案效益發(fā)揮的情況，以總結經驗教訓，從而提高檔案利用率，改變以往那種只管理信息輸出，不管用途如何的視角。開發(fā)人事檔案信息資源，擴大信息來源，編制科學的檢索系統(tǒng)，提供主動服務，更好的為學校管理提供服務。

　　(三) 加強培訓 提高檔案管理人員素質

　　人事檔案工作是一項專業(yè)性、技術性、政策性極強的工作,既涉及黨和國家的方針政策,又涉及個人的切身利益, 必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質, 以適應新時期高等教育事業(yè)對高校干部人事檔案管理的新要求。按照“提高素質、熟悉業(yè)務、規(guī)范管理、服務工作”的要求, 有計劃、有步驟地分階段、分層次對檔案管理人員進行業(yè)務培訓,不斷提高檔案管理人員的整體素質，使檔案工作人員認識到檔案的潛在價值，及其所能帶來的社會效益和經濟效益，自覺參與檔案的管理。并且注重檔案的服務性,提高檔案的利用價值。樹立檔案利用的“受眾”意識,重視研究人事檔案用戶的多方位需求,有針對性地提供個性化服務。

　　(四) 創(chuàng)新管理方式 加強信息化建設

　　創(chuàng)新人事檔案管理方式是推動我國人事檔案管理科學化、現代化、規(guī)范化的必由之路。隨著信息化社會進程的推進，人事檔案在宏觀調控、微觀管理、科學決策、人才預測等領域，將發(fā)揮出越來越大的作用，使高校人事檔案管理向“以用為主”的“人才”管理的模式拓展。

　　人事檔案是人才信息的資源庫,不斷把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理之中,以提高工作效率，是人事制度改革與發(fā)展的需要,也是適應社會對檔案信息需求的客觀需要。利用先進的計算機技術和科學的檢索系統(tǒng)進行動態(tài)管理,積極開發(fā)研制檔案管理軟件,建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng),快速、準確、全面提供人事信息,改變過去單從紙質檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式,使檔案數據化、信息化。在學校局域網內建立檔案信息網絡化管理系統(tǒng)，通過網絡使信息共享，向需要信息的領導和部門提供最新的資料，為師資隊伍的建設提供詳實的材料，促進人才的合理流動。并拓寬高校間、高校與社會各方面的聯系，根據信息的內容和有關制度在不同的層次內實現信息共享，加強高校之間、高校與科研單位之間及高校與社會各方面間的信息交流與溝通[4]。

　　(五) 改革服務方式 拓展服務空間 加強宣傳 拓展服務思路

　　人事檔案管理應從受控型的利用向服務型利用轉變,加強檔案意識,使人們在使用中得益,了解其用途,認識其重要性,真正實現檔案的價值。同時實行人事檔案管理的無償服務,將授予人才流動服務機構的人事檔案管理權收回,成立專門的全額撥款事業(yè)單位從事人事檔案管理工作,做到統(tǒng)一、規(guī)范、集中管理。實現人事檔案管理的社會化、開放化。加快人事檔案信息全國聯網的步伐,實現檔案資源共享,為人們利用、查閱檔案信息提供更加方便、快捷的服務，變“坐等服務”為“主動服務”,從以往的封閉管理模式轉為開放管理模式[5]。充分利用現代信息技術,對檔案采取有效性、系統(tǒng)性的管理,簡化利用程序,提高利用效率。但凡是內容涉及到國家機密和個人隱私等方面內容的都要限制利用,以保證檔案管理的合理性與合法性，全面提高人事檔案管理質量。

　　三、結語

　　總之，人事檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，高校人力資源管理與開發(fā)的基礎性工作, 它集服務性與保密性于一體,對促進人力資源開發(fā)、構建和諧社會發(fā)揮著重要作用，加強和改進人事檔案管理是時代賦予我們的新課題、新任務。只有實施“人才強館、人才興室”戰(zhàn)略, 從制度上、觀念上更新, 不斷地發(fā)現問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經驗。按照人才市場發(fā)展的基本趨勢,采取有效措施,積極探索檔案現代管理模式, 走出目前人事檔案管理的困境, 為人力資源的開發(fā)發(fā)揮好儲備作用，使人事檔案管理與檔案管理實現共同發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1] 羅志超. 人事檔案管理工作現狀的分析與對策[J]. 黑龍江教育學院學報，2011年第3期.

　　[2] 田忠智.淺談高校人事檔案工作中的問題與對策[J].蘭臺世界, 2009年第6期.

　　[3] 劉誼.關于高校檔案工作的探討[J].云南檔案, 2007年第11期.

　　[4] 謝斌.全面信息化與高校人事管理[J].社會科學論壇 2007年第4期.

　　[5] 賀焱.改革學校人事檔案管理工作的思考[J]云南檔案2008年第3期.

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