試論社會保險電子檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

　　【論文摘要】做好社會保險檔案管理工作一直是各項工作的重中之重，而做好社會保險檔案管理的根本點是加強(qiáng)創(chuàng)新。通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，從紙介檔案到數(shù)字檔案的探索，我們需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

　　【論文關(guān)鍵詞】社會保險;檔案;創(chuàng)新

　　隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數(shù)迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

　　一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析

　　(一)社會保險的參保人數(shù)增長迅速

　　我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計劃(2011-2012年)》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險參保人數(shù)超過1.4億，生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢?，我國社會保險檔案與日俱增，當(dāng)今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

　　(二)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實施改革計劃

　　近幾年來，國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費(fèi)申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴(kuò)至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

　　(三)負(fù)責(zé)社會保險檔案管理的部門分散

　　我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金;商業(yè)保險公司管理著公民個人補(bǔ)充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金。

　　(四)社會保險檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核

　　社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

　　(五)社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

　　社會保險覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報模式的實現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。

　　二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題

　　(一)對社會保險檔案管理工作不夠重視

　　由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴(kuò)大基本社會保險的覆蓋面，強(qiáng)化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

　　(二)社會保險檔案管理體制不規(guī)范

　　由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。

　　(三)社會保險檔案存檔的條件差

　　由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

　　(四)缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

　　社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。