會展風(fēng)險管理論文(2)
會展風(fēng)險管理論文篇二
展會項目流程管理與風(fēng)險控制
摘要：文章從會展活動中的不確定因素入手，分析了展會項目執(zhí)行過程中可能遇到的風(fēng)險，并從組織管理、范圍管理、時間管理、費用管理和質(zhì)量管理等5個方面闡述了會展項目的管理理論。
關(guān)鍵詞：展會;流程管理;風(fēng)險控制
2002年10月，原國家經(jīng)貿(mào)委取消了國內(nèi)會展的審批制度，對會展業(yè)的發(fā)展起了積極的推動作用。目前，雖然我國的會展數(shù)量不斷增加，由于利益的驅(qū)動，辦展風(fēng)險小，很多主辦單位辦展屬于獲取短期收益的行為。這些組織辦展人員素質(zhì)不高，相關(guān)活動的組織不規(guī)范，對參展商、觀展者的服務(wù)提供不到位，缺少對相關(guān)供應(yīng)商和參展方的調(diào)控管理。
會展項目就是為完成展覽和會議活動所做的彼此相互關(guān)聯(lián)的人或活動的一次性過程。會展活動確定日程之后，一旦開展，其結(jié)果就具有不可修改性。大型會展活動不可能有預(yù)演，一個環(huán)節(jié)的疏忽就會造成不可彌補的損失，所以對活動的控制尤為重要。會展項目管理是對執(zhí)行中的會展項目發(fā)展周期中的各個階段工作進行計劃、組織、控制、溝通與激勵，以實現(xiàn)會展目標的各項活動的總稱。通過對項目的過程管理起到降低風(fēng)險的目的。
一、針對會展活動的不確定因素進行有效的管理
會展活動通常是一次性的活動，不確定因素較多，一旦出了問題，很難補救。大型會展活動不可能有預(yù)演，所以對活動的時間、成本、質(zhì)量進行管理尤為重要。
由于會展活動的不可彌補性，使得在給定的情況下和特定時間內(nèi)，可能會在結(jié)果和目標之間發(fā)生差異，差異越大，損失越大，在會展項目管理中，這種不確定因素一般來自三個方面：
1.1因由自然環(huán)境、市場或社會宏觀環(huán)境所產(chǎn)生的對所有辦展機構(gòu)都發(fā)生影響。例如：自然災(zāi)害、經(jīng)濟衰退、政治法律因素，這些問題來源于辦展機構(gòu)外部，辦展機構(gòu)僅靠自身力量很難規(guī)避，不可控制。
1.2因辦展機構(gòu)經(jīng)營方面的原因而給會展項目帶來的影響。例如：現(xiàn)場布置不當(dāng)和設(shè)施老化延誤布展時間和影響會場活動的效果，甚至造成危險;通道安排不合理而引起的人群擁擠并出現(xiàn)事故;會展定位不當(dāng)，招展不力，招商不順，宣傳推廣效果不佳，人力資源及人員結(jié)構(gòu)不合理，成本超支而使會展無法繼續(xù)舉辦等;展覽管理失誤而引起參展商“鬧展”和“罷展”等問題。
1.3因主辦單位或承辦范圍管理方面的原因而給會展項目帶來的影響。例如：前期策劃方案不合理，導(dǎo)致計劃變更而追加成本，工作進度延誤造成會展延期，布展時間過短、展品運輸紊亂，相關(guān)活動安排不合理，展覽期間的服務(wù)工作不到位，導(dǎo)致會展無法取得預(yù)期效果。
會展項目管理貫穿會展活動的全部過程，在會展項目的不同階段會有不同的側(cè)重。
一般而言，在一個會展活動中會設(shè)立一個項目管理組織，由會展項目經(jīng)理負起項目管理的全部責(zé)任，其他管理人員，負責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作;然后，通過定期的會議和報告，評估項目進展情況，識別潛在的不確定因素會造成的后果;最后，進行控制降低不確定發(fā)生的概率，減少已存在不確定因素釋放的能量，降低不確定因素釋放的能量速度，甚至改變不確定因素的性質(zhì)。
本文以運用項目管理的理論和方法，對構(gòu)建會展項目管理的理論及體系從理論層面對項目管理工作進行闡述，并從系統(tǒng)層面探討會展項目管理應(yīng)建立的管理體系。
二、會展項目管理理論
本論文中使用的項目管理相關(guān)理論包括項目組織管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目費用管理和項目質(zhì)量管理五個方面的內(nèi)容。
2.1.1項目組織管理
項目組織規(guī)劃是為了更好地執(zhí)行項目所必須進行的一步工作?？偟膩碚f，它分兩個層次的工作：一是公司層面確定具體項目的組織形式，要求確定項目管理團隊及其權(quán)限;二是項目層面，主要由項目經(jīng)理負責(zé)，會同職能經(jīng)理完成整個項目實施需要的人力資源規(guī)劃。在這個環(huán)節(jié)中要具體確定和分派項目角色、責(zé)任和通報或報告關(guān)系。
2.1.2項目管理團隊
項目管理團隊一般包括項目經(jīng)理，助理項目經(jīng)理，項目辦公室和專業(yè)人員。項目管理團隊成員之間要相互合作，在人事關(guān)系上要避免沖突的指令。項目管理團隊的組建應(yīng)考慮招募所成員的專業(yè)技能和經(jīng)驗，以保證團隊在必要的時間內(nèi)獲得合適的專業(yè)技術(shù)人員。
2.1.3項目人力資源管理
項目人力資源管理包括有效地使用涉及項目的人員所需的過程。項目人力資源管理的目的是調(diào)動所有項目關(guān)聯(lián)人員的積極性，在項目承擔(dān)組織的內(nèi)部和外部建立有效的工作機制，以實現(xiàn)項目目標。在項目人力資源管理中，每項工作要分配到具體的個人(或小組)，明確不同的個人(或小組)在這項工作中的職責(zé)，而且每項工作只能有唯一的負責(zé)人。在項目管理中，角色和責(zé)任分配通常采用責(zé)任分配矩陣來表示。
2.1.4會展管理團隊的特點
管理會展活動的組織是組委會，它是會展主辦方授權(quán)的會展管理機構(gòu)，一般由舉辦方、承辦方組成組委會，負責(zé)組建、管理會展工作團隊。會展管理團隊是為完成會展項目而建立的組織機構(gòu)，置于會展組委會之下，接受組委會的管理，具體執(zhí)行會展項目規(guī)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。通常會展組委會的成員也是會展管理團隊中的成員或領(lǐng)導(dǎo)。會展管理班子有一大特點：其成員多數(shù)是臨時借調(diào)，來自不同的職能部門或組織機構(gòu)。隨著會展項目的進展，管理團隊成員的工作內(nèi)容和職務(wù)常有變動，甚至人數(shù)也會有不小的變化;團隊成員往往要接受項目經(jīng)理(組委會)和原組織機構(gòu)負責(zé)人的雙重領(lǐng)導(dǎo)。因此，會展管理團隊建設(shè)對保證項目成功有重要的意義。
2.1.5會展管理團隊的形式
會展團隊的結(jié)構(gòu)形式應(yīng)視會展性質(zhì)、組織環(huán)境而定，在會展的不同階段，團隊的結(jié)構(gòu)形式應(yīng)作相應(yīng)的變化。會展是由眾多子項目組成，有的子項目是會展的其中一個階段，有的則貫穿項目始終。會展管理團隊采用專業(yè)對應(yīng)的結(jié)構(gòu)流程圖。如下圖2.1所示：
2.1.6會展人力資源管理
會展人力資源管理就是將會展任務(wù)和職責(zé)分配到合適的會展相關(guān)人員。會展角色和職責(zé)在會展管理中必須明確，否則容易造成同一項工作沒有人負責(zé)，最終影響會展項標的實現(xiàn)。 2.2項目范圍管理
項目范圍包括項目的最終產(chǎn)品和服務(wù)以及實現(xiàn)該產(chǎn)品或服務(wù)所需要做的各項具體工作。項目范圍是為了交付滿足產(chǎn)品范圍要求的產(chǎn)品或服務(wù)所應(yīng)做和必須做的工作。明確了項目的工作范圍，需要編制項目范圍說明書，進行項目分解，項目范圍控制。
2.2.1項目范圍的說明
范圍說明在項目參與人之間確認或建立了一個項目范圍的共識，作為未來項目決策的文檔基準。項目范圍說明包括三方面內(nèi)容：
2.2.1.1項目的合理性
實施這個項目的目的是什么。項目的合理性說明為將來提供了評估各種利弊關(guān)系的基礎(chǔ)。
2.2.1.2項目目標
項目目標是所要達到的項目的期望產(chǎn)品或服務(wù)，確定了項目目標，也就確定了成功實現(xiàn)項目所必須滿足的某些數(shù)量標準。項目目標至少應(yīng)該包括費用、時間進度和技術(shù)性能或質(zhì)量標準。
2.2.1.3項目可交付成果清單
如果列入項目可交付成果清單的事項一旦被完滿實現(xiàn)，并交付給使用者——項目的中間用戶或最終用戶，就標志著項目階段或項目的完成。這就需要向他們表明項目事先設(shè)立的目標均已達到，至少要讓他們看到原定的費用、進度和質(zhì)量均已達到。
會展項目范圍說明書所需的信息應(yīng)由主辦方代表、承辦方代表、參展商代表、觀展代表共同制定。同時，會展項目也會制定備選方案。在項目執(zhí)行的過程中根據(jù)實際情況進行調(diào)整。
2.2.2工作分解結(jié)構(gòu)
工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure WBS)：就是把一個項目，按一定的原則分解，項目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項項工作，再把一項項工作分配到每個人的日?；顒又校钡椒纸獠幌氯橹?。如圖2.2所示：
工作分解結(jié)構(gòu)歸納和定義了項目的整個工作范圍，每下降一層，代表對項目工作的更詳細定義。WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進度計劃、資源需求、成本預(yù)算、質(zhì)量管理計劃等的重要基礎(chǔ)。項目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個項目的綜合工具。項目工作分解結(jié)構(gòu)是會展項目管理中最具價值的工具。會展項目的WBS包括以下領(lǐng)域：會展策劃，招展、布展工作，場地布置，會場服務(wù)，宣傳推廣，人力資源，開幕式活動，財務(wù)管理等。
2.2.2.1項目變更
會展項目變更控制要事先確定一套修改項目文件或改變項目活動時應(yīng)遵循的程序。變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有處理自動變更的機制。在變更實際發(fā)生時，也要采用范圍控制過程來管理這些變更?？刂品秶^程需要與其他控制過程整合在一起。自動變更，又稱現(xiàn)場變更，可以不經(jīng)審查即可批準的變更;非自動變更，需要組委會審核，在變更實際發(fā)生時，也要采用范圍控制過程來管理這些變更。變更不可避免，因而控制范圍過程需要與變更控制過程整合在一起，強制實施某種形式的變更控制。
2.2.2.2項目時間管理
項目時間管理就是合理地安排項目時間，不使工期拖延，它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項目活動、任務(wù)、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定項目完整的進度計劃監(jiān)控項目進度等內(nèi)容。會展項目時間管理是指辦展機構(gòu)對招展、招商、宣傳推廣、籌撤展以及會展服務(wù)等各個環(huán)節(jié)在時間及工作進度上進行統(tǒng)籌安排，使各項工作在時間安排和進度上彼此協(xié)調(diào)，保證會展順利舉辦。
2.2.2.3項目費用管理
項目費用管理包括四個過程：資源規(guī)劃、費用估算、費用預(yù)算和費用控制。項目費用管理的目的是在滿足所有項目利益相關(guān)者要求的前提下，盡可能地減少和控制費用。會展成本管理通過對項目舉辦期間所需要的經(jīng)費進行預(yù)算來完成。財務(wù)預(yù)算的基礎(chǔ)是往屆同類型會展的歷史數(shù)據(jù)和對現(xiàn)今市場情況的預(yù)測與分析，因此預(yù)算要有一定的彈性。會展財務(wù)預(yù)算提供了整個籌備期間的收支預(yù)算，從而確保會展活動的各項財務(wù)支出充足、合理。本論文論及的會展活動為收支平衡型活動，會展收入與支出保持平衡即可。
2.2.2.4項目質(zhì)量管理
進行質(zhì)量規(guī)劃，首先要確定質(zhì)量方針。質(zhì)量方針是由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。確定項目的質(zhì)量方針之后，就應(yīng)該規(guī)定必要的運行過程和相關(guān)資源以實現(xiàn)質(zhì)量目標。會展質(zhì)量管理的目的是保證會展項目能高質(zhì)量完成，從而使會展達到主辦方的預(yù)期需求。然后通過適當(dāng)?shù)恼吆统绦?，采取持續(xù)的過程改進活動來實施質(zhì)量管理體系。本文涉及的質(zhì)量管理包括執(zhí)行組織確定質(zhì)量管理計劃，質(zhì)量保證和質(zhì)量控制這三個部分。
1)會展質(zhì)量管理計劃
會展質(zhì)量管理計劃需要非常詳細或高度概括的論述。應(yīng)該在會展項目早期就對質(zhì)量管理計劃進行評審，以確保決策是基于準確信息的。這樣做的好處是，減少因返工而造成的成本超支和進度延誤。
2)會展質(zhì)量保證
質(zhì)量保證是項目管理團隊進行質(zhì)量管理的方法，組委會監(jiān)控特定的會展結(jié)果，確保會展管理團隊遵循相關(guān)質(zhì)量標準，并識別提高整體質(zhì)量的途徑。
3)會展質(zhì)量控制
會展質(zhì)量控制是在會展組織實施的過程中，對可能產(chǎn)生質(zhì)量問題的偏差進行控制。會展活動的質(zhì)量偏差一般會產(chǎn)生在人員溝通，場館設(shè)施，布展材料和會場環(huán)境這幾個方面。
三、總結(jié)
通過詳細介紹如何按照項目管理方式進行優(yōu)化活動組織實施與管理方法，對項目管理理論在大型會展活動組織與管理過程中的作用和意義進行研究。通過項目管理來組織會展，可以對項目的每個階段進行籌備和計劃，并形成實施方案。
通過用項目管理的方法優(yōu)化活動的研究可以做以下三點總結(jié)：
一、全面分析歸納了會展管理和項目管理的相關(guān)理論，為會展項目管理研究提供了理論基礎(chǔ)。
二、基于項目管理來運作會展，使會展組織與實施更科學(xué)規(guī)范，工作進度與成本便于控制，活動質(zhì)量能夠得到保證。
三、通過項目收尾與項目后評估工作對項目驗收范圍和文檔收錄整理，可以在該項目基礎(chǔ)上總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并且將該模式在不同地方復(fù)制，進而提高同類型會展的運營效率以及降低運營成本。
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