Word使用技巧集錦(7)

四、快速選擇技巧

31、快速選定文本

在使用Word的過程中，最經(jīng)常遇到的是文本選定操作。在Word中文本中選定操作可通過多種方法來實現(xiàn)。其中鼠標拖曳方法最為常用，以下是常用的選定文本的方法。

選定一個段落：將鼠標指針移動到該段落的左側，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后雙擊。或者在該段落中的任意位置三擊;

選定多個段落：將鼠標指針移動到一段落的左側，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后雙擊，并向上或向下拖動鼠標;

選定一大塊文本：單擊要選定內容的起始處，然后滾動要選定內容的結尾處，在按住 Shift 鍵同時單擊。

選定整篇文檔：將鼠標指針移動到文檔中任意正文的左側，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后三擊;

選定垂直文本：按住 Alt 鍵，然后將鼠標拖過要選定的文本。

32、快速選擇超長文字

不知你有沒有發(fā)現(xiàn)，當你想選擇一段超過屏幕長度的文本時，文字處理器滾動得太快，很難一次就選正確?，F(xiàn)在介紹一種有效的選擇大段文本的方法;這個技巧可用于所有的文字處理器，因為它是一個基本的Windows功能。點擊你想選擇的開始處。用滾動條代替光標鍵向下移動文檔，直到你看到想要選擇的結束部分。按下Shift鍵，然后點擊想要亮顯文本的結束處。

33、快速選擇多頁

在Word窗口底部的狀態(tài)欄中除了顯示文檔當前的狀態(tài)，在其右邊有一個“擴展”功能，平時它處于淺白色，表示未“未激活”，只要用鼠標雙擊即可激活。用鼠標拖動來選取文字部分時，經(jīng)常不能準確選定范圍，特別是當范圍超過了一屏幕時，這時“擴展”功能就有用了，可用以下方法操作：

(1)先將鼠標的光標置于選取范圍的起始處;

(2)雙擊狀態(tài)欄的“擴展”按鈕，打開“擴展”功能;

(3)單擊邊框的滾動條的移動按鈕，如翻頁、前后調整等操作;

(4)將光標移到范圍的結束處，這樣就可以選取大塊范圍了。

34、快速選定多個對象

當選定比較少，并且對象容易被鼠標捕捉時。我們可以將鼠標箭頭移動到對象的上面，當鼠標出現(xiàn)十字箭頭時，按下鼠標左鍵即可選定此對象，當選定? 對象時，只要按住“Shift”鍵，用同樣的方法依次單擊各個對象即可選中多個對象。

當選定對象比較多，并且比較集中時。我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇對象”工具按鈕，在對象區(qū)域外側的適當?shù)攸c按住鼠標左鍵，然后拖動鼠標出現(xiàn)一個矩形的虛線框，待欲選定的對象或全部對象位于矩形虛線框內時釋放鼠標左鍵，便可選中多個或者全部對象。

當要選定的對象比較分散，并且對象不易被鼠標捕捉時。首先用鼠標右鍵單擊工具欄，在快捷菜單中選擇“自定義”選項，在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項，用鼠標將“命令”列表框中的“選中多個對象”拖放到“繪圖”工具欄中，單擊“關閉”按鈕。當在Word 2000工作區(qū)內繪制了多個對象時，單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個對象”工具按鈕，在彈出的“選中多個對象”對話框中列出了所有對象，在“對象”列表框中用鼠標單擊欲選定的各個對象，選擇完畢后單擊“確定”按鈕，即可選中多個對象。

35、選擇的特定操作

在所選的內容較多或進行一些特殊的選定操作時，用下列的選定方法會更加快捷和方便。

1、單擊待選文本塊的一端，使插字符移動該位置，按下F8鍵，然后用日常的文本滾動方式滾動到待選文本的末尾，單擊鼠標即可選定所要的文本。請注意采用這種方式選定文本以后，在對選定的文本進行操作之前先按一次ESC鍵有利于消除一些誤動作。

2、按住Ctrl鍵后，在文本區(qū)內單擊可選中一個句子，在文本左側位置單擊可選中所有文本，組合鍵Ctrl+A也可選中全部文本。

36、用“日積月累”提示

首先單擊 Office 助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示 Office 助手”命令，然后單擊“選項”按鈕，再選中“選項”選項卡上的“啟動時顯示‘日積月累’”復選框即可。

37、用工具欄的屏幕提示

當您將鼠標指針停留在工具欄按鈕上時，Microsoft Word 會在屏幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項”選項卡，選中“顯示關于工具欄的屏幕提示”復選框即可顯示或隱藏工具欄的屏幕提示。

注意：當選中或清除“顯示關于工具欄的屏幕提示”復選框時，此設置將會影響所有的 Microsoft Office 程序。

38、用批注和修訂的屏幕提示。

首先單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡，然后選中“屏幕提示”復選框即可。

39、用“記憶式鍵入”的屏幕提示。

首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令，然后單擊“自動圖文集”選項卡，然后選中“顯示有關‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”復選框即可。

40、用 Office 助手提示

使用 Word2000 時，可暫時顯示 Office 助手。也可以在整個 Word 時段關閉 Office 助手，而僅使用幫助窗口。

(1)暫時顯示 Office 助手。單擊“幫助”菜單中的“顯示 Office 助手”命令即可。

(2)在整個 Word 時段打開 Office 助手。首先單擊助手氣球中的“選項”按鈕，若如果看不到助手氣球，單擊助手，然后選中“選項”選項卡上的“使用 Office 助手”復選框即可。

五、其它快速操作

41、隱藏圖形來加速屏幕滾動

如果覺得屏幕滾動得太慢，則請按如下方法操作： 在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡;選中“圖片框”復選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復選框上的選中標記，可以隱藏以浮動方式導入的圖片(即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對象之前或之后的圖片)和用繪圖工具創(chuàng)建的對象，如自選圖形等。

42、取消后臺打印加快速度

后臺打印方式雖然可以使操作人員在打印文檔時能夠繼續(xù)在中文Word2000中進行操作，但這種打印方式卻同時占用了大量內存，以至于影響了中文Word2000的打印速度。為了將后臺打印方式取消，可以從“工具”菜單中選擇“選項”項，然后再選擇“打印”選項卡，最后將“后臺打印”復選框失效即可。

43、用重復執(zhí)行命令加快操作

通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達到重復執(zhí)行相應命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統(tǒng)即會進入“格式刷”的設置狀態(tài)，然后我們就可以重復利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了;再如，當我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之后，系統(tǒng)即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”，此時用戶就可以連續(xù)繪制多個不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓，運行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕并實現(xiàn)重復執(zhí)行目的之后，若須取消重復執(zhí)行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。