Word使用技巧集錦(10)

給Word文檔精確“減肥”五小招

編輯一篇Word文檔時(shí)，隨著編輯次數(shù)增多，雖然內(nèi)容增加不多，但是文檔的大小卻會(huì)迅速增大，這是怎么回事呢?原來(lái)Word在保存文檔時(shí)，除了保存文檔的內(nèi)容外，還保存了一些編輯信息，這些信息的存在不但增大了文檔的體積，而且會(huì)使打開(kāi)文檔的速度變慢，影響工作效率。為此，筆者給大家介紹幾種給Word文檔“減肥”的方法。

1.“另存為”法

在對(duì)一篇文章多次修改后，選取“文件→另存為”，將文檔改名保存，這時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)Word文檔的體積減少了很多。

2.取消“允許快速保存”

點(diǎn)擊“工具→選項(xiàng)”，進(jìn)入“保存”選項(xiàng)卡，取消“允許快速保存”前的鉤即可。

注意：如果為了在別的機(jī)器上查看原汁原味的Word文檔，勾選了“嵌入TrueType字體”項(xiàng)，則還須勾選“只嵌入所用字符”，否則Word會(huì)把所有的字體一同“打包”，增大文件的體積。

3.“頁(yè)面設(shè)置”法

在保存之前，點(diǎn)擊“文件→頁(yè)面設(shè)置”，在“紙張大小”、“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡中選擇任意項(xiàng)，先改變它的值(注意這時(shí)不要按“確定”)，然后再修改回來(lái)，按“確定”按鈕后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)文檔自動(dòng)刷新，再保存時(shí)文檔的體積已經(jīng)減小了。

4.另存為RTF文件

將Word文檔保存為文本文件，文件會(huì)小很多，但同時(shí)也丟失了格式信息。所以筆者采用另存為“RTF”格式的方法，這樣不但格式信息完好，而且能夠被許多Windows應(yīng)用程序支持，文件體積也會(huì)大大減小。

5.“更新域”法

如果在Word文檔中插入了目錄，則可以用更新目錄的方法來(lái)為Word文檔減肥。具體步驟是：右擊目錄，選擇“更新域”，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中選擇“更新整個(gè)目錄”，按“確定”即可。設(shè)置后Word會(huì)把整個(gè)文檔重新分頁(yè)，這時(shí)再保存文檔，它的體積就會(huì)有所減小。

淺談Word中“分離下劃線(xiàn)”

大家知道，在Word中，為字符添加的下劃線(xiàn)，默認(rèn)情況下是緊靠字符下方的。能不能調(diào)整一下字符和下劃線(xiàn)之間的距離呢?答案是肯定的。

1.啟動(dòng)Word2003(其它版本請(qǐng)仿照操作)，輸入字符“分離下劃線(xiàn)的制作”。

2.選中“下劃線(xiàn)”及前后各一個(gè)(多個(gè)也可以)字符(即“離下劃線(xiàn)的”)，按“格式”工具欄上“下劃線(xiàn)”按鈕右側(cè)的下拉箭頭，在隨后彈出的快捷菜單中(如圖1)，選定一種下劃線(xiàn)類(lèi)型(如“雙下劃線(xiàn)”等)，并通過(guò)“下劃線(xiàn)顏色”菜單，設(shè)置好下劃線(xiàn)的顏色。

圖1設(shè)置下劃線(xiàn)顏色

3.選中字符“離”，然后按住Ctrl鍵，再選中字符“的”(這樣操作可以同時(shí)選中多處不連續(xù)的字符，本操作不支持Word2000及以前的版本)，通過(guò)下劃線(xiàn)顏色選項(xiàng)，將這兩個(gè)字符的下劃線(xiàn)顏色設(shè)置為“白色”。

4.選中字符“下劃線(xiàn)”，執(zhí)行“格式→字體”命令，打開(kāi)“字體”對(duì)話(huà)框(如圖2)，切換到“字符間距”標(biāo)簽下，按“位置”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“提升”選項(xiàng)，然后在其右側(cè)“磅值”后面的方框中輸入一個(gè)數(shù)值(這個(gè)數(shù)值就是分離的距離，此處為了突出這一效果，設(shè)置為30磅)，確定返回即可。

圖2設(shè)置字體

如何用Word實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上開(kāi)會(huì)

1. 安排會(huì)議

單擊“工具”菜單之“聯(lián)機(jī)協(xié)作”。注意：如果此時(shí)你的WORD中該菜單文字皆為灰色，那么，對(duì)不起，它表示你在安裝OFFICE2000時(shí)沒(méi)有裝載可選項(xiàng)“MS NetMeeting(微軟網(wǎng)絡(luò)會(huì)議程序)”，而此程序卻恰恰是本文的主角。請(qǐng)將它安裝上。

現(xiàn)在單擊“安排會(huì)議”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出 “會(huì)議”對(duì)話(huà)框。就像我們填過(guò)無(wú)數(shù)次的個(gè)人簡(jiǎn)歷一樣，你只須對(duì)號(hào)入座就行了。但對(duì)其中幾個(gè)關(guān)鍵的項(xiàng)目應(yīng)注意：首先，你只須點(diǎn)擊一下“收件人”按鈕，并在“選擇與會(huì)者及資源”的對(duì)話(huà)框中動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)就行了。另外，那個(gè)“這是聯(lián)機(jī)會(huì)議”的選項(xiàng)一定要選定，否則到時(shí)你可能無(wú)法實(shí)時(shí)收到對(duì)方的信息;在“目錄服務(wù)器”和“組織者的電子郵件地址”欄中，你也要如實(shí)填入你所使用的服務(wù)器名稱(chēng)和你的Email地址; 最后，還要在“OFFICE文檔”項(xiàng)中選定開(kāi)會(huì)時(shí)共享的文檔以及會(huì)議的“類(lèi)別”——我想還是“私有”最合適吧。一切搞定，單擊“發(fā)送”

2. 現(xiàn)在開(kāi)會(huì)

單擊“工具”菜單之“聯(lián)機(jī)協(xié)作”的“現(xiàn)在開(kāi)會(huì)”選項(xiàng)，WORD應(yīng)該彈出“聯(lián)機(jī)會(huì)議”工具欄，同時(shí)Windows任務(wù)欄的系統(tǒng)托盤(pán)上也應(yīng)出現(xiàn)一個(gè)叫“MS NetMeeting”的程序圖標(biāo)，兩者缺一不可。

現(xiàn)在再右擊系統(tǒng)托盤(pán)上的“NetMeeting”圖標(biāo)，選擇“打開(kāi)”——怎么樣，咱們的“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室”夠豪華吧。趕快點(diǎn)擊“呼叫”按鈕(注意：此時(shí)，與點(diǎn)擊“聯(lián)機(jī)會(huì)議”工具欄上的“呼叫參加人”按鈕效果相同，并在彈出窗口中選擇相應(yīng)的服務(wù)器，當(dāng)然還有參加開(kāi)會(huì)的朋友們。單擊“呼叫”后你就靜待佳音吧。此時(shí)，只要是參加進(jìn)會(huì)議的朋友，首先看到的便是你在“安排會(huì)議”時(shí)所設(shè)的共享“OFFICE文檔”。

也許性急的朋友現(xiàn)在已經(jīng)坐不住了，這樣的“聯(lián)機(jī)會(huì)議”與Web瀏覽有什么區(qū)別啊?微軟的NetMeeting至少為我們提供了三種互動(dòng)式交流界面——談天室、白板和音頻視頻輸出(入)。運(yùn)用起來(lái)都非常簡(jiǎn)單。其中的“聊天室”，只須單擊NetMeeting“工具”菜單的“談天”選項(xiàng)即可，交談方式與其他類(lèi)型的“聊天室”大同小異(而“音頻視頻輸出(入)”呢，我因沒(méi)有家用攝像頭而無(wú)福消受，只能點(diǎn)點(diǎn)“工具”菜單上的“切換音頻和視頻”選項(xiàng)解解眼饞了;倒是一個(gè)叫做“白板”的東西讓我流連忘返，因?yàn)樗梢宰屇惆l(fā)揮無(wú)盡的想象，把某種不能用語(yǔ)言方式表達(dá)的意思用圖案、繪畫(huà)或別的什么方法表達(dá)出來(lái)。

3. Web討論

既然是開(kāi)會(huì)沒(méi)有“討論”氣氛怎么能行?單擊WORD2000“工具”菜單之“聯(lián)機(jī)協(xié)作”之“WEB討論”項(xiàng)，并在彈出的工具欄中選擇“在文檔中插入討論”按鈕，現(xiàn)在你就可以痛痛快快地高談闊論了。注意：在輸入討論之前要確定主題，以便接收方便于查看。

需要說(shuō)明的是，當(dāng)你一旦收到或插入了討論文字，WORD的窗口便會(huì)自動(dòng)分成上下兩截，上部是原文，下部是插話(huà)。插話(huà)的部分也并非全文顯示，而是在其右邊多出一個(gè)“信簽”似的圖標(biāo)來(lái)表示。將鼠標(biāo)移動(dòng)其上，即可看到討論主題，而右擊該圖標(biāo)，又可進(jìn)行諸如“答復(fù)”、“編輯”一類(lèi)的操作。真可謂傻瓜式的操作，精靈般的效果。

七種辦法減少Word容量

利用Word生成的文檔，每頁(yè)在20KB左右，但看到用記事本生成的文檔，相同的內(nèi)容只有1KB左右，能讓W(xué)ord也減減肥嗎?其實(shí)我們可以采用一些行之有效的方法來(lái)減小Word文檔的容量。

1.取消快速保存

當(dāng)文件打開(kāi)時(shí)，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空間?？梢栽凇肮ぞ摺x項(xiàng)”命令中選擇“保存”選項(xiàng)卡，取消“允許快速保存”復(fù)選框即可(如圖所示)。

2.文件另存法

Word在保存DOC文件時(shí)，只把后來(lái)修改的信息存入，這樣即使你刪除了文件中的部分內(nèi)容也會(huì)使文件越來(lái)越大，如果我們使用“另存為”命令來(lái)保存文件，Word則會(huì)重新整理并存盤(pán)，如此一來(lái)，就可以有效地減小Word文件的容量。

隱藏在word漢字里面的玄機(jī)

1 打開(kāi)word

2 在word里面敲入漢字 “胡”

3 圈住“胡” 字，打開(kāi)鼠標(biāo)右鍵菜單，點(diǎn)擊 “ 字體 ”

4 在“字體”屬性欄里面，改變 字體為“隸書(shū)”

改變效果為“ 空心 ”

改變大小為： 初號(hào)

5 關(guān)閉字體屬性欄，將頁(yè)面的顯示比例設(shè)為“500%”

事情還沒(méi)完呢,如果將字體設(shè)為"幼圓"，你再看看!