Word使用技巧集錦(6)

若木時(shí)間：2021-09-22 09:18:41

二、快速輸入技巧

12、快速輸入上下標(biāo)

在文字處理過程中，經(jīng)常會遇到上下標(biāo)這種表示方法，在進(jìn)行上下標(biāo)輸入時(shí)，常用的方法是選定作為上下標(biāo)的字符，在“格式”下拉菜單中選擇“字體”，在“效果選項(xiàng)”中選擇上標(biāo)或下標(biāo)，然后按“確定”鍵。再繼續(xù)下面文字的輸入時(shí)，又必須按上述操作取消上下標(biāo)設(shè)定，如此操作總感繁瑣。下面介紹一種較為方便的方法：在工具按鈕欄中按下鼠標(biāo)右鍵選擇自定義，在“工具欄”選項(xiàng)中選擇“格式”，利用鼠標(biāo)將“x2”和“x2”按鈕拖至文檔輸入界面的工具欄中，將原工具欄中不常用的按鈕拖回來，然后關(guān)閉此對話框，這就完成了設(shè)定。在文字輸入過程中，需要上下標(biāo)時(shí)，先按“x2”或“x2”按鈕，再輸入上下標(biāo)字符，然后再按一下“x2”或“x2”按鈕，則又恢復(fù)到正常狀態(tài)，可以繼續(xù)后面文字的輸入。

13、快速輸入特殊字符

寫作時(shí)，特殊字符輸入通常是由“插入[I]”菜單，選擇“符號[S]…”，在彈出的對話框內(nèi)選擇字體類型，再找到所需的字符后插入的。這種方法并不理想，原因是輸入時(shí)雙手都在鍵盤上，頻繁使用鼠標(biāo)無疑會降低錄入速度，而且需建立多個(gè)宏命令，生成的工具欄還會占用一部分文本顯示區(qū)域。最簡便的方法是將自己常用到的字符定義成快捷鍵，例如經(jīng)常輸入字符α、β、γ、μ，通過“插入[I]”菜單中“符號[S]…”找到相應(yīng)的字符，點(diǎn)“快捷鍵[K]…”按鈕，將自定義的快捷鍵輸入相應(yīng)的欄內(nèi)(通常為Alt+某字符組成組合鍵)，再按“指定[A]”即可。自定義的快捷鍵應(yīng)容易聯(lián)想，便于記憶。這樣在用到定義的特殊字符時(shí)，手不離鍵盤，即可進(jìn)行快速輸入。

14、用F4鍵的加快輸入

眾所周知，在Word中F4鍵可作為快捷鍵，用來緊接著重復(fù)輸入已輸入過的內(nèi)容。但重復(fù)的內(nèi)容在輸入英文和中文時(shí)，是有些差別的。對于英文輸入，F(xiàn)4重復(fù)的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內(nèi)容(包括回車換行符)。輸入中文(用微軟拼音輸入法)時(shí)，選擇正確的漢字后，只要不按回車鍵，漢字下面會有虛線，整個(gè)虛線上的內(nèi)容作為一個(gè)詞條。按回車后，再按F4鍵，重復(fù)的將是整個(gè)詞條。對全拼輸入法也有類似的重復(fù)整個(gè)詞條的功能。

15、用模板來加快輸入

以存儲制表位、自定義工具欄、宏、快捷鍵、樣式和自動圖文集詞條，您可以將常用樣式的文檔創(chuàng)建為模板，以后只需在模板中添入適當(dāng)內(nèi)容，即可成為新的文檔。創(chuàng)建模板的方法為：(1)若要根據(jù)已有文檔創(chuàng)建一個(gè)新模板，可單擊“文件”中的“打開”命令打開所需文檔。若要根據(jù)已有模板創(chuàng)建新模板，可單擊“文件”中的“新建”命令。然后單擊與要創(chuàng)建的模板相似的模板，再單擊“新建”下的“模板”，單擊“確定”;(2)單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在“保存類型”框中，選擇“文檔模板”。若保存一個(gè)已創(chuàng)建為模板的文件，則選定該文件類型;(3)選擇“模板”文件夾中的對應(yīng)子文件夾，在“文件名”框中，鍵入新模板的名稱，然后單擊“保存”即可。

16、用自動更正加快輸入

Word2000能夠自動更正鍵入的一些錯(cuò)誤，它還提供了添加自動更正詞語的功能，利用該功能可以將一些常用的長詞組用簡單詞組代替。添加自動更正詞語的方法為：首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，并選擇“自動更正”標(biāo)簽;(2)選中“鍵入時(shí)自動替換”復(fù)選框;(3)在“替換”框中輸入要更正的詞語，如“電腦報(bào)地址”;(4)在“替換為”框中輸入該詞語的常用拼寫，如“，單擊“添加”按鈕確定即可。

添加好詞語后，無論在何時(shí)只要鍵入一個(gè)自動更正詞語名(如“電腦報(bào)地址”)，再輸入一空格或標(biāo)點(diǎn)符號，Word2000都將用正確的拼寫(如“電腦報(bào)重慶市人民路236號”)進(jìn)行替換。

17、用自動圖文集加快輸入

在錄入文字時(shí)經(jīng)常遇到一小塊文字需要重復(fù)錄入，這時(shí)你可以用自動圖文集來解決該問題，這種方法就是用“圖文集詞條”代替要錄入的文字，在編輯正文時(shí)，只需輸入相應(yīng)的詞條，Word即可將它自動轉(zhuǎn)換成自動圖文集中的內(nèi)容。若要添加自動圖文集，可選擇“工具”菜單中“自動更正”命令，單擊“自動圖文集”標(biāo)簽卡

18、用域代碼快速插入對象

在中文Word2000文檔中插入了諸如公式、圖表、圖形等對象時(shí)，雖然可以直接將其以實(shí)際形式插入在文檔中而能夠直觀地顯示出來，但卻同時(shí)降低了文檔的顯示速度。實(shí)際上，在編輯文檔過程中，可以利用域代碼來代替插入的對象。此時(shí)，先從“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”項(xiàng)，然后再選擇“視圖”選項(xiàng)卡，最后選中“域代碼”復(fù)選框即可。一旦需要顯示域代碼的具體內(nèi)容時(shí)，可以按下Alt-F9組合鍵進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

19、用臨時(shí)文檔快速插入公式

在一個(gè)公式較多的中文Word2000文檔中進(jìn)行公式編輯時(shí)，不但每次都需要調(diào)入“公式編輯器”，而且影響了“公式編輯器”的運(yùn)行速度。為了解決這個(gè)麻煩，可以在插入一個(gè)公式之前，首先建立一個(gè)新的文檔(作為臨時(shí)文檔)，然后在該臨時(shí)文檔中“公式編輯器”編輯公式，然后將編輯好的公式復(fù)制到剪貼板中，接著在“窗口‘下選擇原來的文檔，再將公式粘貼到需要的位置即可。當(dāng)需要再一次插入公式時(shí)，通過選擇窗口直接切換到臨時(shí)文檔中進(jìn)行編輯，然后再按照上述方法進(jìn)行編輯。

20、用格式刷快速輸入格式

在Word2000中具有一個(gè)功能非常強(qiáng)大的格式復(fù)制圖標(biāo)，它不僅可以復(fù)制文字格式而且可以復(fù)制段落格式。當(dāng)插字符在某一位置時(shí)或在選中一部分文字時(shí)，按下格式刷可以取出所在位置或所選內(nèi)容的文字格式，用這一個(gè)刷子去刷別的文字可實(shí)現(xiàn)文字格式的復(fù)制。如果選中段落符時(shí)，按下格式刷則取出所在段落的段落文字格式，用這一個(gè)刷子去刷別的文字可實(shí)現(xiàn)段落格式的復(fù)制。如果選中的內(nèi)容中同時(shí)含有文字和段落符，這時(shí)按下格式刷則同時(shí)取出所選文字的文字格式與所含段落符的段落格式，對刷過的文字同時(shí)施加文字格式和施加段落格式。如果對格式刷雙擊可連續(xù)多次使用格式刷，直到單擊格式刷或別的動作發(fā)生為止。

21、快速設(shè)置文字字體

為了達(dá)到快速選擇字體的目的，可以將常用字體以按鈕形式設(shè)置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇“工具欄選項(xiàng)中的“自定義命令，進(jìn)入“自定義編輯界面，然后在“自定義編輯界面中選擇“命令卡，并移動光標(biāo)條到“類別欄中的“字體項(xiàng)，在“字體項(xiàng)中列出了Windows已經(jīng)安裝了的所有字體，此時(shí)就可以通過使用鼠標(biāo)直接將相應(yīng)的字體拖曳到工具欄上，直到將需要的字體都設(shè)置到工具欄中。

三、自動操作技巧

21、自動編寫摘要

Word2000的自動編寫摘要功能可以自動概括文檔要點(diǎn)，生成文檔摘要，對于長文檔編輯特別重要。創(chuàng)建摘要的方法為：(1)單擊“工具”菜單中的“自動編寫摘要”命令，這時(shí)出現(xiàn)“自動編寫摘要”對話框;(2)從“摘要類型”下面4種摘要文檔的顯示方案中選擇其中一種，您可選擇“在文檔頂端插入摘要或摘錄文字”;(3)在“相當(dāng)于原長的百分比”框中鍵入或選擇摘要的詳細(xì)程度;(4)單擊“確定”，則摘要內(nèi)容將被按選擇的顯示方式顯示出來。自動編寫摘要功能是通過統(tǒng)計(jì)來確定文檔要點(diǎn)的，它只能給您以幫助，在完成后還要做一些合適的修改，以保證其準(zhǔn)確性。

22、自動創(chuàng)建超級鏈接

超級鏈接帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會跳轉(zhuǎn)至某個(gè)文件或文件中的某個(gè)位置，或者跳轉(zhuǎn)到全球廣域網(wǎng)或 Intranet 上的某個(gè) HTML 頁。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet 和 FTP 站點(diǎn)。

用Word2000的自動套用格式功能，只需鍵入所欲跳轉(zhuǎn)到文件的地址，即可創(chuàng)建超級鏈接。自動創(chuàng)建的步驟為：

1、單擊“工具”菜單中“自動更正”命令，然后單擊“鍵入時(shí)自動套用格式”標(biāo)簽;

2、選擇“鍵入時(shí)自動替換”標(biāo)題下的“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換成超級鏈接”復(fù)選框;

3、這樣，鍵入位于網(wǎng)絡(luò)或Internet文件的地址時(shí)，Word2000將其轉(zhuǎn)化為超級鏈接，顏色變成帶下劃線的藍(lán)色文本，單擊它就可跳至相應(yīng)位置。例如鍵入電腦報(bào)的網(wǎng)址，該網(wǎng)址立即成為超級鏈接，你只要單擊它，就可以到該網(wǎng)址進(jìn)行瀏覽了。

23、自動添加題注

在Word2000中，可以在插入表格、圖表、公式或其他項(xiàng)目時(shí)自動添加題注，也可以為已有的表格、圖表、公式或其他項(xiàng)目添加題注。下面介紹插入項(xiàng)目時(shí)自動添加題注的方法：

1、單擊“插入”菜單中的“題注”項(xiàng)打開“題注”對話框，單擊對話框中的“自動插入題注”按鈕，打開“自動插入題注”對話框;

2、在“插入時(shí)添加題注”列表中，選擇要用Word插入題注的項(xiàng)目。如果要在插入表格時(shí)自動添加題注，則選中“Microsoft Word”復(fù)選框;

3、在“標(biāo)簽”框所帶的下拉式列表中選擇相應(yīng)的標(biāo)簽。如果“標(biāo)簽”列表中沒有想要的標(biāo)簽，單擊“新建標(biāo)簽”? ，打開“新建標(biāo)簽”對話框，在“標(biāo)簽”文本框中輸入想用的標(biāo)簽如“附表”，然后單擊“確定”按鈕;

4、在“位置”框所帶的下拉列表中選擇題注所處的位置;

5、Word一般是以阿拉伯?dāng)?shù)字“1，2，3，…”來為題注編號的，如想使用其他編號方式，單擊“編號”按鈕打開“題注編號”對話框，在“格式”框所帶的的下拉列表中選擇一種編號方式，單擊“確定”按鈕;

6、單擊“確定”按鈕。

這樣，每次在文檔中插入表格時(shí)，Word2000就會按剛才所選擇的方式為其添加題注。

24、自動簽名

電子郵件簽名由文本和/或圖片組成，Word 自動將其添加在待發(fā)電子郵件末尾?？蔀椴煌愋偷淖x者創(chuàng)建自定義簽名。例如，對您的朋友和家人只使用名，對商務(wù)聯(lián)系人的郵件使用全名和電子郵件地址。也可以使用簽名添加要反復(fù)套用的文字，解釋您希望收件人如何答復(fù)您的郵件。創(chuàng)建的方法為：

1、在 Word 文檔或電子郵件中，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡;

2、單擊“電子郵件選項(xiàng)”按鈕，然后單擊“電子郵件簽名”選項(xiàng)卡;

3、在“請鍵入或從列表中選擇電子郵件簽名的標(biāo)題”框中，鍵入簽名的名稱;

4、在“創(chuàng)建電子郵件簽名”下插入用于簽名的文字;

5、單擊“添加”按鈕。 Word 將簽名作為“自動圖文集”詞條保存在 Normal 模板中。

要創(chuàng)建其他簽名，請單擊“新建”，然后重復(fù)步驟 3 到 5。

這樣，在下次使用時(shí)就可以使用簽名，你還可以為郵件設(shè)置默認(rèn)簽名，每次發(fā)送郵件時(shí)就會在郵件下面自動添加默認(rèn)的簽名。設(shè)置方法：

1、在 Word 文檔或電子郵件中，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡;

2、單擊“電子郵件選項(xiàng)”按鈕，然后單擊“電子郵件簽名”選項(xiàng)卡;

3、在“請選擇默認(rèn)的電子郵件簽名”下，在“用于新郵件的簽名”列表框中，單擊所需簽名

25、自動重新分頁

在使用Word進(jìn)行文檔編輯的時(shí)候，分頁命令可被自動執(zhí)行。比如正在編輯的文檔超過一頁紙時(shí)，它會自動進(jìn)入到下頁。自動重新分頁是在進(jìn)行文檔編輯的時(shí)候Word自動執(zhí)行的功能。它主要用于如下情況：