檔案管理相關(guān)畢業(yè)論文
檔案管理也可以稱為檔案工作。檔案管理工作充分的挖掘檔案信息資源的價(jià)值,同時(shí)可以為精品工程的打造做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的檔案管理相關(guān)畢業(yè)論文，供大家參考。
檔案管理相關(guān)畢業(yè)論文范文一：淺析基于數(shù)據(jù)挖掘的數(shù)字檔案信息管理研究
論文關(guān)鍵詞：數(shù)字化 圖書(shū)管理 檔案化
論文摘要：隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域都扮演著極其重要的角色。信息化建設(shè)更是被我國(guó)列為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的首要內(nèi)容。網(wǎng)頁(yè)檔案化管理包括文檔、文字翻譯轉(zhuǎn)換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠(yuǎn)程會(huì)議等。尤其是大學(xué)檔案館更側(cè)重教學(xué)與科研，網(wǎng)頁(yè)檔案化管理是必然的趨勢(shì)。
在信息化發(fā)展的今天，圖書(shū)館，特別是大學(xué)圖書(shū)館不僅要對(duì)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)字轉(zhuǎn)換和管理，更要對(duì)新興事物網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案化管理和歸檔，包括文檔、文字翻譯轉(zhuǎn)換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠(yuǎn)程會(huì)議等。所以網(wǎng)絡(luò)檔案化管理，成為當(dāng)今圖書(shū)管理的必然趨勢(shì)，這就必須對(duì)檔案化管理的技術(shù)和法律相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行深入闡述和探討。
所謂數(shù)據(jù)挖掘(Data Mining)，就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識(shí)的過(guò)程。這些數(shù)據(jù)可以是結(jié)構(gòu)化的，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，也可以是半結(jié)構(gòu)化的，如文本，圖形，圖像數(shù)據(jù)，甚至是分布在網(wǎng)絡(luò)上的異構(gòu)型數(shù)據(jù)。發(fā)現(xiàn)知識(shí)的方法可以是數(shù)學(xué)的，也可以是非數(shù)學(xué)的;可以是演繹的，也可以是歸納的。發(fā)現(xiàn)了的知識(shí)可以被用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過(guò)程控制等，還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)自身的維護(hù)。數(shù)據(jù)挖掘借助了多年來(lái)數(shù)理統(tǒng)計(jì)技術(shù)和人工智能以及知識(shí)工程等領(lǐng)域的研究成果構(gòu)建自己的理論體系，是涉及數(shù)據(jù)庫(kù)、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、機(jī)械學(xué)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、可視化、并行計(jì)算等的交叉學(xué)科，是目前國(guó)際上數(shù)據(jù)庫(kù)和決策支持領(lǐng)域的最前沿的研究方向之一。
一、數(shù)據(jù)挖掘的功能
數(shù)據(jù)挖掘通過(guò)預(yù)測(cè)未來(lái)趨勢(shì)及行為，做出預(yù)測(cè)性的、基于知識(shí)的決策。數(shù)據(jù)挖掘的目標(biāo)是從數(shù)據(jù)庫(kù)中發(fā)現(xiàn)隱含的、有意義的知識(shí)，按其功能可分為以下幾類。
1、關(guān)聯(lián)分析
關(guān)聯(lián)分析能尋找到數(shù)據(jù)庫(kù)中大量數(shù)據(jù)的相關(guān)聯(lián)系，常用的一種技術(shù)為關(guān)聯(lián)規(guī)則和序列模式。關(guān)聯(lián)規(guī)則是發(fā)現(xiàn)一個(gè)事物與其他事物間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。
2、聚類
輸入的數(shù)據(jù)并無(wú)任何類型標(biāo)記，聚類就是按一定的規(guī)則將數(shù)據(jù)劃分為合理的集合，即將對(duì)象分組為多個(gè)類或簇，使得在同一個(gè)簇中的對(duì)象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對(duì)象差別很大。聚類增強(qiáng)了人們對(duì)客觀現(xiàn)實(shí)的認(rèn)識(shí)，是概念描述和偏差分析的先決條件。聚類技術(shù)主要包括傳統(tǒng)的模式識(shí)別方法和數(shù)學(xué)分類學(xué)。
3、自動(dòng)預(yù)測(cè)趨勢(shì)和行為
數(shù)據(jù)挖掘自動(dòng)在大型數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行分類和預(yù)測(cè)，尋找預(yù)測(cè)性信息，自動(dòng)地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型或預(yù)測(cè)未來(lái)的數(shù)據(jù)趨勢(shì)，這樣以往需要進(jìn)行大量手工分析的問(wèn)題如今可以迅速直接由數(shù)據(jù)本身得出結(jié)論。
4、概念描述
對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中龐雜的數(shù)據(jù)，人們期望以簡(jiǎn)潔的描述形式來(lái)描述匯集的數(shù)據(jù)集。概念描述就是對(duì)某類對(duì)象的內(nèi)涵進(jìn)行描述并概括出這類對(duì)象的有關(guān)特征。概念描述分為特征性描述和區(qū)別性描述，前者描述某類對(duì)象的共同特征，后者描述不同類對(duì)象之間的區(qū)別。生成一個(gè)類的特征性只涉及該類對(duì)象中所有對(duì)象的共性。生成區(qū)別性描述的方法很多，如決策樹(shù)方法、遺傳算法等。
5、偏差檢測(cè)
數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)常有一些異常記錄，從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢測(cè)這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識(shí)，如分類中的反常實(shí)例、不滿足規(guī)則的特例、觀測(cè)結(jié)果與模型預(yù)測(cè)值的偏差、量值隨時(shí)間的變化等。偏差檢測(cè)的基本方法是尋找觀測(cè)結(jié)果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業(yè)中檢測(cè)欺詐行為，或市場(chǎng)分析中分析特殊消費(fèi)者的消費(fèi)習(xí)慣。
二、數(shù)據(jù)挖掘在建設(shè)現(xiàn)代化高校檔案館中的應(yīng)用
1、資源類數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類電子檔案、電子文件中心中存儲(chǔ)的各類電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網(wǎng)建設(shè)和維護(hù)信息。我們從研究大學(xué)檔案用戶的信息需求出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)榇髮W(xué)檔案館全面掌握和準(zhǔn)確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。
(1) 利用Web訪問(wèn)信息挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)模式、序列模式和Web訪問(wèn)趨勢(shì)等，構(gòu)建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務(wù)受歡迎的程度，發(fā)現(xiàn)用戶訪問(wèn)模式和用戶需求的趨勢(shì)，從不同側(cè)面來(lái)研究用戶的信息需求，為優(yōu)化檔案館的檔案信息資源建設(shè)提供了科學(xué)依據(jù)。
(2) 收集大學(xué)檔案網(wǎng)web服務(wù)器保留的用戶注冊(cè)信息、訪問(wèn)記錄，以及有關(guān)用戶與系統(tǒng)交互的信息等原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)清洗、濃縮和轉(zhuǎn)換形成便于統(tǒng)計(jì)分析的用戶查閱數(shù)據(jù)庫(kù)、日志數(shù)據(jù)庫(kù)、用戶定制信息庫(kù)、用戶反饋信息等各種數(shù)據(jù)集合。
2、從建設(shè)大學(xué)檔案館館藏信息資源出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)榇髮W(xué)檔案館提供了選擇一條科學(xué)發(fā)展道路的重要依據(jù)。
(1) 利用檔案網(wǎng)和檔案管理軟件訪問(wèn)信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統(tǒng)載體檔案優(yōu)先數(shù)字化。例如：通過(guò)對(duì)檔案信息的訪問(wèn)記錄、檢索請(qǐng)求中用戶請(qǐng)求失敗的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，按類統(tǒng)計(jì)檔案拒用集和頻繁利用集，結(jié)合聚集算法發(fā)現(xiàn)館藏資源的缺漏，有針對(duì)性地補(bǔ)充和豐富檔案信息資源。
(2) 在大學(xué)檔案館藏管理過(guò)程中利用文本挖掘，運(yùn)用關(guān)聯(lián)、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專題進(jìn)行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫(kù)及各類專題檔案信息庫(kù)等。
3、從做好大學(xué)檔案館信息管理工作的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)閮?yōu)化館藏信息和對(duì)未來(lái)工作的預(yù)測(cè)發(fā)揮重要作用。
(1) 在提供利用環(huán)節(jié)中，對(duì)用戶每次借閱的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)各類檔案信息之間的關(guān)聯(lián)規(guī)則或比例關(guān)系，這樣可以進(jìn)一步優(yōu)化館藏信息。
(2) 開(kāi)展大學(xué)檔案館館藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集縮減和模型評(píng)價(jià)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量文檔集合的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)、分類、聚類、關(guān)聯(lián)分析、分布分析，通過(guò)歸納與總結(jié)，發(fā)現(xiàn)的知識(shí)可以為未來(lái)檔案工作的趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)。
三、數(shù)據(jù)挖掘在管理類數(shù)據(jù)中的應(yīng)用
大學(xué)檔案館的管理類數(shù)據(jù)包括：智能監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)利用系統(tǒng)等在日常工作產(chǎn)生大量的管理類數(shù)據(jù)。我們得用數(shù)據(jù)挖掘工具在這類看似無(wú)用的數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的知識(shí)并運(yùn)用到大學(xué)檔案館工作中，并在大學(xué)檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮作用。
大學(xué)檔案館檔案工作的重點(diǎn)是為師生服務(wù)，以服務(wù)為中心開(kāi)展各項(xiàng)工作，如何使用先進(jìn)的工具，提高服務(wù)的質(zhì)量是一直困擾我們的難題。數(shù)據(jù)挖掘?yàn)榇髮W(xué)檔案館檔案工作的智能化、個(gè)性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能檢索系統(tǒng)可調(diào)用用戶興趣模型，自動(dòng)修正檢索策略并可依用戶興趣將檢索結(jié)果迅速聚類和分類，并條理化地排序出來(lái);對(duì)于設(shè)計(jì)院、社科院等科研型檔案用戶，可借助數(shù)據(jù)挖掘開(kāi)展針對(duì)性的檔案信息挖掘，并將研究成果以概述、成果報(bào)告等形式提供給用戶。這樣不光實(shí)現(xiàn)了大學(xué)檔案的二次開(kāi)發(fā)，也會(huì)給用戶帶來(lái)意外的驚喜。
網(wǎng)絡(luò)最初只是科學(xué)家與研究人員之間交換文件的軟件，把因特網(wǎng)用于教育和研究可以得到政府的補(bǔ)貼。在中國(guó)，大學(xué)有撥款，圖書(shū)館有大學(xué)支持，數(shù)字圖書(shū)館的網(wǎng)絡(luò)檔案館是不贏利的，產(chǎn)出是教學(xué)和科研的長(zhǎng)期社會(huì)效益。今天，因特網(wǎng)已經(jīng)越來(lái)越商業(yè)化了，網(wǎng)絡(luò)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)中已成為極具潛力的技術(shù)投資對(duì)象。大學(xué)數(shù)字圖書(shū)館也可以考慮建立以贏利為目的的網(wǎng)絡(luò)檔案庫(kù)，采用網(wǎng)絡(luò)商務(wù)中的一些商務(wù)模式，例如網(wǎng)絡(luò)廣告、旗幟廣告、贊助廣告、訂閱、B2C等。收入可用于大學(xué)數(shù)字圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)的滾動(dòng)發(fā)展。目前人們對(duì)這些處于萌芽中的經(jīng)濟(jì)模式認(rèn)識(shí)甚少。管理網(wǎng)絡(luò)的公共政策制定主體是政府部門，推行電子政務(wù)，開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)資源，促進(jìn)從文字印刷向網(wǎng)絡(luò)出版的轉(zhuǎn)移是當(dāng)前相關(guān)政府部門的重要任務(wù)。大學(xué)的政策、態(tài)度和措施對(duì)數(shù)字圖書(shū)館的發(fā)展至關(guān)重要。市場(chǎng)手段和政策平衡是網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)檔案庫(kù)運(yùn)行，網(wǎng)上內(nèi)容傳遞和保存應(yīng)該和必須考慮的。
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檔案管理相關(guān)畢業(yè)論文范文二：淺談高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的管理
論文關(guān)鍵詞: 高等學(xué)校 財(cái)務(wù) 電子檔案
論文摘要: 對(duì)于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進(jìn)行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務(wù),是高等學(xué)校會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。
在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識(shí)前沿的高等學(xué)校的會(huì)計(jì)電算化已廣泛普及。由會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的，蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財(cái)務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行有效地保管、維護(hù)與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。
一、財(cái)務(wù)電子檔案特點(diǎn)：
財(cái)務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中使用的各種基礎(chǔ)語(yǔ)言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財(cái)務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，有了許多新的特點(diǎn)：
1、財(cái)務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。
2、財(cái)務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。
3、財(cái)務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲(chǔ)空間小，但對(duì)存儲(chǔ)條件要求較高。
4、財(cái)務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn);但易于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。
5、財(cái)務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。
6、財(cái)務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。
二、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理的狀況
高等學(xué)校會(huì)計(jì)電算化生成了財(cái)務(wù)電子檔案。對(duì)于新介質(zhì)的檔案，既沒(méi)有前人的管理模式可參照，又沒(méi)有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：
1、儲(chǔ)存環(huán)境欠妥。早期電算化會(huì)計(jì)生成的是電子輸出檔案，即通過(guò)打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報(bào)表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運(yùn)行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運(yùn)行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。
3、老化機(jī)器的淘汰以及機(jī)器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運(yùn)行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機(jī)上運(yùn)行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機(jī)器上順暢運(yùn)行。
隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的功能和效用，財(cái)務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護(hù)、查詢、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購(gòu)置和管理人員專業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn)，其財(cái)務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。
三、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理
財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案實(shí)施有效管理，包括四個(gè)環(huán)節(jié)即財(cái)務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。
(一)財(cái)務(wù)電子檔案的收集
1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來(lái)設(shè)定;也可以視具體項(xiàng)目周期長(zhǎng)短，實(shí)行分段、分項(xiàng)或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無(wú)間斷。
2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時(shí)還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì);同時(shí)應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運(yùn)行的語(yǔ)言程序版本及操作環(huán)境標(biāo)識(shí)，作為以后復(fù)現(xiàn)時(shí)的參照。
3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時(shí)，應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語(yǔ)言運(yùn)行程序，以備舊資料的往復(fù)查詢。對(duì)轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無(wú)誤后，再做謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)換。
4、制定硬件更新的收集程序。詳細(xì)記錄微機(jī)主板的級(jí)次、型號(hào)，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設(shè)備的配套類型等，有時(shí)還可記錄下微機(jī)的品牌和使用起、止期。更新后，視儲(chǔ)存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預(yù)防意外。 5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認(rèn)真填制電子檔案移交清冊(cè)，區(qū)分責(zé)任。
(二)財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存
財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個(gè)管理工作的有效性。不僅需要兼具財(cái)務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識(shí)的專業(yè)人員來(lái)管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實(shí)施不同的整理與保存措施。
1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)或者專設(shè)磁場(chǎng)屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應(yīng)載明操作員姓名、運(yùn)行環(huán)境和形成時(shí)間，連續(xù)順序編號(hào)，再分放于不同儲(chǔ)柜，以防意外。
2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲(chǔ)柜;光盤的保護(hù)膜應(yīng)完好無(wú)損，防止的盤面磨損、刮擦;每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼，避免擠壓損毀，不可讀取。
3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見(jiàn)光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。
財(cái)務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲(chǔ)存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲(chǔ)存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。
(三)財(cái)務(wù)電子檔案的利用
財(cái)務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財(cái)務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。
1、財(cái)務(wù)電子檔案的查閱。
查詢帳目，可直接利用微機(jī)檢索，參照版本記錄標(biāo)識(shí)，打開(kāi)相應(yīng)程序和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行讀取，省時(shí)、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專設(shè)查閱微機(jī)，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個(gè)盤面，保證另一盤面的無(wú)介入、封存性。
2、財(cái)務(wù)電子檔案的計(jì)算與分析。財(cái)務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過(guò)微機(jī)計(jì)算，集成產(chǎn)生多項(xiàng)分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險(xiǎn)，因此應(yīng)指定專業(yè)人員，在內(nèi)控專用機(jī)器上調(diào)閱、操作，避免實(shí)在危險(xiǎn)。同時(shí)還要注意各介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境，以免不同軟件帶來(lái)的誤差，生成錯(cuò)誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復(fù)制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。
隨著數(shù)字化、信息化時(shí)代的到來(lái)，財(cái)務(wù)電子檔案會(huì)有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時(shí)代步伐，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使財(cái)務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)：
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