代發(fā)檔案管理論文(2)
代發(fā)檔案管理論文篇二
科研檔案管理存在的問題和對(duì)策探討
一.科研資料管理存在的問題和特點(diǎn)
企事業(yè)及科研單位都有大量的科研相關(guān)文件資料，重要的科研文件和資料都是指科研單位在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。一方面需要妥善保密保管，另外需要方便根據(jù)權(quán)限查閱和借還操作。其工作量和管理難度不亞于中型圖書館管理工作，也不亞于檔案管理工作。因?yàn)槠胀n案管理不需要考慮資料的級(jí)別和查閱的權(quán)限。隨著信息技術(shù)在管理上越來越深入而廣泛的應(yīng)用，機(jī)密科研文件資料管理數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)已逐步成熟。加強(qiáng)對(duì)科研機(jī)密科研文件資料的管理研究是一個(gè)不斷發(fā)展的新型學(xué)科，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)科研機(jī)密文檔資料保存處理和數(shù)據(jù)庫(kù)的更新,為提高工作效率，總結(jié)電大科研資料文檔管理的特點(diǎn)，以便度對(duì)科研文檔管理制度化和加強(qiáng)對(duì)科研資料的的嚴(yán)格管理。
1.保密意識(shí)有待提高。國(guó)家檔案局2006年12月18日發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，從制度上對(duì)文件檔案實(shí)現(xiàn)行政規(guī)章的實(shí)際規(guī)范效用。為各機(jī)關(guān)單位制定更加系統(tǒng)、完整、科學(xué)的文件檔案的歸檔范圍和保管方面的期限提供了新的指導(dǎo)和監(jiān)督，也進(jìn)一步明確了規(guī)范機(jī)關(guān)文件檔案管理制度是各級(jí)文件檔案領(lǐng)導(dǎo)和管理部門法律上的職責(zé)。這有助于文件檔案管理部門站在遵守法律的高度，來加強(qiáng)并夯實(shí)機(jī)關(guān)文件檔案管理工作，對(duì)提高保密意識(shí)，對(duì)文件和檔案資料的管理逐漸重視起來。但整體上來說，保密意識(shí)和重要文檔的管理仍然處于比較低的水平，這方面需要大力宣傳和全社會(huì)的保密意識(shí)教育，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程。
2.缺少一套專門的科研檔案管理系統(tǒng)。在具體操作上沒有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，各科研單位自己把控，計(jì)算機(jī)參與的程度不高。重要科研文檔包括科研成果文檔、項(xiàng)目立項(xiàng)、論文集電子版和紙質(zhì)保存、科研學(xué)術(shù)報(bào)刊和學(xué)術(shù)會(huì)議視頻資料等,科研文件資料管理是一項(xiàng)非常重要的工作，這不僅保護(hù)科研成果秘密問題，還應(yīng)該方便根據(jù)權(quán)限調(diào)閱和借還等管理。將所有資料集中存儲(chǔ)在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，數(shù)據(jù)采用壓縮儲(chǔ)存，并設(shè)有密碼保護(hù)功能，沒有密碼無(wú)法打開數(shù)據(jù)庫(kù)，資料的管理采用類似于資源管理器的樹型結(jié)構(gòu)，可以很方便地預(yù)覽、編輯數(shù)據(jù)。通過樹型結(jié)構(gòu)可以將個(gè)人資料進(jìn)行合理分類，便于資料的查詢。具有文件的導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，所有資料均可導(dǎo)出到文件，也可以由文件導(dǎo)入恢復(fù)成數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)。因此，開發(fā)一套完善的科研文件資料管理研究管理系統(tǒng)就必不可少了?？蒲袉挝晃募n案管理工作是科研單位保密、實(shí)施嚴(yán)格管理的重要工作，也是科研單位系統(tǒng)管理不可分割的一部分，工作的的質(zhì)量與成效，直接影響保密的把關(guān)和科研單位管理的效率和水平。特別是在實(shí)行機(jī)構(gòu)改革、提高工作效率、引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的形勢(shì)下，更新觀念，提高科研單位文件管理工作的效率和質(zhì)量尤為重要。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)重要科研部門文件和檔案進(jìn)行管理,具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高管理單位機(jī)密文件和檔案管理的效率,也是管理朝科學(xué)化、正規(guī)化,與世界接軌的方向。信息管理系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱MIS)是介于信息論，經(jīng)濟(jì)管理理論，統(tǒng)計(jì)學(xué)與運(yùn)籌學(xué)及計(jì)算機(jī)科學(xué)之間的一門邊緣性，綜合性，系統(tǒng)性的交叉科學(xué)，它是隨著管理科學(xué)，信息技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)等的發(fā)展而產(chǎn)生和發(fā)展起來的。研究和開發(fā)一套適合科研單位單位使用的機(jī)密文件及資料管理系統(tǒng)是已經(jīng)非常迫切的工作，也是具有非常現(xiàn)實(shí)需要的工作。
3.目前的狀態(tài)。目前科研單位對(duì)紙質(zhì)科研成果的管理工作大多較為隨意。但諸如科研成果分類不細(xì)致，缺乏科研成果說明標(biāo)簽，未進(jìn)行分等級(jí)管理等情況屢見不鮮，從而導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)科研成果受損、丟失、重復(fù)存放、查找不方便等狀況，不但影響工作效率，還會(huì)影響科研單位嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男蜗蟆Ｒ?guī)范和把控科研成果管理大致可圍繞以下幾個(gè)方面，首先是科研成果和檔案的分類。分類工作分為兩步，第一步是根據(jù)科研項(xiàng)目的內(nèi)容性質(zhì)，先將科研成果劃分為普通或者機(jī)密科研成果，機(jī)密級(jí)別。不是所有的科研成果都可以公開，書面科研成果應(yīng)根據(jù)內(nèi)容設(shè)定受控級(jí)別，例如其究竟是普通公開科研成果，還是按照一定級(jí)別才可以查閱的科研成果。檔案資料類科研成果、內(nèi)部管理類科研成果等;第二步是在每個(gè)大分類下面，再細(xì)分不同的科研成果類型，分類越細(xì)，以后查找起來就越方便。最后是科研成果存放。在確定科研成果分類表和科研成果等級(jí)之后，再根據(jù)科研成果的數(shù)量和使用頻率，設(shè)定不同的科研成果簡(jiǎn)介文檔存放用品。例如板夾、普通科研成果夾、科研成果袋、快撈架等等。當(dāng)然，受控科研成果夾還需要存放在機(jī)密科研成果柜。
二.建議和對(duì)策探討
1.引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理。原始科研成果和檔案的信息具有原始性和完整性，利用計(jì)算機(jī)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)諸如查詢和借閱方面的信息管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)密科研成果檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)管理體系，可以及時(shí)準(zhǔn)確、全面的提供科研成果信息資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，提高機(jī)密科研文檔管理的工作效率。科研信息及檔案信息的收集就是為了充分達(dá)到原始資料資源共享，這是信息管理的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，這也要求有科研成果資料管理系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障。文件保管制度中的另一個(gè)關(guān)鍵是存儲(chǔ)。紙質(zhì)文件文件如同電子信息一樣需要妥善的安置與保管。無(wú)論您是出于安全因素或者是想減少文件管理成本、文件存放的位置和相關(guān)信息都是至關(guān)重要的。
2.密級(jí)管理。從管理層面上來說，加強(qiáng)科研成果信息和紙質(zhì)文檔管理，除了計(jì)算機(jī)管理外，還應(yīng)該加強(qiáng)人員素質(zhì)和意識(shí)方面方面，首先，提高認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格把關(guān)。無(wú)論是科研科室內(nèi)部還是外部，幾乎每份科研成果的形成到歸檔都要由部門負(fù)責(zé)人審核、簽發(fā)?？蒲谐晒畔⒌慕栝喴脖仨毥?jīng)過一定的手續(xù)，根據(jù)級(jí)別和權(quán)重借閱不同級(jí)別的科研成果檔案。因此，加強(qiáng)對(duì)重要科研成果的審核、簽發(fā)和借閱情況。統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，層層把關(guān)，確保每份科研成果的安全管理要求。其次，抓好科研成果建檔，確?？蒲谐晒牧系男畔?zhǔn)確?？蒲谐晒麢n案管理工作的根本目的就是為科研檔案管理提供優(yōu)質(zhì)高效的科研成果借閱和管理服務(wù)，它的主導(dǎo)功能是保密和幫助科研單位運(yùn)作的順暢。科研單位切不可忽視科研成果材料的收集歸檔，尤其是要注意對(duì)一些機(jī)密科研成果更要加強(qiáng)收集保管。對(duì)有較高價(jià)值的科研成果材料更應(yīng)重點(diǎn)保存，為今后利用提供方便。做到科研成果資料借閱管理的科學(xué)化以及規(guī)范化。具體說來，實(shí)現(xiàn)了對(duì)機(jī)密科研成果資料進(jìn)行建立數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠科學(xué)嚴(yán)密的對(duì)借閱人信息管理。在借閱和歸還管理中做到安全可靠，能夠根據(jù)權(quán)重完成借閱和歸還。既可以按科研成果名、內(nèi)容關(guān)鍵字、科研成果形成時(shí)間等信息對(duì)科研成果資料進(jìn)行查詢，并能及時(shí)準(zhǔn)確的反映出科研成果資料的借閱情況。通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)和分析借閱頻率功能，統(tǒng)計(jì)和圖表展示出庫(kù)存科研成果資料的分類情況與借出科研成果資料所占的比例。單位科研成果資料種類和時(shí)間分布情況。完善對(duì)使用該管理系統(tǒng)的工作人員的管理，也就是密碼管理，按照不同的級(jí)別系統(tǒng)提供不同的功能授權(quán)。采用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理可方便快捷地查詢科研成果共享信息;安全保管和安全借閱，歸還;權(quán)重管理。
最后，信息時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的科研文件和資料載體多樣化和多學(xué)科化要求管理人才隊(duì)伍和個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)也應(yīng)多樣化。然而當(dāng)前科研單位管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，其中一部分人員是學(xué)其他專業(yè)而后轉(zhuǎn)到科研單位工作的，他們因?yàn)闆]有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過圖書情報(bào)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)技術(shù)科研檔案管理的工作缺乏深入了解，因而難以勝任保密性很強(qiáng)的一些深層次的業(yè)務(wù)工作。另外圖書情報(bào)專業(yè)畢業(yè)的人員因缺少其他有關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)進(jìn)而難以開展深層次的服務(wù)工作，其業(yè)務(wù)水平停留在傳統(tǒng)服務(wù)工作的水平上。繼續(xù)教育不夠致使計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技能以及外語(yǔ)水平普遍不高，直接造成科研單位管理人員整體素質(zhì)不高難以適應(yīng)科研管理工作。?
參考文獻(xiàn)
[1] 朱德金編著，《科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)》，試論現(xiàn)代圖書館的人力資源管理[m] ,2005.619?
[2] 盛秋艷: 高校圖書館外文期刊利用中的問題與對(duì)策 [J]圖書館建設(shè)2001(2)
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