如何完善企業(yè)管理制度(2)
4、安排執(zhí)行與實施;
5、在執(zhí)行與實施過程中進行不斷地完善，并以予修改和補充。
結(jié)束語
企業(yè)在迅速發(fā)展的過程中，希望尋找解決企業(yè)內(nèi)部管理與控制制度的有效途徑與辦法。作為目前企業(yè)采用的最通常的做法，也是最快捷的和成本最低的辦法是，聘請專業(yè)的管理顧問公司，為其提供經(jīng)營管理、稅務籌劃和財務管理等建議。
以上內(nèi)容，是我們就民營企業(yè)建立內(nèi)部控制制度過程發(fā)現(xiàn)的問題，所做的歸納和總結(jié)。應該說，每個企業(yè)都會有其自身特點和要求，需要根據(jù)實際情況加以分析、研究和解決。
上述建議，供讀者參考。
如何完善企業(yè)合同管理
一合同簽署前
1確定簽署合同的目的
簽署每一個合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這個目的是什么，圍繞這個目的才能集合企業(yè)各個部門的力量來對這份合同做準備工作。
2審查合同對方主體資信
現(xiàn)代社會是陌生人的社會，企業(yè)往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信進行調(diào)查。
(1)請對方自行提供自身基本情況，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等企業(yè)證照。
(2)必要的話，要求對方到工商局、稅務局、銀行等開具其企業(yè)的最新檔案信息。
(3)核查對方是否具有將要合作業(yè)務的資質(zhì)或許可。例如要委托對方進行建設施工，則要核查是否具有相關(guān)施工資質(zhì);要加盟對方的連鎖項目，則要核查是否具有特許經(jīng)營資質(zhì)。
(4)調(diào)查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。
(5)在簽署重大合同時，企業(yè)應聘請獨立財務、法律服務團隊進行專業(yè)的盡職調(diào)查，如果調(diào)查結(jié)果不理想則應取消合同的簽署計劃。企業(yè)切勿不可因前期資信調(diào)查費時費力或聘請專業(yè)服務團隊費用高而不進行該項工作。如果調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)交易對象確有資信瑕疵，做了資質(zhì)調(diào)查對企業(yè)而言只是耗費了相應成本，沒做調(diào)查簽署了合同損失可就遠遠不止如此了。
二合同簽署時
1相關(guān)負責人分工
(1)確定談判負責人。進入合同簽署的階段就需要確認與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業(yè)的業(yè)務人員，但涉及較大合同，則需由企業(yè)業(yè)務人員、法務人員、相關(guān)技術(shù)人員等會同參加談判。
(2)確定文本內(nèi)容審核負責人。文本內(nèi)容的全面審核工作一般會交給法務部門，筆者認為這是一個不太合適的方式。法務故名思議是側(cè)重審核法律條款的，而且法務人員往往沒有參與合同簽署的全過程，審查內(nèi)容時難免會有遺漏或者偏頗。合同是整個項目談判的呈現(xiàn)載體，也是日后履行中的依據(jù)，所以應由全程跟進項目的業(yè)務人員與法務人員共同負責合同內(nèi)容的全面審查。
(3)須指定一人跟進合同簽署、執(zhí)行的全部流程。本文將合同的簽署分為四步，這四步中的前三步是前后連貫、相互銜接的，如果中間被隔斷將造成合同文本內(nèi)容與談判內(nèi)容不符，或合同履行與合同文本約定內(nèi)容不符的情況。故，應指定一人全程負責合同的整個簽署、執(zhí)行過程。
2合同文本的審查
每一類型的合同有著不同的審核要點，例如買賣合同重點審查對標的物的質(zhì)量約定、價款約定、數(shù)量約定等;運輸合同重點審查運輸方式的約定、運費核算的約定、運輸風險的約定等。本文從一般合同的通用條款審查要點進行簡單的梳理：
(1)雙方主體信息。合同首部應列明簽署合同主體的準確名稱、地址、負責人等。
(2)合同簽署的背景及目的描述清楚明確。在合同條款前，一般會有“鑒于”部分，該部分主要描述了合同簽署的背景及目的，在日后發(fā)生糾紛時可以用來明確是否違背了合同的根本目的，或用來主張對方不具有鑒于部分描述的相關(guān)能力。
(3)審核合同雙方的權(quán)利義務。權(quán)利義務條款是合同的核心條款，對權(quán)利義務的描述應詳細、準確、體現(xiàn)合同談判結(jié)果并具有可執(zhí)行性。企業(yè)的合同絕大多數(shù)是雙務合同，有權(quán)利必有義務，權(quán)利與義務應為對等或基本對等。在設定權(quán)利義務條款時不可太過傾向于自己一方，這樣的文本發(fā)給對方審核會讓對方認為我們在談判結(jié)果之上做文字游戲，沒有合作誠意，因而影響合同簽署的進度。
(4)合同通知條款的約定。因被通知方經(jīng)常會以沒有收到通知為理由不認可通知內(nèi)容，故我們須在合同中約定多種通知方式，并要求雙方保證通知渠道暢通，如因一方單方變更收取通知的地址，則自行承擔未收取通知的責任。現(xiàn)在移動互聯(lián)網(wǎng)應用發(fā)達，人們習慣以各種方式進行工作聯(lián)系，所以除了傳統(tǒng)的郵寄通知、郵件通知等方式外，還應增加微信、qq等通知指定賬號的約定。注意應對各種通知方式劃分界限，如解約通知必須書面送達、變更發(fā)貨時間必須郵件通知、即時消息僅可作日常聯(lián)絡等，以免因通知渠道增多造成合同變更形式不正式而產(chǎn)生糾紛。
(5)違約條款。違約條款應具有可執(zhí)行性，我們不鼓勵做過度嚴苛的違約約定，這樣往往在簽署過程中影響簽約進度，在出現(xiàn)糾紛后也很難得到法院的支持。違約責任應與合同的權(quán)利義務條款相對應，避免出現(xiàn)高度概括性的違約責任條款，因為這在實踐中很難實際操作。
(6)法律適用及管轄條款。我們在談判地位允許的前提下，盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點。如果實在難以約定在自身所在地點管轄，則退而求其次與對方協(xié)商約定為“被告所在地”或“原告所在地”這樣的方式。另外如想約定仲裁，則切記保證仲裁條款有效，不可出現(xiàn)“仲裁或訴訟”或?qū)χ俨脵C構(gòu)約定不明的情況。
(7)簽署與生效條款。明確合同簽署的與生效的條件，例如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。
3合同簽署的形式完善
(1)雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署，如約定需加蓋公章且授權(quán)代表簽字，則要注意不能忘記核查是否簽字。
(2)騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上，要確保除落款頁外，每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽。對于合同內(nèi)容有手寫修改的地方，需要保證每份合同所修改的內(nèi)容一致，并且由雙方在修改處進行簽署確認。
(3)自然人主體的注意內(nèi)容。合同主體一方為自然人的情況下，要確保自然人加印指紋，并將自然人身份證件復印件留作合同附件。
(4)當面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場條件下通時簽署合同，避免其中一方簽署完成寄送給對方，而對方卻不簽署回寄也不說明情況，這時已經(jīng)簽署的一方將會比較被動。另外，由于自然人簽字無法辨別真?zhèn)?，故建議當面簽署或安排見證人，以能夠當面核實自然人身份防止發(fā)生代簽的情況。
三合同履行時
合同簽署完成后應交由專人保管，并嚴格按照合同約定開始履行。合同的
履行需要注意以下問題：
1、簽署合同后，應及時將原件交給存檔部門存檔，并由合同執(zhí)行的負責人留存合同副本，以便隨時查閱合同并按照合同約定內(nèi)容履行合同。
2、合同執(zhí)行負責人督促企業(yè)各部門推進合同履行進度，例如作為建設施工合同的發(fā)包方，既要及時提供設計圖紙、控制施工節(jié)點又要按時付款、及時驗收。在保證自身如約履行的情況下，也要按照合同約定的節(jié)點確認對方是否及時履約，如對方?jīng)]有按照合同約定履行義務，則要及時行使合同履行的三種抗辯權(quán)(同時履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)及不安履行抗辯權(quán))，以保證自身不會因單方繼續(xù)履行而產(chǎn)生更多的損失。
3、合同履行過程中若出現(xiàn)履行障礙應及時通知對方，并協(xié)商處理方式。很多時候合同履行出現(xiàn)障礙及時通知了對方可避免造成嚴重損失甚至不產(chǎn)生損失，而不及時通知對方則會造成根本違約。如買賣合同的賣方，因自身貨源不足無法供貨，及時通知對方后，對方可尋找其他賣家，但若臨近交貨期，則對方?jīng)]有時間再更換賣家，最終影響買家使用造成嚴重違約后果。
4、合同履行過程中注意使用約定的聯(lián)系方式，對于對方的通知、變更也要核實是否是約定人員、約定地址發(fā)出。
5、合同履行過程中若出現(xiàn)對方違約，應及時采取救濟手段，進行催促或提起法律救濟程序，以免超過時效。
四合同履行后
合同履行后，應對合同進行妥善的歸檔、保管并對合同進行登記、分析。
1.合同應交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個合同至少應留存兩份原件，并分別放置兩個地方獨立留存。
2.合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體信息、主要項目內(nèi)容、本企業(yè)合同負責人、對方合同負責人、主要權(quán)利義務履行期限、付款節(jié)點、收款節(jié)點、涉及資產(chǎn)購買的還應進行資產(chǎn)登記。
3.合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時，查詢電子版本即可。
4.建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應包括客戶主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務成交過程中的重點注意事項等，為日后客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。
5.建立客戶評價系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請客戶對本企業(yè)進行評價，以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足，并進行對應的完善改進工作。
6.定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經(jīng)紀公司中，可以按照藝人進行分類，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務收支情況、經(jīng)紀事務發(fā)展情況，給每一個藝人團隊的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持;可以按照業(yè)務類型分類，這樣可以匯總公司的版權(quán)收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經(jīng)紀業(yè)務來源分類，這樣可以看出業(yè)務的來源是哪里，能夠促進銷售體系的完善。根據(jù)每個企業(yè)情況的不同，可以靈活的、多維度的進行匯總、分析，通過合同來反映企業(yè)的經(jīng)營狀況進而調(diào)整公司經(jīng)營策略。
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