關于加強高校院系教學檔案管理工作的思考論文
關于加強高校院系教學檔案管理工作的思考論文
高校教學檔案是評價學校、院系教學管理水平和教學質量的重要依據,院系教學檔案工作是高校教學檔案工作的基礎。目前一些院系教學檔案管理尚不規(guī)范,檔案管理人員業(yè)務素質不高,因此有必要開發(fā)應用院系級的計算機檔案管理系統(tǒng),明確院系級教學檔案的歸檔范圍,制定電子文檔的管理規(guī)范,加強對兼職檔案人員的管理和業(yè)務培訓。以下是學習啦小編為大家精心準備的：關于加強高校院系教學檔案管理工作的思考相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!
關于加強高校院系教學檔案管理工作的思考全文如下：
[摘 要]大部分高校二級教學單位教學檔案收集與管理工作都是由教學秘書負責，由于領導對教學檔案的建設工作重視程度不夠，人員流動性強，缺乏相關培訓，綜合素質偏低，教師提交教學檔案的不配合，都會導致教學檔案的缺失。對于此類情況，可以考慮從加強領導重視，提供相關培訓、進修，強化各項工作技能，建立物質激勵機制，合理更新隊伍等方面建設，確實將教學檔案作為高等教育的一個重要組成部分開展教育教學工作。
高校院系教學檔案管理過程存在于教學工作之中，是教學工作的真實記錄。但是在教學檔案管理過程或多或少都會受到各方面的影響，如何解決這些問題，是當前教學檔案管理與建設的重要工作。
一、高校院系教學檔案管理存在的問題
(一)領導重視程度不高，人員變動過于頻繁
由于部分高校對教學檔案的作用和意義認識不足，重視程度不夠，資金投入和物質保障跟不上，大多數高校的教學檔案還停留在紙質檔案和檔案柜保存的狀態(tài)[1]，更談不上如何去建設該項工作。大多數教學、教研人員對教學管理工作認識不足，甚至對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度[2]。只有學校在迎接各項評估，領導們才會想起需要各類教學檔案作為支撐材料。一方面教學檔案的收集、整理、管理是一個繁瑣、復雜的過程，并不是每個人都能堅持下來。另一方面獨立學院高等教育的發(fā)展，專業(yè)方向不斷地增加，招生人數也在不斷攀升，隨之而來教師數量也在不斷增加，這意味著教學檔案管理的工作量不斷增大。由于上述兩種原因，就會導致管理者流動性比較強。
(二)缺乏教學檔案管理的相關培訓
根據《普通高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，高校的檔案機構一般是綜合檔案室或檔案館，由專職檔案人員負責這項檔案工作，各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專(兼)職人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼職檔案員的角色通常由教學秘書來擔任，或者專任教師輔助。而大多數這些兼職檔案員并不是檔案學畢業(yè)的，或者說沒有接受過教學檔案收集與管理方面的培訓。他們很少，甚至沒有深入教學一線，導致各方面的教學檔案歸檔不合理，資料不齊全。
(三)教學檔案管理者綜合素質偏低
在高校普遍存在這樣的現象，領導們認為教學檔案管理者只是簡單地收集教學檔案材料，沒有什么理論可言，誰都能勝任。在招聘人員時并沒有按照崗位特點提出很合理的應聘條件，導致部分教學檔案管理者學歷偏低，動手能力偏差，綜合素質偏低，主要體現為：
1.溝通能力不強。教學檔案主要來源于教學一線的教師與學生。這就需要管理者向教師索要相關教學資料，例如教學大綱、考核大綱、發(fā)表論文、獲獎證書等。有些教學管理者自我，認為高人一等，在與教師溝通關于上交教學檔案時就會有語氣過重，用詞偏激等行為，導致有些不是教師崗位職責要求上交的資料，像發(fā)表的論文、獲獎證書、課題證明等文件則可能沒有能夠收集得到，以致檔案的不完整。但是，也有教師因個人原因而不配合提交教學檔案的情況。
2.寫作能力不高。在院系編寫的教學質量報告、教學狀態(tài)報告等與教學檔案相關的報告寫作中，存在著由教學檔案管理者完成的報告質量偏低的問題。
3.計算機應用的相關技能不強。大部分教學檔案管理者對計算機的各方面應用水平不高，有的則不會使用打印機、掃描儀等辦公設備，有的則不會安裝打印機、掃描儀的驅動程序，有的甚至不會使用常用的辦公軟件。這樣會嚴重導致辦公效率的低下，使教學檔案管理者無法適應現代高等教育飛快發(fā)展的節(jié)奏。
4.缺少教育學、心理學及教育管理方面的基礎理論知識。有的教學檔案管理者沒有參加省教育廳統(tǒng)一組織的高校教育學、心理學培訓，也沒有重視學校安排的新入職員工培訓，導致沒有摸清教學規(guī)律，不熟悉教學改革、教學建設、教學管理，在收集、整理教學檔案時出現粗枝大葉，囫圇吞棗的現象。
5.身心健康程度不夠好。大多數教學檔案管理者都是學校與家庭兩點一線，早上上班到學校，下午下班回家，很少人有參加健身鍛煉的良好習慣。有些人則心理承受能力差。在各項教學評估期間，或者工作量稍微增大時，他們比較容易得病，甚至出現脾氣浮躁、心理壓力過大等不良心理行為。
二、加強高校院系教學檔案管理的對策
(一)學校及院系領導重視，規(guī)范管理
學校各級領導應該重視教學檔案人員以管理者身份的存在于教學管理之中，不再有誰都能干好的思想，充分認識他們在教學管理與檔案建設中的重要性，肯定他們在教學管理中不可或缺的地位和作用，認可他們在整個教學管理中所作的貢獻。學校應該聯合所有教學檔案管理者研討制訂一系列關于教學檔案的指導性文件。對各類教學檔案規(guī)定保存內容與保存期限、整理與管理工作流程、使用管理制度，以學校正式發(fā)文的程序通告全校教職工。
(二)提供相關培訓、進修機會
等相關知識，參加學校組織的教職工培訓，學習學校教學管理規(guī)章制度，熟悉學校教學工作開展流程，熟練使用學校教學管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。只有通過高校教師崗前培訓與校內教職工培訓的，才可以勝任崗位工作，否則不以錄用。以上“兩訓”可以增強他們的進取意識和思維能力，使他們關注人才培養(yǎng)的改革方向，提高工作效率和檔案管理水平，勇于改革創(chuàng)新。另外，學校組織隊伍外出參觀考察，參加教學管理與檔案管理相關的專業(yè)培訓、進修、研討會，到兄弟院校參觀、學習寶貴經驗。最后，學校給予
(三)加強職業(yè)道德素養(yǎng)，強化各項工作技能
由于教學檔案收集涉及范圍廣的特點，工作中必然遇到問題和矛盾。不斷學習相關理論，更新教育思想觀念，提高職業(yè)道德素養(yǎng)和自身心理修養(yǎng)，及時調整心態(tài)，才能以輕松愉快的心境面對復雜繁瑣的工作。教學檔案管理者要有強烈的事業(yè)心、高度的責任感，做到務實崇真，樂于奉獻。隨著高等教育的改革與發(fā)展，教學檔案管理者也要求自己不斷提高各項工作技能。由于涉及的工作技能較多，邀請心理專家學者開設講座，培養(yǎng)及強化溝通能力;邀請教育學者開設專題，加強寫作能力;邀請計算機應用技師培訓各項計算機軟硬件應用，提高計算機信息處理的能力。各項工作技能培訓成績納入年度考核。
(四)規(guī)范考核制度，建立物質激勵機制
教學檔案管理者的考核，主要由領導的主觀臆斷評分，根本談不上科學、合理。教學檔案管理者作為高校教職工的一部分，學校應制定出相應的考核辦法及工作量計算方法，進行年度考核評定。對責任心強、精通業(yè)務、管理工作出類拔萃的人員，按照合理比例分配，給予與優(yōu)秀教師同等的物質獎勵，以及授予榮譽稱號的精神獎勵，借此充分調動他們的工作積極性和主動性。對于教師提交教學檔案也應該納入個人年度考核，如沒按時按質量提交教學檔案者，不能參與優(yōu)秀教師評選，不能是考核優(yōu)秀，并通報批評。
不管在哪一行業(yè)哪一崗位，當事人都會憂慮個人職業(yè)發(fā)展前景的問題。高校應該深刻體會到他們職業(yè)發(fā)展問題，從人材利用方面考慮，制訂出一系列關于職稱評聘、晉升、轉崗等政策。首先，讓他們參與職稱評審，能夠擁有管理人員的一套評聘制度。其次，提供崗位晉升機會。例如優(yōu)秀的教學檔案管理者可以晉升為主任助理或辦公室主任。因為教學檔案管理者肯定非常熟悉教學管理各項事宜，使教學工作與教學管理工作更上一層樓。最后，對獲得碩士學位及中級職稱的，并有一定資質的，可以考慮安排他們講授一些課程，逐步轉向教師崗位。
(五)合理更新教學檔案管理隊伍
為確保學校教學管理與檔案建設工作有序開展，保持教學檔案管理隊伍的合理發(fā)展，高校適時合理更新隊伍。一方面引進教育學、檔案學等相關專業(yè)的碩士研究生高層次人才，帶領原有隊伍進行工作創(chuàng)新和管理改革的工作，另一方面做好“以老帶新”的培養(yǎng)工作，縮短新成員進入角色的時間。這樣對學校的教學管理起到承上啟下，穩(wěn)定發(fā)展的作用。
綜上所述，一方面院系檔案管理者應該首先從大局出發(fā)，充分利用校園資源，積極做好檔案管理工作，加強業(yè)務能力，提升自身綜合素質，促進教學檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。另一方面，學校及各級領導應該加大教學檔案的建設工作重視程度，重視教學檔案管理者的培訓，建立物質激勵機制，例如加工資、晉升、轉崗等。雙管齊下，才能使高等學校教學檔案工作高效的開展，才能促進現代高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。
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