行政事務(wù)管理論文(2)
行政事務(wù)管理論文
行政事務(wù)管理論文篇二
淺談做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理
摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展，辦公室已成為企業(yè)綜合性的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)。辦公室作為行政機(jī)構(gòu)的核心機(jī)構(gòu)之一，擔(dān)負(fù)著企業(yè)維系內(nèi)外聯(lián)系，保障各項(xiàng)事務(wù)有序運(yùn)行的重要作用。其人員素質(zhì)的高低和政策運(yùn)行的通暢程度直接影響著企業(yè)的工作效率。為了提高企業(yè)的管理效率，就必須要建立健全企業(yè)的管理制度，加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力;提高人員的綜合素質(zhì);協(xié)調(diào)辦公室人際關(guān)系;加強(qiáng)創(chuàng)新思維建設(shè)高效隊(duì)伍;同時(shí)還要完善激勵(lì)機(jī)制，努力營(yíng)造良好的工作環(huán)境，提高工作效率。
關(guān)鍵詞：辦公室管理;制度改革;工作效率;企業(yè)向心力
企業(yè)辦公室是企業(yè)處理日常行政事務(wù)的主要運(yùn)行機(jī)構(gòu)，在企業(yè)中具有協(xié)調(diào)內(nèi)外，承上啟下的重要作用，同時(shí)也是輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策的參謀。因此，本文結(jié)合自己的工作及現(xiàn)代企業(yè)的普遍現(xiàn)狀及問(wèn)題為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上探討辦公室管理工作的優(yōu)化及完善的途徑。
一、企業(yè)辦公室行政管理的職能
(一)企業(yè)辦公室具有重要的協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的職能。企業(yè)辦公室是企業(yè)行政管理中的中間環(huán)節(jié)，是將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及不同職能部門(mén)的員工進(jìn)行有效連接的重要橋梁，其最大的功能就是讓公司上層的信息順利傳達(dá)給下層，將公司基層員工的需要和意見(jiàn)轉(zhuǎn)達(dá)給上層的管理者，同時(shí)還具備統(tǒng)領(lǐng)全局的職能，可以說(shuō)是企業(yè)指揮、決策及執(zhí)行的有效協(xié)調(diào)部門(mén)。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室需要將辦理的各類信息進(jìn)行分類匯總，以確保這些信息的準(zhǔn)確性和條理性。與此同時(shí)，辦公室還必須承擔(dān)對(duì)企業(yè)基層組織運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)督管理工作，并將工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，確保日常事務(wù)辦理的效率。
(二)辦公室管理具備重要的輔助領(lǐng)導(dǎo)決策職能。作為企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，企業(yè)辦公室肩負(fù)著輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要職能。企業(yè)辦公室日常行政事務(wù)中需要為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)工作，減輕公司領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力。一方面，由于企業(yè)辦公室平時(shí)接觸的人員較多，既有基層員工，又有高層管理者，在長(zhǎng)期的積累中，企業(yè)辦公室成為各階層、各部門(mén)信息傳達(dá)與反饋的重要場(chǎng)所。這為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在籌劃相應(yīng)得發(fā)展方向與戰(zhàn)略策略方面提供了基本的信息與參考。另一方面，企業(yè)辦公室在日常工作中需要解決基層員工的諸多問(wèn)題，比較了解員工的工作生活狀態(tài)、工作需求和工作期望。因此，可以為領(lǐng)導(dǎo)的行政策劃與調(diào)整提供有效的信息。
由以上可知，辦公室管理的參謀性功能，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，辦公室需要將各種信息及時(shí)、準(zhǔn)確且全面的提供給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，為其進(jìn)行決策提供有效的信息參考;第二，辦公室管理需要在各種調(diào)查研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行，為企業(yè)的中心工作提供可靠依據(jù);第三，辦公室管理工作所起草的各種重要文件，需要準(zhǔn)確清晰的表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的真正意圖，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者的各種重要決策能夠順利推行;第四，辦公室管理工作需要對(duì)企業(yè)中各種重大事件的處理提出針對(duì)性的建議。
(三)辦公室管理具有體現(xiàn)企業(yè)文化功能 。企業(yè)辦公室是企業(yè)文化展示的窗口，是企業(yè)文化踐行的重要機(jī)構(gòu)。企業(yè)管理層所制定的企業(yè)文化只有通過(guò)行政管理的手段才能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)辦公室不僅是企業(yè)文化的執(zhí)行者，同時(shí)也是保證企業(yè)文化體現(xiàn)其真正意義的監(jiān)督者。只有讓企業(yè)內(nèi)部和社會(huì)公眾充分感受和認(rèn)可企業(yè)文化，才能從精神層面上提高員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)可度和社會(huì)對(duì)企業(yè)的認(rèn)可度，從而樹(shù)立企業(yè)的效益和口碑。
(四)辦公室具有“潤(rùn)滑劑”職能。企業(yè)辦公室作為一個(gè)綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)，不僅在業(yè)務(wù)上需要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行及時(shí)的銜接和準(zhǔn)確的溝通，還必須對(duì)來(lái)訪者進(jìn)行友好接待，記錄來(lái)訪者的信息，引導(dǎo)來(lái)訪者解決相關(guān)問(wèn)題并及時(shí)反饋給相關(guān)人員。只有對(duì)辦公室的職能和地位有充分的認(rèn)識(shí)，才能做好工作，才能服務(wù)于基層、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于企業(yè);才能促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作健康有序的進(jìn)行，提高企業(yè)效率，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。
二、企業(yè)辦公室行政管理的特點(diǎn)
(一)服務(wù)性：辦公室的行政管理工作是服務(wù)企業(yè)高層與基層的中間機(jī)構(gòu)。因此它具備的最基本的特點(diǎn)，就是服務(wù)性。對(duì)于辦公室的行政管理人員而言，他們每天除了要完成各種各樣繁雜的工作以外，還要和企業(yè)中各階層，各部門(mén)的人員進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，為其他部門(mén)或成員提供相應(yīng)的服務(wù)。所以，從這些地方我們也不難看出，行政管理部門(mén)實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)服務(wù)部門(mén)，它主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室行政管理的主要工作，就是做領(lǐng)導(dǎo)的助手，幫助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，保證工作得以順利開(kāi)展。其次，為各部門(mén)服務(wù)。除了做領(lǐng)導(dǎo)的參謀以外，辦公室的行政管理部門(mén)還應(yīng)該與各個(gè)部門(mén)之間保持密切聯(lián)系，相互溝通、相互協(xié)調(diào)，完成份內(nèi)的一切事務(wù)。最后，為員工服務(wù)。辦公室的行政管理部門(mén)擔(dān)負(fù)著企業(yè)的行政管理職能，所以有責(zé)任和義務(wù)為企業(yè)的所有員工創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。出于這樣的原因，辦公室的行政管理部門(mén)更要盡力了解員工的日常需要，幫助企業(yè)員工解決好他們?cè)谌粘９ぷ髦械膶?shí)際困難，激發(fā)員工的工作熱情，提高員工的工作效率，從而進(jìn)一步將辦公室的服務(wù)性特點(diǎn)落到實(shí)處。
(二)雜亂性：在日常工作中，企業(yè)的大小行政事務(wù)都需要經(jīng)過(guò)辦公室行政管理部門(mén)。從表面上看，辦公室行政管理部門(mén)所做的似乎都是一些較為雜亂的小事，但這些雜亂、瑣碎的小事卻是企業(yè)各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，如果在細(xì)節(jié)上沒(méi)處理好，就會(huì)直接影響到企業(yè)的工作秩序、工作效率和工作質(zhì)量，久而久之必將影響企業(yè)的發(fā)展。在整體的辦公室行政管理工作當(dāng)中，一定要注意細(xì)節(jié)，處理好各種各樣復(fù)雜的工作。因?yàn)檎缜懊嫠f(shuō)，行政管理工作在各個(gè)部門(mén)之間起到相互連接、相互溝通的重要作用，在每一個(gè)環(huán)節(jié)上都應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)，防止失誤。
(三)困難性：對(duì)于辦公室的行政管理而言，其任務(wù)多、時(shí)間緊、目標(biāo)不明確的特點(diǎn)，決定了辦公室行政工作實(shí)施困難性。所以，工作具有困難性，這一特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
第一：職責(zé)范圍廣。辦公室作為企業(yè)的管理中心，具有統(tǒng)領(lǐng)全局，綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)。辦公室的管理工作涉及到企業(yè)工作的方方面面，上至安排領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議，下至購(gòu)發(fā)辦公用品、乃至打掃環(huán)境衛(wèi)生、澆花除草，所有的事務(wù)幾乎都是辦公室來(lái)完成的。為了讓工作順利進(jìn)行，不論是在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面還是服務(wù)基層員工方面，都要做足充分的考慮，不能懈怠，稍有不慎，將直接影響到企業(yè)的整體工作。第二：協(xié)調(diào)溝通。企業(yè)辦公室具有信息溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系的管理職能。對(duì)內(nèi)，辦公室的行政管理人員既要處理好上下級(jí)之間的關(guān)系，還要處理好同級(jí)之間的關(guān)系。對(duì)內(nèi)要對(duì)企業(yè)出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行妥善處理，增加企業(yè)的向心力，對(duì)外要處理好與相關(guān)企業(yè)之間的關(guān)系，樹(shù)立企業(yè)的良好形象。第三：應(yīng)變能力要求高。辦公室的行政管理工作范圍廣，種類多，基礎(chǔ)性強(qiáng)。這些特性決定了辦公室行政工作，隨機(jī)事件多，可預(yù)見(jiàn)性弱，任務(wù)剛性強(qiáng)，不論存在多少困難，時(shí)間多么緊迫，各種任務(wù)都必須保證按時(shí)完成，且不出差錯(cuò)，令對(duì)方滿意。 三、企業(yè)辦公室行政管理的問(wèn)題
企業(yè)辦公室作為企業(yè)行政管理的核心部門(mén)，其工作內(nèi)容最主要的特點(diǎn)就是繁、雜。因此，在日常工作中會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問(wèn)題：
第一，企業(yè)辦公室共同存在的第一個(gè)問(wèn)題就是管理者的能力與素質(zhì)問(wèn)題。盡管企業(yè)辦公室管理人員都具有一定專業(yè)背景，并且經(jīng)過(guò)了培訓(xùn)，但很多人依舊存在著工作責(zé)任心不強(qiáng)和綜合素質(zhì)有待提高的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以自我為中心、服務(wù)意識(shí)差，不能依據(jù)企業(yè)的整體情況實(shí)施具體的工作策略，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)提供可行的建議、無(wú)法為企業(yè)員工提供有效的服務(wù)。 第二，企業(yè)辦公室工作人員所處理的信息繁多，工作壓力較大，人員流動(dòng)性過(guò)高，缺乏積極性。通常辦公室工作人員每天都要對(duì)各種繁雜的信息進(jìn)行分類總結(jié)和歸類，并且需要花費(fèi)相當(dāng)多的精力和時(shí)間跟進(jìn)項(xiàng)目。如果對(duì)相關(guān)的事務(wù)處理不佳，一方面可能會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)怪，另一方面也可能會(huì)受到企業(yè)員工的誤解，導(dǎo)致心理壓力大、作積極性降低，加速辦公室工作人員的流動(dòng)性，提高辦公室工作的時(shí)間成本，降低工作效率。 第三，企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)組織能力效率偏低。雖然目前每個(gè)企業(yè)都已經(jīng)建立了包括薪酬、人事和現(xiàn)代企業(yè)文化等方面的各種管理制度，但是在具體的管理工作中，經(jīng)常會(huì)遇到制度落實(shí)和具體事務(wù)之間存在沖突的問(wèn)題。很多企業(yè)的辦公室管理人員都無(wú)法科學(xué)高效地協(xié)調(diào)好所出現(xiàn)的具體問(wèn)題和沖突，需要通過(guò)各種復(fù)雜的程序才能解決問(wèn)題，效率低下。總之，企業(yè)辦公室的管理者、普通員工，作為企業(yè)制度執(zhí)行者，在組織協(xié)調(diào)方面總是表現(xiàn)的差強(qiáng)人意。需要我們從制度和具體的行為上不斷的調(diào)整。
四、企業(yè)辦公室行政管理的改良方法
(一)提高服務(wù)意識(shí)注重服務(wù)主動(dòng)性。企業(yè)辦公室行政管理人員是辦公室日常事務(wù)的具體執(zhí)行者，其工作能力與態(tài)度不僅與企業(yè)行政事務(wù)處理的效率相關(guān)，同時(shí)也是企業(yè)形象得以良好展示的關(guān)鍵。因此，在日常工作中不僅要加強(qiáng)培訓(xùn)，還要樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，注重服務(wù)的質(zhì)量。端正自己的服務(wù)態(tài)度，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，體現(xiàn)行政管理的服務(wù)性特點(diǎn)，從而從根本上提高服務(wù)意識(shí)與服務(wù)質(zhì)量。
(二)加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力。企業(yè)辦公室行政管理機(jī)構(gòu)是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的紐帶，是確保政令通暢，上傳下達(dá)的重要機(jī)構(gòu)。企業(yè)辦公室每天面臨著各種突發(fā)或繁雜的工作，只有加強(qiáng)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力，建立權(quán)威高效，運(yùn)轉(zhuǎn)自如的協(xié)調(diào)機(jī)制，才能更好的確保企業(yè)計(jì)劃目標(biāo)和工作任務(wù)的落實(shí)。
(三)協(xié)調(diào)辦公室人際關(guān)系，注重團(tuán)結(jié)合作形成優(yōu)秀管理團(tuán)隊(duì)。辦公室管理工作是以人的執(zhí)行與組織為主體的，因此，辦公室管理工作的優(yōu)化與完善也必須始終將人的需求放到第一位上。促進(jìn)員工之間建立一種良好的工作關(guān)系，提升企業(yè)員工的凝聚力、向心力，加強(qiáng)員工思想觀念的提升和工作作風(fēng)的規(guī)范，為企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供保障。
(四)工作創(chuàng)新是核心，建設(shè)高效隊(duì)伍?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的核心是為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，推動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門(mén)工作可以穩(wěn)定有序的落實(shí)開(kāi)展。所以，從工作思路上來(lái)看，辦公室管理必須不斷的推陳出新，對(duì)現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行新的改善，挖掘不同員工的工作潛能，調(diào)動(dòng)員工的工作熱情與積極性。
創(chuàng)新是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程，是在知識(shí)的積累與運(yùn)用的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，辦公室人員應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新認(rèn)識(shí)才能更好勝任工作。我們要學(xué)習(xí)政治理論、學(xué)習(xí)辦公業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)別人的思想和經(jīng)驗(yàn)，以此來(lái)豐富我們的思想，改變我們的知識(shí)結(jié)構(gòu)、增強(qiáng)我們的各項(xiàng)技能、提高我們的精神境界，才能真正的實(shí)現(xiàn)我們的創(chuàng)新。我們只有不斷的解放思想、勤于思考、勇于實(shí)踐、提高創(chuàng)新能力，才能建設(shè)高效的管理人員隊(duì)伍，使辦公室行政管理更規(guī)范更有效。
(五)激勵(lì)機(jī)制是保障，提高工作效率。完善激勵(lì)機(jī)制，一方面，可以推行具有彈性的薪酬管理制度與人事管理制度，為辦公室員工提供有效的，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的平臺(tái)。另一方面。作為管理者，還要從不同角度與具體情況出發(fā)，以人性化的管理模式為基礎(chǔ)，協(xié)助解決員工在實(shí)踐工作中所遇到的各種難題，力求做到想員工之所想、急員工之所急，解決員工的后顧之憂，使其能夠全身心地投入到日常的崗位工作當(dāng)中，從而來(lái)共同營(yíng)造良好和諧的工作氛圍，降低人才的流動(dòng)性。只有這樣才能從根本上提升辦公室的工作效率。
(六)提高辦公室行政管理人員的素質(zhì)。行政事務(wù)工作涉及面廣，如不加強(qiáng)學(xué)習(xí)、更新知識(shí)就無(wú)法勝任工作。辦公室管理人員具備高素質(zhì)的管理能力，是辦公室工作輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行企業(yè)管理的基本要求。企業(yè)要對(duì)辦公室管理者的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，在工作能力方面，企業(yè)要積極拓展各種有利條件，安排和組織辦公室管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并確保辦公室人員能夠樹(shù)立嚴(yán)格規(guī)范的工作態(tài)度，培養(yǎng)高效專業(yè)的組織能力，調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性，提高綜合管理素質(zhì)。在內(nèi)在修養(yǎng)方面，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)，轉(zhuǎn)變管理者的工作觀念，樹(shù)立為員工服務(wù)的意識(shí)，提升工作的服務(wù)質(zhì)量，提高企業(yè)辦公室工作的水平與質(zhì)量。在理論基礎(chǔ)與思想水平不斷提升的基礎(chǔ)上還要注重管理者的自身形象 ，做到干凈整潔不邋遢懶散。
(七)建立健全辦公室的管理制度。建立健全辦公室的管理制度，是為了規(guī)范企業(yè)員工、提高工作效率。是以公司管理層的總體意愿和日常工作中基層員工反映的具體問(wèn)題進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)而制定的。并以此為依據(jù)對(duì)人事、財(cái)務(wù)、薪酬等制度進(jìn)行完善和調(diào)整，從根本上確立辦公室行政工作的合理參照，使辦公室工作做到有制度可依，有制度可循。只有建立健全辦公室的管理制度，才能杜絕辦公室腐敗，使辦公室的管理更加透明。
五、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)辦公室管理作用能否有效發(fā)揮，需要每個(gè)工作人員從一件件看似平凡的“小事”做起，“聚沙成塔、積腋成裘”，形成群體的巨大功能。辦公室工作無(wú)小事，制發(fā)一個(gè)檔案，起草一個(gè)講話，安排一次會(huì)議，打一個(gè)電話，都可以凝聚人心，構(gòu)建和諧，提振士氣，促進(jìn)發(fā)展。所以在現(xiàn)有的市場(chǎng)環(huán)境下，只有將管理工作的水平提高，做好辦公室的管理工作，才能更好的維持企業(yè)內(nèi)部管理的整體質(zhì)量，推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)管理及業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序開(kāi)展。
隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，以及企業(yè)管理制度的創(chuàng)新，企業(yè)辦公室管理工作，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，就需要不斷解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，推動(dòng)企業(yè)辦公室管理工作的健康發(fā)展，開(kāi)創(chuàng)企業(yè)高效發(fā)展的新局面。
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