有關(guān)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)管理論文
會(huì)展活動(dòng)的管理中，會(huì)展的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會(huì)展經(jīng)濟(jì)管理中非常重要的部分。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的有關(guān)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理論文，供大家參考。
會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理論文篇一：淺論會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理
[摘要]會(huì)展的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會(huì)展經(jīng)濟(jì)管理中非常重要的部分。在具體會(huì)展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環(huán)節(jié)來了解會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理的主要內(nèi)容，通過具體細(xì)節(jié)的管理提高其現(xiàn)場(chǎng)管理的執(zhí)行能力。
[關(guān)鍵詞]會(huì)展服務(wù);現(xiàn)場(chǎng)管理;細(xì)節(jié)管理
在當(dāng)今社會(huì)，隨著越來越多的汽車展、服裝展、藝術(shù)品展等會(huì)展活動(dòng)的出現(xiàn)，會(huì)展或展會(huì)已經(jīng)是人們生活中一項(xiàng)熟悉的社會(huì)活動(dòng)。所謂會(huì)展并不是孤立的“會(huì)”、“展”或展覽 ，而是將展覽與會(huì)議、各類貿(mào)易賽事、旅游、藝術(shù)節(jié)等節(jié)事活動(dòng)相結(jié)合。廣義的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)包括展覽、會(huì)議、節(jié)事活動(dòng)等在內(nèi)的全部有形場(chǎng)所和設(shè)施，以及全部相關(guān)無形要素在現(xiàn)場(chǎng)的集合。一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目是否成功，從某種意義上來講取決于該會(huì)展項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理是否科學(xué)有效。
?、僬箷?huì)現(xiàn)場(chǎng)管理是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的總體管理，時(shí)間上從布展到開展直至撤展結(jié)束。由于現(xiàn)場(chǎng)管理通常是集中在一個(gè)較短的時(shí)間段，所以，各種事務(wù)顯得集中、眾多和繁瑣。因此，現(xiàn)場(chǎng)管理和服務(wù)顯得尤為重要。②展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的地點(diǎn)以主辦方開始啟用后的場(chǎng)館為主，也包括其他相關(guān)涉及的場(chǎng)所，如運(yùn)輸拆卸場(chǎng)地等。
服務(wù)與管理包括進(jìn)場(chǎng)布置到展覽結(jié)束撤館結(jié)束這段時(shí)間，展覽主辦方對(duì)參展商、搭建商、運(yùn)輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實(shí)施單位在現(xiàn)場(chǎng)按原有計(jì)劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對(duì)參展商、觀眾在現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理，包含會(huì)展活動(dòng)的開(閉)幕、展場(chǎng)管理、觀眾登記、布展、撤展及相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等主要內(nèi)容。
會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的原則是：第一，盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控; 第二，指定專人在專門時(shí)間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，明確分工，分清職責(zé)，責(zé)任到人; 第三，對(duì)于重點(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度;第四，對(duì)重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實(shí)時(shí)監(jiān)督;第五，重視對(duì)臨時(shí)人員的短期培訓(xùn)。會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理對(duì)成功辦好一屆展覽會(huì)至關(guān)重要，現(xiàn)場(chǎng)管理做得不好會(huì)影響專業(yè)觀眾和參展商對(duì)展覽會(huì)的滿意程度，直至影響整個(gè)展覽會(huì)的品質(zhì)。
一、展會(huì)布展階段的管理
會(huì)展的布展階段為會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的前期工作，具體包括展臺(tái)搭建的管理、展位展品運(yùn)輸?shù)墓芾?、參展商布展管理、現(xiàn)場(chǎng)保潔與安保等工作。展臺(tái)搭建的管理主要是督促和協(xié)調(diào)主場(chǎng)搭建商和主場(chǎng)運(yùn)輸商相互之間的配合，共同討論和預(yù)防展臺(tái)搭建、展品運(yùn)輸過程中可能出現(xiàn)的問題，以保證布展的順利進(jìn)行。布展的時(shí)間通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在這么短的時(shí)間內(nèi)完成繁重的搭建任務(wù)，除了要有科學(xué)化的搭建技術(shù)，更為關(guān)鍵的是做好配合和協(xié)調(diào)事宜，監(jiān)控好整體工作的進(jìn)程。根據(jù)場(chǎng)館、場(chǎng)地做出平面圖紙，并在圖紙上劃分各展區(qū)、展位。將圖紙內(nèi)容與各參展商溝通，以展位價(jià)格、品牌影響力、對(duì)人流的吸引力等為參數(shù)綜合權(quán)衡各參展商目標(biāo)展位與實(shí)際情況的差距，并最終確認(rèn)圖紙展位。
參展商報(bào)到之前，主辦方應(yīng)督促好兩項(xiàng)工作：一是按圖紙做好展臺(tái)區(qū)域的地線劃分，標(biāo)明展臺(tái)號(hào);二是按照?qǐng)D紙搭好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)辦公的場(chǎng)所，比如組委會(huì)辦公室，或主辦方、主場(chǎng)搭建商、主場(chǎng)運(yùn)輸商的聯(lián)合辦公地點(diǎn)，提前安排好各單位人員、各種器材和資料等到位。③ 確保產(chǎn)品運(yùn)輸安全是展品運(yùn)輸與管理的關(guān)鍵，應(yīng)嚴(yán)格按照展前制定的物流計(jì)劃分區(qū)域?qū)嵤┱蛊返木臀还ぷ鳌?/p>
主場(chǎng)運(yùn)輸商可通過展品代理(通關(guān)、驗(yàn)收、運(yùn)輸?shù)?提前掌握大部分展品資料，尤其是進(jìn)館的時(shí)間進(jìn)度，協(xié)調(diào)運(yùn)輸、搭建、參展商之間的工作。展品進(jìn)入場(chǎng)館后其包裝箱的堆放與管理常被忽略，往往成為現(xiàn)場(chǎng)管理的盲區(qū)。參展商布展管理的第一項(xiàng)主要工作就是接待參展商報(bào)到，這是參展商對(duì)主辦方現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的第一印象，一定要引起主辦方各現(xiàn)場(chǎng)工作人員的重視。熱情、周到的接待服務(wù)是會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理良好的開端。主辦方工作人員協(xié)助參展商了解與展會(huì)相關(guān)的各類服務(wù)信息和規(guī)定。
一般大部分參展商都能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成布展，但也有個(gè)別參展商或展品由于交通等因素推遲到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，這就需要主辦方提前計(jì)劃好展會(huì)開幕以后參展商和展品進(jìn)入場(chǎng)館的臨時(shí)通道，并要求主場(chǎng)搭建、主場(chǎng)運(yùn)輸、場(chǎng)館方的工作人員提前就位，協(xié)助參展商盡快參展。現(xiàn)場(chǎng)保潔與安保工作是展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)不可缺失的一部分，保潔分別由場(chǎng)館方、主場(chǎng)搭建商分工負(fù)責(zé)。其中，展會(huì)場(chǎng)地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場(chǎng)館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展會(huì)期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進(jìn)入展會(huì)、防止展品丟失和被盜，展會(huì)消防安全保護(hù)以及協(xié)助參展商進(jìn)出的一些安全保衛(wèi)方面的工作等。展會(huì)期間的安保工作若不到位，將會(huì)直接影響展會(huì)的聲譽(yù)度。
二、 會(huì)展開展階段的管理
開幕式是會(huì)展正式開始的標(biāo)志，舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛、擴(kuò)大影響、提高展會(huì)的知名度、吸引更多的觀眾來參展。開幕式是參展商和觀眾對(duì)展會(huì)的第一印象，是主辦方向公眾展示會(huì)展規(guī)模和實(shí)力的大好機(jī)會(huì)。隨著會(huì)展業(yè)的發(fā)展，會(huì)展行業(yè)之間特別是同類題材的展會(huì)間競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，一個(gè)成功的展會(huì)開幕式不僅可以增強(qiáng)參展商和觀眾對(duì)展會(huì)的信心，還可以提高業(yè)界和大眾對(duì)展會(huì)的關(guān)注程度，擴(kuò)大展會(huì)的影響和品牌形象宣傳④。
通常來說，開幕式籌劃的主要工作有確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)人名單、開幕式嘉賓的入場(chǎng)名單、開幕的時(shí)間、開幕現(xiàn)場(chǎng)布置、禮儀、現(xiàn)場(chǎng)樂隊(duì)等內(nèi)容。要確保開幕式的萬無一失，在開幕主辦方一定要進(jìn)行周密的安排和確認(rèn)，各部門對(duì)于開幕式主要流程進(jìn)行預(yù)演，開幕當(dāng)天提前到場(chǎng)，委派專人核查所有的設(shè)備和設(shè)施，并做好隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的準(zhǔn)備。⑤
觀眾是展會(huì)的主體，專業(yè)觀眾是參展商的上帝，同時(shí)也可能是潛在的參展商。因此，做好觀眾登記工作非常重要。為了更好地了解觀眾結(jié)構(gòu)，就必須掌握與觀眾有關(guān)的精確數(shù)據(jù)。首先，觀眾注冊(cè)和登記處應(yīng)有顯著標(biāo)志，便于觀眾及時(shí)找到并辦理現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)手續(xù)?，F(xiàn)場(chǎng)要安排專人指引、咨詢和維持秩序。其次，為避免排隊(duì)擁擠，要有足夠的登記臺(tái)和填表臺(tái)。
最后，觀眾登記時(shí)，信息要及時(shí)收集和匯總，當(dāng)天登記的數(shù)據(jù)要在閉館后送至主辦方現(xiàn)場(chǎng)辦公室，并錄入電腦?，F(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)收集主要包括專業(yè)觀眾信息和參展商的信息，參展商的數(shù)據(jù)對(duì)展會(huì)項(xiàng)目的發(fā)展是至關(guān)重要的。主辦方在開展期間，應(yīng)為參展商和觀眾提供完善的服務(wù)，例如現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立咨詢臺(tái)解決參展商和觀眾提出的相關(guān)問題，要求咨詢處的工作人員必須要對(duì)展會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)非常清楚，能夠自主解決問題，幫助客戶聯(lián)系到相關(guān)的負(fù)責(zé)人解決問題。
在會(huì)展期間，開展的其他與會(huì)展主題相關(guān)的活動(dòng)主要有論壇、會(huì)議、表演、比賽等，這些活動(dòng)能起到活躍會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)氣氛、完善會(huì)展功能的作用，主辦方、行業(yè)協(xié)會(huì)、 參展商都可能是這些活動(dòng)的主辦者。在會(huì)展開展階段應(yīng)在細(xì)節(jié)管理的基礎(chǔ)上推行問題管理法，要求會(huì)展的每位工作人員通過細(xì)節(jié)管理及時(shí)解決工作中遇到和發(fā)現(xiàn)的問題，并在工作結(jié)束后對(duì)問題的改進(jìn)情況進(jìn)行總結(jié)，以提高會(huì)展的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
三、展會(huì)撤展階段的管理
會(huì)展結(jié)束的標(biāo)志是撤展會(huì)議的召開。一般在撤展前一天上午召開會(huì)議，商討撤展的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確各單位的職責(zé)，尤其要決定撤展的具體時(shí)間，依次為停止觀眾登記的時(shí)間、停止觀眾入場(chǎng)的時(shí)間、觀眾清場(chǎng)的時(shí)間、斷電的時(shí)間、開出門證的時(shí)間、開啟貨物通道的時(shí)間、閉館的時(shí)間等。撤展前一天下午，辦展機(jī)構(gòu)就可以把有關(guān)情況以書面形式通知各參展商，以利于其安排第二天的工作。具體工作包括撤除展臺(tái);協(xié)助參展商順利退還展具，協(xié)助參展商妥善處理展品;做好展場(chǎng)清潔，加強(qiáng)安全和消防保衛(wèi)工作及時(shí)處理撤展留下的大量垃圾;全場(chǎng)斷電后，查看展場(chǎng)的電表讀數(shù)以便結(jié)賬;核對(duì)并確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的清單， 約定時(shí)間結(jié)清費(fèi)用;將主辦方的所有現(xiàn)場(chǎng)資料和設(shè)備等整理后運(yùn)出展場(chǎng)。會(huì)展結(jié)束后，主辦方通過會(huì)展中遇到的新、老問題進(jìn)行總結(jié)并提出解決方案或建議，為以后的工作提供借鑒。
四、展會(huì)中的細(xì)節(jié)管理
在管理學(xué)中細(xì)節(jié)管理強(qiáng)調(diào)的是一個(gè)系統(tǒng)問題。首先，各個(gè)管理層的員工必須各司其職，盡心盡力地完成工作要求;其次，對(duì)工作要進(jìn)行深挖掘，也就是說每位管理人員對(duì)待自己的工作必須從小事做起、做好，才能做好大事⑥。對(duì)于會(huì)展行業(yè)的工作人員來說，細(xì)節(jié)管理是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的管理理念。
在會(huì)展中，只有讓參展商和觀眾感受到真心實(shí)意的微笑，會(huì)展的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)才算是成功的。提供良好的服務(wù)就必須要足夠細(xì)心，足夠細(xì)心就需要每一位會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理人員秉承細(xì)節(jié)管理的要求，在工作中注意細(xì)節(jié)。所以，在做現(xiàn)場(chǎng)管理工作時(shí)，先把各個(gè)場(chǎng)館、現(xiàn)場(chǎng)客服的各個(gè)環(huán)節(jié)分成若干工作塊，再把每個(gè)工作塊細(xì)分，最后把細(xì)分后的工作責(zé)任到人，就能使看似龐大紛亂的展會(huì)工作變得有條不紊。
會(huì)展行業(yè)的性質(zhì)決定了服務(wù)是生命，而現(xiàn)場(chǎng)管理工作更是服務(wù)中的服務(wù)，務(wù)必要從每一個(gè)細(xì)節(jié)做起。同樣，建立一個(gè)完善的展會(huì)制度，在細(xì)節(jié)上下功夫是必不可少的，只有制度足夠細(xì)化才能指導(dǎo)工作，使會(huì)展行業(yè)得以更好更快地發(fā)展。
[注 釋]
?、俟?jié)事活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理的基本內(nèi)容[DB/OL].
?、冖邰軓垥跃辏骸稌?huì)展概論》，東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社2008年版。
⑤戴光全、馬聰玲：《節(jié)事活動(dòng)策劃與組織管理》，中國(guó)勞動(dòng)社會(huì)出版社2007年版。
⑥黎春紅：《會(huì)展案例分析》，大連理工大學(xué)出版社2010年版。
會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理論文篇二：淺論會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理
[摘要]會(huì)展的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會(huì)展經(jīng)濟(jì)管理中非常重要的部分。在具體會(huì)展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環(huán)節(jié)來了解會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理的主要內(nèi)容，通過具體細(xì)節(jié)的管理提高其現(xiàn)場(chǎng)管理的執(zhí)行能力。
[關(guān)鍵詞]會(huì)展服務(wù);現(xiàn)場(chǎng)管理;細(xì)節(jié)管理
在當(dāng)今社會(huì)，隨著越來越多的汽車展、服裝展、藝術(shù)品展等會(huì)展活動(dòng)的出現(xiàn)，會(huì)展或展會(huì)已經(jīng)是人們生活中一項(xiàng)熟悉的社會(huì)活動(dòng)。所謂會(huì)展并不是孤立的“會(huì)”、“展”或展覽 ，而是將展覽與會(huì)議、各類貿(mào)易賽事、旅游、藝術(shù)節(jié)等節(jié)事活動(dòng)相結(jié)合。
廣義的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)包括展覽、會(huì)議、節(jié)事活動(dòng)等在內(nèi)的全部有形場(chǎng)所和設(shè)施，以及全部相關(guān)無形要素在現(xiàn)場(chǎng)的集合。一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目是否成功，從某種意義上來講取決于該會(huì)展項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理是否科學(xué)有效。
①展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的總體管理，時(shí)間上從布展到開展直至撤展結(jié)束。由于現(xiàn)場(chǎng)管理通常是集中在一個(gè)較短的時(shí)間段，所以，各種事務(wù)顯得集中、眾多和繁瑣。因此，現(xiàn)場(chǎng)管理和服務(wù)顯得尤為重要。
②展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的地點(diǎn)以主辦方開始啟用后的場(chǎng)館為主，也包括其他相關(guān)涉及的場(chǎng)所，如運(yùn)輸拆卸場(chǎng)地等。服務(wù)與管理包括進(jìn)場(chǎng)布置到展覽結(jié)束撤館結(jié)束這段時(shí)間，展覽主辦方對(duì)參展商、搭建商、運(yùn)輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實(shí)施單位在現(xiàn)場(chǎng)按原有計(jì)劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對(duì)參展商、觀眾在現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理，包含會(huì)展活動(dòng)的開(閉)幕、展場(chǎng)管理、觀眾登記、布展、撤展及相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等主要內(nèi)容。
會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的原則是：第一，盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控; 第二，指定專人在專門時(shí)間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，明確分工，分清職責(zé)，責(zé)任到人; 第三，對(duì)于重點(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度;第四，對(duì)重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實(shí)時(shí)監(jiān)督;第五，重視對(duì)臨時(shí)人員的短期培訓(xùn)。會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理對(duì)成功辦好一屆展覽會(huì)至關(guān)重要，現(xiàn)場(chǎng)管理做得不好會(huì)影響專業(yè)觀眾和參展商對(duì)展覽會(huì)的滿意程度，直至影響整個(gè)展覽會(huì)的品質(zhì)。
一、展會(huì)布展階段的管理
會(huì)展的布展階段為會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的前期工作，具體包括展臺(tái)搭建的管理、展位展品運(yùn)輸?shù)墓芾怼⒄股滩颊构芾?、現(xiàn)場(chǎng)保潔與安保等工作。展臺(tái)搭建的管理主要是督促和協(xié)調(diào)主場(chǎng)搭建商和主場(chǎng)運(yùn)輸商相互之間的配合，共同討論和預(yù)防展臺(tái)搭建、展品運(yùn)輸過程中可能出現(xiàn)的問題，以保證布展的順利進(jìn)行。布展的時(shí)間通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在這么短的時(shí)間內(nèi)完成繁重的搭建任務(wù)，除了要有科學(xué)化的搭建技術(shù)，更為關(guān)鍵的是做好配合和協(xié)調(diào)事宜，監(jiān)控好整體工作的進(jìn)程。根據(jù)場(chǎng)館、場(chǎng)地做出平面圖紙，并在圖紙上劃分各展區(qū)、展位。將圖紙內(nèi)容與各參展商溝通，以展位價(jià)格、品牌影響力、對(duì)人流的吸引力等為參數(shù)綜合權(quán)衡各參展商目標(biāo)展位與實(shí)際情況的差距，并最終確認(rèn)圖紙展位。
參展商報(bào)到之前，主辦方應(yīng)督促好兩項(xiàng)工作：一是按圖紙做好展臺(tái)區(qū)域的地線劃分，標(biāo)明展臺(tái)號(hào);二是按照?qǐng)D紙搭好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)辦公的場(chǎng)所，比如組委會(huì)辦公室，或主辦方、主場(chǎng)搭建商、主場(chǎng)運(yùn)輸商的聯(lián)合辦公地點(diǎn)，提前安排好各單位人員、各種器材和資料等到位。③ 確保產(chǎn)品運(yùn)輸安全是展品運(yùn)輸與管理的關(guān)鍵，應(yīng)嚴(yán)格按照展前制定的物流計(jì)劃分區(qū)域?qū)嵤┱蛊返木臀还ぷ鳌?/p>
主場(chǎng)運(yùn)輸商可通過展品代理(通關(guān)、驗(yàn)收、運(yùn)輸?shù)?提前掌握大部分展品資料，尤其是進(jìn)館的時(shí)間進(jìn)度，協(xié)調(diào)運(yùn)輸、搭建、參展商之間的工作。展品進(jìn)入場(chǎng)館后其包裝箱的堆放與管理常被忽略，往往成為現(xiàn)場(chǎng)管理的盲區(qū)。參展商布展管理的第一項(xiàng)主要工作就是接待參展商報(bào)到，這是參展商對(duì)主辦方現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的第一印象，一定要引起主辦方各現(xiàn)場(chǎng)工作人員的重視。熱情、周到的接待服務(wù)是會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理良好的開端。主辦方工作人員協(xié)助參展商了解與展會(huì)相關(guān)的各類服務(wù)信息和規(guī)定。
一般大部分參展商都能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成布展，但也有個(gè)別參展商或展品由于交通等因素推遲到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，這就需要主辦方提前計(jì)劃好展會(huì)開幕以后參展商和展品進(jìn)入場(chǎng)館的臨時(shí)通道，并要求主場(chǎng)搭建、主場(chǎng)運(yùn)輸、場(chǎng)館方的工作人員提前就位，協(xié)助參展商盡快參展?，F(xiàn)場(chǎng)保潔與安保工作是展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)不可缺失的一部分，保潔分別由場(chǎng)館方、主場(chǎng)搭建商分工負(fù)責(zé)。其中，展會(huì)場(chǎng)地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場(chǎng)館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。
展會(huì)期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進(jìn)入展會(huì)、防止展品丟失和被盜，展會(huì)消防安全保護(hù)以及協(xié)助參展商進(jìn)出的一些安全保衛(wèi)方面的工作等。展會(huì)期間的安保工作若不到位，將會(huì)直接影響展會(huì)的聲譽(yù)度。
二、 會(huì)展開展階段的管理
開幕式是會(huì)展正式開始的標(biāo)志，舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛、擴(kuò)大影響、提高展會(huì)的知名度、吸引更多的觀眾來參展。開幕式是參展商和觀眾對(duì)展會(huì)的第一印象，是主辦方向公眾展示會(huì)展規(guī)模和實(shí)力的大好機(jī)會(huì)。
隨著會(huì)展業(yè)的發(fā)展，會(huì)展行業(yè)之間特別是同類題材的展會(huì)間競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，一個(gè)成功的展會(huì)開幕式不僅可以增強(qiáng)參展商和觀眾對(duì)展會(huì)的信心，還可以提高業(yè)界和大眾對(duì)展會(huì)的關(guān)注程度，擴(kuò)大展會(huì)的影響和品牌形象宣傳④。通常來說，開幕式籌劃的主要工作有確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)人名單、開幕式嘉賓的入場(chǎng)名單、開幕的時(shí)間、開幕現(xiàn)場(chǎng)布置、禮儀、現(xiàn)場(chǎng)樂隊(duì)等內(nèi)容。要確保開幕式的萬無一失，在開幕主辦方一定要進(jìn)行周密的安排和確認(rèn)，各部門對(duì)于開幕式主要流程進(jìn)行預(yù)演，開幕當(dāng)天提前到場(chǎng)，委派專人核查所有的設(shè)備和設(shè)施，并做好隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的準(zhǔn)備。⑤
觀眾是展會(huì)的主體，專業(yè)觀眾是參展商的上帝，同時(shí)也可能是潛在的參展商。因此，做好觀眾登記工作非常重要。為了更好地了解觀眾結(jié)構(gòu)，就必須掌握與觀眾有關(guān)的精確數(shù)據(jù)。首先，觀眾注冊(cè)和登記處應(yīng)有顯著標(biāo)志，便于觀眾及時(shí)找到并辦理現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)手續(xù)?，F(xiàn)場(chǎng)要安排專人指引、咨詢和維持秩序。
其次，為避免排隊(duì)擁擠，要有足夠的登記臺(tái)和填表臺(tái)。最后，觀眾登記時(shí)，信息要及時(shí)收集和匯總，當(dāng)天登記的數(shù)據(jù)要在閉館后送至主辦方現(xiàn)場(chǎng)辦公室，并錄入電腦?，F(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)收集主要包括專業(yè)觀眾信息和參展商的信息，參展商的數(shù)據(jù)對(duì)展會(huì)項(xiàng)目的發(fā)展是至關(guān)重要的。主辦方在開展期間，應(yīng)為參展商和觀眾提供完善的服務(wù)，例如現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立咨詢臺(tái)解決參展商和觀眾提出的相關(guān)問題，要求咨詢處的工作人員必須要對(duì)展會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)非常清楚，能夠自主解決問題，幫助客戶聯(lián)系到相關(guān)的負(fù)責(zé)人解決問題。
在會(huì)展期間，開展的其他與會(huì)展主題相關(guān)的活動(dòng)主要有論壇、會(huì)議、表演、比賽等，這些活動(dòng)能起到活躍會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)氣氛、完善會(huì)展功能的作用，主辦方、行業(yè)協(xié)會(huì)、 參展商都可能是這些活動(dòng)的主辦者。在會(huì)展開展階段應(yīng)在細(xì)節(jié)管理的基礎(chǔ)上推行問題管理法，要求會(huì)展的每位工作人員通過細(xì)節(jié)管理及時(shí)解決工作中遇到和發(fā)現(xiàn)的問題，并在工作結(jié)束后對(duì)問題的改進(jìn)情況進(jìn)行總結(jié)，以提高會(huì)展的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
三、展會(huì)撤展階段的管理
會(huì)展結(jié)束的標(biāo)志是撤展會(huì)議的召開。一般在撤展前一天上午召開會(huì)議，商討撤展的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確各單位的職責(zé)，尤其要決定撤展的具體時(shí)間，依次為停止觀眾登記的時(shí)間、停止觀眾入場(chǎng)的時(shí)間、觀眾清場(chǎng)的時(shí)間、斷電的時(shí)間、開出門證的時(shí)間、開啟貨物通道的時(shí)間、閉館的時(shí)間等。
撤展前一天下午，辦展機(jī)構(gòu)就可以把有關(guān)情況以書面形式通知各參展商，以利于其安排第二天的工作。具體工作包括撤除展臺(tái);協(xié)助參展商順利退還展具，協(xié)助參展商妥善處理展品;做好展場(chǎng)清潔，加強(qiáng)安全和消防保衛(wèi)工作及時(shí)處理撤展留下的大量垃圾;全場(chǎng)斷電后，查看展場(chǎng)的電表讀數(shù)以便結(jié)賬;核對(duì)并確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用的清單， 約定時(shí)間結(jié)清費(fèi)用;將主辦方的所有現(xiàn)場(chǎng)資料和設(shè)備等整理后運(yùn)出展場(chǎng)。會(huì)展結(jié)束后，主辦方通過會(huì)展中遇到的新、老問題進(jìn)行總結(jié)并提出解決方案或建議，為以后的工作提供借鑒。
四、展會(huì)中的細(xì)節(jié)管理
在管理學(xué)中細(xì)節(jié)管理強(qiáng)調(diào)的是一個(gè)系統(tǒng)問題。首先，各個(gè)管理層的員工必須各司其職，盡心盡力地完成工作要求;其次，對(duì)工作要進(jìn)行深挖掘，也就是說每位管理人員對(duì)待自己的工作必須從小事做起、做好，才能做好大事⑥。對(duì)于會(huì)展行業(yè)的工作人員來說，細(xì)節(jié)管理是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的管理理念。
在會(huì)展中，只有讓參展商和觀眾感受到真心實(shí)意的微笑，會(huì)展的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)才算是成功的。提供良好的服務(wù)就必須要足夠細(xì)心，足夠細(xì)心就需要每一位會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理人員秉承細(xì)節(jié)管理的要求，在工作中注意細(xì)節(jié)。所以，在做現(xiàn)場(chǎng)管理工作時(shí)，先把各個(gè)場(chǎng)館、現(xiàn)場(chǎng)客服的各個(gè)環(huán)節(jié)分成若干工作塊，再把每個(gè)工作塊細(xì)分，最后把細(xì)分后的工作責(zé)任到人，就能使看似龐大紛亂的展會(huì)工作變得有條不紊。會(huì)展行業(yè)的性質(zhì)決定了服務(wù)是生命，而現(xiàn)場(chǎng)管理工作更是服務(wù)中的服務(wù)，務(wù)必要從每一個(gè)細(xì)節(jié)做起。同樣，建立一個(gè)完善的展會(huì)制度，在細(xì)節(jié)上下功夫是必不可少的，只有制度足夠細(xì)化才能指導(dǎo)工作，使會(huì)展行業(yè)得以更好更快地發(fā)展。
[注 釋]
?、俟?jié)事活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理的基本內(nèi)容[DB/OL].
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會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理論文篇三：哈爾濱車展現(xiàn)場(chǎng)管理問題及對(duì)策
摘要：隨著越來越多的車展、服裝展等會(huì)展活動(dòng)的出現(xiàn)，車展已成為人們生活中熟悉的社會(huì)活動(dòng)。車展現(xiàn)場(chǎng)管理是短時(shí)間匯集大量的人力、物資，會(huì)出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)，而哈爾濱車展面臨的是展館設(shè)施設(shè)備不健全、參展商不配合以及自身管理制度存在漏洞。所以通過加強(qiáng)對(duì)場(chǎng)館的維護(hù)、完善自身以度參展商管理制度等措施來使這些問題能有效解決。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)場(chǎng)管理：哈爾濱車展;車展現(xiàn)場(chǎng)管理
一、緒論
針對(duì)哈爾濱車展現(xiàn)場(chǎng)管理的現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的困難和問題結(jié)合競(jìng)爭(zhēng)理論、現(xiàn)場(chǎng)管理理論和營(yíng)銷理論以制定適合哈爾濱車展的管理策略。通過對(duì)哈爾濱車展現(xiàn)場(chǎng)管理的研究分析現(xiàn)有哈車展的現(xiàn)狀及問題針對(duì)其具體情況充分利用其優(yōu)勢(shì)避開其劣勢(shì)制定正確、實(shí)用的改革策略以便準(zhǔn)確把握車展上的管理節(jié)奏與模式提高專業(yè)觀眾和參展商對(duì)車展的滿意程度擴(kuò)大銷量和盈利最終提出完善改良現(xiàn)場(chǎng)管理策略的對(duì)策通過策略的實(shí)施對(duì)于提高哈車展現(xiàn)有的現(xiàn)場(chǎng)管理水平、拓寬盈利空間、提高競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力具有一定的理論和實(shí)踐意義。
二、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理工作的作用和重要性
(一)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理工作的作用
會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理都是短時(shí)間集中了大量的人群、物品等就在這短時(shí)間內(nèi)會(huì)大量的任務(wù)會(huì)交叉出現(xiàn)需要通過一種科學(xué)的方法使這些交叉任務(wù)能有效地分配并且合理地控制是大家共同關(guān)注的問題。也是車展現(xiàn)場(chǎng)管理的意義。
眾所周知會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理是辦展至關(guān)重要的成功因素和致勝環(huán)節(jié)。而會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理的成功與否將決定專業(yè)觀眾和參展商對(duì)本展會(huì)的滿意度以及提升展會(huì)的知名度和美譽(yù)度。而常久以來大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理一直是全球會(huì)展活動(dòng)組織者頭疼的問題。前期精心而充分準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)還是難免發(fā)生各類事件。隨著現(xiàn)代會(huì)展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開始意識(shí)到會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)是否能順利進(jìn)行與前期的組織設(shè)計(jì)、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配等有很大關(guān)系?，F(xiàn)場(chǎng)管理不到位直接影響會(huì)展活動(dòng)的成敗。以現(xiàn)場(chǎng)管理優(yōu)化為基礎(chǔ)把管理的重點(diǎn)放在現(xiàn)場(chǎng)各職能科室，主動(dòng)地為現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)提供良好的工作條件?，F(xiàn)場(chǎng)管理搞好了企業(yè)管理的整體優(yōu)化才可能實(shí)現(xiàn)。
(二)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理工作的重要性
會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理具體體現(xiàn)在對(duì)參展商和觀眾的優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。它是展覽計(jì)劃的具體落實(shí)也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應(yīng)備受會(huì)展組織活動(dòng)組織者的重視。然而會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，如若處理不當(dāng)突發(fā)事件必將會(huì)釀成大的問題。所以要求現(xiàn)場(chǎng)管理的指揮協(xié)調(diào)成員對(duì)展會(huì)相關(guān)事宜全盤了解并能及時(shí)、果斷做出英明決策。
三、哈爾濱車展現(xiàn)場(chǎng)管理存在的問題及成因
(一)哈爾濱車展的現(xiàn)狀
哈爾濱國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)(哈爾濱國(guó)際車展)是由中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)、中國(guó)汽車工程學(xué)會(huì)、黑龍江省經(jīng)濟(jì)委員會(huì)、哈爾濱市人民政府、哈爾濱長(zhǎng)城國(guó)際展覽有限公司等單位共同主辦的國(guó)際性行業(yè)展會(huì)。展會(huì)歷經(jīng)16屆，規(guī)模檔次不斷提升，展出面積逐年擴(kuò)大，得到了整車廠商、零部件企業(yè)和汽車后產(chǎn)品廠家的熱情加盟和積極參與，是國(guó)內(nèi)著名的五大車展之一。
哈爾濱國(guó)際車展秉承“國(guó)際化、專業(yè)化、品牌化、特色化”的定位在展會(huì)規(guī)模、運(yùn)作水準(zhǔn)、展會(huì)檔次、精品車型、各展區(qū)特色營(yíng)造和車展活動(dòng)六個(gè)方面均實(shí)現(xiàn)了歷史性突破。哈爾濱國(guó)際車展將以其強(qiáng)大的參展陣容、精選的品牌展品、各具魅力的特色展臺(tái)、豐富而強(qiáng)烈的文化氣息、悉心地組織策劃來展示世界汽車工業(yè)在新世紀(jì)的新風(fēng)采和新趨向，并一如既往地為廣大參展企業(yè)提供更完善、更專業(yè)、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
(二)哈爾濱車展現(xiàn)場(chǎng)管理存在的問題及成因
盡管哈爾濱車展辦得風(fēng)生水起具有較高的知名度和較大的影響力，被各界人士所看好，得到業(yè)界的肯定和認(rèn)可。但是由于車展觀眾參與人次超負(fù)荷參展商也日益增多的情況下組展商對(duì)應(yīng)的工作人員也在逐步增加，長(zhǎng)城會(huì)展公司歷屆都會(huì)聘請(qǐng)大量的學(xué)生志愿者加入管理現(xiàn)場(chǎng)秩序的大軍，分別聘用安保人員及消防官兵來統(tǒng)一配合協(xié)調(diào)車展現(xiàn)場(chǎng)管理。因此車展現(xiàn)場(chǎng)的管理還存在著一些問題，以下是哈爾濱車展現(xiàn)場(chǎng)管理的一些問題和產(chǎn)生的原因。
1.車展布展階段的問題及成因
展會(huì)布展是展會(huì)開幕前的現(xiàn)場(chǎng)籌備工作，車展的布展時(shí)間往往需要一個(gè)星期：展位畫線工作、參展商報(bào)到和進(jìn)場(chǎng)、展位搭建協(xié)調(diào)工作、現(xiàn)場(chǎng)施工管理和驗(yàn)收、現(xiàn)場(chǎng)安保工作、現(xiàn)場(chǎng)清潔和布展垃圾等的處理，展會(huì)布展正式開始后展會(huì)要對(duì)布展工作進(jìn)行全面協(xié)調(diào)和管理。但其中存在著組展方、參展方等多方的問題。
2.車展展期階段的問題及成因
一個(gè)展覽會(huì)從籌備到開展其周期至少在一年以上，而作為展覽開展階段的重點(diǎn)往往只有三到五天。可以說展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)是一個(gè)展覽會(huì)的關(guān)鍵，而展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理是重中之重。展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理是展覽計(jì)劃的具體落實(shí)和辦展水平的直接反映，因而備受主辦方和參展單位的重視。同時(shí)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容十分龐雜。如果任何一件小事處理不當(dāng)都有可能發(fā)展成大問題繼而影響整個(gè)展會(huì)的效果。參展商沒有配合組展方工作，沒能認(rèn)真閱讀展會(huì)要求，為了一己私欲而違反規(guī)定。這種做法不僅影響其他的同業(yè)展商還害得自己承受不必要的經(jīng)濟(jì)罰款。
3.車展撤展階段的問題及成因
展覽結(jié)束后應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場(chǎng)，再進(jìn)行展位的拆除。如果客戶有些材料需要再次使用的應(yīng)幫助其對(duì)包運(yùn)輸如果是需要保存的應(yīng)拆裝。撤展時(shí)退回前期預(yù)付的相關(guān)費(fèi)用，進(jìn)行成本計(jì)算，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電插頭、停車證押金等費(fèi)用。撤展需要參展商的配合，由于車展撤展程序和標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格，導(dǎo)致不僅是自身的利益受損。如果因?yàn)閰⒄股滩慌浜显斐傻膿p失只會(huì)由他們自己承擔(dān)，同時(shí)影響到其他參展商和搭建商關(guān)于撤展的相關(guān)事宜，造成的損失也是由該參展商負(fù)責(zé)賠償。
四、提高哈爾濱車展現(xiàn)場(chǎng)管理水平的建議
(一)車展布展階段問題的解決對(duì)策
1.確保展位畫線和地毯鋪設(shè)正確
首先對(duì)組展人員進(jìn)行嚴(yán)格專業(yè)的培訓(xùn)，并且按照各參展單位租用的場(chǎng)地面積和位置畫好每一個(gè)展位的地域范圍，確定每一個(gè)展位的具體位置方便參展商在自己租用的地方搭建展位和陳列展品。展位畫線工作涉及每一個(gè)參展商租用展位的具體位置和面積大小，辦展機(jī)構(gòu)要認(rèn)真仔細(xì)一絲不茍要按照事先對(duì)參展商的承諾如實(shí)辦理。在展館計(jì)劃鋪設(shè)地毯的地方按計(jì)劃鋪設(shè)地毯，如展館的公共區(qū)域、某些標(biāo)準(zhǔn)展位等。地毯鋪設(shè)一定要緊貼地面，要美觀且不能妨礙行人通行。 2.督促現(xiàn)場(chǎng)安全保衛(wèi)工作
布展期間現(xiàn)場(chǎng)人員眾多，各單位布展施工涉及用水用電，有一定的危險(xiǎn)性。展會(huì)要負(fù)責(zé)展會(huì)的一般安全保衛(wèi)工作，但對(duì)參展商的展品丟失、損壞和人員傷亡等不負(fù)責(zé)任。所有的展位布置完畢以后展會(huì)還要陪同消防和安保部門對(duì)所有的展位進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的檢查，保證展會(huì)符合消防和安全要求，徹底清除展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)可能存在的安全隱患。為保護(hù)自己的展品和人員安全參展商一般還要對(duì)自己的展品和員工投保。除了一些特裝展位由參展商自己搭建以外，展會(huì)一般還要負(fù)責(zé)搭建一些標(biāo)準(zhǔn)展位。不管是標(biāo)準(zhǔn)展位還是特裝展位展會(huì)要監(jiān)督所有的承建商按展會(huì)要求搭建：對(duì)于展位搭建中出現(xiàn)的各種問題要及時(shí)協(xié)調(diào)處理。
3.加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)施工管理和驗(yàn)收
展會(huì)要派出專門人員管理各承建商的現(xiàn)場(chǎng)施工，如現(xiàn)場(chǎng)用電、用火、噪聲、展位高度控制、電線線纜的安裝和走向、燈光的設(shè)計(jì)和使用、搭建展位的材料的防火性能、展位之間通道寬度的控制、重型機(jī)械的地面承重控制、標(biāo)準(zhǔn)展位的標(biāo)準(zhǔn)配置等。要及時(shí)查驗(yàn)避免施工現(xiàn)場(chǎng)秩序混亂和出現(xiàn)安全隱患。
(二)車展開展階段問題的解決對(duì)策
1.定期對(duì)場(chǎng)館硬件設(shè)施進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及智能化、科技化管理正在成為現(xiàn)代會(huì)展場(chǎng)館經(jīng)營(yíng)管理的趨勢(shì)。對(duì)物流平臺(tái)進(jìn)行嚴(yán)格劃分，加強(qiáng)人手控制物流平臺(tái)，提高物流平臺(tái)的管理，嚴(yán)禁明火多，派工作人員進(jìn)行巡邏加以看管：與場(chǎng)館協(xié)調(diào)溝通，對(duì)場(chǎng)館進(jìn)行維護(hù)維修，防止漏雨和停電的發(fā)生以免對(duì)參展商造成損失：合理配置有限的停車位，并盡量增加合理停車位以保證車商和專業(yè)觀眾的車有位置?？?。會(huì)展場(chǎng)館的智能化管理可以通過智能化管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。
2.完善組展商管理制度與機(jī)制
會(huì)展專業(yè)人才的系統(tǒng)管理，加強(qiáng)對(duì)員工的管理和約束，完善公司人員管理制度，調(diào)整人員支援關(guān)系以保證人員流動(dòng)減緩甚至是留下來繼續(xù)效力。定期為員工設(shè)置培訓(xùn)課程相關(guān)的出差項(xiàng)目，以增進(jìn)員工上升的積極性，提高員工的福利待遇，增多旅游機(jī)會(huì)，經(jīng)常與員工互動(dòng)。
五、結(jié)論
通過對(duì)哈爾濱車展現(xiàn)場(chǎng)管理的研究，分析現(xiàn)有哈車展的現(xiàn)狀及問題。針對(duì)其具體情況并充分利用其優(yōu)勢(shì)避開其劣勢(shì)，制定正確、實(shí)用的改革策略，以便準(zhǔn)確把握車展上的管理節(jié)奏與模式，提高專業(yè)觀眾和參展商對(duì)車展的滿意程度，完善場(chǎng)館設(shè)施維護(hù)和組展商的管理機(jī)制，以擴(kuò)大銷量和盈利，最終提出完善改良現(xiàn)場(chǎng)管理策略的對(duì)策，通過策略的實(shí)施，對(duì)提高哈車展現(xiàn)有的現(xiàn)場(chǎng)管理水平具有一定的理論和實(shí)踐意義。
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