董事會秘書工作指南

時間：2021-02-11 15:51:05 小邱0由分享

什么是工作指南呢? 下面是小編為你整理的董事會秘書工作指南，希望對你有用!

董事會秘書工作指南

一、負責每天、每周、每月的常規(guī)匯總工作。

二、負責起草社聯(lián)的各項工作匯報。

三、負責社聯(lián)文件的印發(fā)(如：策劃書、總結(jié)書等)。

四、負責各項會議的記錄工作協(xié)調(diào)主席健全社聯(lián)各項規(guī)章制度。

五、負責各種例會的考勤。

六、負責辦公室的值班情況及處理相關(guān)的日常事務(wù)。

七、負責傳達各項通知，包括口頭傳達、手機傳達等方式(如開會的時間、場地等)

八、加強各部之間的聯(lián)系，搜集同學(xué)的意見，及時反饋，取長補短。

九、制定社聯(lián)的工作方針政策，協(xié)調(diào)和督促各部門履行職責。

十、定期的向老師、主席匯報有關(guān)工作等。

一、值班要求

值班時間：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

值班地點：南山書院社聯(lián)辦公室(南山書院208教室)

值班人員：秘書處成員及各部成員

(一)值班規(guī)定

1、值班人員不得無故遲到，早退或曠到，因故不能及時值班需事先向秘書長申請調(diào)崗，否則一律按曠到處理。遵守值班秩序，不得吵鬧、喧嘩，維護社團聯(lián)合會的形象。

2、要保持值班記錄本的整潔條理性，認真做好值班記錄

3、不得把與工作無關(guān)的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關(guān)資料，不得將同學(xué)的個人資料透露給其他人。

4、對外來人員及電話需做好接待工作，對于所提問題或要求的工作及時解決，不能解決的要及時傳達給秘書長或主席，并做好詳細記載。

5、值班人員有責任管理和愛護辦公室的公物，如有借用，在確定借者身份后方可借出，并做好相關(guān)記錄(借出物品名稱，日期，數(shù)量，借出人，歸還時間，若在當時沒有歸還的應(yīng)催還或移交下一值班人員)，并向辦公室匯報。

6、作好交接班工作，本班未完成的工作與下一班進行準確無誤的交接。值班結(jié)束時保證辦公室內(nèi)衛(wèi)生和物品擺放整齊，注意關(guān)掉各種電器，鎖好門窗。

二、人員通知

(一)通訊錄更新

1、定期確認各中心主要成員有無人員和聯(lián)系方式的變動，及時修改。

2、在右下角標注日期，方便日后整理。

(二)發(fā)放通知

1、時間要求：最晚提前一天通知。

2、內(nèi)容格式：說明時間、地點、活動內(nèi)容。若用短信通知，須加上“收到請回復(fù)，謝謝!”，并以“(南山社聯(lián)秘書處)”結(jié)尾，須收到被通知人的回復(fù)方可視為通知到位，對方的回復(fù)須在該活動結(jié)束后方可刪除。

(三)負責人

龔玭、陳佳其

三、會議記錄

(一)會議記錄

1、會議包括：周例會、社團聯(lián)席會、秘書處例會及其他會議。

2、會議前在簽到表上簽到，列出缺席、請假人員。

3、會議記錄格式：按會議記錄紙要求。

4、記錄內(nèi)容：包括發(fā)言人及其內(nèi)容，列出層次，分清主次，詳略得當。結(jié)尾標注“會議結(jié)束”。

5、重要會議制作電子文檔。

附：會議記錄格式

年 — 年第二學(xué)期第一次周例會

會議時間：會議地點：會議主持人：參會人員：缺席人數(shù)：會議記錄人：

會議內(nèi)容：

一、各部長匯報所分管部門上周工作情況二、主席總結(jié)上周社聯(lián)工作三、主席對本周工作進行安排

四、到會人員就社聯(lián)當下所存在問題進行討論并作出解決方案五、征集對社聯(lián)工作的建議會議結(jié)束

西安建筑科技安大學(xué)南山書院社聯(lián)秘書處

年/月/日

(二)記錄人員

鄒淑文、洪夢姝

(三)教室申請

1、在開會前一天申請教室。

2、及時協(xié)調(diào)保證會議正常進行。

西安建筑科技大學(xué)教室借用申請單(草堂校區(qū))

注意事項：

1. 使用時必須保證教室內(nèi)設(shè)施的安全及環(huán)境的衛(wèi)生，且不得大聲喧嘩，以免影響其它教室的教學(xué)活動;

2. 應(yīng)至少提前2天到教務(wù)工作辦公室辦理借用手續(xù)，尊重和服從教室管理服務(wù)人員的管理和服務(wù)。

工作指南的作用

1.以有助于實現(xiàn)組織優(yōu)化

在編制工作指南之前，有一個工作分析的過程，是對組織內(nèi)各職位、部門設(shè)置、人員匹配以及工作業(yè)務(wù)流程等進行的一次大盤點，之后形成了工作指南。試想經(jīng)過這樣一次大盤點，會達到一種什么效果?部門劃分明確、職責清晰、人崗匹配等，所以有利于提高工作效率，進而實現(xiàn)組織優(yōu)化。

2.是對員工進行目標管理的依據(jù)

何為目標管理?目標管理縮寫為MBO(Management by objectives)是20世紀50年代中期出現(xiàn)于美國，以泰羅的科學(xué)管理和行為科學(xué)理論(尤其是其中的參與管理)為基礎(chǔ)形成的一種管理制度。憑借這種制度可以使組織的成員親自參加工作目標的制定，實現(xiàn)自我控制，并努力完成工作目標。對于員工的工作成果，由于有明確的目標作為考核標準，從而使對員工的評價和獎勵更加客觀、公平、公正、合理，可以大大激發(fā)員工為完成工作目標而努力。

3.是制定績效考核標準的基本依據(jù)

工作指南確定了崗位職責:在績效考核的時候，只有通過考察工作說明書，才會知道這個崗位有哪些職責，員工是不是履行了這些職責，以及完成的情況如何。假如在工作說明書中根本就沒有這個職責，就不能拿這個要求考核員工，因為他不需要承擔這樣的責任。所以，工作說明書在工作目標管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個基本依據(jù)。

4.為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)

直接決定薪酬的依據(jù)有幾個(職位薪資體系、能力薪資體系、技能薪資體系)，其中職位薪資體系用的比較廣泛，確定的前提是崗位評價，即崗位的職責范圍大小、工作復(fù)雜程度、勞動強度、勞動條件等。如何來了解這些信息呢，就是工作分析和工作說明書所提供的依據(jù)。如果沒有工作說明書，就無法進行崗位評價，也就無法確定各個崗位的薪酬。因此從根本上說，工作說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了工作指南，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。

工作指南的格式

第一部分崗位規(guī)格說明

一、基本資料

崗位名稱：

崗位評價：

崗位編碼：

定員標準：

直接上級：

分析日期：

二、崗位職責

(一)概述

(二)工作職責