中文郵件回復(fù)范文

中文郵件回復(fù)范文

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,越來(lái)越多的公司開始依靠電子郵件來(lái)進(jìn)行國(guó)際商務(wù)溝通和客戶服務(wù)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的中文郵件回復(fù)范文，希望對(duì)你有用!

　　中文郵件回復(fù)范文1

　　關(guān)于主題

　　主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　1. 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

　　2. 標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜過(guò)長(zhǎng)，不要讓outlook用~~~才能顯示完你的標(biāo)題。

　　3. 最好寫上來(lái)自***公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

　　4. 標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”。

　　5. 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。

　　6. 可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*、!”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

　　7. 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

　　8. 最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　關(guān)于稱呼與問候

　　1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

　　如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“X經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自已的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear XXX”，顯得很熟絡(luò)。

　　關(guān)于格式，稱呼是第一行項(xiàng)格寫。

　　2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語(yǔ)

　　最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫。

　　結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為換行頂格寫。

　　俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

　　正文

　　1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

　　若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自已的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

　　Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

　　正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐憎。

　　2. 注意Email的論述語(yǔ)氣

　　根據(jù)收件人與自已的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

　　尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

　　電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論比須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)。

　　3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不過(guò)長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

　　這是對(duì)別人的尊重，也是自已態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開，如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

　　在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自已仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述

　　對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

　　8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻，Business Email不是你的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。

　　附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

　　2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

　　3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

　　4. 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

　　5. 如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說(shuō)明打開方式，以免影響使用

　　6. 如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送

　　語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

　　1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

　　英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

　　2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

　　如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

　　3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

　　4. 選擇便于閱讀的字號(hào)和字體

　　中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。

　　這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。

　　不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

　　不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過(guò)大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過(guò)小，費(fèi)神又傷眼睛。 結(jié)尾簽名

　　每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

　　1. 簽名信息不宜過(guò)多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

　　引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。

　　2. 不要只用一個(gè)簽名檔

　　對(duì)內(nèi)，對(duì)私，對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。對(duì)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在outlook中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

　　3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

　　中文郵件回復(fù)范文2

　　尊敬的先生或女士：

　　我對(duì)北京奧組委最近啟動(dòng)的“奧運(yùn)會(huì)志愿者招募”活動(dòng)十分感興趣，我認(rèn)為我是一個(gè)合格的人選并且在此向您推薦我自己。

　　作為一個(gè)英語(yǔ)專業(yè)的學(xué)生，我的漢語(yǔ)和英語(yǔ)都十分流利，而且還會(huì)基本法語(yǔ)，因此我非常符合各種志愿者職位的語(yǔ)言要求。更重要的是，我一直以來(lái)積極熱情地參與各種國(guó)際交流項(xiàng)目—這些經(jīng)歷都詳細(xì)地反映在附件我的簡(jiǎn)歷中—因此，我相信我的交流能力使我能夠勝任這個(gè)職位。

　　如果您給我一個(gè)面試的機(jī)會(huì)，我將感激不盡。

　　您真誠(chéng)的，

　　李明

　　中文郵件格式

　　郵件主題

　　主題要明確、精練。表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息, 主題要明確、精練。表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息, 而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。 而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。做到收件人 見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然。 見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然。

　　信件內(nèi)容

　　正文一般包括三個(gè)部分。

　　第一部分是開頭,需要開門見山地說(shuō)明寫信的原因和目的。如果是寫給不認(rèn)識(shí)的人,還要加上原因和目的。如果是寫給不認(rèn)識(shí)的人, 個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。如果是回信, 個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。如果是回信,還要說(shuō)明何時(shí) 收到對(duì)方關(guān)于什么內(nèi)容的信。 收到對(duì)方關(guān)于什么內(nèi)容的信。

　　第二部分是信的核心和主要內(nèi)容,把開頭提出的問題進(jìn)行充分的說(shuō)明和解釋.

　　第三部分是信的結(jié)尾,通常以禮貌的祝?；蛘咴竿麃?lái)結(jié)束。示例:內(nèi)容格式 稱呼,正文,結(jié)束,落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。 稱呼,正文,結(jié)束,落款 簽名四點(diǎn)要盡量完整。段落的第一行都頂格寫,單邊行距。 段落的第一行都頂格寫,單邊行距。段與段之間空 一行。另外稱呼、落款等也都頂格寫。 字體:宋體 大小:10 一行最大文字?jǐn)?shù):不超過(guò)30文字寫作中文商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是,用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言,準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思,讓對(duì)方可以非常清楚的了解您想說(shuō)什么。圍繞這一點(diǎn),精品學(xué)習(xí)網(wǎng)總結(jié)了幾方面的內(nèi)容,希望對(duì)您寫中文商務(wù)信函有借鑒作用。中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式 如同一般信函,商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。

　　(1)開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫,稱呼后用冒號(hào)。

　　(2)正文 信文的正文是書信的主要部分,敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題,通常包括: ①向收信人問候; ②寫信的事由,例如何時(shí)收到對(duì)方的來(lái)信,表示謝意,對(duì)于來(lái)信中提到的問題答復(fù)等等; ③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系,如詢問有關(guān)事宜,回答對(duì)方提出的問題,闡明自己的想法或看法,向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?又要回答對(duì)方的詢問,則先答后問,以示尊重; ④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

　　(3)結(jié)尾 結(jié)尾往往用簡(jiǎn)單的一兩句話,寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá),即希函復(fù)。”同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話,如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語(yǔ)一般分為兩行書寫,“此致”、“敬祝”可緊隨正文,也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

　　(4)署名 署名即寫信人簽名,通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函,署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱,也可同時(shí)署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函,為鄭重起見,也可加蓋公章。

　　(5)日期 寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要,不要遺漏。

　　寫作注意事項(xiàng):

　　1. 郵件的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。指在不影響完整性和禮 郵件的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。 貌性的前提下,盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。 貌性的前提下,盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。

　　2. 寫作要層次清楚,用詞準(zhǔn)確。 寫作要層次清楚,用詞準(zhǔn)確。

　　3. 語(yǔ)氣專業(yè),措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌?？梢酝ㄟ^(guò)使用虛擬 語(yǔ)氣專業(yè),措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。 語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn),提出要求。 語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn),提出要求。

　　4.如果有附件,應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途。 如果有附件,應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途。

　　5.電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人,抄送人,主題, 電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人,抄送人,主題, 電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人 所添加的附件等是否正確無(wú)誤, 所添加的附件等是否正確無(wú)誤,正文內(nèi)容是否清晰 合理,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否遺漏等。 合理,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否遺漏等。