職場人必備！如何讓電子郵件更給力
時(shí)間：
若木1由 分享
前些日子，整理過一些開會(huì)的技巧，但是后來發(fā)現(xiàn)有效的會(huì)議并不能解決大部分的溝通問題，相反，電子郵件才是那低調(diào)但是著實(shí)影響著推動(dòng)和溝通效率的關(guān)鍵點(diǎn)。
但是，電子郵件卻往往不可或缺，即使我們有大量的會(huì)議，面對(duì)面工作，人手一部電話，電子郵件依然非常重要。
這是因?yàn)椋娮余]件能 夠?qū)⑹虑闀婊?，沉淀聲音，落?shí)決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會(huì)信息、征詢建議。
所以，發(fā)送有效的電子郵件，能夠：
提升我們的工作效率——讓郵件更加有效得到反應(yīng)，讓事情更加有效得到推動(dòng)；
增強(qiáng)我們的影響力與專業(yè)性——郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點(diǎn)突出的郵件會(huì)讓你的合作伙伴對(duì)你的印象更加好。
一起來學(xué)習(xí)讓郵件發(fā)送得更加有效吧!今天，就一位同事的Email做出了部分的建議，也分享出來，供各位拍磚。其實(shí)，我相信每個(gè)人都可以總結(jié)出這些顯而易見的道理，只是：“知道容易做到難”。記錄在此，也算自我備忘。
幾個(gè)重要的假設(shè)前提
很少有人愿意閱讀長郵件——除非你告訴他不讀會(huì)怎么樣，賦予他責(zé)任
很少有人愿意無理由主動(dòng)做什么事情——特別可做可不做時(shí)，除非價(jià)值觀特別好，喜歡多管閑事
很少有人會(huì)仔細(xì)閱讀你的郵件——千萬不要發(fā)一封面向很多人的郵件，然后指望大家都在里面仔細(xì)閱讀找出你期待他做什么事情。
不好的郵件特征
寫成散文，長而枯燥，又期待人去閱讀——這是不現(xiàn)實(shí)的
重點(diǎn)不突出，反而依賴收件人去提取關(guān)鍵信息：時(shí)間、行動(dòng)、目標(biāo)
群發(fā)，導(dǎo)致郵件無針對(duì)性——《影響力》一書的觀點(diǎn)，如此會(huì)導(dǎo)致責(zé)任感被稀釋和分散，發(fā)送的人越多，真正有價(jià)值的回應(yīng)會(huì)越少
與此對(duì)應(yīng)，好的電子郵件應(yīng)該讓收件人一眼就掃到重點(diǎn)：是什么，作為收件人，我需要在什么時(shí)間做什么。
郵件的類型
辦公室郵件的作用，大概有以下幾種(私人郵件不在其列)：
通知事情發(fā)生——如項(xiàng)目發(fā)布通知與預(yù)發(fā)布通知，決定我們已經(jīng)做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應(yīng)一點(diǎn)都不重要，但是只要沒說沒收到就好。
征詢意見——決定未正式做，或者只是有個(gè)想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應(yīng)與否，尤其是回應(yīng)的質(zhì)量對(duì)于事情的推動(dòng)進(jìn)度非常重要。
純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西，發(fā)給各位參考，通常我會(huì)期待一個(gè)“謝謝”，但是沒有也沒關(guān)系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發(fā)現(xiàn)原來是FYI類型郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。
要求確認(rèn)和拍板——一重要!一定要得到收件人，尤其是里面的關(guān)鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會(huì)造成延時(shí)和其他后果。
邀約——一般是會(huì)議和討論的邀約，會(huì)被收件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標(biāo)注清楚時(shí)間、地點(diǎn)、主題、內(nèi)容的同時(shí)，使用outlook的會(huì)議邀請(qǐng)系統(tǒng)發(fā)送。
【說明】： 一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認(rèn)拍板”的郵件會(huì)占多數(shù)。這兩種郵件都需要針對(duì)性的技巧。在工作中，我發(fā)現(xiàn)有些同學(xué)容易把“要求確認(rèn)和拍板”的郵件 誤發(fā)送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實(shí)，一看原來是確認(rèn)郵件無人響應(yīng)，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態(tài)，發(fā)送人又 不給力去進(jìn)行催促。所以到了點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)決策無法達(dá)成。
如果你要發(fā)送的郵件屬于“要求確認(rèn)和拍板”類型的，請(qǐng)先檢查事情是否已經(jīng)經(jīng)過了幾輪的公開討論，確實(shí)已經(jīng)到了確認(rèn)階段，其次，請(qǐng)?jiān)卩]件里標(biāo)明下一步的行 動(dòng)，若你們不確認(rèn)，事情將會(huì)如何如何做等等。給出你希望得到最終答復(fù)的時(shí)間點(diǎn)。如有必要，請(qǐng)將你期望得到答復(fù)的人名附上，并強(qiáng)化指出。
發(fā)送之前，你需要做什么：
知道你的目標(biāo)——知道你的郵件類型是什么，在什么時(shí)間、方式、達(dá)到什么樣的目標(biāo)，你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結(jié)果，如果不得到，會(huì)對(duì)你的工作造成什么影響
篩選收件人—— 在收件人的名單里，有哪些人是你需要得到明確態(tài)度的(發(fā)郵件后立即跟蹤他!)，有哪些人是你希望得到建議的(發(fā)郵件后立即征詢他!)，有哪些人是無關(guān)緊要 的參考者，有哪些人反而不發(fā)表意見比較好(否則你的群回郵件得到了來自無關(guān)緊要的人的反對(duì)意見，反而會(huì)讓你束手無措，因?yàn)橐坏┯蟹磳?duì)意見提出，你必須給予 響應(yīng)，因此事情無法推動(dòng)!)
【原則】：精簡名單，只發(fā)給關(guān)鍵人物，即那些會(huì)左右事情進(jìn)程或能夠給出有價(jià)值的建議的人。 當(dāng)然，在項(xiàng)目前期討論階段，你可以發(fā)給更多的人，前提是：你必須有足夠的意見管理能力，不至于被各種意見左右。
寫清楚——沒有人愿意讀長郵件,除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。 清楚不是指字體要放大，而是以下幾點(diǎn)信息的快速傳遞：
A. 這是什么事情?(What)
B. 計(jì)劃在什么時(shí)間做?以及原因。(Why and plan)
C. 作為接收方，我要做什么?(Action)
D. 我要在什么時(shí)間做?(Deadline)
E. 我如何不做會(huì)如何?我如果做了會(huì)有什么價(jià)值?
更多技巧：
避免在周一和周五發(fā)送重要郵件：否則你的郵件會(huì)被淹沒在垃圾郵件里，有可能被忽視。
郵件和口頭、電話是好朋友：即使發(fā)送了郵件，也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物，這會(huì)提升他對(duì)于郵件的響應(yīng)速度。郵件其實(shí)作為正式文本和備忘信息.
但是，電子郵件卻往往不可或缺，即使我們有大量的會(huì)議，面對(duì)面工作，人手一部電話，電子郵件依然非常重要。
這是因?yàn)椋娮余]件能 夠?qū)⑹虑闀婊?，沉淀聲音，落?shí)決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會(huì)信息、征詢建議。
所以，發(fā)送有效的電子郵件，能夠：
提升我們的工作效率——讓郵件更加有效得到反應(yīng)，讓事情更加有效得到推動(dòng)；
增強(qiáng)我們的影響力與專業(yè)性——郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點(diǎn)突出的郵件會(huì)讓你的合作伙伴對(duì)你的印象更加好。
一起來學(xué)習(xí)讓郵件發(fā)送得更加有效吧!今天，就一位同事的Email做出了部分的建議，也分享出來，供各位拍磚。其實(shí)，我相信每個(gè)人都可以總結(jié)出這些顯而易見的道理，只是：“知道容易做到難”。記錄在此，也算自我備忘。
幾個(gè)重要的假設(shè)前提
很少有人愿意閱讀長郵件——除非你告訴他不讀會(huì)怎么樣，賦予他責(zé)任
很少有人愿意無理由主動(dòng)做什么事情——特別可做可不做時(shí)，除非價(jià)值觀特別好，喜歡多管閑事
很少有人會(huì)仔細(xì)閱讀你的郵件——千萬不要發(fā)一封面向很多人的郵件，然后指望大家都在里面仔細(xì)閱讀找出你期待他做什么事情。
不好的郵件特征
寫成散文，長而枯燥，又期待人去閱讀——這是不現(xiàn)實(shí)的
重點(diǎn)不突出，反而依賴收件人去提取關(guān)鍵信息：時(shí)間、行動(dòng)、目標(biāo)
群發(fā)，導(dǎo)致郵件無針對(duì)性——《影響力》一書的觀點(diǎn)，如此會(huì)導(dǎo)致責(zé)任感被稀釋和分散，發(fā)送的人越多，真正有價(jià)值的回應(yīng)會(huì)越少
與此對(duì)應(yīng)，好的電子郵件應(yīng)該讓收件人一眼就掃到重點(diǎn)：是什么，作為收件人，我需要在什么時(shí)間做什么。
郵件的類型
辦公室郵件的作用，大概有以下幾種(私人郵件不在其列)：
通知事情發(fā)生——如項(xiàng)目發(fā)布通知與預(yù)發(fā)布通知，決定我們已經(jīng)做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應(yīng)一點(diǎn)都不重要，但是只要沒說沒收到就好。
征詢意見——決定未正式做，或者只是有個(gè)想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應(yīng)與否，尤其是回應(yīng)的質(zhì)量對(duì)于事情的推動(dòng)進(jìn)度非常重要。
純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西，發(fā)給各位參考，通常我會(huì)期待一個(gè)“謝謝”，但是沒有也沒關(guān)系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發(fā)現(xiàn)原來是FYI類型郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。
要求確認(rèn)和拍板——一重要!一定要得到收件人，尤其是里面的關(guān)鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會(huì)造成延時(shí)和其他后果。
邀約——一般是會(huì)議和討論的邀約，會(huì)被收件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標(biāo)注清楚時(shí)間、地點(diǎn)、主題、內(nèi)容的同時(shí)，使用outlook的會(huì)議邀請(qǐng)系統(tǒng)發(fā)送。
【說明】： 一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認(rèn)拍板”的郵件會(huì)占多數(shù)。這兩種郵件都需要針對(duì)性的技巧。在工作中，我發(fā)現(xiàn)有些同學(xué)容易把“要求確認(rèn)和拍板”的郵件 誤發(fā)送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實(shí)，一看原來是確認(rèn)郵件無人響應(yīng)，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態(tài)，發(fā)送人又 不給力去進(jìn)行催促。所以到了點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)決策無法達(dá)成。
如果你要發(fā)送的郵件屬于“要求確認(rèn)和拍板”類型的，請(qǐng)先檢查事情是否已經(jīng)經(jīng)過了幾輪的公開討論，確實(shí)已經(jīng)到了確認(rèn)階段，其次，請(qǐng)?jiān)卩]件里標(biāo)明下一步的行 動(dòng)，若你們不確認(rèn)，事情將會(huì)如何如何做等等。給出你希望得到最終答復(fù)的時(shí)間點(diǎn)。如有必要，請(qǐng)將你期望得到答復(fù)的人名附上，并強(qiáng)化指出。
發(fā)送之前，你需要做什么：
知道你的目標(biāo)——知道你的郵件類型是什么，在什么時(shí)間、方式、達(dá)到什么樣的目標(biāo)，你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結(jié)果，如果不得到，會(huì)對(duì)你的工作造成什么影響
篩選收件人—— 在收件人的名單里，有哪些人是你需要得到明確態(tài)度的(發(fā)郵件后立即跟蹤他!)，有哪些人是你希望得到建議的(發(fā)郵件后立即征詢他!)，有哪些人是無關(guān)緊要 的參考者，有哪些人反而不發(fā)表意見比較好(否則你的群回郵件得到了來自無關(guān)緊要的人的反對(duì)意見，反而會(huì)讓你束手無措，因?yàn)橐坏┯蟹磳?duì)意見提出，你必須給予 響應(yīng)，因此事情無法推動(dòng)!)
【原則】：精簡名單，只發(fā)給關(guān)鍵人物，即那些會(huì)左右事情進(jìn)程或能夠給出有價(jià)值的建議的人。 當(dāng)然，在項(xiàng)目前期討論階段，你可以發(fā)給更多的人，前提是：你必須有足夠的意見管理能力，不至于被各種意見左右。
寫清楚——沒有人愿意讀長郵件,除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。 清楚不是指字體要放大，而是以下幾點(diǎn)信息的快速傳遞：
A. 這是什么事情?(What)
B. 計(jì)劃在什么時(shí)間做?以及原因。(Why and plan)
C. 作為接收方，我要做什么?(Action)
D. 我要在什么時(shí)間做?(Deadline)
E. 我如何不做會(huì)如何?我如果做了會(huì)有什么價(jià)值?
更多技巧：
避免在周一和周五發(fā)送重要郵件：否則你的郵件會(huì)被淹沒在垃圾郵件里，有可能被忽視。
郵件和口頭、電話是好朋友：即使發(fā)送了郵件，也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物，這會(huì)提升他對(duì)于郵件的響應(yīng)速度。郵件其實(shí)作為正式文本和備忘信息.