展會參展流程
展會參展流程
企業(yè)參展負責人應(yīng)保持與展會經(jīng)理的聯(lián)系，充分做好以下幾個方面的工作：展前需要做展位的選擇與確認;展位的設(shè)計與搭建;展品運輸;各種宣傳資料、贈品或禮品等的準備;工作人員和展位人員的培訓(xùn)。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您整理的參展流程，供你參考。
參展流程如下
一、邀請與調(diào)查
1、邀請：是指在展會開始前，必須通過網(wǎng)絡(luò)公布或發(fā)放正式邀請函等手段通知公司的新老客戶。該項工作應(yīng)當在展會開始前1個月內(nèi)完成。邀請的方式同樣適用于公司的目標客戶和潛在客戶。
如客戶對公司的邀請做出反應(yīng)的，則應(yīng)該盡快確定對方的信息：如對方行程、參展代表的姓名、有無前期合作、具體操作的業(yè)務(wù)人員、歷次的報價清單、合作中存在的問題以及本公司希望向其推薦的新產(chǎn)品信息等。以上信息應(yīng)當整理成文件形式，出席展會的業(yè)務(wù)員必須大概的了解，以便在展會現(xiàn)場接洽客戶時使用。
對未作出反應(yīng)的客戶，則需要由負責該客戶的業(yè)務(wù)員在臨出發(fā)前二周或者一周的時候發(fā)送EMAIL，通知客戶公司的具體行程安排，以及在此期間出現(xiàn)銷售方面情況的應(yīng)急處理
等內(nèi)容。旨在體現(xiàn)公司對客戶的尊重，同時也再一次提醒客戶展會的時間(有些客戶本身可能出席展會，但未必會通知廠方。兩次的通知提醒應(yīng)當能使其對工廠的展位號等情況加深印象。)
2、調(diào)查：調(diào)查本身源于公司業(yè)務(wù)人員的銷售習(xí)慣和平時的積累，國內(nèi)的一些大型企業(yè)在出席展會時因有專門的人員負責管理該項事務(wù)，因此會對展會的各方面信息有詳實的調(diào)查記錄。
主要分析出以下情況：
1、展會規(guī)模和發(fā)展走向。
2、該展會中同類企業(yè)(最好為同類產(chǎn)品)的情況。
3、設(shè)法獲取以前出席過該展會的大客戶名單。
4、設(shè)定目標客戶。
二、展位設(shè)計與人員培訓(xùn)
1、展位設(shè)計。
2、人員培訓(xùn)：作為公司長期發(fā)展的考慮，每年為員工設(shè)定一定培訓(xùn)課程是必要的。展會前的人員培訓(xùn)主要針對公司的銷售人員進行。
出席展會的銷售員應(yīng)注意以下幾點：
A、出席展會的銷售員必須對產(chǎn)品的性能，功用，特點和最大賣點有一定的掌握。
B、技術(shù)信息。作為銷售人員必須對產(chǎn)品的技術(shù)信息有一定的了解，但不要求每個業(yè)務(wù)員必須精通。遇到難以回答的問題，最佳的答案是SORRY，然后直截了當?shù)母嬖V客戶，這些問題屬于技術(shù)人員管理的范疇，可以在回公司以后給于答復(fù)。這樣比不懂裝懂或者無意識中給了客戶錯誤的信息要好。
C、儀容和著裝。在公司有條件并有充分準備的情況下，盡量為員工提供統(tǒng)一的著裝。女士以深色套裝，高跟鞋，適度的化淡裝為宜;男士深色西服并打領(lǐng)帶。接待時女士應(yīng)該在前臺周圍或者展位靠前的位置，決定性談判應(yīng)當盡量以男士出面。
D、標準表情。西方的基礎(chǔ)禮節(jié)是保持微笑以及在交談時注視對方的眼睛。盡管這一 點上每一個外貿(mào)人都已經(jīng)熟知，但真正能做好的為數(shù)不多。請切記展會是展示公司形象的重要時機，銷售人員的良好素養(yǎng)能給客戶留下深刻地印象。
E、接待等級。
合格的展會接待人員應(yīng)當在客戶將目光停留在本公司產(chǎn)品第三秒時開始你的接待服務(wù)。個人覺得對這一類客戶，可以抱以微笑示意，這樣無論對方是否對你的產(chǎn)品感興趣都不會令銷售員本身感到尷尬，同時也能鍛煉你的親和能力。但當客戶停下來索取資料或者提出問題時，你的真正接待任務(wù)便開始了。合格地銷售人員應(yīng)當能在短時間內(nèi)判斷出客戶感興趣的產(chǎn)品，以及購買的基本誠意。這些信息可以通過問答或者從該客戶的名片和資料中獲取。接待的等級是指：當一個客戶與你交談時，請注意“僅站在門口交談”，“請到展位內(nèi)參觀”，“坐下來交談”這分別代表三個不同的程式和客戶等級。由于會展現(xiàn)場人員眾多，接待時間有限，而且個人交談時出于禮節(jié)不能中斷交談接待另一位客戶，如需要進行“坐下來談”的客戶，至少是銷售人員認為較有開發(fā)價值的人選。
F、談判技巧。在短暫的談判過程中，銷售員的任務(wù)除了向客戶介紹產(chǎn)品、發(fā)放資料外，另一個重要的任務(wù)是盡可能多的了解對方的“底細”。習(xí)慣用提問的方式獲取客戶信息，對擅長交談的客戶也可用“傾聽”取代說教式的推銷。在現(xiàn)場與客戶交談的內(nèi)容必須要詳細記錄下來。中國的古訓(xùn)“好記性不如爛筆頭”，最簡單的方法是準備一本筆記本，訂書機。將你聽到的信息記錄下來后在信息旁邊訂上客戶的名片。并要求寫明日期和客戶編號。另外提供我以前用過的客戶信息記錄表的格式，貴司也可參考使用。
E、客戶分類。根據(jù)談判中所得的結(jié)論把客戶分為：A，B，C，D四個等級。等級的標準不同的公司有不同的分類方法。一般來說：
(A)當場下單訂購的客戶、對新產(chǎn)品感興趣的老客戶或公司一直在努力開發(fā)的客戶。
(B)目標客戶，國際知名企業(yè)或采購商。也有意向合作的。
(C)認為有合作可能的。
(D)獲取過公司資料的。
G、報價。必須注意展會中有相當一部分客戶其實是抱價格比較的態(tài)度出席的。一般大企業(yè)或者國外的參展商從不會輕易報價給客戶，對此客戶也是能夠理解的。所以當你根據(jù)自己的判斷得出該客戶沒有什么開發(fā)價值時，可以直接告訴他“NO PRICE，BECAUSE IN EXHIBITION”然后跟他說如果對某件產(chǎn)品感興趣可以會后用EMAIL詢價。
H、其他加印象分的小手段：
A)合影留念。對于談的比較好的客戶可以要求他跟你合影留念，并在展會結(jié)束后用EMAIL發(fā)給他一份。拍攝的關(guān)鍵是盡可能拍到公司產(chǎn)品或者LOGO等顯著標志，這樣使客戶將來一看到照片便能想起這個公司。
B)廉價小禮物。有公司LOGO和名字的，或者有中國特色的小禮物。比如中國結(jié)等等。當然最好適用于國外展會，此外必須注意各國的不同風(fēng)俗，比如某些派系的伊斯蘭教徒對紅色的飾物有些敏感。
C)隨帶正規(guī)格式的報價單和PI，如果遇到當場下訂單的客戶，相信會對貴司的做法大加贊賞。
D)叫的出老客戶的名字(包括從前在展會遇到過，有過溝通但從未下過定單的客戶。)這類客戶極有可能本身對貴公司的產(chǎn)品感興趣，但因為某些原因：如價格或者已經(jīng)有過同類 合作者等因素而沒有成為真正客戶。要知道如何“打劫”其他公司的客戶資源也是成熟業(yè)務(wù)員的基本技能。
三、其他補充
以下是必須準備的參展用品：
樣品、樣本、名片、筆記本、筆、計算器、訂書機和釘子、透明膠帶大的、夾子、剪、袋子若干。
出行前先熟悉展會流程。
在樣品的選擇上必須是代表公司最高工藝水平。配越詳細越好的說明和介紹。必要的客戶可以把詳細資料給他，這樣給客戶的印象是“專業(yè)”。
四、判斷客戶的基本技巧
衣著打扮：在展會過程中對衣著有嚴格要求的只有參展方，所以即使客人打扮隨意也
是非常正常的。不要以衣著去判斷客人的檔次，接待必須熱情、謙和并且自信。
隨身物品：除了名片和客戶的宣傳資料外，注意看客戶手上收集的其他公司的樣品也
是能夠判斷客戶是否真實買家的依據(jù)。
交談：如果客戶對產(chǎn)品性能等非常熟悉，那么值得與他深入交談。至于談判的內(nèi)容，仍主張多問，多聽，少說為妙。因為客戶已經(jīng)非常熟悉產(chǎn)品本身，甚至比你更加了解因此你們需要交談的重點應(yīng)該放在：該客戶是否已經(jīng)在國內(nèi)采購?采購的方式是什么?該類產(chǎn)品在他們國家的主要銷售方向?基本銷售業(yè)績?等等的問題上。
人員：非洲國家中南非的采購幾率較大。歐美國家的客人如隨帶一翻譯的，值得好好 把握。此類客戶往往對中國市場的認知度不高，極有可能初次或者很少和國內(nèi)工廠合過!歐美客戶臺灣人或者香港人。港臺地區(qū)的外貿(mào)業(yè)務(wù)比國內(nèi)發(fā)達，因此他們手中的客戶資源是比較真實可信的。當然除了他們帶來的客戶人，港臺客戶也是可以開發(fā)的資源。至于非洲和中東國家在中國有辦事處或者表現(xiàn)出非常“中國通”的客戶，注意這類客戶可能只是打聽價格為主。
五、展會結(jié)束后的工作
1、資源處理。
同一次展會，也許有幾十或者上百家企業(yè)推廣同一系列的產(chǎn)品。除了已有的市場、品牌、規(guī)模等固定因素。業(yè)務(wù)人員對展會資源的處理也是影響到參展質(zhì)量的因素。
A、資料整理：每次參加展會結(jié)束后，工廠應(yīng)當將所搜集到的展會資源分類整理。建 議完全復(fù)制一份，公司檔案室收藏原件由業(yè)務(wù)人員收藏COPY件。這樣做的好處，第一是有助業(yè)務(wù)員和企業(yè)管理者理清資源。第二是保護了公司客戶資料的安全。
B、客戶分類分區(qū)管理：根據(jù)展會中所收集到的A、B、C、D四類不同的客戶，可按 客戶等級的不同，分別給與不同方式的聯(lián)系。
對A類客戶，郵件回訪+邀請參觀+公司和接待人員簡單介紹+展會中所談及事宜的備 忘提醒+有特別提出的問題或者技術(shù)困難的，如不能及時給與答復(fù)要告訴客戶一個大概的回復(fù)期限。以上務(wù)必在展會結(jié)束后一周內(nèi)完成。
B類客戶，郵件回訪+公司和接待人員簡單介紹+所推廣的產(chǎn)品的詳細介紹+合作意向。
C類D類客戶：簡單郵件群發(fā)既可。
對于上述郵件有回復(fù)的客戶，業(yè)務(wù)員原則上應(yīng)該在24小時內(nèi)給與答復(fù)。
如不能馬上答復(fù)的，說明原因并給出大致的答復(fù)時間。
對于上述郵件中的A、B類客戶如果在半個月內(nèi)沒有任何回復(fù)的，需要再次行進聯(lián)系。內(nèi)容大致相同。原則上對A、B類客戶2個月內(nèi)的聯(lián)系不要少于3次。對C、D類客戶的聯(lián)系不少于2次。逢節(jié)假日可以發(fā)一些簡單的祝賀信加深客戶印象。
2、客戶習(xí)慣
業(yè)務(wù)人員需要分清楚你的推銷對象的不同習(xí)慣和喜好。可能的話需要對每個合作客戶和
潛在客戶建立詳細地客戶檔案。這樣做的好處并非只是形式主義，最顯著的一個好處。因為業(yè)務(wù)人員相對其他工種來說是比較“流動”的職業(yè)，一但老業(yè)務(wù)員離開公司，如果沒有完備的檔案，勢必對新接受的業(yè)務(wù)員工作帶來一定的困難。而且目前的國外客戶，越來越傾向與跟“工廠”合作，所以，即使老的業(yè)務(wù)人員流失，只要檔案健全、溝通及時也能避免客戶隨業(yè)務(wù)員流失的情況。
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