哈佛時(shí)間管理的理論根據(jù)
哈佛時(shí)間管理的理論根據(jù)
人們?yōu)榱烁行У乩脮r(shí)間,就要進(jìn)行時(shí)間管理。對(duì)于個(gè)人的時(shí)間管理已經(jīng)有了較為完備的管理法則,只要我們按照這個(gè)法則進(jìn)行時(shí)間管理,就會(huì)非常有效。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的哈佛時(shí)間管理的理論根據(jù)，供大家分享。
哈佛時(shí)間管理的理論根據(jù)
什么是時(shí)間?
令人吃驚的是，有許多作者未針對(duì)這個(gè)問(wèn)題加以思考，就坦然地述說(shuō)時(shí)間。這種雖對(duì)時(shí)間本質(zhì)模糊不清，卻能寫出很多書的現(xiàn)實(shí)確實(shí)令人敬佩。或許是這些人過(guò)于聰明，但管理者仍對(duì)時(shí)間存有種種疑問(wèn)。
以樹(shù)木為例，枝葉生長(zhǎng)的根本是根。不了解時(shí)間的本質(zhì)而探討時(shí)間，就好像無(wú)根的枝葉末梢，這種議論容易陷入錯(cuò)誤的方向。目前，有很多此類的書泛濫于市面上。
為了有效地說(shuō)明時(shí)間管理術(shù)，必須針對(duì)“什么是時(shí)間”，充分加以討論，缺乏思想與理論根據(jù)的時(shí)間術(shù)，可說(shuō)是毫無(wú)意義的廢物罷了。
時(shí)間包含在人與事務(wù)中。以數(shù)學(xué)的論點(diǎn)看，即是一種函數(shù)關(guān)系。
時(shí)間的函數(shù)性〔f(a，β，……)=K〕
例如：表示圓的數(shù)學(xué)關(guān)系式〔f(x,y)=(x-a)2+(y-b)2-r2〕，雙曲線〔xy=s〕。
類似此類函數(shù)〔y=f(x)〕，x與y之間，有著密不可分的關(guān)系存在。
同樣地，時(shí)間和人、事物的密切關(guān)系，表現(xiàn)在時(shí)間的存在形式和數(shù)學(xué)函數(shù)中。例如，活用時(shí)間，即為左右生活充實(shí)度的密度函數(shù)。此密度函數(shù)為時(shí)間數(shù)學(xué)函數(shù)內(nèi)的那一種。
數(shù)學(xué)函數(shù)的特性，其關(guān)系式為曲線(函數(shù)必為曲線)。相對(duì)地，依嘗試而言，鐘表上表示的時(shí)間，一般的印象是直線形象。
但是，在活用時(shí)間的范圍內(nèi)，絕不可能是單純的直線關(guān)系。因?yàn)?，活用時(shí)間具有伸縮性、生命性和密度性。這與活的事物(生物)相同，具有流動(dòng)性、可能性和柔軟性的完備曲線。
鐘表時(shí)間，即表示時(shí)間以直線處理。依據(jù)這種方式，時(shí)間生存的側(cè)面、實(shí)際生存的側(cè)面和思考的對(duì)象，必然產(chǎn)生脫節(jié)的現(xiàn)象。持鐘表時(shí)間觀點(diǎn)的時(shí)間論，缺乏以人為中心的概念，并且干澀無(wú)味。
□ 時(shí)間的微分與積分
捕捉時(shí)間的方法有兩種：
一是注意時(shí)間微小的部分，即將極小時(shí)間的變化、差異、運(yùn)動(dòng)、現(xiàn)象加以認(rèn)識(shí)，稱之為“時(shí)間微分”。“瞬間”是時(shí)間微分的象征，也就是無(wú)限小的時(shí)間內(nèi)，于零開(kāi)始到一定時(shí)間內(nèi)所產(chǎn)生的事物。如：選手瞬間的爆發(fā)力，即在瞬間——眼睛幾乎看不到的微小時(shí)間內(nèi)發(fā)揮出來(lái)。兩個(gè)體育選手一決勝負(fù)的關(guān)鍵，常決定于瞬間的爆發(fā)力。瞬間，對(duì)于時(shí)間的性質(zhì)、特征和運(yùn)動(dòng)是最鮮明的表示方法。換句話說(shuō)，時(shí)間的本質(zhì)，以時(shí)間的微分觀念最容易把握住。二是讓時(shí)間充分地延長(zhǎng)和堆積，時(shí)間的變化、運(yùn)動(dòng)和構(gòu)造被稱為“時(shí)間積分”。
“積分”的概念，從長(zhǎng)時(shí)間的尺度加以了解，如“一年”、“時(shí)代”、“世紀(jì)”，即是積分的時(shí)間。
時(shí)間經(jīng)過(guò)這個(gè)世界時(shí)，產(chǎn)生收斂現(xiàn)象、發(fā)散現(xiàn)象、循環(huán)現(xiàn)象和振動(dòng)現(xiàn)象。收斂、發(fā)散、循環(huán)、振動(dòng)，可思考為時(shí)間引起的作用。對(duì)這些運(yùn)動(dòng)特征加以認(rèn)識(shí)，必須依靠時(shí)間積分方法。
時(shí)間的微分與積分，最重要的論點(diǎn)，為“河流”及“大海”。河水是從上游流向下游，保持一定的律動(dòng)。水面上的波光粼粼，水流動(dòng)的潺潺聲，能明確顯示時(shí)間的微分。
另一方面，海與河流不同，好舍己為人，以本身象征悠久的時(shí)間。從驚濤拍岸所產(chǎn)生白色的浪花，眺望海邊與水平線連接的那一端，感覺(jué)上時(shí)間是停止的，讓人有種回溯到一百年或三百年前的感觸，或者跨越時(shí)空到達(dá)未來(lái)的夢(mèng)想。
時(shí)間的本質(zhì)，以“流程”而言，是屬于意識(shí)流程和生命流程、時(shí)代流程，每一流程都能以時(shí)間的運(yùn)動(dòng)加以捕捉。如果要正確地把握住流程的運(yùn)動(dòng)及本質(zhì)，就必須掌握時(shí)間的微分和積分規(guī)律。
時(shí)間的流程，由微分的時(shí)間和積分的時(shí)間構(gòu)成。例如：時(shí)代的流程，最終是用積分方法來(lái)下結(jié)論。但是，左右流程的時(shí)間及無(wú)限小時(shí)間，是由微分方法來(lái)決定。
管理者的人生，以生存的時(shí)間流程加以捕捉。以此方式，管理者對(duì)于自己人生的微分與積分，享有共有而實(shí)際的存在。簡(jiǎn)單地說(shuō)，充實(shí)自己現(xiàn)存的瞬間，最后形成充實(shí)的一年、十年乃至一生。
□ 時(shí)間價(jià)值的計(jì)算
下面把“時(shí)間價(jià)值”與鐘表時(shí)間價(jià)值、活的時(shí)間價(jià)值，做一比較探究。時(shí)間價(jià)值，是一小時(shí)或一日的單位時(shí)間所產(chǎn)生的價(jià)值。然而，在某時(shí)間內(nèi)所獲得的價(jià)值總量(生產(chǎn)量、利益額)等，以下列公式表示。
價(jià)值量(v)=時(shí)間價(jià)值(q)×時(shí)間(t)
較聰敏的人，對(duì)時(shí)間價(jià)值，以物理學(xué)方式表示：
工作效率=力×距離÷時(shí)間(某時(shí)間內(nèi)的工作量)
從以上方程式中，可以明顯看出時(shí)間價(jià)值。
這些推論與事實(shí)相符。工作及人的一切活動(dòng)，可從時(shí)間觀點(diǎn)捕捉。發(fā)生的價(jià)值v，等于時(shí)間價(jià)值q乘以時(shí)間t，能加以肯定。
被實(shí)現(xiàn)的價(jià)值，其投入的時(shí)間，以鐘表時(shí)間或活的時(shí)間場(chǎng)合計(jì)算，會(huì)有很大的差別。其中的
原因，由上述可以明確的了解分析。
對(duì)時(shí)間t的觀察，由鐘表時(shí)間和活的時(shí)間的差別，t可隨之改變，產(chǎn)生距離。
以一日工作八小時(shí)為例。如果以鐘表時(shí)間計(jì)算，即為八小時(shí)。以生存時(shí)間計(jì)算，則要考慮時(shí)間的伸縮性、厚度及密度等因素。比較的結(jié)果，八個(gè)小時(shí)工作時(shí)間會(huì)產(chǎn)生膨脹收縮的效果。
這種思考的困難，在于不易以常識(shí)衡量。例如：習(xí)慣于鐘表時(shí)間的公司職員，公司一日八小時(shí)的工作數(shù)，要產(chǎn)生一日十六小時(shí)或五十小時(shí)的工作數(shù)，會(huì)有強(qiáng)烈的抵觸感覺(jué)。
第二種較易接受的思考方式是，價(jià)值量v的差別，是由時(shí)間價(jià)值所產(chǎn)生的。
以剛才提到的情形來(lái)說(shuō)，假設(shè)時(shí)間t為定值(八小時(shí))。相對(duì)地，單位時(shí)間價(jià)值q，則是保持各種價(jià)值的變數(shù)。生活于鐘表時(shí)間的人，其q值是僵硬的，屬于安定停滯型。而生活于活的時(shí)間的人，實(shí)際的深度、延長(zhǎng)、厚度一體化，形成時(shí)間價(jià)值qt值有無(wú)限大的可能性。
為何qt值在可能范圍內(nèi)極大化。鐘表時(shí)間的生活或活的時(shí)間的生存生活方式，其選擇方法，是根據(jù)qt值，由價(jià)值v的大小加以左右、決定。
另外，還有一個(gè)必須重視的問(wèn)題，即為“效率”問(wèn)題。
效率會(huì)帶給時(shí)間t、時(shí)間價(jià)值q很大的影響。工作效率化，將八小時(shí)的工作時(shí)數(shù)，以五小時(shí)完成，則節(jié)約了三個(gè)小時(shí)。如此，效率提高五分之三，也就是百分之六十的工作效率。
以上的說(shuō)明很容易了解，但也可能產(chǎn)生誤解。因?yàn)樾实念愋陀袃煞N，上述只是其中一種。
效率，常以“外部效率”或“鐘表效率”稱呼。一般廣泛通用的效率屬于這種。信息化、技術(shù)革新、合理化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，是由人的外部對(duì)環(huán)境加以改善，使鐘表效率提高，同時(shí)，也使鐘表時(shí)間產(chǎn)生的時(shí)間價(jià)值增大。
此外，有一種效率稱之為“內(nèi)部效率”。是從時(shí)間論上，采取不同的角度所采取的觀點(diǎn)。反不如鐘表效率。
實(shí)存效率，并非由人的外部產(chǎn)生，而是由內(nèi)部發(fā)生。生存構(gòu)造、實(shí)存深度、充實(shí)度、判斷力、集中力，能對(duì)時(shí)間產(chǎn)生作用，使實(shí)存效率提高，同時(shí)活的時(shí)間的時(shí)間價(jià)值也隨之增大。
時(shí)間效率提高，時(shí)間價(jià)值增大，這是時(shí)間開(kāi)發(fā)的重要課題。因此，鐘表時(shí)間效率化、時(shí)間有效活用和時(shí)間的管理是相當(dāng)重要，但如缺乏活的時(shí)間的觀點(diǎn)與方法論的展示，則開(kāi)發(fā)時(shí)間無(wú)法獲得充分的成功。因此，開(kāi)發(fā)時(shí)間如果在鐘表時(shí)間、活的時(shí)間兩方面徘徊不前，反不如在活的時(shí)間上下功夫?yàn)楹?，而后推展?shí)行。
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1掌握時(shí)間管理的基本原則
時(shí)間管理的對(duì)象不是時(shí)間，而是每時(shí)每刻發(fā)生在我們身邊的事件，探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。時(shí)間管理的關(guān)鍵是把每一件事情都能夠控制得很好，合理有效地利用可以支配的時(shí)間。時(shí)間在使用過(guò)程中，確實(shí)存在著一些基本原則。如果我們掌握并遵循這些原則，就會(huì)使時(shí)間很好地為我們所用;如果不了解、不遵循這些原則就可能將時(shí)間浪費(fèi)。
(1)方便性原則
時(shí)間管理的目的是為了節(jié)約時(shí)間，有效利用時(shí)間，不管采用什么方法，使用什么工具，都應(yīng)該堅(jiān)持把方便性作為第一原則，只有做到了方便，才能快捷、熟練、高效。如果采用的工具、方法過(guò)于復(fù)雜，或自己不熟練，只能浪費(fèi)時(shí)間，得不償失。盡管我們進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，但就時(shí)間管理的工具來(lái)講，傳統(tǒng)的筆和紙仍然是方便、快捷的;就時(shí)間管理的方法來(lái)講，制定一個(gè)簡(jiǎn)單的日程表仍然是靈活、高效的。
(2)80/20法則
20世紀(jì)初期，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會(huì)學(xué)家維弗利度·帕累托提出了“80/20法則”，即在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)(20%)，而不重要的因子則占多數(shù)(80%)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。將“80/20法則”用在時(shí)間管理上，就是20%的工作時(shí)間會(huì)帶來(lái)所有效益的80%。也就是說(shuō)，處理最重要事務(wù)的20%的時(shí)間，將會(huì)帶來(lái)80%的成效;而如果將工作花費(fèi)在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，就算花了80%的時(shí)間，也只能取得20%的成效。“出色”地完成無(wú)關(guān)緊要的工作是最浪費(fèi)時(shí)間的。所以，科學(xué)時(shí)間管理，不僅需要停止浪費(fèi)時(shí)間的行為，更要有清楚的任務(wù)規(guī)劃和管理意識(shí)。在控制時(shí)間總量的前提下，把高效的時(shí)間用到高效的工作中，進(jìn)而把20%的時(shí)間持續(xù)擴(kuò)大化。
(3)排出優(yōu)先順序原則
我們的工作可以按照兩個(gè)維度劃分：一個(gè)是工作的緊急程度，另一個(gè)是重要程度。對(duì)四種不同性質(zhì)的工作采用不同的策略。
緊急而且重要的工作：指處理危機(jī)性事件，完成有期限壓力的工作等。一般包括設(shè)備出故障，產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，與客戶洽談業(yè)務(wù)等。對(duì)這類事一般都不能馬虎，必須花上整天的時(shí)間來(lái)處理，直到解決為止。
重要但不緊急的工作：包括遠(yuǎn)景規(guī)劃、創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、組織協(xié)調(diào)、鍛煉身體等。這類事務(wù)看起來(lái)一點(diǎn)都不急迫，可以從容地去做，但卻是要下苦功夫、花大量精力去做的事。
緊急但不重要的工作：包括接聽(tīng)電話，處理不速之客來(lái)訪等。只有在優(yōu)先完成重要工作后，再來(lái)考慮這類事件。這類事務(wù)也需要趕快處理，但不宜花過(guò)多的時(shí)間。
不緊急也不重要的工作：包括可去可不去的應(yīng)酬、冗長(zhǎng)而無(wú)主題的會(huì)議等。
四種不同性質(zhì)事件的表現(xiàn)形式及其影響和效果。
(4)計(jì)劃性原則
做事要先有計(jì)劃，事先對(duì)時(shí)間進(jìn)行全面規(guī)劃，以提高時(shí)間的有效利用，通過(guò)計(jì)劃獲得清楚的想法，以便采取清晰的行動(dòng)。計(jì)劃可以按時(shí)間，也可以按照項(xiàng)目。計(jì)劃中時(shí)間間隔的長(zhǎng)短，取決于時(shí)間在該項(xiàng)目中價(jià)值的大小。如果時(shí)間很緊迫，就要有更短的時(shí)間間隔。一個(gè)準(zhǔn)備參加高考的高三學(xué)生通常是按天做計(jì)劃的，一個(gè)正在考試的人是按分鐘做計(jì)劃的，一個(gè)百米比賽的人是按秒做計(jì)劃的。
有效管理時(shí)間的方法
克服時(shí)間碎片化
隨著智能手機(jī)、手提電腦等電子設(shè)備的普及，微信、微博、短信、郵件等成為人們隨時(shí)隨地進(jìn)行溝通聯(lián)系的手段。工作時(shí)間里，我們收到越來(lái)越多的與工作無(wú)關(guān)的信息，手機(jī)不停地響使得我們難以全身心地投入重要的工作，甚至?xí)r不時(shí)地看微信和郵件，生怕錯(cuò)過(guò)什么重要的信息。生活中，出門離不開(kāi)手機(jī)，在家離不開(kāi)屏幕，各種手持設(shè)備讓我們隨時(shí)隨地在回郵件，我們連睡覺(jué)都跟手機(jī)在一起。手機(jī)屏幕、電腦屏幕和電視屏幕，這三幕將我們的時(shí)間分割得越來(lái)越零碎，我們的注意力越來(lái)越難以集中。
2004年，美國(guó)加州大學(xué)歐文分校的信息學(xué)教授格洛里亞·馬克(Gloria Mark)帶著她的研究生在兩個(gè)美國(guó)的科技公司對(duì)那里的員工做了1000個(gè)小時(shí)的觀察。他們發(fā)現(xiàn)，辦公室里的員工平均每11分鐘就會(huì)被電話、電子郵件或同事打擾一次，而他們的注意力重新回到早先的任務(wù)上則需要25分鐘之久。
神經(jīng)科學(xué)家研究顯示，人們著迷于微信、微博，有種無(wú)法抑制的沖動(dòng)去查看最新消息，這可能與大腦中的多巴胺有關(guān)。多巴胺是一種在大腦許多區(qū)域都會(huì)分泌的物質(zhì)，它促使人們?nèi)ふ覉?bào)償，它讓人們“想要”。有了互聯(lián)網(wǎng)，由多巴胺帶來(lái)的欲望能夠快速得到滿足。比如想要跟朋友說(shuō)話，那就立即發(fā)一條微信給他，在半分鐘之內(nèi)就得到了回復(fù)，然后你就想要繼續(xù)回復(fù)。這形成一種“想要”和“滿足”的循環(huán)，每一次滿足都帶來(lái)更多的欲望。電子設(shè)備持續(xù)提供社交信息，而我們不知道新的信息在什么時(shí)候到達(dá)，也不知道新的信息是什么，這是造成設(shè)備令人成癮的最重要原因。
隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，對(duì)于一個(gè)想要有所成就的知識(shí)型員工來(lái)說(shuō)，如何高效工作、合理利用時(shí)間、把時(shí)間花在“刀刃”上，不僅是生活在信息社會(huì)所要面臨的技術(shù)性難題，也是必須具備的管理技能。而克服時(shí)間的碎片化是重中之重。以下是一些具體操作方法。
設(shè)置“安靜時(shí)間段”。結(jié)合自己的工作特點(diǎn)，每天設(shè)置一個(gè)或多個(gè)“安靜時(shí)間段”，這段時(shí)間里不拿手機(jī)，不上網(wǎng)，不看電視。集中精神從事重要的工作，看書，思考;或者專心致志地與家人、同事交流、溝通。我們不能高估自己的自控力，物理隔離永遠(yuǎn)是最簡(jiǎn)單、最有效方法。
集中時(shí)間處理信息。無(wú)論是手機(jī)中的微信、短信息，還是電腦中的郵件，很多是“不速之客”，用不著立刻、馬上去處理，可以空閑的時(shí)候再瀏覽、回復(fù)，不會(huì)有什么影響。不要成為信息俘虜，也別幻想自己可以做到一心二用。即使我們?cè)诙虝r(shí)間內(nèi)可以一邊看書一邊發(fā)微信，或是一邊接電話一邊處理手中的活兒，但差錯(cuò)率非常高，常常需要返工。
批量處理事情。批量處理事情最適用于將那些需要時(shí)間不長(zhǎng)的零碎工作放在一起做，分時(shí)間和空間兩種?，F(xiàn)在打電話給客戶，就把明天安排的客戶的電話都找出來(lái)，集中打電話溝通，這是時(shí)間上的批量處理。把同一區(qū)域或附近區(qū)域的客戶，盡量集中在同一時(shí)間段拜訪，可以為你節(jié)約不少時(shí)間，這是空間上的批量處理。
時(shí)間管理理論是個(gè)人管理理論的一部分，即如何更有效地安排自己的工作計(jì)劃，掌握重點(diǎn)，合理有效地利用工作時(shí)間。簡(jiǎn)而言之，時(shí)間管理的目標(biāo)是掌握工作的重點(diǎn)，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。方法是通過(guò)良好的計(jì)劃和授權(quán)來(lái)完成這些工作。
時(shí)間管理的方法有一個(gè)演變的過(guò)程。最早的時(shí)間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類的記錄來(lái)記下工作的重點(diǎn)。 時(shí)間管理是企業(yè)的財(cái)富之源，“時(shí)間就是金錢”的觀念早已深人人心，而對(duì)于處在職場(chǎng)中的人來(lái)講，做好時(shí)間管理不僅意味著豐厚的經(jīng)濟(jì)利益，更能令自己的事業(yè)突飛猛進(jìn)。保持焦點(diǎn)，一次只做一件事情，一個(gè)時(shí)期只有一個(gè)重點(diǎn)。聰明人要學(xué)會(huì)抓住重點(diǎn)，遠(yuǎn)離瑣碎。
利用零碎的時(shí)間。利用零碎的時(shí)間是個(gè)好習(xí)慣，是世界上很多成功者的習(xí)慣。一天中，我們有很多個(gè)零碎時(shí)間，如等電梯、等公交，上下班的路上等。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每天利用路上的時(shí)間學(xué)習(xí)，一年至少可以多出600小時(shí)。在零碎的空閑時(shí)間，不妨想想自己將要拜訪的客戶，想想自己的開(kāi)場(chǎng)白，對(duì)自己的下一步工作做一下安排。
創(chuàng)造高效時(shí)間區(qū)。我們可以創(chuàng)造高效時(shí)間區(qū)，即在有限的時(shí)間里完成更多的事情。比如，平常上班的時(shí)候，比大家都早到半個(gè)小時(shí)，或者晚走半個(gè)小時(shí)，在這一段沒(méi)有人打擾你的時(shí)間里靜心考慮一些事情。
建立高效率的環(huán)境。比如辦公桌上的物品，要根據(jù)自己的習(xí)慣擺放，如果你習(xí)慣用左手，那么你的電話應(yīng)該放在右邊，這樣你可以右手接電話，左手寫便條。每個(gè)人都要有物歸原位的習(xí)慣，這樣就不用花時(shí)間到處找東西，減少時(shí)間的浪費(fèi)。
瘦身朋友圈。信息時(shí)代，物理距離不再是人們交流的障礙。因此，我們的朋友圈不斷增大，需要聯(lián)絡(luò)的朋友越來(lái)越多。有小學(xué)同學(xué)、中學(xué)同學(xué)、大學(xué)同學(xué)，有以前的同事、現(xiàn)在的同事、客戶、供應(yīng)商，有家人、鄰居、七大姑八大姨，有坐火車、乘飛機(jī)認(rèn)識(shí)的，有吃飯、購(gòu)物時(shí)邂逅的。生活和工作中沒(méi)有朋友不行，蓋洛普調(diào)查發(fā)現(xiàn)，保持持續(xù)高效的關(guān)鍵因素之一是在工作上至少有一個(gè)好朋友。建立一段健康的友誼，可以是補(bǔ)充精力的豐富源泉。但過(guò)多的朋友必然會(huì)分散我們的精力，人的精力是有限的，時(shí)間管理本質(zhì)上是精力管理。過(guò)多的朋友使得我們的身體、情感、思想和精神的能量被無(wú)情地濫用，如不能得到及時(shí)的恢復(fù)和補(bǔ)充，就會(huì)影響效率、激情和創(chuàng)造力，或者在很多地方只是蜻蜓點(diǎn)水，卻很少真正全身投入。
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