某店長(zhǎng)的時(shí)間管理案例分析
多數(shù)管理者大概還沒有認(rèn)識(shí)到，自己花費(fèi)大量時(shí)間來做的事情，對(duì)于工作業(yè)績(jī)和企業(yè)成功竟然都是無關(guān)緊要的。其實(shí)只有善于有效地管理時(shí)間,才能提高工作的效率。不然只能做一些無用功。下面通過一個(gè)案例來看看廣大店長(zhǎng)們應(yīng)該如何做到時(shí)間的有效管理：
店長(zhǎng)如何進(jìn)行時(shí)間管理
案例：
S店長(zhǎng)是浙江某地級(jí)市一家大賣場(chǎng)的店長(zhǎng)，該賣場(chǎng)面積不算大，經(jīng)營(yíng)面積大約在五六千平米，不過在浙西這個(gè)地級(jí)市卻一直雄踞當(dāng)?shù)氐淖畲蟮馁u場(chǎng)達(dá)四年之久，直到前不久才被一國(guó)內(nèi)巨型連鎖企業(yè)的大賣場(chǎng)所超越。
由于是當(dāng)?shù)刈畲蟮馁u場(chǎng)之一，生意也一直很不錯(cuò)，是該公司的盈利大戶，不過現(xiàn)在受外來的大賣場(chǎng)的擠壓，壓力比以前大了許多。一直以來S店長(zhǎng)總感覺自己的時(shí)間不夠用，好像每天有做不完的事情，看上去，不僅門店、甚至整個(gè)公司也都屬她最忙似的，如今大敵當(dāng)前，更是感到時(shí)間不夠用了，雖然是超常時(shí)間地工作，還是有許多事情照顧不過來，經(jīng)常貽誤時(shí)機(jī)，造成經(jīng)營(yíng)管理上的困難。
為此，S店長(zhǎng)感到非常苦惱，總是反省自己是不是還不夠努力，是不是自己的責(zé)任心還不夠，是不是自己的領(lǐng)導(dǎo)能力不行才造成了工作這樣被動(dòng)的?
S店長(zhǎng)是屬于那種大事小事一把抓，門店里的大大小小的事情都是由她來做主，她也很享受這種令人尊敬的感覺，這種掌控的味道常常是她在自己的小姐妹圈里引以為豪的，她一直認(rèn)為做店長(zhǎng)就是抓細(xì)節(jié)的，店與店之間的差距都是在細(xì)節(jié)上，所以，她格外地關(guān)注細(xì)節(jié)，常常帶領(lǐng)下面的處長(zhǎng)、課長(zhǎng)直接到現(xiàn)場(chǎng)辦公指揮，這些處長(zhǎng)課長(zhǎng)們雖然也對(duì)她的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格頗有微詞，但是鑒于目前效益還好，S店長(zhǎng)在公司上下的威信又比較高，所以也不敢輕易發(fā)作，只好默默忍受，唯一能夠讓人感覺到的就是工作有些消極罷了。
而這些處長(zhǎng)、課長(zhǎng)們?cè)较麡O，S店長(zhǎng)就越是急匆匆地沖到第一線，因?yàn)榕鲁黾劼?，人家都躲著，唯有她這個(gè)店長(zhǎng)是躲不掉的，所以，無論再苦再累都得頂著，但是即便如此她還是非常失落地發(fā)現(xiàn)總是有越來越多的重要的事情沒有去做或者來不及做完，嚴(yán)重影響了門店的經(jīng)營(yíng)工作。所以，隨著經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)曲線的下滑，S店長(zhǎng)的苦惱也就越積越多：為什么自己的時(shí)間老是不夠用呢?是不是自己在時(shí)間的掌控和安排上出了什么問題?為什么現(xiàn)在下面的中層干部這樣消極，自己是不是某些方面做得不大對(duì)勁，應(yīng)該如何改進(jìn)?
點(diǎn)評(píng)：
S店長(zhǎng)的困惑是一個(gè)典型的陷入了時(shí)間管理誤區(qū)而難以自拔的現(xiàn)象，突出表現(xiàn)在以下特征：
每天總是很忙，而且還不明白自己忙了些啥
常常是該忙的事情還是沒有忙，造成了延誤，而忙的那一大堆事情事后看來都不是很必要的
對(duì)工作任務(wù)不會(huì)分級(jí)管理，總是胡子眉毛一把抓，結(jié)果由于人的惰性的原因，常?？偸亲チ酥ヂ閬G了西瓜
不會(huì)授權(quán)，也不會(huì)監(jiān)控，要么亂授權(quán)，結(jié)果下面亂套了還得自己來收拾亂攤子，要么不授權(quán)，什么事都是親歷親為，心力憔悴卻并不討好
不會(huì)對(duì)時(shí)間安排進(jìn)行分析，從不去反思自己的時(shí)間管理是否出現(xiàn)了問題，并判斷問題的癥結(jié)在哪，如何采取措施改進(jìn)?
那么作為一名店長(zhǎng)，如何來進(jìn)行有效的時(shí)間管理呢?這里簡(jiǎn)要介紹四種比較有效的時(shí)間管理方法：
第一種方法是四象限時(shí)間管理法，我們根據(jù)我們所做事情的重要性程度將事情分為重要與不重要兩類，同時(shí)根據(jù)事情的緊急程度把事情分為緊急與不緊急兩類，這樣就可以構(gòu)成四個(gè)象限：第一象限重要而緊急、第二象限重要而不緊急、第三象限緊急而不重要、第四象限既不緊急也不重要。
對(duì)于第一象限重要而緊急的事情，我們要優(yōu)先予以安排，確保這些事情能夠在第一時(shí)間完成，不過若是我們每天完成的工作中有50%以上都是重要而緊急的話，我們就要當(dāng)心了，這其實(shí)就意味著我們只是一名救火員，我們的事先預(yù)防工作做得很差，所以才導(dǎo)致時(shí)時(shí)處處都是火警，弄得我們疲于奔命。
因此，把時(shí)間優(yōu)先使用于緊急而重要的事情上是正確的，但若是天天都在窮于應(yīng)付緊急而重要的事情的話，除非你那幾天就處于抗震救災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)、除非你當(dāng)時(shí)擔(dān)任的就是一個(gè)扶大廈于將傾的偉大角色，否則的話，一定是自己的前瞻性不夠才導(dǎo)致如此被動(dòng)，或者是自己工作拖拉，比如領(lǐng)導(dǎo)周一安排的工作要求周五完成，結(jié)果自己以為還早，周一周二周三都耗費(fèi)在其它不重要的事情上了，周四才開始理起這本書，結(jié)果周四中午領(lǐng)導(dǎo)就催個(gè)不停，這樣就讓一件重要而不緊急的事情變成了一件緊急而重要的事情了，最后是吃力了還不討好。
第二種方法是任務(wù)分級(jí)分類管理法。首先將我們每天所承當(dāng)?shù)墓ぷ鲗⑵湟灰涣_列出來，然后將每件事情的重要性按照1-5分五分制的要求進(jìn)行打分，最重要的打5分，最不重要的打1分，然后按照5分到1分的順序?qū)⑺械氖虑檫M(jìn)行排列，對(duì)于5分和4分的事情，自己必須親歷親為，而且必須將80%的精力花在這些事情上面;而對(duì)于重要性只有2分和3分的事情，則盡量安排下屬去做;對(duì)于只有1分重要性的事情，則可以完全授權(quán)下屬去做，自己可以不必過問進(jìn)程和結(jié)果。
第三種方法是授權(quán)并監(jiān)控管理法。有很多店長(zhǎng)也授權(quán)，但是她前腳剛授權(quán)完，后腳就去插手指揮這項(xiàng)工作，弄得被授權(quán)的下屬很被動(dòng)，感覺左右不是，索性就依賴起店長(zhǎng);還有的店長(zhǎng)以為授權(quán)完了自己就沒有事，事情干壞干好都與自己無關(guān)了，即便出了差錯(cuò)也可以找到一個(gè)人來承當(dāng)責(zé)任了，或者認(rèn)為既然授權(quán)給別人了，就應(yīng)該相信別人，老是去檢查啊督促的，會(huì)弄得下屬很反感，所以也就干脆“用人不疑疑人不用”了，結(jié)果下屬被充分授權(quán)以后常常就自籌自劃，根本不事先與店長(zhǎng)通氣，與下級(jí)和平級(jí)的溝通也很少，就開始大刀闊斧地干起來了，以為這樣可以體現(xiàn)自己的魄力和膽略，可以真正體現(xiàn)自己的價(jià)值，結(jié)果等到事情攪成一團(tuán)爛泥了，他才跑到店長(zhǎng)面前說對(duì)不起，我把事情搞砸了，對(duì)不住領(lǐng)導(dǎo)的栽培，于是店長(zhǎng)還得從頭來起收拾亂攤子，真是越授權(quán)越亂，以后干脆自己親自來干好了。
凡此種種都是沒有處理好授權(quán)與監(jiān)控的關(guān)系才導(dǎo)致的，所以，授權(quán)了以后一定要及時(shí)做好監(jiān)控工作，當(dāng)然這種監(jiān)控也是要講究藝術(shù)的，監(jiān)控得太頻繁太直接，下屬會(huì)認(rèn)為你根本就不信任他，積極性難以調(diào)動(dòng);監(jiān)控得若是太稀疏，關(guān)鍵地方把控不住的話，只恐怕又得去給下屬搽屁股救火了。
第四種方法是作業(yè)時(shí)間分析法。這是一種非常有效的時(shí)間管理法。就是自己設(shè)計(jì)一張表格，把每一件事情的起始時(shí)間和終止時(shí)間記錄下來，每天看看自己完成了哪些事情，每件事情花費(fèi)了多少時(shí)間，哪些時(shí)間花得值，哪些時(shí)間花得不值，自己的工作效率怎樣，自己工作效率最高的是在什么時(shí)間段，自己是否有意識(shí)地將效率最高的時(shí)段都花在處理當(dāng)天最重要最復(fù)雜的事情上了。
通過這種有效的作業(yè)時(shí)間分析總結(jié)，可以讓我們及時(shí)了解自己處理問題的長(zhǎng)處和短處在哪里、自己掌控時(shí)間的問題點(diǎn)在哪里、自己還可以提升的關(guān)鍵點(diǎn)在哪里，這樣就可以有的放矢地提升自身的工作效率，把自己從繁雜的事物堆中解脫出來，把自己的最關(guān)鍵資源——時(shí)間有效地分配在重要的事情之上。
這里限于時(shí)間和篇幅，我只是講了一些基本原理和方法，若是在培訓(xùn)當(dāng)中，我會(huì)通過大量的實(shí)際工作生活中的案例、游戲、情景劇等讓大家有切身的體會(huì)，我自己盡管曾經(jīng)也是號(hào)稱很會(huì)管理自己的時(shí)間的，但是也是在參加了一些專業(yè)的時(shí)間管理的培訓(xùn)以后，才開始系統(tǒng)性、深入地分析總結(jié)自己的時(shí)間管理的亮點(diǎn)和提升點(diǎn)，然后經(jīng)過這三年多的營(yíng)銷管理咨詢培訓(xùn)工作的訓(xùn)練，才有了突飛猛進(jìn)的進(jìn)展的。真的是很感激華院分析咨詢公司在我們進(jìn)公司以后剛剛體驗(yàn)完一個(gè)咨詢項(xiàng)目不久就為我們安排了為期三天的包括時(shí)間管理在內(nèi)的提升職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，真的是受益終生啊。