任務(wù)清單

“永錫，我還是搞不大清楚任務(wù)清單和下一步清單有何不同?”
　　5/18是我一日的時(shí)間管理研習(xí)會(huì)，因此，比起以往，我有了更多的時(shí)間好好解是時(shí)間管理的流程，以及不同高度的時(shí)間管理。在課堂中，大家很有興趣，但是卻覺得不容易上手的部份，就是任務(wù)的管理。

　　任務(wù)的定義是”如果我們想要達(dá)成的結(jié)果，必須由超過一個(gè)行動(dòng)才能達(dá)成，這就是一個(gè)任務(wù)。”，而任務(wù)清單，就是我們手上任務(wù)的列表。

　　任務(wù)清單為甚么不容易管理呢？這是因?yàn)橐芾砗萌蝿?wù)清單有三個(gè)動(dòng)作，首先是要列出一個(gè)任務(wù)清單，其次，要將每一個(gè)單一任務(wù)做好規(guī)劃，并找出合適的下一步行動(dòng)，最后則是要管理好這些因任務(wù)產(chǎn)生的下一步行動(dòng)。很多人把這三個(gè)動(dòng)作分不清楚，想要一次到位，就會(huì)覺得很復(fù)雜，要是一個(gè)一個(gè)動(dòng)作分開來(lái)講，那就簡(jiǎn)單多了。
（1）任務(wù)清單不過是一張紙

　　2008 年2月下午，我在美國(guó)Westlake的David Allen時(shí)間管理研習(xí)會(huì)時(shí)，他剛好正講到任務(wù)清單的部份。我仔細(xì)的聽，但是卻產(chǎn)生一個(gè)疑惑——我發(fā)現(xiàn)David Allen不過是用一頁(yè)的to do list來(lái)管理他的任務(wù)清單。就這么簡(jiǎn)單嗎？他不用我們以前討論的bonsai、Lifebalance、iGTD等復(fù)雜的任務(wù)管理軟體嗎？這樣如何管控任務(wù)呢？下課時(shí)間，我一箭步就跑去問他問題：

　　“請(qǐng)問你的任務(wù)清單就只是一個(gè)清單嗎？”我有點(diǎn)害羞的問
　　“對(duì)啊，就一張請(qǐng)單，一周檢視一次”，David Allen坐在椅子上，輕松地回答
　　“不用和下一步清單連結(jié)，不用其他的軟體來(lái)管理？”我急忙的追問著
　　David Allen看了我一眼，好像任務(wù)我提出一個(gè)關(guān)鍵的問題，隨手抽出一張白紙，在我眼前搖一搖，一面說(shuō)“是的，任務(wù)清單不過是一張紙”

　　當(dāng)場(chǎng)我真的超級(jí)興奮，原來(lái)任務(wù)清單是很簡(jiǎn)單的，就是一個(gè)個(gè)文字描述的任務(wù)清單，不需要和下一步清單做一大堆的連結(jié)，就是兩個(gè)清單，一個(gè)是下一步行動(dòng)清單，一個(gè)是任務(wù)清單。這也讓我改變了運(yùn)用任務(wù)清單的方式，整個(gè)系統(tǒng)變得更加簡(jiǎn)單，每周檢視可以一下子就完成了。

　　回來(lái)臺(tái)灣，為任務(wù)這個(gè)概念設(shè)計(jì)icon時(shí)，我選擇了一個(gè)賽車旗，因?yàn)槲矣X得描述任務(wù)，就像是設(shè)定賽車的終點(diǎn)線，當(dāng)我們跑過終點(diǎn)，就有人大力揮動(dòng)賽車旗，告訴我們到達(dá)目標(biāo)了。任務(wù)清單，就是所有任務(wù)的終點(diǎn)線清單一覽表，難怪David Allen說(shuō)了這句話“任務(wù)清單不過是一張紙”。
（2）用心智圖做好任務(wù)規(guī)劃

　　我還體會(huì)到一件事情，寫下任務(wù)清單和規(guī)劃任務(wù)是兩回事，任務(wù)清單只是寫下現(xiàn)有任務(wù)的一覽表，但是任務(wù)規(guī)劃，則是要將單一任務(wù)的相關(guān)資訊放在一起，整理、分析、組織，這時(shí)候使用一些工具就是一種很好的選擇。
　　任務(wù)規(guī)劃時(shí)，我覺得心智圖是一樣很棒的工具，這個(gè)在1970年代由英國(guó)的托尼•博贊（Tony Buzan）提出的一種輔助思考工具，有以下的好處：

　　整體結(jié)構(gòu)很像一個(gè)心臟及其周邊的血管圖，表達(dá)出整體感
　　利用關(guān)鍵字來(lái)連結(jié)，可也迅速放入大量資訊，適合在brain strom時(shí)使用
　　運(yùn)用線條及符號(hào)來(lái)建立邏輯的脈絡(luò)，并很容易搬動(dòng)分類（尤其是用電腦程式時(shí)）

　　我自己從2000年開始從臺(tái)灣孫易新老師身上學(xué)到心智圖，覺得真的是一項(xiàng)非常好用的工具，不論使用紙筆或是電腦，都能夠迅速將我們思考的資料，做妥善的整理，并進(jìn)而找出任務(wù)的下一步行動(dòng)。但是心智圖也有其缺點(diǎn)，因?yàn)槠鋵儆诎l(fā)散性的思考，要做好任務(wù)規(guī)劃時(shí)，一大堆的下一步行動(dòng)，會(huì)讓人迷失焦點(diǎn)。此時(shí)，必須要做好收斂的動(dòng)作（從一堆可以做的行動(dòng)中，找出關(guān)鍵行動(dòng)），并列入任務(wù)清單或下一步行動(dòng)清單來(lái)管理。
（3）管理好任務(wù)的下一步行動(dòng)清單

　　我們有了任務(wù)清單、并認(rèn)真做好任務(wù)規(guī)劃，就會(huì)產(chǎn)生了越來(lái)越多的下一步行動(dòng)。這些下一步行動(dòng)和知前所提由收件匣下一步來(lái)源不同，一個(gè)是推動(dòng)任務(wù)的下一步行動(dòng)，一個(gè)是由雜事狀況放入收件匣，經(jīng)由加工組織而成的下一步行動(dòng)。

　　注意喔，下一步行動(dòng)清單中的下一步行動(dòng)，有兩個(gè)來(lái)源，一個(gè)是任務(wù)，一個(gè)是收件匣。

　　組成了下一步清單后，還是藉由場(chǎng)合的概念批次處理，節(jié)省我們?cè)S多的時(shí)間。這樣一個(gè)下一步清單，也要搭配行云流水的工具使用才能產(chǎn)生效益，有些人會(huì)采用一些任 務(wù)管理的軟體如PC上面的mindmanager、Bonsai等，或是蘋果電腦上面的iGTD等，像David Allen則只是待辦事項(xiàng)中的一個(gè)分類，每周檢視再新增下一步行動(dòng)到待辦事項(xiàng)其他場(chǎng)合分類。也有人利用萬(wàn)用手冊(cè)的一頁(yè)作為任務(wù)清單，檢視后，加入新的下一步行動(dòng)，大家可以依照自己的工具使用方式，采取合適的方法。
結(jié)語(yǔ)

　　6月的時(shí)候，爸爸到員林來(lái)，除了來(lái)開會(huì)，也來(lái)看看孫子，吃過晚飯后，老爸提到想要理解一下我的時(shí)間管理系統(tǒng)。我們父子就拿著我時(shí)間管理研習(xí)會(huì)的講義，我一步步的講解給他聽。

　　聽完了以后，爸爸靜了一下，我有點(diǎn)不好意思地說(shuō)“其實(shí)這個(gè)東西也沒有什么，大家都想得到，不是很難”。

　　沒有想到爸爸說(shuō)“這個(gè)東西其實(shí)大家都知道，就是做不到”。接著他解釋“人都會(huì)有惰性，所以知道的很多，但是能夠徹底實(shí)踐的人很少”。

　　“ 這個(gè)東西其實(shí)大家都知道，就是做不到。”這句話給了我很大的影響，以前我一直以為時(shí)間管理是知難行易，沒想到關(guān)鍵卻在知易行難，這是因?yàn)闀r(shí)間管理需要一輩子持續(xù)才有用，難在“有恒”。這也影響了我規(guī)劃設(shè)計(jì)研習(xí)會(huì)的方向，從講課為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橹v故事、試作演練、分組活動(dòng)，讓學(xué)員可以在課程中有更多時(shí)間時(shí)間持續(xù)來(lái)演練。不僅如此，我還和一群朋友設(shè)立了ITM社群，提供每日早起及每周檢視等活動(dòng)，讓大家可以運(yùn)用網(wǎng)路，持續(xù)的實(shí)踐，因?yàn)槲抑?，只有長(zhǎng)期實(shí)踐，才能產(chǎn)生宏大的效果。

　　今天我們提到的是“任務(wù)清單”，我們組織時(shí)的清單包含下一步清單、任務(wù)清單、行事歷等，任務(wù)清單是非常重要的一個(gè)清單，我們也會(huì)花上幾篇文章好好的討論，大家一起繼續(xù)加油。