時(shí)間管理--加工處理雜事

a. 清空收件匣:將雜事一件事一件事拿出來,一次加工處理一件事。
b. 加工處理：運(yùn)用加工處理的流程圖，自問自答，將雜事轉(zhuǎn)化成行動(dòng)。

我覺得加工處理是時(shí)間管理中很重要的一部分，創(chuàng)意從收集雜事開始，但是解決問題”problem solving”，就是創(chuàng)意的流程。所有時(shí)間管理很好的人，都知道如何開采自己或別人大腦中的創(chuàng)意，并加工處理成可以執(zhí)行的行動(dòng)，并加以執(zhí)行。愛因斯坦曾經(jīng)說過”創(chuàng)造出問題的同一個(gè)腦袋，不可能去解決那個(gè)問題。”，所以在做加工處理的工作時(shí)，要靈活的轉(zhuǎn)換腦袋（換位思考），才可能的出好的答案，這就讓我們開始吧。

1 清空收件匣

為何我們要清空收件匣呢?

因?yàn)槊刻欤踔撩刻鞌?shù)次清空收件匣的益處是，讓我們脫離雜事的牽絆，專心于行動(dòng)之中，達(dá)到更好的做事效率，更能擁有時(shí)間去做自己想做的事。以下是清空收件匣的幾個(gè)要點(diǎn)。

a.一次一件事，一次一粒砂：清空收件匣時(shí)，不必管優(yōu)先次序，每一件雜事都要處理，每件事都要做成決定，完成后再換下一件。
b.有足夠的時(shí)間清理收件匣：清空收件匣時(shí)，常常需要一面清空一面處理（兩分鐘以下可以解決的事情馬上行動(dòng)），所以最好預(yù)留足夠時(shí)間。
c.先處理最近之事依次向前：以清理電子郵件為例，最后一封信通常有最新的資料，先處理最后一件事，再依次向前處理可以節(jié)省重復(fù)閱讀的時(shí)間。

一次一件事才能專注于一件事情并強(qiáng)迫自己做出決定，如此雜事才不會(huì)拿出來又放回去收件匣，一再重復(fù)閱讀一樣的資料。

2 加工處理的流程圖
加工成行動(dòng)的流程圖有重要的三個(gè)問題

a. 這件雜事是什么?
面對(duì)一大堆雜事，我們通常沒有機(jī)會(huì)好好思考”這件事是什么？”，但是”重新定義”相當(dāng)?shù)闹匾?，可以幫助我們厘清問題，采取有創(chuàng)意的解法來解決。

b. 需要我采取行動(dòng)嗎?
有些事無法不適合行動(dòng)(例如您從收件匣拿出一件餐廳的推薦菜單)，所以這時(shí)候您反而是要放入一個(gè)合適的資料匣（或垃圾桶）。有些事情可能授權(quán)給別人比較合適，這時(shí)候您需要的是和被授權(quán)溝通。

c. 下一個(gè)行動(dòng)是什么?
一件雜事，我們必須將之厘清為可以行動(dòng)的敘述，可以問自己兩個(gè)問題，”我們希望有怎樣的成果?”及”達(dá)成這個(gè)成果的下一步行動(dòng)為何?”，把雜事轉(zhuǎn)換為行動(dòng)。

如果您很不習(xí)慣把雜事加工成行動(dòng)，那您可以依照這個(gè)流程一步一步培養(yǎng)自己的習(xí)慣，利用有系統(tǒng)的方法來訓(xùn)練自己的大腦，是一件值得每天練習(xí)的事情。每天時(shí)間管理，就是上一個(gè)心智及心靈的健身房，鍛煉的越久，成效就越好。

3 加工處理之后
一旦你決定了下一步的行動(dòng)，這時(shí)，你就面臨著3種選擇：
·立即執(zhí)行：如果2分鐘內(nèi)可以完成的話，就馬上去作吧
·指派他人：如果你自己并不是最佳的執(zhí)行者，就應(yīng)該想出誰是合適的執(zhí)行者，交辦這件事情
·放入系統(tǒng)：如果兩分鐘內(nèi)無法完成，也必須自己動(dòng)手作，就應(yīng)該把行動(dòng)加入我們的行動(dòng)清單，依照?qǐng)龊戏胖?，以便批次處?/p>

每一件事情都并需做出決定，并執(zhí)行各種不同的行動(dòng)，事情不要拿起來又放下去，重復(fù)處理同一件事情是浪費(fèi)時(shí)間。

當(dāng)我們能夠完整的收集雜事，并且清空收件匣及加工處理行動(dòng)后，我們心中總會(huì)有如釋重負(fù)的感覺，這就是時(shí)間管理的目的”處于沒有壓力的狀態(tài)”。因?yàn)閷?duì)別人或自己的承諾已經(jīng)都厘清作法，不是已經(jīng)完成，就是放入后續(xù)可以追蹤的系統(tǒng)之中。隨著行動(dòng)清單越來越長，我們也要學(xué)習(xí)組織不同場(chǎng)合的行動(dòng)，這就是下一堂課的范圍了，我們下次見 :>