淺談秘書的無約接待論文
淺談秘書的無約接待論文
對于無約而來的客人，不管我們是不是滿足了顧客的要求，當(dāng)客人離開的時候都要對他們的到來表示感謝，對自己的不足之處深表歉意，笑臉相迎，微笑而送。從而確保顧客滿意，塑造組織良好的形象。今天學(xué)習(xí)啦小編要與大家分享的是：，具體內(nèi)容如下;希望能夠幫助到大家!
【摘要】無約接待是秘書工作過程中一個重要的方面，它的靈活、多樣性的特點(diǎn)是有約接待無法替代的。無約接待具有客源的復(fù)雜性、客人來訪目的多樣性和無法預(yù)測性及接待方式方法的多樣性和技巧性三個特點(diǎn)，并對秘書工作起著保障作用、公關(guān)作用、替補(bǔ)”和“擋駕”作用、信息收集與溝通作用，因此從事無約接待工作需要注意方法與技巧，既要熱情接待、禮貌送客，又要堅持原則，并講求方法靈活，為領(lǐng)導(dǎo)分憂。
【關(guān)鍵詞】秘書;無約接待;技巧
【論文正文】
淺談秘書的無約接待
接待工作是秘書的常規(guī)性工作，是組織溝通內(nèi)部的“橋梁”，聯(lián)系外部的“窗口”。從某種意義上講，秘書的接待工作，是單位的門面喉舌，是塑造組織形象的重要途徑。接待工作對秘書的綜合素質(zhì)要求相當(dāng)高，它不僅要求秘書具備良好的個人素質(zhì)，如精神狀態(tài)、言談舉止、著裝打扮等，更需要秘書掌握接待工作的基本方法、技巧，才能保證接待工作的成功。而成功的無約接待，更需要一個秘書良好的素養(yǎng)，嫻熟的技巧，臨危不亂的心理素質(zhì)，機(jī)敏應(yīng)變的能力，既能為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，又能讓客人滿意而歸，塑造組織形象，維護(hù)組織信譽(yù)。
一、對無約接待的基本認(rèn)識
無約接待是相對有約接待而言的，“在接待來訪工作中，當(dāng)有特邀的客人或代表團(tuán)來訪，工作單位應(yīng)安排人員接待，這是有約接待，即指事先與組織有約定的接待工作。還有一種是事先沒有約定的、臨時來訪的接待工作，稱無約接待。” [1] 無約接待是秘書接待工作的重要組成部分。
(一)無約接待的特殊性
1.無約接待客源的復(fù)雜性。在無約接待中，秘書接待的客人既可能是政府官員，也可能是新聞媒體，既可能是合作伙伴，也可能是競爭對手，既可能是外賓，也可能是內(nèi)賓，既可能是熟悉的人，也可能是陌生的人，既可能是上級單位，也可能是下級單位，他們可能在國別、職務(wù)、身份、性別等很多方面具有復(fù)雜的特征。
2.客人來訪目的多樣性和無法預(yù)測性。無約接待不同于有約接待，秘書會提前知道客人來訪的目的，并根據(jù)其目的做好充分的準(zhǔn)備工作，盡量做到接待工作的完滿和萬無一失。而無約接待由于客人到來之前沒有給組織和秘書任何的來訪提示，是貿(mào)然來訪，所以秘書無法提前預(yù)測客人來訪的真正目的，是屬于常規(guī)的業(yè)務(wù)工作的來訪，還是非常規(guī)的來訪，是受歡迎的客人，還是不受歡迎的客人，所有的這些秘書都一概不知，所以無法做好接待前的準(zhǔn)備工作，這無形當(dāng)中增加了接待的難度。這就需要秘書具備較高素養(yǎng)，嫻熟的接待技巧，臨場發(fā)揮，隨機(jī)應(yīng)變，機(jī)敏應(yīng)對。
3.接待方式方法的多樣性和技巧性。由于客人的身份地位的復(fù)雜性和來訪目的的多樣性，就決定了秘書在接待的時候不能采用相同的接待方法，或者自己解決客人的問題，或者讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)接待客人，或者替領(lǐng)導(dǎo)擋駕等等，要具體情況具體分析，不能一刀切。另外，由于無約接待的無法預(yù)測性以及客源的復(fù)雜性，所有的這些都要求秘書有一定的接待技巧，才能保證讓客人滿意，讓領(lǐng)導(dǎo)放心、滿意。
(二)無約接待的基本作用
1.保障作用。社會組織一直處于與其他組織和個人的交往之中，有交往就有接待，接待以交往為前提并為交往提供保障。而無約接待是秘書接待工作的重要組成部分，搞無約接待工作，一方面不僅可以保障組織的正常交往、運(yùn)轉(zhuǎn)，另一方面還可以替領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，保障領(lǐng)導(dǎo)的正常工作不受干擾。
2.公關(guān)作用。秘書人員在無約接待工作中，同時也發(fā)揮著公關(guān)工作的作用。接待工作質(zhì)量的好壞，客人的滿意與否，不僅關(guān)系秘書人員的個人形象，同時更在塑造著組織的形象。
3.信息收集與溝通作用。在無約接待工作中，秘書人員要與來訪的客人交談、溝通、交流，既要向?qū)Ψ絺鬟f其所需信息，又要從對方了解情況、收集信息，必要時還要向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳遞信息。
4.“替補(bǔ)”和“擋駕”作用，即在不需要領(lǐng)導(dǎo)者出面接待時，或在領(lǐng)導(dǎo)外出或無法抽身時，由秘書人員直接接待客人，起“擋駕”作用和“代理”作用。
二、無約接待的方法與技巧
(一)熱情接待，禮貌送客
首先要面帶微笑地去主動問候來訪者，不能因?yàn)閷Ψ經(jīng)]有預(yù)約而不理不睬，或者冷言相對。其次要盡快了解來訪者到來的目的和內(nèi)容。根據(jù)客人到來的不同目的而做出不同的處理。對于無約而來的客人，不管我們是不是滿足了顧客的要求，當(dāng)客人離開的時候都要對他們的到來表示感謝，對自己的不足之處深表歉意，笑臉相迎，微笑而送。從而確保顧客滿意，塑造組織良好的形象。
(二)堅持原則，靈活分流處理
對于無約來訪的客人 ，我們首先提倡預(yù)約的原則，根據(jù)客人來訪目的和事態(tài)的輕重緩急安排預(yù)約;如果客人來訪的事態(tài)重要緊急，則要靈活處理，如果事情是秘書的職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，秘書設(shè)身處地為客人著想，及時處理，確保顧客滿意，不可怠慢、不負(fù)責(zé)任。如果客人到來，執(zhí)意要見某一領(lǐng)導(dǎo)，而客人來訪的目的又是合理正當(dāng)，秘書要為客人安排約見領(lǐng)導(dǎo)，如果領(lǐng)導(dǎo)不能及時接見客人，應(yīng)向客人道歉，為客人重新安排預(yù)約;如果客人到來的目的不明、動機(jī)不純、企業(yè)不受歡迎或者領(lǐng)導(dǎo)不愿意接見的客人無約而來，秘書就要靈活機(jī)動替領(lǐng)導(dǎo)擋駕。
(三)多方法靈活擋駕，為領(lǐng)導(dǎo)分憂
為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，是秘書必須具備的一項(xiàng)技能，也是保障領(lǐng)導(dǎo)開展正常工作的一項(xiàng)基本條件。秘書在接待無約客人時，如果根據(jù)自己的職業(yè)悟性判斷出客人確實(shí)需要擋駕，要根據(jù)客人來訪目的及其特點(diǎn)的不同，靈活采用不同的擋駕方式。第一，善意謊言法。對于那些領(lǐng)導(dǎo)不愿意接見的客人，可以采用善意的謊言的方法，告訴他領(lǐng)導(dǎo)不在，并且短時間不會回來，告訴客人，如果他有什么要求可以告訴自己，等領(lǐng)導(dǎo)回來后，一定替他及時轉(zhuǎn)達(dá)，盡快給對方回復(fù)。第二，單刀直入法。對于那些到來目的不明、動機(jī)不純的客人，秘書要禮貌而明確地告訴他，你沒有辦法幫助他，領(lǐng)導(dǎo)不可能接見他，勸他早打消這個念頭，不要在這件事情上浪費(fèi)時間，免得以后再來糾纏。第三，旁敲側(cè)擊法。秘書在日常接待的過程中也會經(jīng)常碰到一些拉贊助、搞促銷等一些不受歡迎的客人，接待這部分客人，秘書禮貌、耐心，陪著交談，對對方的要求深表理解，但是要旁敲側(cè)擊地告訴他公司的實(shí)際狀況決定了雙方?jīng)]有合作的可能，因此，領(lǐng)導(dǎo)不可能見他。如果有時間還可以誠懇地提出一些建議，禮貌送客。第四，適當(dāng)冷落法。對于那些多次來糾纏或者坐在單位一定要等領(lǐng)導(dǎo)出來接見的客人，秘書可以給他倒杯茶，讓他一個人坐著等，自己忙自己的工作，不要主動給他交談，只要是不干擾單位的正常工作，就不要理會他，空間上也要與他保持一定的距離。
總之，秘書的無約接待工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一，它體現(xiàn)一個秘書良好素養(yǎng)和嫻熟的工作技巧，直接影響組織的形象，關(guān)乎重大，必須要求秘書隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理，掌握接待技巧，從而確保顧客的滿意。