秘書工作特點論文

　　秘書是一種職務(wù)名稱，還是一種社會職業(yè)，秘書的主要職能作用是助手、參謀。秘書工作在80年代以前是一種規(guī)范性的工作，各自為各自的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，固守成規(guī)，局限性比較大。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的秘書工作特點論文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　秘書工作特點論文篇1

　　淺析高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀

　　[摘要] 高校二級學(xué)院的行政秘書是高校二級學(xué)院管理隊伍中的一支重要力量,而行政秘書的工作多而廣,雜而亂,細而瑣的特點給實際工作帶來了困難和挑戰(zhàn)。因此,要對高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀進行分析,今后才能更好地開展工作。

　　[關(guān)鍵詞] 高校二級學(xué)院 行政秘書 現(xiàn)狀

　　高校二級學(xué)院行政秘書既是院系行政管理層的參謀和助手,又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶,是管理隊伍中的一支重要力量。但在行政秘書尚未得到足夠重視,其工作任務(wù)繁重,缺少交流,容易造成許多問題的產(chǎn)生,從而影響工作效率和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因而要對二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀進行探討,才能更好地做好政秘書工作。

　　一、行政秘書的工作職責(zé)

　　我國高校行政秘書工作廣而多,雜而亂,細而瑣。因此,行政秘書必須明確自己職責(zé),才有可能更好地開展工作。行政秘書工作主要涉及以下幾個方面:一是文筆工作。主要負責(zé)學(xué)院年度工作計劃和總結(jié)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)講話稿、通知文件、申請報告、會議紀要等材料的擬草和校對以及學(xué)院新聞報道、學(xué)院網(wǎng)頁更新、學(xué)術(shù)報告等宣傳工作。二是人事工作。做好學(xué)院教職工崗位聘任、考勤、考核、獎懲、職稱評定、人事調(diào)動等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事務(wù)處理,如文件檔案管理和歸檔,會務(wù)籌備和接待、后勤工作,會議通知,消防安全檢查、資產(chǎn)管理工作、;管理辦公設(shè)施、辦公用品;函電文件處理;信息資料的收發(fā)、整理及利用;處理突發(fā)事件、緊急事件并及時向院系行政管理層請示報告等。

　　二、行政秘書工作的特點

　　高校行政秘書主要是服務(wù)于教學(xué)、科研、和學(xué)生管理,其特點主要有:

　　1.輔助性

　　輔助性是相對主導(dǎo)性來說的,一般來說,輔助就是在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)指揮和控制下從旁幫助領(lǐng)導(dǎo)完成共同的任務(wù)。而作為行政秘書就是出于這樣一種助手的位置,幫助領(lǐng)導(dǎo)完成其交待的任務(wù)和工作,這是秘書工作最核心的職能。院系領(lǐng)導(dǎo)不光承擔(dān)行政工作,還要兼顧教學(xué)與科研,所以工作不可能面面俱到。這就要求各行政秘書對領(lǐng)導(dǎo)布置的工作及時完成,并對其進行跟蹤和督促。對重要的事項要及時匯報和提醒,及時將院系教學(xué)情況和管理中出現(xiàn)的問題反饋給相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　2.協(xié)調(diào)性

　　秘書協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的補充和延伸,是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾、理順關(guān)系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。在高校二級學(xué)院中,教學(xué)行政管理的許多環(huán)節(jié)呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系,行政任務(wù)是在多個部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在校級行政管理部門、學(xué)院、教師、學(xué)生的信息交匯點,也是各種行政矛盾最集中的地方,所以高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力,善于分析和處理各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系,堅定而又策略靈活,行動果斷而又處事穩(wěn)妥,才能輔助領(lǐng)導(dǎo)處理好院系各種矛盾,調(diào)動一切積極因素,形成和諧有序的工作氛圍。以“內(nèi)求團結(jié)、外求發(fā)展”的原則,上下溝通、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外,處理日常行政事務(wù)。

　　3.廣泛性

　　事務(wù)繁雜,范圍擴大,頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點。從文件起草和會議通知等日常工作到為院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、參謀咨詢,從與教學(xué)秘書、學(xué)生政治輔導(dǎo)員的配合到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、教務(wù)處、保衛(wèi)處、工會等職能部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)、上下溝通,幾乎包羅萬象。這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒,統(tǒng)籌安排。培養(yǎng)自己的細心和耐心,有條不紊地安排工作。

　　4.參謀性

　　參謀是指出謀劃策,為院系行政管理層提出工作建議和設(shè)想,提供決策的參考依據(jù)和方案,充當(dāng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的“顧問”和“智囊”,及時解決領(lǐng)導(dǎo)遇到的難題和疑惑。高校二級學(xué)院行政秘書是連接院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門的橋梁,他們熟悉與教師教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作相關(guān)的各項政策和要求,熟悉教學(xué)資源的實際配置情況,熟悉教學(xué)行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié),要積極收集整理教學(xué)管理工作中出現(xiàn)的問題,為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供依據(jù),從而推動院系工作的順利進行。充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)工作的助手,協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理黨、政務(wù),教學(xué)、管理矛盾,使領(lǐng)導(dǎo)可以集中精力開辟領(lǐng)導(dǎo)活動和決策,適時地為領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性方案,做好參謀工作。秘書人員要善于分析形勢把握事物發(fā)展的趨勢增強預(yù)見性, 提高對謀略的實效性,把為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策滲透到工作的各個方面和全過程。

　　三、行政秘書工作的現(xiàn)狀

　　根據(jù)行政秘書工作的特點,結(jié)合地方高校行政秘書的實際,我認為,二級學(xué)院行政秘書工作容易出現(xiàn)以下三方面的問題:

　　1.工作任務(wù)多而繁瑣

　　二級學(xué)院的行政秘書工作頭緒較多,工作范圍幾乎涉及到二級學(xué)院各項工作的各個方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個會議的通知、各種來電來訪的接待和處理之外,還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各項任務(wù)。同時,要與不同的教師和學(xué)生接觸,及時處理他們提出的各種問題,并且還要兼職處理相關(guān)的教學(xué)任務(wù)和黨務(wù)工作,工作內(nèi)容沒有定性的規(guī)定。實際工作中涉及的任務(wù)遠遠超過行政秘書這個崗位職責(zé)。因此,行政秘書雖然天天忙、月月忙,但年終總結(jié)時卻是“忙忙碌碌無頭緒,兢兢業(yè)業(yè)沒成績”。

　　2.工作得不到重視

　　二級學(xué)院的行政秘書平時工作十分繁忙,通常感覺是上班像打仗一樣,一件事接著一件事,經(jīng)常是幾件事情一起干。無論做得多辛苦,領(lǐng)導(dǎo)總是認為這是你應(yīng)該做的,并且在年終績效考核時,行政秘書得優(yōu)秀者卻鳳毛麟角。無論是老師還是學(xué)生,你都得為他們服務(wù),如果服務(wù)不好,往往會遭到投訴,或是責(zé)罵等,因而沒有被重視,得到的回報也少。付出與回報往往難成正比,導(dǎo)致有些行政秘書心里有牢騷,肚里有怨氣。認為干多干少一個樣,干與不干一個樣的心理極易產(chǎn)生,抱怨自己進錯門、上錯崗,情緒郁悶,工作沒勁。

　　3.工作晉升機會少

　　二級學(xué)院的行政秘書中有很大一部分不是秘書專業(yè)出身,很多都是一些引進人才的家屬或是子弟,從事行政事務(wù)一般很難升到高級職稱,往往只是評到一個中級職稱就到了瓶頸?，F(xiàn)實中,高校二級學(xué)院行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關(guān)愛。缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)和交流,缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo),對于未來不知何去何從?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,導(dǎo)致行政秘書大多思想不穩(wěn)定,態(tài)度不積極。導(dǎo)致部分行政秘書缺少工作的激情,不深入學(xué)習(xí)研究相關(guān)知識。

　　隨著我國高校改革的不斷深化,對高校二級學(xué)院行政秘書的要求也越來越高。因此,行政秘書要轉(zhuǎn)變思想觀念,明確角色定位,樹立服務(wù)意識,不斷加強對自身綜合素質(zhì)和能力的培養(yǎng),廣泛閱讀書籍,增進知識的積累,做到時時虛心,處處留心,事事用心,從多方面、多角度強化自我工作意識的培養(yǎng)。同時,以樂觀開朗、積極向上的心理狀態(tài),勤奮學(xué)習(xí),銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度,踏實工作,與時俱進,為學(xué)校和學(xué)院健康、快速地發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。

　　參考文獻:

　　[1]袁彩君,楊金.高校二級學(xué)院行政秘書工作探討[J].湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2008,(3).

　　[2]蓋燕芳.淺談如何做好二級學(xué)院行政秘書工作[J].中國科技信息,2007,(14).

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