秘書工作作用論文
高校教學(xué)單位行政秘書工作是高等學(xué)校教育教學(xué)中一個(gè)不可或缺的工作，在學(xué)校日常工作的各個(gè)方面起著承上啟下的作用，通常高校行政秘書工作的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)院辦公室主任做好學(xué)院的各項(xiàng)行政工作。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的秘書工作作用論文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!
秘書工作作用論文篇1
淺談高校教務(wù)秘書的工作實(shí)踐及作用
摘 要： 隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，高等教育迅速成長，高校管理體制的改革不斷深化。教育是高校的主要目標(biāo)，要使教育教學(xué)工作順利進(jìn)行，就必須有一支求真務(wù)實(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理隊(duì)伍，而教務(wù)秘書在這個(gè)隊(duì)伍中起到非常重要的作用，提高教務(wù)秘書的工作素質(zhì)對于搞好教學(xué)工作、促進(jìn)學(xué)校協(xié)調(diào)發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。
關(guān)鍵詞： 教務(wù)秘書 高校管理 培養(yǎng)建設(shè)
1.教務(wù)秘書在高校管理中的作用
1.1教務(wù)管理措施的執(zhí)行人。
教務(wù)秘書是高校管理工作中的一個(gè)重要崗位，既擔(dān)任著管理工作又兼任為學(xué)生服務(wù)的工作。學(xué)校日常教學(xué)管理工作都是由教務(wù)秘書執(zhí)行，負(fù)責(zé)教學(xué)排課、統(tǒng)計(jì)教學(xué)課時(shí)、督導(dǎo)教師工作、傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示、管理信息的統(tǒng)計(jì)、分析，科研和學(xué)生論文的整理工作，同時(shí)負(fù)責(zé)組織幾乎所有考務(wù)工作，包括考試、補(bǔ)考、重修等各項(xiàng)安排，試卷的發(fā)放、印制，各種考試的報(bào)名及準(zhǔn)考證的發(fā)放等。
1.2教務(wù)管理中的溝通橋梁。
在日常工作中，教務(wù)秘書在教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，開展分內(nèi)的各項(xiàng)工作，起著傳達(dá)精神、上報(bào)基層情況、協(xié)調(diào)和服務(wù)教師生、保證高校教務(wù)、教學(xué)工作順利進(jìn)行的重要作用。此外，教務(wù)秘書在高校教務(wù)管理部門與各個(gè)院系之間起到溝通橋梁的作用。高校出臺的一些管理制度、教學(xué)計(jì)劃，由上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)到各個(gè)院系領(lǐng)導(dǎo)，其余的實(shí)際操作性工作都是由教務(wù)秘書和各個(gè)院系的教務(wù)秘書之間進(jìn)行溝通聯(lián)系，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的精神并且做到迅速地貫徹落實(shí)。
1.3教務(wù)管理中領(lǐng)導(dǎo)的助手。
教務(wù)秘書除了從事正常的教學(xué)管理工作外，還要協(xié)調(diào)教務(wù)工作、監(jiān)督和管理教育教學(xué)質(zhì)量;幫助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)質(zhì)量的評估的組織工作;在日常的教學(xué)管理工作中做到一旦發(fā)現(xiàn)問題，就及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通并采取措施解決問題，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確直接的教務(wù)信息，以便領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)的教務(wù)政策，還可以為教學(xué)工作提出有針對性的改善措施。
1.4教務(wù)管理中教師和學(xué)生的服務(wù)員。
目前高校中教務(wù)管理多數(shù)采取窗口化的模式，這種形式主要是為了給教師和學(xué)生提供最快捷直接的服務(wù)，方便處理教學(xué)過程中的調(diào)課等突發(fā)事件，聽取師生的反饋意見，提供學(xué)生各類數(shù)據(jù)、資料、成績、學(xué)籍情況等，維護(hù)高校教學(xué)工作的順利進(jìn)行。
2.對于教務(wù)秘書工作的要求
教務(wù)秘書是聯(lián)系學(xué)校各個(gè)部門、部門與教師、教師與學(xué)生的重要橋梁和樞紐，是學(xué)校開展各項(xiàng)教務(wù)及教學(xué)工作的組織者和執(zhí)行著，其所處位置極其重要，其工作關(guān)系到學(xué)校教務(wù)工作的順利進(jìn)行及師生的正常工作和學(xué)習(xí)，因此，對于教務(wù)秘書的工作必須做到嚴(yán)格要求。
2.1要腳踏實(shí)地，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。
教務(wù)秘書的工作繁重而復(fù)雜，千頭萬緒，所有這些大小事務(wù)都需要親自操作，一旦出現(xiàn)突發(fā)狀況就要在短時(shí)間內(nèi)保證高質(zhì)量地完成，在工作中必須做到有條不紊、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、工作迅速得當(dāng)，教務(wù)任務(wù)都是關(guān)系學(xué)校管理的大事，不得有半點(diǎn)大意，一定要保持高度的工作熱情和責(zé)任感，一旦出現(xiàn)一點(diǎn)差錯(cuò)，就可能對教務(wù)工作造成不便，從而影響教學(xué)的順利進(jìn)行，把教務(wù)工作做得精確、完美。
2.2公平公正，秉公辦事。
教務(wù)秘書雖然主要是執(zhí)行上級的安排，但是也是對個(gè)院系及教師和學(xué)生的直接管理者，在工作時(shí)要保證一切從學(xué)校大局考慮，多方面考慮各種因素，正直、實(shí)事求是地進(jìn)行工作安排。
例如，學(xué)校每學(xué)期都要安排期末考試、補(bǔ)考和重修考試等，在安排監(jiān)考時(shí)要堅(jiān)持公平合理的原則。在日常的教務(wù)工作中要做到認(rèn)真公正地對待每位教師和學(xué)生，嚴(yán)格依照規(guī)則辦事，不徇私情，對于所有教職員工都一視同仁，服務(wù)周到熱情，又遵守規(guī)章程序。
2.3甘于助人、樂于奉獻(xiàn)。
教務(wù)秘書除了要做好領(lǐng)導(dǎo)和院系師生的溝通工作外，還要樹立良好的服務(wù)意識，目的是為廣大教職員工、學(xué)生提供更周到便捷的服務(wù)，充分做到尊重每一名教師和學(xué)生，工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)、言語平易近人。工作中遇到的困難和誤會(huì)要勇于克服，努力協(xié)調(diào)，調(diào)解矛盾，甘于助人，樂于奉獻(xiàn)。
2.4吃苦耐勞，熱愛崗位。
教務(wù)秘書工作紛繁復(fù)雜，可能會(huì)同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)，經(jīng)常會(huì)占用節(jié)假日，面對復(fù)雜的工作，教務(wù)秘書要做到工作第一，吃苦耐勞，任勞任怨，顧全大局，堅(jiān)持以嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、一絲不茍的工作態(tài)度做好每一項(xiàng)分內(nèi)工作。
3.對于高校教務(wù)秘書培養(yǎng)的建議
3.1改變傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)責(zé)任和服務(wù)意識。
由于教務(wù)秘書的工作特點(diǎn)，其在日常工作中必須強(qiáng)化責(zé)任意識和服務(wù)意識。加強(qiáng)責(zé)任意識培養(yǎng)有利于端正教務(wù)秘書的工作態(tài)度，認(rèn)清自身的職責(zé)，讓做好本職工作的思想觀念根深蒂固，以此提高工作質(zhì)量。在充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的樞紐角色時(shí)，必須注重提高自身的服務(wù)意識。教務(wù)秘書兼任領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)雙重工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供實(shí)踐支持，同時(shí)要和師生深入接觸，讓學(xué)生了解教學(xué)相關(guān)信息，為學(xué)生解決考試、信息等問題。
3.2提高自身的專業(yè)素質(zhì)。
教務(wù)秘書首先要掌握一定的專業(yè)知識，包括秘書相關(guān)的專業(yè)知識、本學(xué)校的課程安排特點(diǎn)等;做到充分協(xié)調(diào)，充當(dāng)橋梁的教務(wù)秘書，溝通和交往是非常重要的工作，處理好院系之間、領(lǐng)導(dǎo)與師生之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，充分體現(xiàn)教務(wù)秘書的工作能力;文字表達(dá)能力是教務(wù)秘書的基本技能，要迅速、準(zhǔn)確地表達(dá)完整的思想，平時(shí)要注重加強(qiáng)文字能力的培養(yǎng)和積累。
3.3注重信息化管理。
當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，要保證教務(wù)秘書的計(jì)算機(jī)操作能力，注重實(shí)用先進(jìn)的教務(wù)系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)化，使繁瑣的工作變得簡化而精確，從而使工作效率大大提高。
4.結(jié)語
教務(wù)秘書在高校教務(wù)工作中具有至關(guān)重要的地位，其工作質(zhì)量將直接影響高校的辦學(xué)質(zhì)量，因此，高校在日常工作中一定要注重提高教務(wù)秘書的自身素質(zhì)和工作能力，以使高校提高辦學(xué)質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代化高校教育的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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秘書工作作用論文篇2
淺析高校行政秘書在教學(xué)管理工作中的作用
高校教學(xué)單位行政秘書工作是高等學(xué)校教育教學(xué)中一個(gè)不可或缺的工作，在學(xué)校日常工作的各個(gè)方面起著承上啟下的作用，通常高校行政秘書工作的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)院辦公室主任做好學(xué)院的各項(xiàng)行政工作。其工作涉及學(xué)院行政工作的方方面面，如文件管理、信息管理、資產(chǎn)管理;協(xié)助分管院領(lǐng)導(dǎo)做好本院教職工的招聘、考勤、考核、聘任和職稱申報(bào)等人事工作;負(fù)責(zé)起草或下達(dá)學(xué)院通知，起草、校對學(xué)院的有關(guān)文件和上報(bào)材料及學(xué)院各類會(huì)議的準(zhǔn)備工作;學(xué)生家長、教職工家屬或其他外單位人員來學(xué)院咨詢、訪問或調(diào)研時(shí)，做好接待工作;突發(fā)事件的處理等繁雜事務(wù)性工作。
可以說高校行政秘書在教學(xué)管理當(dāng)中處于最基層,經(jīng)常需要與教師以及學(xué)生來接觸,在連接教師、學(xué)生和教務(wù)三者之間的橋梁,具有溝通和協(xié)調(diào)的重要作用。隨著我國高校教學(xué)改革的深化,教學(xué)制度在逐漸實(shí)現(xiàn)從學(xué)年制到學(xué)分制的轉(zhuǎn)化,但是新、舊的制度還沒有完成更替,就會(huì)在管理過程當(dāng)中產(chǎn)生各種矛盾,所以行政秘書要加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)的作用,保障教學(xué)工作平穩(wěn)展開。
一、溝通作用
由于自身的工作性質(zhì)，決定了行政秘書具有溝通上下級、反饋教學(xué)情況和各專業(yè)教學(xué)情況的橋梁，必須做好全面的溝通協(xié)調(diào)作用。
作為行政秘書，能第一時(shí)間通曉學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，因此行政秘書能將學(xué)校的規(guī)章制度，教學(xué)管理文件精神有效傳達(dá)給師生。行政秘書可以利用工作之便主動(dòng)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門聯(lián)系，擴(kuò)展教學(xué)工作，特別是行政秘書能積極和其他系部溝通，取其精華去其糟粕，并能耐心聽取師生對學(xué)校的教學(xué)管理工作的意見，及時(shí)回饋給學(xué)校主管部門。
行政秘書還要協(xié)同教學(xué)秘書做好教學(xué)管理工作，具體包括：(1)做好各專業(yè)的開課計(jì)劃，核實(shí)溝通任課教師教學(xué)情況，保證教學(xué)工作的正常開展。(2)制定課程安排中，同教材征訂部門溝通定制教材，發(fā)放教材。(3)建立同實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)單位的溝通，落實(shí)工科專業(yè)的實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)安排，達(dá)到共同協(xié)作。(4)同學(xué)生建立暢通的溝通渠道，做好教學(xué)輔助作用，收集學(xué)生對教學(xué)情況的反饋意見。(5)同學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)溝通完成各學(xué)年年初、年終的教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)，做好相關(guān)教學(xué)文件的撰寫工作。(6)做好任課教師考勤工作，溝通考務(wù)工作、各種紙質(zhì)檔案的管理工作，保存有價(jià)值的材料，做好整理工作。
高校行政秘書在院系教務(wù)工作中處于基層位置,能貫穿上下,溝通左右,聯(lián)系內(nèi)外,這就決定了高校行政秘書在教學(xué)管理工作必然起到溝通作用。
二、協(xié)調(diào)作用
高校行政秘書在教學(xué)管理工作中主要體現(xiàn)同上級主管部門之間的協(xié)調(diào)。主要是高校二級院系與校辦、工會(huì)、人事處、學(xué)生處等職能部門之間的協(xié)調(diào)。當(dāng)上級主管部門的決定、決議、計(jì)劃等有關(guān)活動(dòng)與院系在教學(xué)、行政工作中會(huì)發(fā)生重疊及沖突，高校行政秘書能第一時(shí)間了解各項(xiàng)工作任務(wù)的安排落實(shí)，這時(shí)行政秘書發(fā)揮其協(xié)調(diào)作用按照實(shí)際情況和面臨的困難或制訂的計(jì)劃與設(shè)想主動(dòng)地向上級部門匯報(bào),本著體諒學(xué)校和各職能部門的困難,又能從本院系的實(shí)際情況出發(fā)的原則,保持上下各部門工作的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一和實(shí)施，確保了各項(xiàng)教學(xué)工作的順利開展。另一方面，高校行政秘書在教學(xué)工作中在領(lǐng)導(dǎo)之間也有協(xié)調(diào)作用。學(xué)院的院長、書記、副書記、各專業(yè)教研室主任間, 由于主管工作方向不同,工作中有交叉，又分工不同,因而造成各自的決策有所不同,作為高校秘書,要在領(lǐng)導(dǎo)之間互相調(diào)節(jié),相互協(xié)調(diào)教學(xué)的方方面面信息認(rèn)真做好計(jì)劃,掌握有價(jià)值的信息及時(shí)的匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo),在溝通思想、協(xié)調(diào)工作時(shí),必須做有利于工作、有利于團(tuán)結(jié)的事情,促進(jìn)教學(xué)管理工作，營造和諧氛圍,這樣才能使學(xué)院工作整體水平得到提升。
三、信息傳遞作用
隨著時(shí)代信息化發(fā)展步伐的加快和信息化工作模式逐漸完善,高校行政秘書工作需要提供的信息越來越多,使得在教學(xué)管理工作中高校行政秘書成為傳遞信息的主體。一是傳遞院系領(lǐng)導(dǎo)之間、相關(guān)處室之間的教學(xué)管理文件、教學(xué)共享資源，及時(shí)傳遞信息避免教學(xué)安排上的沖突;及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理信息，使得領(lǐng)導(dǎo)合理安排日常教學(xué)工作;及時(shí)傳遞教務(wù)處、科研處和學(xué)生處等職能處室的信息,便于院系落實(shí)教學(xué)管理各項(xiàng)規(guī)章制度。
在教學(xué)管理工作當(dāng)中,行政秘書信息傳遞使得各個(gè)職能處室保持緊密的聯(lián)系,密切配合教務(wù)處安排教學(xué)計(jì)劃,配合各類統(tǒng)考工作的安排，并將學(xué)院的教學(xué)工作計(jì)劃與活動(dòng)安排同院系的工作合理布置安排積極協(xié)調(diào),保持教學(xué)工作的執(zhí)行。二是傳遞師之間、學(xué)生之間的教學(xué)管理信息。高校教師通常不坐班，教師在授課過程當(dāng)中的獨(dú)立性很強(qiáng),所以他們不可能與院系領(lǐng)導(dǎo)有及時(shí)的交流,行政秘書要做好教師與領(lǐng)導(dǎo)之間的傳遞員,平時(shí)要多了解教師的思想動(dòng)態(tài),并且把有用的信息反映給領(lǐng)導(dǎo),營造信任和理解的氛圍。同時(shí)行政秘書掌握著院系的信息發(fā)布權(quán)限，學(xué)院的課程安排、考試安排等通知要通過行政秘書傳遞到網(wǎng)絡(luò)上，這樣才能保證信息的暢通，服務(wù)于教師，服務(wù)于學(xué)生，營造良好的教學(xué)氛圍。
四、管理作用
處理高校教學(xué)管理工作有著其特殊性，包括高校工作環(huán)境和高校教師工作的特殊性。很多看起來簡單的工作操作起來在每個(gè)環(huán)節(jié)都可能會(huì)遇到各種各樣的問題，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要行政秘書充分發(fā)揮自己的思維能力和處理問題的智慧，因此，行政秘書作為系辦公室人員，必須掌握辦公室管理工作的基本理論和實(shí)務(wù)知識，了解與辦公室工作密切相關(guān)的學(xué)科知識，并具有較高的邏輯思維能力。教學(xué)單位行政秘書的崗位職責(zé)要求行政秘書人員具備方方面面的知識和基本技能，如熟悉辦公室知識和有關(guān)教育管理理論和學(xué)校教學(xué)、科研、管理方面的知識;有豐富的教育學(xué)、心理學(xué)、秘書學(xué)、管理學(xué)等方面的知識;具備基本的人際溝通和協(xié)調(diào)能力，妥善處理各類矛盾，對突發(fā)事情有一定的預(yù)見性和創(chuàng)造性;具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)工作能力、熟練運(yùn)用各類溝通工具等等。這就要求行政秘書在工作中不斷學(xué)習(xí)、善于思考、勇于創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法，與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況處理好方方面面的關(guān)系，確保上上下下的工作得以順利開展。
由此可見，高校教學(xué)單位行政秘書工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，高校行政秘書,作為存在于高校教學(xué)管理活動(dòng)中的一個(gè)特殊角色,發(fā)揮著重要的樞紐作用。其在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著溝通、協(xié)調(diào)、傳遞、管理的突出作用。隨著我國教育改革的不斷深化與拓展,高校管理的不斷成熟與發(fā)展,對行政秘書的要求也越來越高。這對于高校行政秘書來說,既是機(jī)遇,也是挑戰(zhàn)，要充分發(fā)揮高校行政秘書的才能,在高校教學(xué)管理中發(fā)揮行政秘書的能動(dòng)性，為高校教學(xué)管理工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。