檔案保護(hù)方面的論文(2)

檔案保護(hù)方面的論文

　　檔案保護(hù)方面的論文篇2

　　論電子檔案的整理及其保護(hù)

　　摘要：在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，隨著電子信息技術(shù)的普及與加強(qiáng)，辦公自動化、無紙化早已代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公模式。而檔案管理同樣也離不開電子文檔，與此同時(shí)，電子檔案的管理工作也成為檔案管理工作重要的環(huán)節(jié)。作為檔案管理工作人員，應(yīng)懂得電子文檔的整理與保護(hù)，并制定有效保護(hù)措施，把檔案管理工作落到實(shí)處。

　　關(guān)鍵詞：電子檔案;整理;保護(hù)

　　電子檔案指的是在社會生活中形成的、包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等的文字材料，其以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體。電子檔案的整理與保護(hù)工作是檔案管理工作重要的組成部分，檔案工作人員應(yīng)適應(yīng)社會與科技發(fā)展的需要，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能，創(chuàng)新思維，以科學(xué)的方法做好電子檔案的整理與保護(hù)工作。當(dāng)前， 磁盤、光盤及磁帶等是電子文件歸檔的主要類型，按檔案種類分別進(jìn)行整與理組盤是做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵。

　　一、電子檔案文件的特點(diǎn)

　　與紙質(zhì)文件相比，電子檔案文件呈現(xiàn)如下特點(diǎn)：

　　首先，電子文件在閱讀使用時(shí)必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備，這也是其與直觀的紙質(zhì)文件最大的區(qū)別。

　　其次，電子文件的傳遞速度快。其處理與傳遞直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速完成。

　　再次，電子文件的共享利用不受距離與時(shí)間的影響。

　　最后，與紙質(zhì)文件相比，電子文件對保存的環(huán)境與條件要求不同，其對環(huán)境的溫濕度與防磁性等條件的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于對保存場地面積的要求。

　　所以，電子文件的整理與保護(hù)需要有相應(yīng)的技術(shù)與設(shè)備，并根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)等實(shí)際情況來具體工作。由此可以看出，電子檔案管理并不是一項(xiàng)簡單的工作，是一項(xiàng)十分復(fù)雜的技術(shù)工程。所以，檔案管理者要在認(rèn)真研究與不斷實(shí)踐過程中積極探索電子檔案的整理與保護(hù)的方法與技術(shù)，充分的發(fā)揮檔案服務(wù)于社會事業(yè)的作用。

　　二、電子檔案的歸檔整理

　　具備一只技術(shù)過硬的專業(yè)化的電子文件檔案整理隊(duì)伍，是開展檔案管理工作的必備條件。當(dāng)前不少檔案工作者計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠，還不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。所以，組織技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，盡快掌握信息管理自動化基本知識與技能，是擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的首先要任務(wù)。

　　首先，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)真對待電子文件材料的收集整理工作。隨著每年電子數(shù)據(jù)的更新，在辦公自動化條件下，在對公文實(shí)行電子信息處理時(shí)，對過期的數(shù)據(jù)應(yīng)按檔案室的統(tǒng)一要求由各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定、編目寄整理，并移交給檔案部門保存及定期歸檔。一般可在年度或任務(wù)完成后進(jìn)行電子文件的歸檔，并根據(jù)電子文件的存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命以及技術(shù)環(huán)境條件等，一般情況下不超過2-3個(gè)月。

　　其次，分類編目所收集到的電子文件。一個(gè)單位有多種多樣的電子文件類別，必須進(jìn)行科學(xué)的分類，才能對這些電子文件進(jìn)行分門別類的管理。要結(jié)合本單位的專業(yè)與電子文件內(nèi)容制定分類編號方案，并按門類劃分要求及分類編號方案的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分，并把唯一固定的號碼給予每份電子文件，使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)整體。當(dāng)前，一般采取“雙軌制”把電子文件與紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案，也就是把紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起進(jìn)行歸檔，使兩套檔案內(nèi)容相同。使用不同的編目方法把其歸檔。檔案部門應(yīng)把相應(yīng)的電子文件的編碼與存址注在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中。另外，還需要在電子文件歸檔目錄的“備注”項(xiàng)中也注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的存址與檔號，這主要是便于利用時(shí)參照和互補(bǔ)。

　　最后，對已分類編目完畢的電子文件固定上架保存。檔案管理人員把經(jīng)過整理應(yīng)歸檔的的電子文件存入磁盤或者光盤。把歸檔電子文件采用數(shù)據(jù)壓縮工具進(jìn)行壓縮，但所采用的壓縮工具及壓縮過程必須統(tǒng)一規(guī)范。之后再將已確定的要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行一次備份操作。一般檔案室拷貝二套要保存的電子文件。一套保存，一套借閱。這主要是為其安全性與可行性考慮。然后再用專門的裝具把這些磁盤和光盤裝好，統(tǒng)一編號。再用檔案管理軟件為其制作目錄，以便以后檢索查詢。

　　三、電子檔案的保護(hù)

　　由于電子檔案的主要載體是磁帶、磁盤及光盤等，而這些介質(zhì)在承受外界不利因素的能力不強(qiáng)。常常由于保存不善而造成損壞、變形或破碎。即使不被損壞，而時(shí)間一長，其存儲的信息也容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致電子文件被抹掉。而另一種情況是電子文件的管理人員違規(guī)操作計(jì)算機(jī)或不小心按錯(cuò)鍵，就會造成文件的破壞甚至被全部刪除。因此，檔案工作者必須使用專門的裝具裝載電子檔案載體并進(jìn)行有檢測及維護(hù)。

　　首先，為保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，應(yīng)把電子檔案存放在具有防磁性能的裝具中。電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體不同，其防護(hù)設(shè)備與存放環(huán)境不僅需要在濕度、溫度、防光、防水、防蟲、防盜、防塵、防鼠及防雷電等方面加強(qiáng)管理外，還須在防強(qiáng)震、防磨損、防病毒等方面下功夫。

　　其次，要定期檢測與拷貝電子檔案，以確保電子檔案信息的可靠性。每年應(yīng)展開一次電子檔案的定期檢測工作，采取隨機(jī)抽樣或等距抽樣方式來進(jìn)行檢測。首先進(jìn)行外觀的檢查，看表面載體有無變形或者損壞的情況，表面涂層是否需要清潔和霉斑出現(xiàn)等。再進(jìn)行邏輯檢測，采用專用檢測軟件檢測載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。檢測發(fā)現(xiàn)的出錯(cuò)的載體，要及時(shí)進(jìn)行更新與修正。

　　最后，要定期拷貝電子檔案，同時(shí)為確保檔案的安全性，要把原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間。必須對電子檔案的檢測與維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格管理，維護(hù)、檢測和拷貝等操作過程應(yīng)及時(shí)記錄，這樣才能避免不必要重復(fù)的勞動或者人為的操作失誤發(fā)生。

　　目前，我國電子檔案并沒有普及，但其發(fā)展十分迅速。有效保存與維護(hù)電子檔案，是一項(xiàng)十分復(fù)雜而重要的工作。檔案工作者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并采取有效措施，確保電子檔案的安全可靠，做好電子檔案的整理和保護(hù)工作，使其為社會生活做好服務(wù)工作。

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