檔案管理課程途徑論文
檔案管理課程途徑論文
檔案管理具有系統(tǒng)化、復雜化的特點,要想檔案信息能夠進行有效、科學、合理的應用,就必須做好檔案管理工作,這是基本前提,也是必要保證。下面是學習啦小編為大家整理的檔案管理課程途徑論文，供大家參考。
檔案管理課程途徑論文范文一：對于新形式下的檔案管理的創(chuàng)新服務
論文摘要：當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，積極主動地為經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。
論文關鍵詞：網(wǎng)絡;新形式;檔案管理;創(chuàng)新服務
一、從服務手段上來革新
建立檔案館(室)網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。國內(nèi)許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎，進1步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索;檔案棺(室)與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。
建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館(室)，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第1時間將其收集到，并在檔案館(室)的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館(室)自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館(室)，也不必交任何光盤或軟盤。
開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。
檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。
開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢要求，進1步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館(室)全部建立現(xiàn)行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館(室)送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級檔案館(室)做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務。
二、服務領域上的擴展
信息服務的化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業(yè)單位等1切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的，人們從事的科學和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。
對檔案信息的單1需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。興辦服務實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。
對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)信息，幫助引進開發(fā)先進技術產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結構調(diào)整服務;開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會;開發(fā)信息，為企業(yè)維護合法權益服務;開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設服務等。
加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何1個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立1個完整的社會信息系統(tǒng)，實行1體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館(室)藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。
三、學校檔案服務創(chuàng)新的主要任務
面對高校檔案部門“生存”的現(xiàn)狀，既不能依靠“上帝”的仁愛，也不能坐等學校的“恩賜”，必須用改革發(fā)展的思路來解決前進中的困難。
(一)進一步強化檔案資源建設在檔案服務創(chuàng)新中的基礎地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。因此，立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基更在于檔案資源建設。正因為檔案資源建設在檔案服務創(chuàng)新工作中具有基礎性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦學校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，全面推進常規(guī)歸檔與即時歸檔的相結合，大力開展校史人物、校史資料和社會媒體對學校工作報道等方面的征集工作，為學校歷史站好崗，為學校今天服好務，為學校明天積累好精神財富。
(二)館藏檔案數(shù)字化是學校檔案服務創(chuàng)新的基礎建設。館藏檔案數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護檔案。館藏檔案數(shù)字化已不再是一個理論探索問題，而是一個如何創(chuàng)造條件，搶抓機遇，力爭支持，這是學校檔案服務創(chuàng)新一項重要的基礎性建設任務。一些名牌高校檔案部門已完成建國前歷史檔案的數(shù)字化工作。有的高校檔案部門正爭取完成館藏歷史、黨群、行政、教學等檔案類的數(shù)字化工作。
(三)努力培養(yǎng)造就一支素質較高的人才隊伍是檔案服務創(chuàng)新的根本保障。學校檔案部門仍然是一個弱勢群體，也是一個弱勢部門。究其原因，關鍵在于人才，關鍵在是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時，還要苦練內(nèi)功，更新理念，努力探索檔案服務創(chuàng)新之路。不能得過且過，小富即安。只有人才興館強室，才能實現(xiàn)逆境中崛起;只要有一支檔案服務創(chuàng)新團隊，學校檔案工作才能實現(xiàn)跨越式發(fā)展。因此，要堅持有計劃地培養(yǎng)和引進高學歷、高層次的檔案服務創(chuàng)新人才。
檔案管理課程途徑論文范文二：民辦職業(yè)院校檔案管理內(nèi)涵建設問題探析
摘 要：加快檔案工作管理規(guī)范化、制度化建設的進程，是依法辦好民辦職業(yè)院校的重要基礎工作之一，也是衡量民辦職業(yè)院校教學質量和管理水平的一個重要標志。本文通過分析民辦職業(yè)院校檔案管理工作中存在的一些突出問題，提出了整改建議和對策措施，供參考研討。
關鍵詞：民辦職業(yè)院?！n案管理 內(nèi)涵建設
隨著國家大力發(fā)展高等教育事業(yè)的政策機遇和城鄉(xiāng)居民迫切希望獲得高等教育機會的需求劇增以及大學生就業(yè)形勢的嚴峻，民辦職業(yè)院校發(fā)展態(tài)勢和前景看好，但是由于民辦職業(yè)學校起步晚、發(fā)展快，其“速度、規(guī)模、質量、效益”，出現(xiàn)了發(fā)展不平衡、結構性矛盾突出等現(xiàn)象。民辦職業(yè)院校的制度管理和內(nèi)涵建設方面問題較多，尤其是民辦職業(yè)院校檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約民辦高職院校發(fā)展的重要瓶頸之一。
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關于《高等院校檔案管理辦法》的明確規(guī)定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作，院校應當加強管理，將之納入院校整體發(fā)展規(guī)劃。”因此，民辦職業(yè)院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業(yè)院校教育水平和管理水平、加強內(nèi)涵建設、促進學院發(fā)展的必由之路。
一、民辦職業(yè)院校檔案管理存在的主要問題
調(diào)研發(fā)現(xiàn)云南省的民辦職業(yè)院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問題：
1、民辦職業(yè)院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業(yè)人員缺位的現(xiàn)象。當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學校的附帶工作，不影響其長遠發(fā)展， 因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現(xiàn)在學校領導身上，更是體現(xiàn)在學校全體教職員工身上。在很多民辦職業(yè)學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業(yè)院校存在檔案館和專業(yè)人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數(shù)職，還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學秘書或行政秘書兼職，既有日常教學管理工作或者辦公室行政事務性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業(yè)院校檔案管理缺乏明確的規(guī)定責、權、利的規(guī)章制度。目前，多數(shù)民辦職業(yè)院校的發(fā)展只注重規(guī)模與速度建設，忽略了內(nèi)涵建設，這對學校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關規(guī)章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規(guī)范標準，甚至是缺乏相關的檔案管理制度，導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產(chǎn)生的檔案按照檔案工作管理規(guī)定要求統(tǒng)一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔;且因為缺乏規(guī)章要求，導致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的考慮，存在“檔案材料幾大箱，用時要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄”現(xiàn)象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學校歷史憑證的作用。
3、經(jīng)費投入不足，導致不能實現(xiàn)檔案信息電子化建設。目前很多民辦職業(yè)學校在檔案管理方面的經(jīng)費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現(xiàn)代化設備，現(xiàn)代信息技術手段如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡等沒有切實應用到民辦職業(yè)院校的檔案管理中，導致民辦職業(yè)院校的檔案信息化建設相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業(yè)院校的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現(xiàn)代檔案管理技術的業(yè)務培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現(xiàn)代化的科學規(guī)范管理。而對檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設進程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于民辦職業(yè)院校成立的時間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時不注意檔案的收集與整理，導致很多院校只存在教學檔案和行政檔案，黨群建設和科研建設等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，學校沒有編研檔案。同時，由于缺少專職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發(fā)揮檔案在院校發(fā)展路程中的作用，檔案的服務職能處于被動狀態(tài)。檔案信息資源的開發(fā)利用渠道單一，僅限于發(fā)展黨員、評選三好院生、優(yōu)秀畢業(yè)生等方面。在師資培養(yǎng)、人才選拔與考核及推薦院生就業(yè)、擴大對外交流、宣傳教育、樹立學校良好形象等方面，未能真正發(fā)揮檔案應有的作用。
二、民辦職業(yè)院校檔案工作建設的對策措施
1、加強院校領導對檔案工作的重視，提高全校職工檔案意識。一所學校能否把檔案館建立起來并制定出規(guī)范、科學的規(guī)章制度，做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學院發(fā)展服務，關鍵是領導的重視程度。領導重視檔案建設，善于用檔案資料來處理和規(guī)劃院校各項工作，是做好檔案工作的根本保證;學院全體教職工的配合也是關鍵。
因此，檔案管理人員不僅要爭取學院領導對檔案工作的理解與支持，讓他們意識到檔案工作的重要性，把檔案管理納入院校計劃和規(guī)劃，納入學校管理制度，納入學院工作人員的職責范圍，同時還要做到檔案工作的意識與任何一項工的布置、檢查、總結、驗收同步進行。要強化全體教職工的檔案意識，讓他們能夠真正從思想上和行動上意識到檔案工作對于學院和個人發(fā)展的重要性，自覺配合檔案部門的各項工作，積極參與學院檔案建設，在參與檔案建設過程中，認真研究落實本部門的檔案工作任務， 做到在平時的工作中自覺收集、整理檔案資料，并交檔案室統(tǒng)一保管，使學院檔案工作保質保量限期完成。
2、檔案工作管理做到科學化、規(guī)范化、制度化。針對民辦職業(yè)院校實際，建議制定規(guī)章制度，《民辦職業(yè)院校檔案資料分類編碼及歸檔范圍》、《各系、部檔案歸檔范圍和保管期限》、《系部教學檔案資料分類編目格式及類目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等各項制度要健全。要做到教學檔案、行政檔案、黨群建設檔案、學籍管理檔案、教師業(yè)務檔案和其它聲像檔案等等及時歸檔，對檔案管理實施細則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。
3、設置檔案室或者檔案館，配備專職檔案人員并注意對專職檔案人員的培訓，增強檔案管理人員的服務意識。要針對民辦職業(yè)院校實際情況設立檔案室或者檔案館，配備專職檔案管理人員，盡量做到檔案管理人員的穩(wěn)定，即使出現(xiàn)人員流動也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動便出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。同時，要求專職檔案管理人員強化檔案知識學習，做到職責明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，在細節(jié)上保證檔案工作管理的順利進行。專職檔案管理人員要順應現(xiàn)代教育發(fā)展要求，做好從被動的傳統(tǒng)檔案的管理到利用檔案為學校發(fā)展和社會發(fā)展服務的過渡。
過去，檔案人員往往以自身為中心來開展工作，片面注重檔案工作的收集與管理，較少做到主動利用檔案為學校發(fā)展服務。針對社會發(fā)展和民辦院校的實際，檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務，更不能憑想象、圖方便，必須改變觀念，重新審視檔案管理的全過程，以適應民辦職業(yè)院校的教育教學，為社會各界對民辦職業(yè)院校的教育評估提供翔實可靠的檔案資料，在服務理念、服務目的、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程等方面進行創(chuàng)新、拓展和提升。
4、針對民辦職業(yè)院校實際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎，也能直接反映出院校平時的工作成績。因此，要做到定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全;強化文書管理，抓好院?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?。對有請示沒批復或有批復沒請示的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的完整歸檔。
檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料應留下原件，以備日后歸檔。針對有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續(xù)性和完整性的問題，應建立長效管理機制，保障檔案資料收集的連續(xù)性和完整性。比如，各系部的教改實驗課題，針對其周期長的特性，要注意材料收集的連續(xù)性，保證每院期、每院年的階段性實驗報告和終結性的實驗成果報告收集齊全。某項活動材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。
檔案工作的基本任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達成這一基本任務的保證，例如民辦職業(yè)院校教學、科研檔案材料的編研。這些編研材料不僅是教學、科研的最新成果，也是師生學習知識的鮮活教材。尤其是科研，它是教師每個時期完成的最新研究，許多教師會把科研成果寫入教案，形成了比書本知識更新的內(nèi)容，同學們可以從這些編研檔案中學習到最新的知識。
在知識更新?lián)Q代飛速的今天，編研檔案彌補了書籍知識傳播速度不快的不足，成為師生學習知識的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實”的原則，根據(jù)民辦院校發(fā)展要求和教學評估要求，做好學校檔案材料的新編、續(xù)編、開發(fā)等編研工作，編研出《教學規(guī)章制度匯編》、《教育改革成果匯編》、《教學論文集》以及《相關課題研究匯編》、《特色教學成果匯編》等資料，以滿足師生對檔案資料的需求和教育督導評估對檔案資料的需求，是民辦職業(yè)院校檔案編研工作的基本任務。
5、強化檔案建設信息化的設施投入與現(xiàn)代化管理水平。要采取切實措施，把檔案工作需要的經(jīng)費納入學校經(jīng)費預算;要為檔案部門添置必要的設備，以便開展工作。檔案館(室)的庫房建設，應列為學校基本建設規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。促進檔案信息化建設，應當把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設同步發(fā)展。要設立專項經(jīng)費，為檔案機構配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案建設信息化所需的設備實施，采用先進設備充實檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規(guī)范工作，編制檢索工具，充分利用網(wǎng)絡化環(huán)境，快捷、準確、廣泛地為院校的教學、科研、管理等工作服務，提高檔案服務質量和服務效率。
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