辦公自動(dòng)化論文范文(3)
辦公自動(dòng)化論文范文
1.1.3 知識(shí)型辦公自動(dòng)化
隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。辦公自動(dòng)化儼然成為一個(gè)日常工作的基礎(chǔ)平臺(tái)，企業(yè)已經(jīng)不可離開(kāi)它了。但是新的挑戰(zhàn)又產(chǎn)生了：如何借助這個(gè)平臺(tái)能夠讓員工合適的場(chǎng)景下，合適的時(shí)間里獲取合適的知識(shí)?如何借助該平臺(tái)來(lái)沉淀組織的最佳實(shí)踐并傳遞到整個(gè)組織?這樣可以大大節(jié)省員工查找知識(shí)的時(shí)間、減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)、提高工作的效率、沉淀組織的知識(shí)、提高組織的應(yīng)變速度，并最終最大化提升組織及個(gè)體的產(chǎn)能，全面提升企業(yè)的管理。其作用這里有：
?、?協(xié)同工作平臺(tái)：通過(guò)實(shí)時(shí)通信、在線感知、團(tuán)隊(duì)協(xié)同等。
?、?知識(shí)管理平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)知識(shí)的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新，整個(gè)組織能夠積累基于戰(zhàn)略的核心知識(shí)資產(chǎn)，為高層管理提供決策支持和信息情報(bào)。
?、?項(xiàng)目協(xié)作平臺(tái)：通過(guò)為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供一個(gè)全方位的溝通、協(xié)作平臺(tái)，提高多項(xiàng)目組的工作效率和質(zhì)量，使項(xiàng)目成員可以在靈活的時(shí)間、地點(diǎn)對(duì)他人或事務(wù)的需求做出即時(shí)的響應(yīng)。
?、?激情管理平臺(tái)：從企業(yè)文化建設(shè)著手，提高員工工作激情，營(yíng)造一個(gè)相互幫助、相互理解、相互激勵(lì)、相互關(guān)心的共同工作氛圍，從而穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)工作熱情，形成一個(gè)共同的工作價(jià)值觀，進(jìn)而產(chǎn)生合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。
?、?企業(yè)通信平臺(tái)：建立企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，包括Web Mail、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、實(shí)時(shí)通訊、手機(jī)短信、WAP和傳真自動(dòng)收發(fā)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。
⑥ 信息發(fā)布平臺(tái)：為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。
?、?行政辦公平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)的自動(dòng)化處理。通過(guò)公文流轉(zhuǎn)改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。
?、?信息集成平臺(tái)：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能把企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過(guò)流程進(jìn)行緊密集成。
1.1.4 智能型辦公自動(dòng)化
隨著組織流程的固化和改進(jìn)、知識(shí)的積累和應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，最終辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將會(huì)脫胎換骨，全新的“智能型辦公自動(dòng)化”成為未來(lái)的發(fā)展方向，該階段辦公自動(dòng)化更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。
1.2 辦公自動(dòng)化的憂患
1.2.1 互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議是開(kāi)放的、面向大眾的，安全性能差
其網(wǎng)絡(luò)協(xié)議(TCP/IP、HTTP等)由于便于連接、方便使用，已成為開(kāi)放的、面向大眾的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，協(xié)議在安全方面考慮的很少，而且創(chuàng)建的比較早，被“黑客”發(fā)現(xiàn)的漏洞愈來(lái)愈多，安全性能愈來(lái)愈差。
1.2.2 操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)硬件、應(yīng)用程序漏洞多
現(xiàn)在看操作系統(tǒng)漏洞已經(jīng)無(wú)法避免，尤其是微軟開(kāi)發(fā)的windows系列。早已被世界公認(rèn)為漏洞最多的操作系統(tǒng)，所以銀行等一些特殊的部門(mén)，他們大多數(shù)采用的據(jù)說(shuō)是一種叫做UNIX的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，安全系數(shù)相對(duì)高很多。
1.2.3 網(wǎng)上魚(yú)龍混雜，網(wǎng)絡(luò)攻擊者猖獗
現(xiàn)在由于黑客工具的大量開(kāi)發(fā)，很多稍懂點(diǎn)微機(jī)的人都可能成為黑客，有的是為了好玩，試試身手，煩人的是那些惡意破壞，盜取數(shù)據(jù)的。
1.3 辦公自動(dòng)化發(fā)展的整體現(xiàn)狀
我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展已經(jīng)歷三個(gè)發(fā)展階段，各單位辦公自動(dòng)化程度有所不同，大致可以分為四種情況：
(1) 起步較慢，還停留在使用沒(méi)有互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。
(2) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒(méi)有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒(méi)有產(chǎn)生應(yīng)有的效應(yīng)。
(3) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過(guò)電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。
(4) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，使用經(jīng)二次開(kāi)發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng);能較好的支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通;通過(guò)Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況;Intranet網(wǎng)已經(jīng)對(duì)單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益，現(xiàn)在正著手開(kāi)放或已經(jīng)存在使用針對(duì)業(yè)務(wù)制定的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和決策，增強(qiáng)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
1.4 當(dāng)前實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的解決方案
一個(gè)單位要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，其解決方案應(yīng)遵循以下步驟：
(1) 搭建單位的Intranet網(wǎng)絡(luò)，這是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。
(2) 對(duì)于應(yīng)經(jīng)擁有Intranet網(wǎng)絡(luò)的單位，需要一套通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
(3) 對(duì)于那些已經(jīng)存在使用通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的單位或者只有Intranet網(wǎng)絡(luò)并打算一次到位實(shí)施辦公自動(dòng)化的單位，進(jìn)一步的工作將是開(kāi)發(fā)針對(duì)其具體業(yè)務(wù)的一套綜合辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)。
2 現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化的功能需求 隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變，社會(huì)進(jìn)步正在不斷加速，越來(lái)越多的企業(yè)迫切需要一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平。
2.1 信息發(fā)布功能
發(fā)布信息
本功能供具有發(fā)布權(quán)限的用戶發(fā)布信息，部門(mén)信息管理員或以上級(jí)別的用戶有發(fā)布信息的權(quán)限，部門(mén)用戶和訪客沒(méi)有發(fā)布信息的權(quán)限。
可以使用的信息格式有“附圖片信息”和“文檔信息”兩種。兩種信息都具有信息標(biāo)題，所不同的是，發(fā)布者可以在“附圖片信息”的信息正文后加入圖片，而“文檔信息”沒(méi)有信息正文，發(fā)布者須指定“文檔信息”中的文檔(可以是任何格式的文件，但推薦使用Word文檔、excel文檔和文本文件)。
用戶發(fā)布信息時(shí)須指定：
?、?信息類型(如果該類型的信息全部用戶可讀，則不用指定下面三項(xiàng)) ② 可以閱讀該信息的最低權(quán)限
?、?讀限制標(biāo)志(所有部門(mén)皆可閱讀，還是將閱讀范圍限制為某些部門(mén))(若讀限制為某些部門(mén))可以閱讀該信息的部門(mén)(一個(gè)或多個(gè))
閱讀信息
用戶登錄系統(tǒng)后，都可以查看信息，但他(她)所能閱讀的信息根據(jù)其讀權(quán)限的級(jí)別而有所差別。訪客只能閱讀所有用戶均可閱讀的信息，如公告、合理化建議等;其他用戶除了可以閱讀所有用戶均可閱讀的信息外，還可以閱讀以下信息：所有部門(mén)皆可閱讀的，而且最低讀權(quán)限小于或等于當(dāng)前用戶的讀權(quán)限的信息;當(dāng)前用戶所屬部門(mén)可讀的，而且最低讀權(quán)限小于或等于當(dāng)前用戶的讀權(quán)限的信息。
2.2 公文流轉(zhuǎn)功能
登陸公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)
用戶進(jìn)入公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)后的操作如下：
① 能夠看到系統(tǒng)給的公文審批通知信息。形式以滾動(dòng)條或其他消息框方式給出。初始登錄用戶為集團(tuán)所有人員并擁有自己的登錄名和登錄密碼。
?、?登錄公文子系統(tǒng)就要同時(shí)打開(kāi)本登錄用戶的待審文件列表。促使用戶進(jìn)入系統(tǒng)就進(jìn)行審批文件。
公布公文文件
集團(tuán)所有人員都可以發(fā)布公文。用戶按照公文的要求發(fā)布自己的公文(公文號(hào)、標(biāo)題、內(nèi)容、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布人、附帶文檔及文檔類型)。每人發(fā)布的公文除了管理員有所有管理權(quán)限之外只能由自己或已審批過(guò)的人查看。
選擇審批流程
用戶自己填寫(xiě)的公文成功提交后，進(jìn)入到選擇審批流程。流程分為兩種：固定流程和定制流程。
?、?固定流程
由發(fā)起人在固定流程表中選擇一個(gè)審批流程。分為：
(a) 發(fā)起人選擇固定流程表中一個(gè)審批流程。
(b) 若需要對(duì)固定流程進(jìn)行維護(hù)(增加、修改)，提供選擇固定流程前到固定流程維護(hù)界面的入口，并能夠返回。也就是說(shuō)用戶在選擇固定流程時(shí)，可以先進(jìn)入到固定流程維護(hù)界面進(jìn)行維護(hù)，然后返回選擇界面選擇一條固定流程。
?、?定制流程
發(fā)起人發(fā)起公文后或上一個(gè)審批人審批完后，按照先部門(mén)后人員選擇下一步的審批人，完成后提交。
查看審批文件狀態(tài)
發(fā)起人可以對(duì)自己發(fā)起的公文進(jìn)行維護(hù)，維護(hù)類型如下：
?、?查看：查看本人發(fā)起的公文的審批情況。
② 前置：本功能提供查看的公文是正在審批過(guò)程中的文件。
?、?刪除：在還沒(méi)最終審批完成之前，對(duì)本人發(fā)起的公文，進(jìn)行作廢處理。審批人可以對(duì)自己審批的文件進(jìn)行查看。
審批文件并選擇下一個(gè)審批人
用戶進(jìn)入到公文子系統(tǒng)就直接審批文件，若本公文審批流程為固定流程，則審批后提交完成，若審批流程為定制流程，則如同上面選擇審批流程功能模塊中的“定制流程”。
查詢歷史文件
歷史文件為已經(jīng)完成最后審批的文件。
所有人都只能查看自己發(fā)起或者審批過(guò)的歷史公文信息，但不能進(jìn)行修改。其他人發(fā)布的文件自己又沒(méi)進(jìn)行審批則沒(méi)有權(quán)限查看。歷史文件的刪除操作由管理員進(jìn)行。作廢處理的文件只能由管理員才能夠查看。
管理員查詢?yōu)g覽文件
查找文件描述
?、?按照一定關(guān)鍵字進(jìn)行文件查找，提供按公文名稱，發(fā)起人，發(fā)起時(shí)間，審批人以及人員編號(hào)等查詢。
② 查看分列表和詳細(xì)兩種方式。
?、?管理員可以查看歷史文件，也可以查看在審的文件。管理員可以查看作廢處理的文件。
管理員管理文件
管理員對(duì)所有公文有刪除、查看的權(quán)限。
?、?查看：文件及其審批情況或歷史公文?？梢詫?duì)所有公文起到監(jiān)查的作用。 ② 刪除：文件及其審批情況或歷史公文。管理員對(duì)正在審批或已經(jīng)審批完成的公文認(rèn)為該作廢的可以作廢處理，作廢處理的文件并沒(méi)從數(shù)據(jù)庫(kù)中徹底刪除。例如內(nèi)容不是健康的，則要即時(shí)作相關(guān)處理，并且作廢處理的文件只能由管理員查看處理。
用戶管理
主要是對(duì)用戶的權(quán)限管理：目前暫設(shè)所有人都有發(fā)布公文的權(quán)限。其他用戶權(quán)限例如用戶對(duì)固定流程的維護(hù)權(quán)限等在程序中控制，對(duì)管理員不作管理要求之外，用戶管理暫沒(méi)有特殊要求。
2.3 考勤管理功能
考勤登記
該部分的功能如下：
考勤登記在用戶登陸辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)站時(shí)即開(kāi)始;當(dāng)用戶登陸時(shí)，系統(tǒng)獲取當(dāng)前工作時(shí)間，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的考勤時(shí)間判斷該用戶是否是正常上班，還是遲到或曠工等性質(zhì)。同時(shí)記錄到考勤登記表中。
加班登記
加班登記有如下功能：
?、?加班登記由加班人員自己操作。為防止弄虛作假，每次加班需提供一個(gè)審核人。
?、?加班人員只有登記權(quán)限，沒(méi)有修改和刪除權(quán)限。若需要修改等操作可以請(qǐng)系統(tǒng)管理人操作。
查詢本人考勤信息
查詢本人考勤信息部分提供本人查詢自己的考勤信息，提供兩種方式的查詢：
?、?時(shí)間：可以查上兩個(gè)月的考勤。
?、?考勤類型：可以查正?？记谟涗洝⒓影嘤涗浕虺霾畹?。
非正?？记诘怯?/p>
非正?？记诘怯浿荒苡晒芾韱T操作，專門(mén)對(duì)出差、請(qǐng)假休假和曠工等考勤進(jìn)行登記。
一般用戶沒(méi)有此項(xiàng)操作權(quán)限。
考勤統(tǒng)計(jì)
考勤統(tǒng)計(jì)也是由系統(tǒng)管理員操作，一般用戶無(wú)該操作權(quán)限。
考勤統(tǒng)計(jì)有兩個(gè)功能：
?、?統(tǒng)計(jì)某個(gè)員工當(dāng)月、上月或一年的考勤情況。
?、?打印考勤報(bào)表功能。
系統(tǒng)時(shí)間管理
該部分也是系統(tǒng)管理人員操作，每個(gè)月對(duì)應(yīng)一條記錄
系統(tǒng)時(shí)間管理部分專門(mén)設(shè)置下月的工作天數(shù)，每天的小時(shí)數(shù)，曠工時(shí)限以及上班起始時(shí)間設(shè)置等。
當(dāng)月每天的考勤計(jì)時(shí)就根據(jù)系統(tǒng)時(shí)間管理表中的設(shè)置進(jìn)行計(jì)算。
考勤信息維護(hù)
該部分也是由系統(tǒng)管理員操作
① 由系統(tǒng)管理人員對(duì)某個(gè)員工一年之內(nèi)的所有考勤進(jìn)行維護(hù)，包括增加、刪除、修改和查看等。
?、?可以對(duì)個(gè)人的考勤信息打印報(bào)表。
加班信息維護(hù)
該部分也是由系統(tǒng)管理員操作
① 由系統(tǒng)管理人員對(duì)某個(gè)員工一年之內(nèi)的所有加班信息進(jìn)行維護(hù)，包括增加、刪除、修改和查看等。
?、?可以對(duì)個(gè)人的加班信息打印報(bào)表。
2.4 辦公室管理功能
公共場(chǎng)地與公共財(cái)物使用管理
提供對(duì)公司的公共場(chǎng)地(如會(huì)議室、卡拉OK廳)、公共財(cái)物(如公車、照相機(jī)、攝影機(jī))的使用記錄。包括以下幾個(gè)子功能：
① 公共場(chǎng)地和公共財(cái)物使用管理
提供對(duì)公司公共場(chǎng)地和公共財(cái)物使用情況的維護(hù)功能，包括使用、歸還、預(yù)訂、取消預(yù)訂等。
?、?公共場(chǎng)地和公共財(cái)物管理
提供對(duì)公司公共場(chǎng)地和公共財(cái)物記錄的維護(hù)功能，包括對(duì)公共場(chǎng)地和公共財(cái)物記錄的增加、刪除和修改。
?、?查詢功能
查詢某時(shí)間點(diǎn)公共場(chǎng)地與公共財(cái)物的使用情況。
查詢某公共場(chǎng)地與公共財(cái)物在一段時(shí)間內(nèi)的使用記錄。
公司設(shè)備管理
對(duì)公司設(shè)備的進(jìn)行管理，并提供一般的查詢功能。包括以下幾個(gè)子功能： ① 設(shè)備管理
提供對(duì)公司設(shè)備記錄的維護(hù)功能，包括對(duì)設(shè)備記錄的增加、刪除和修改。 ② 設(shè)備類別代碼表管理
提供對(duì)公司設(shè)備類別記錄的維護(hù)功能，包括對(duì)設(shè)備類別記錄的增加、刪除和修改和作廢。
③ 查詢功能
按照部門(mén)、物品種類、供貨人(單位)進(jìn)行查詢，列出公司設(shè)備的統(tǒng)一清單。 日?；顒?dòng)安排管理
主要是公司集體的日常活動(dòng)安排，例如公司未來(lái)兩日的旅游安排，工會(huì)活動(dòng)安排等。包括公司領(lǐng)導(dǎo)可以公開(kāi)的活動(dòng)情況，例如領(lǐng)導(dǎo)接待客人，有貴賓來(lái)訪等。
?、?日?；顒?dòng)安排管理
提供對(duì)公司日?；顒?dòng)記錄的維護(hù)功能，包括對(duì)日?；顒?dòng)記錄的增加、刪除和修改。
?、?查詢功能
以周為單位瀏覽，列表顯示日常活動(dòng)，可定制時(shí)間段進(jìn)行查詢。
辦公用(消耗)品管理
提供對(duì)公司所有辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一記載的功能。辦公用品是指紙張、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下幾個(gè)子功能：
① 辦公用品使用情況登記
提供對(duì)辦公用品使用情況的登記功能，包括辦公用品的領(lǐng)用和辦公用品的歸還。對(duì)辦公用品的領(lǐng)用/歸還，應(yīng)在現(xiàn)有辦公用品數(shù)量中應(yīng)減去/加上所領(lǐng)用/歸還的數(shù)量。出于實(shí)用性和復(fù)雜性的考慮，歸還功能可暫緩實(shí)現(xiàn)。
?、?辦公用品管理
提供對(duì)公司辦公用品的維護(hù)功能，包括對(duì)辦公用品的增加、刪除和修改。 ③ 查詢功能
按物品、時(shí)間、部門(mén)、人員、總計(jì)等進(jìn)行查詢，并列表顯示辦公用品的使用情況。
2.5 系統(tǒng)管理功能
部門(mén)管理
部門(mén)管理模塊供系統(tǒng)管理員管理部門(mén)的信息，包括新增部門(mén)和刪除部門(mén)兩個(gè)功能。
信息類型管理
信息類型管理模塊供系統(tǒng)管理員增加和刪除信息類型。系統(tǒng)管理員增加信息類型時(shí)，應(yīng)指明該類型信息是否網(wǎng)站的所有用戶均可閱讀。網(wǎng)站的所有用戶均可閱讀的信息有公告、合理化建議等。
3 辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性
傳統(tǒng)的辦公方式使人們耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，用手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。用先進(jìn)的現(xiàn)代化工具代替手工作業(yè)，無(wú)疑是生產(chǎn)力發(fā)展的方向。辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的革命，順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展的潮流，是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)入21世紀(jì)所必備的工具。
3.1 辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理重要性
辦公自動(dòng)化對(duì)于面向二十一世紀(jì)的中國(guó)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理比以往任何時(shí)候更顯重要。信息社會(huì)中，競(jìng)爭(zhēng)取勝的法寶是信息，而辦公自動(dòng)化所收集、處理、分析的對(duì)象正是“信息”。中國(guó)企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)，迫切需要通過(guò)推行辦公自動(dòng)化來(lái)改善經(jīng)營(yíng)管理手段，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
推行辦公自動(dòng)化，能給中國(guó)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者和管理者在行為方式和思維方式上帶來(lái)革命性進(jìn)步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個(gè)共同的難題長(zhǎng)期困擾:企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理方式太不規(guī)范、太不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理帶來(lái)盲目性，而且為推進(jìn)信息管理設(shè)置了障礙。推行辦公自動(dòng)化，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來(lái)管理思想的進(jìn)步。
企業(yè)辦公日益從過(guò)去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。辦公自動(dòng)化為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說(shuō)明了辦公自動(dòng)化已成為一種潮流，一種趨勢(shì)、一種更好的企業(yè)辦公方式。
3.2 辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必要條件
辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必備條件。我們知道現(xiàn)代 企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，這是企業(yè)取勝的必備條件。企業(yè)的信息化保證企業(yè)全方位得到最新信息。它包括企業(yè)的科研、生產(chǎn)、營(yíng)銷、辦公等方面廣泛利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)筑企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)，全方位改造企業(yè)，以降低成本和費(fèi)用，增加產(chǎn)量和銷售，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，我們可及時(shí)掌握市場(chǎng)信息，正確決策，從而以最快的速度、最好的產(chǎn)品、最低的價(jià)格、最好的服務(wù)，參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，以達(dá)到企業(yè)取勝之目的。
3.3 辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代企業(yè)營(yíng)銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)營(yíng)銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)。營(yíng)銷創(chuàng)新是指企業(yè)盡可能地利用現(xiàn)代高新技術(shù)手段辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，最有效、最省錢地謀求新的市場(chǎng)的開(kāi)拓和新的消費(fèi)者的挖掘。它包括應(yīng)用新的廣告媒體，采用新的售后服務(wù)途徑，開(kāi)發(fā)新的用戶等。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)給現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者和管理者在行為方式、思維方式上帶來(lái)了革命性的轉(zhuǎn)變。作為企業(yè)的決策人，廠長(zhǎng)或總經(jīng)理通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能一目了然地了解許多科室、部門(mén)，甚至基層一線大量、動(dòng)態(tài)、錯(cuò)綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)和信息，并進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地分析和處理。企業(yè)內(nèi)部多方面的資源，包括人、
財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷、研等如何得以合理調(diào)配平衡和充分利用。辦公自動(dòng)化正是建立在這樣的科學(xué)管理思想體系上的高效、集成的計(jì)算機(jī)輔助企業(yè)管理系統(tǒng)。通過(guò)管理思想這個(gè)軟件的具體應(yīng)用來(lái)完成企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所有信息和數(shù)據(jù)的接收、流轉(zhuǎn)、處理、統(tǒng)計(jì)、分析等加工過(guò)程。從而使企業(yè)在每個(gè)環(huán)節(jié)上做到準(zhǔn)確、及時(shí)的決策和控制。
3.4 推行辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)帶來(lái)了進(jìn)步
首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門(mén)跑來(lái)跑去,等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。其次是節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本:包括時(shí)間和紙張。第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會(huì)簽、計(jì)劃日志、用款報(bào)銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。第四是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力:員工與上級(jí)溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái)。無(wú)疑,企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。第五是使決策變得迅速科學(xué):高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。
近年來(lái),隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展普及,通過(guò)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)資訊技術(shù),實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的解決方法,被稱為網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化解決方案。隨著INTERNET技術(shù),國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,目前的辦公自動(dòng)化已由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)內(nèi)互聯(lián)互通上升到了支持移動(dòng)辦公,遠(yuǎn)程辦公管理等更廣闊的領(lǐng)域。
結(jié)論
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)將企業(yè)管理及基礎(chǔ)辦公需求作為核心，基于B/S模式的信息服務(wù)系統(tǒng)，它集先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化理論于一身，適應(yīng)當(dāng)今辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)需求。辦公自動(dòng)化滿足了企業(yè)的辦公網(wǎng)絡(luò)化，自動(dòng)化的管理需求，提高了企業(yè)內(nèi)部的管理水平，進(jìn)而全面提升了企業(yè)在市場(chǎng)中的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中，對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，對(duì)信息的掌握程度、信息獲取是否及時(shí)、信息能否得到充分的利用、對(duì)信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來(lái)越成為衡量一個(gè)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要因素。辦公自動(dòng)化對(duì)于面向二十一世紀(jì)的中國(guó)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理比以往任何時(shí)候更顯重要。信息社會(huì)中，競(jìng)爭(zhēng)取勝的法寶是信息，而辦公自動(dòng)化所收集、處理、分析的對(duì)象正是“信息”。所以，現(xiàn)代企業(yè)迫切需要通過(guò)推行辦公自動(dòng)化來(lái)改善經(jīng)營(yíng)管理手段，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
致謝
首先誠(chéng)摯的感謝指導(dǎo)老師郝瑞娥，在老師指導(dǎo)下使我得以完成論文。老師的細(xì)心指導(dǎo)使我獲益匪淺，再次感謝老師的幫助和指導(dǎo)。另外，也要感謝我的同學(xué)和好友，她們同我一起在完成論文過(guò)程中互相幫助，讓我的大學(xué)生活豐富多彩，是她們給我?guī)椭椭С?。再次，我要感謝我的父母，是他們辛勤的勞動(dòng)和汗水養(yǎng)育了我，是他們的叮嚀和督促，讓我在遇到困難的時(shí)候能夠勇敢面對(duì)。