接電話辦公禮儀規(guī)范

時(shí)間：2016-09-08 17:16:15 雪錦826由分享

　　電話辦公已經(jīng)成了現(xiàn)在的一種辦公方式，那么你們知道接電話辦公室禮儀規(guī)范是這樣的嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的接電話辦公禮儀規(guī)范，希望能夠幫到大家哦!

　　接電話辦公禮儀規(guī)范

　　一、及時(shí)接聽(tīng)

　　如果電話鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽(tīng)。如果接聽(tīng)不及時(shí)，就會(huì)反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽(tīng)電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。

　　在接電話時(shí)，我們提倡“鈴響不過(guò)三”：接聽(tīng)電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來(lái)遲。也不要鈴響過(guò)一次，就拿起聽(tīng)筒。這樣會(huì)讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原

　　因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時(shí)向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，棱示歉意。

　　正常情況下，不允許不接聽(tīng)來(lái)電，特別是“應(yīng)約而來(lái)”的電話。就像敲門(mén)一樣。如果剛敲第一聲門(mén)你就開(kāi)門(mén)，就會(huì)讓對(duì)方嚇一跳，而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來(lái)敲門(mén)。如

　　果門(mén)被敲了很多省還沒(méi)有回答，又會(huì)被認(rèn)為沒(méi)有人在，或者是不想理。

　　二、確認(rèn)對(duì)方

　　一般情況下.對(duì)方打來(lái)電話后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。如果對(duì)方打來(lái)電話，沒(méi)有主動(dòng)介紹自己或者自己沒(méi)有聽(tīng)清楚，你就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn);“請(qǐng)問(wèn)您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話聽(tīng)筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P(pán)問(wèn)：“喂：哪位”這讓對(duì)方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn)，缺少人情昧。

　　接起電話。拿起聽(tīng)筒后應(yīng)首先自我介紹：：“您好，我是某某某”

　　三、非常規(guī)電話的處理

　　如果接到打錯(cuò)的電話，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡(jiǎn)短向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況后掛斷電話。有時(shí)候接起電話，問(wèn)候多聲卻聽(tīng)不見(jiàn)對(duì)方說(shuō)話，這時(shí)絕對(duì)不可以不外青紅皂白，認(rèn)為是惡

　　意騷擾電話而破門(mén)大罵。因?yàn)椋@種情況極可能由電話線路問(wèn)題引起。使你聽(tīng)不見(jiàn)對(duì)方的聲音，但是對(duì)方能聽(tīng)見(jiàn)你聲音。萬(wàn)一對(duì)方是你的客戶或上級(jí)，聽(tīng)到你在這端破口大罵，會(huì)造成什么樣的后果。如果對(duì)方是惡意騷擾的話，應(yīng)簡(jiǎn)短而嚴(yán)歷地批評(píng)對(duì)方。不必長(zhǎng)篇大淪，更不應(yīng)該說(shuō)臟話;如果問(wèn)題嚴(yán)重，可以考慮報(bào)警解決。

　　四、分清主次

　　1.接聽(tīng)電話要專心，與其他人交談，邊聽(tīng)電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。

　　2.如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話，可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。

　　3.接聽(tīng)電話時(shí)如果有別的電話打進(jìn)來(lái)，千萬(wàn)不要不理睬，因?yàn)楹芸赡苁羌笔?。可?qǐng)求正在通話的一方稍等片刻，并對(duì)其講明原因，然后立即去接另一個(gè)電話，問(wèn)清情況后先訪對(duì)方稍候，或晚會(huì)兒再打進(jìn)來(lái)，之后再繼續(xù)和前者通話。

　　4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話線。

　　五、規(guī)范地代接電話

　　代別人接電話時(shí)。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對(duì)方來(lái)歷才能問(wèn)對(duì)方是何人，所為何事，但不要詢問(wèn)對(duì)方和所找人的關(guān)系。

　　1.尊重別人隱私。代接電話時(shí)，忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽(tīng)別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴(kuò)散對(duì)方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。

　　2.記憶準(zhǔn)確要點(diǎn)：如果對(duì)方要找的人不在，應(yīng)先詢問(wèn)對(duì)方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對(duì)方有此意愿，應(yīng)照辦。最好用筆記下對(duì)方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容，如對(duì)方姓名、單位、電話、通話要點(diǎn)等，以免事后忘記，對(duì)方講完后，應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍，避免不必要的遺漏。

　　3.及時(shí)傳達(dá)內(nèi)容。代接電話時(shí)，要先弄清對(duì)方要找誰(shuí)，如果對(duì)方不愿問(wèn)答自已是誰(shuí)，也不要勉強(qiáng)。如果對(duì)方要找的人不在，要如實(shí)相告，然后再詢問(wèn)對(duì)方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對(duì)方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。

　　六、錄音電話

　　1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項(xiàng)：問(wèn)候語(yǔ)、機(jī)主姓名和單位、致歉語(yǔ)、留言的原因、對(duì)來(lái)電者的要求以及道別語(yǔ)等。

　　2.如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時(shí)處理錄音電話上打進(jìn)來(lái)的電話。

　　辦公室禮儀規(guī)范

　　形象禮儀

　　儀表要求

　　適體性：服裝、修飾要與容貌、體形、年齡、個(gè)人氣質(zhì)相適宜，合乎和表現(xiàn)內(nèi)在素養(yǎng)。

　　整體性：各部位的修飾要與整體協(xié)調(diào)一致。

　　適度性：無(wú)論在修飾程度，還是飾品的數(shù)量和修飾技巧上，都要自然適度，把握分寸。

　　儀表細(xì)節(jié)

　　女士著裝要求：保持衣服平整，不要過(guò)于華麗，著裙裝時(shí)，襪子的顏色要與服裝協(xié)調(diào)，搭配得當(dāng)為好，飾品要適量，應(yīng)盡量選擇同一色系，注意與整體的服飾搭配協(xié)調(diào)，忌穿暴露服裝，如短褲、低胸衫、背心、拖鞋(包括時(shí)裝涼拖)均不要在上班時(shí)間穿著。

　　男士著裝要求：男士著裝穩(wěn)重大方，穿長(zhǎng)褲，不要穿露趾鞋或方便涼鞋，不可不穿襪子。

　　儀容要求

　　大方整潔商務(wù)休閑

　　儀容細(xì)節(jié)

　　頭發(fā)勤理、勤洗，并梳理整齊，不要有頭皮屑。

　　勤剪指甲，不要留長(zhǎng)，不留污垢。

　　體味嚴(yán)重者要想辦法除味，香水的味道不宜濃烈。

　　不要戴墨鏡或變色鏡。

　　上班期間需化淡妝。

　　儀態(tài)要求

　　應(yīng)舉止文明、親切有禮、恭敬謙卑,并善于控制自己的情緒，塑造自己的儀態(tài)美。

　　儀態(tài)細(xì)節(jié)

　　站姿

　　頭正、頸直、收下額、閉嘴

　　挺胸、雙肩平、微向后張，使上體自然挺拔，上身肌肉微微放松

　　收腹,兩腿挺直，膝蓋相碰,身體重心落在兩腿中間

　　兩臂自然下垂，雙手垂于體側(cè)，女士可右手搭在左手上，貼放于腹部

　　兩眼平視前方，表情自然明朗，面帶微笑，談話時(shí)要面向?qū)Ψ讲⒈３忠欢ǖ木嚯x,眼光不游離

　　坐姿

　　坐下之前應(yīng)輕輕用雙手抬起座椅，切忌拉出大聲響;坐下的動(dòng)作不要太快或太慢、太重或太輕，應(yīng)大方自然、不卑不亢、輕輕落座

　　坐下后身體正直，不要前傾或后仰，雙肩齊平,上半身應(yīng)與桌子保持一個(gè)拳頭左右的距離，坐滿椅子的2/3，不要只坐一個(gè)邊或深陷椅中。腿、膝并攏，腳自然著地，一般不要翹腿兩腳踝內(nèi)側(cè)互相并攏,兩足尖約距10cm左右,坐著與人交談時(shí)雙眼應(yīng)平視對(duì)方，但時(shí)間不易過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短;使用手勢(shì)時(shí)，但不可過(guò)多或動(dòng)作幅度過(guò)大。

　　走姿

　　頭正頸直，兩眼平視前方，面色爽朗

　　兩臂收緊，自然前后擺動(dòng)，前擺稍向里折約35度，后擺向后約15度

　　腳步應(yīng)穩(wěn)重、大方、用力適度

　　靠道路的右側(cè)行走，遇到同事要主動(dòng)問(wèn)好;上下樓梯時(shí)，應(yīng)讓尊者先行

　　手勢(shì)禮儀要求

　　手勢(shì)的上界一般不應(yīng)超過(guò)對(duì)方的視線，下界不低于自己的胸區(qū)，左右擺的范圍不要太寬，應(yīng)在人的胸前或右方進(jìn)行。一般場(chǎng)合，手勢(shì)動(dòng)作幅度不宜過(guò)大，次數(shù)不宜過(guò)多和重復(fù)

　　多用曲線柔和的手勢(shì)，少用生硬的直線條手勢(shì)，以求拉近心理距離

　　在給客人指引方向、介紹時(shí)，手指自然并攏，手掌以肘關(guān)節(jié)為軸指向目標(biāo)，同時(shí)眼神要看著目標(biāo)

　　手勢(shì)禮儀要求——避免不良手勢(shì)

　　與人交談時(shí)，講到自己不要用手指自己的鼻尖，而應(yīng)用手掌按在胸口上

　　談到別人時(shí)，不可用手指別人，更忌諱背后對(duì)人指點(diǎn)等不禮貌的手勢(shì)

　　避免交談時(shí)指手畫(huà)腳，手勢(shì)動(dòng)作過(guò)大、幅度過(guò)大

　　不可在接待客人時(shí)做抓頭發(fā)、玩飾物、掏鼻孔、剔牙齒、抬腕看表、高興時(shí)拉袖子等不雅的手勢(shì)動(dòng)作

　　遞接物品要求

　　遞物時(shí),須用雙手，表示對(duì)對(duì)方的尊重，例如遞交購(gòu)買的物品，要把物品正面(能看見(jiàn)說(shuō)明的地方)朝上

　　接物時(shí),要身體前傾一步，用雙手接住，并表明謝意

　　語(yǔ)言禮儀

　　言語(yǔ)必謹(jǐn)