如何減少溝通信息漏洞
如何減少溝通信息漏洞
人與人之間、人與組織之間的沖突、矛盾既然不可避免，為了使之向著對組織有利的方面轉(zhuǎn)化，領(lǐng)導(dǎo)就有必要學(xué)會協(xié)調(diào)的手段，而協(xié)調(diào)的基本途徑是通過溝通去進行的。下面學(xué)習啦小編整理了建立群體與個體的有效溝通方法，供你閱讀參考。
建立群體與個體的有效溝通方法：正式溝通
正式溝通是通過組織明文規(guī)定的渠道進行的信息的傳遞和交流。如貫徹上級精神的會議，或者下級的情況逐級向上反映等等，都屬于正式的溝通。
正式溝通的方式有很多，按溝通的流向來劃分，有三種具體方式：上行溝通、下行溝通、平行溝通。
上行溝通是指下級的意見向上級反映。其作用是將職工愿望反映給領(lǐng)導(dǎo)，獲得心理上的滿足，從而激發(fā)他們對組織的積極性和責任感;領(lǐng)導(dǎo)者可以通過這種溝通了解職工的一些情況，如對組織目標的看法、對領(lǐng)導(dǎo)的看法以及職工本身的工作情況和需要等等，使領(lǐng)導(dǎo)工作做到有的放矢。職工直接和領(lǐng)導(dǎo)者說出他的意愿和想法，是對他精神上的一種滿足，否則，就將怨氣不宣，胸懷不滿，或者滿腹牢騷，自然會影響工作。
領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)鼓勵下級積極向上級反映情況，只有上行溝通渠道通暢，領(lǐng)導(dǎo)人才能做到掌握全面情況，作出符合實際情況的決策。要做到這一點，領(lǐng)導(dǎo)者要平易近人，給大家提供充分發(fā)表意見的機會。如經(jīng)常召開職工座談會、建立意見箱、實行定期的匯報制度等，都是保持上行溝通渠道暢通的方法。
下行溝通主要是指上層領(lǐng)導(dǎo)者把部門的目標、規(guī)章制度、工作程序等向下傳達。它的作用有三個，一是使職工了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，以達成目標的實現(xiàn);二是減少消息的誤傳和曲解，消除領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的隔閡，增強組織團結(jié);三是協(xié)調(diào)企業(yè)各層活動，增強各級的聯(lián)系，有助于決策的執(zhí)行和對執(zhí)行實行有效的控制。
平行溝通是指部門中各平行組織之間的信息交流。在單位中各部門之間經(jīng)常發(fā)生矛盾和沖突，除其他因素以外，相互之間不通氣是重要原因之一。平行溝通能夠加強組織內(nèi)部平行單位的了解與協(xié)調(diào)，減少相互推諉責任與扯皮，從而提高協(xié)調(diào)程度和工作效率。同時還可以彌補上行溝通與下行溝通的不足。因此，保證平行組織之間溝通渠道的暢通，是減少各部門之間沖突的一項重要工作。
建立群體與個體的有效溝通方法：非正式溝通
非正式溝通是指在正式溝通渠道以外進行的信息傳遞和交流。如，單位職工之間私下交換意見，議論某人某事以及傳播小道消息等。這種非正式溝通，是建立在組織成員個人的不同社會關(guān)系上。如幾個人的年齡、地位、能力、工作地點、志趣、際遇以及利害關(guān)系的相同等等，他們之間頻繁地接觸，交換各種信息，形成一個非正式團體。因此非正式溝通的表現(xiàn)方式和個人一樣具有多變性和動態(tài)性。因為是個人關(guān)系，就常有感情交流，因此還表現(xiàn)為不穩(wěn)定性。這種交流久而久之，就會產(chǎn)生非正式團體首領(lǐng)。從管理的角度看，這種非正式的意見溝通，乃是出于人本來就有的一種相互組合的需要，而這種需要若不能從組織或領(lǐng)導(dǎo)者那里獲得滿足，這種非正式的結(jié)合要求就將增多。
非正式溝通往往有這樣幾種傾向：容易變成一種抵抗力量;因其不負責任，往往捕風捉影，以訛傳訛，產(chǎn)生謠言;有時會鉗制輿論，再加之冷嘲熱諷，歪曲真相，孤立先進，打擊進步;往往因為眾口鑠金，甚至法不責眾，因而影響工作;這種溝通的非正式領(lǐng)袖，往往利用其影響，操縱群眾，制造分裂，影響組織團結(jié)。
由于非正式溝通多數(shù)是隨時隨地自由進行的，它的內(nèi)容是不確定的，溝通的方法也就千變?nèi)f化。它摻雜感情色彩或個人因素，或捕風捉影，或節(jié)外生枝，或望文生義，一傳十，十傳百，以訛傳訛，正如通常所說：“鑼敲三錘必變音，話傳三遍定走形。”
要想杜絕或堵塞這種非正式溝通是不可能的，只能盡量減少或巧妙地利用它，以達到以下目的：
預(yù)先做好某種輿論的準備，獲得非正式組織的支持，促進任務(wù)的完成;事先做好決策前的準備工作，征求下屬的意見，即使是反面意見也好，借以糾正工作的偏向;
傳遞正式溝通所不愿傳遞的信息，如對某些惡意傳言的警告等。
把領(lǐng)導(dǎo)的意志變?yōu)槿罕姷恼Z言，起到正式溝通的作用，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的目的。
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