采購員與供應(yīng)商溝通的技巧
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧
采購員要怎么跟供應(yīng)商溝通，得到想當(dāng)?shù)睦?？采購員與供應(yīng)商溝通的技巧有哪些?下面學(xué)習(xí)啦小編整理了采購員與供應(yīng)商溝通的技巧，供你閱讀參考。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧一、詢價(jià)項(xiàng)目的“品名”與“料號(hào)”
首先，詢價(jià)項(xiàng)目的“品名”以及“料號(hào)”是在詢價(jià)單上所應(yīng)必備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報(bào)價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號(hào)”，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據(jù)。“料號(hào)”因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的“料號(hào)”動(dòng)輒多達(dá)十多個(gè)位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。“料號(hào)”中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的“料號(hào)”。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧二、詢價(jià)項(xiàng)目的“數(shù)量”
通常供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)都需要知道買方的需求量，這是因?yàn)椴少徚康亩喙褧?huì)影響到價(jià)格的計(jì)算。數(shù)量資訊的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”;“不同等級(jí)的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約“訂購數(shù)量”";或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。
在詢價(jià)時(shí)買方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無法得到好價(jià)格，便把需求量或采購量予以“膨脹”。此時(shí)，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，如果在真正進(jìn)行采購后，無法達(dá)到報(bào)價(jià)的預(yù)期數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商不是提高價(jià)格，便是在其他方面減少對(duì)客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。因此，對(duì)需求量的資訊應(yīng)很實(shí)在的與供應(yīng)商溝通，同時(shí)采購也可拿出市場預(yù)測(cè)來說服供應(yīng)商，如此才能達(dá)到長期配合、持續(xù)供貨的目的。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧三、詢價(jià)項(xiàng)目的“規(guī)格書”
規(guī)格書是一個(gè)描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測(cè)試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語言如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利于溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時(shí)應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧四、詢價(jià)項(xiàng)目的“品質(zhì)”要求
表達(dá)詢價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行。
A、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對(duì)采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時(shí)間、降低采購花費(fèi)，也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗(yàn)的手續(xù)，因?yàn)橹恍璐_認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常也比較高，購買數(shù)量不多時(shí)使用品牌方式采購反而比較有利。
B、或同級(jí)品("Or Equal")：其意義指的是具有能達(dá)到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級(jí)品報(bào)價(jià)也應(yīng)在詢價(jià)時(shí)注明，同級(jí)品的確認(rèn)使用必須要得到使用單位的接受。
C、商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(Commercial Standard)：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工藝等等......，都有一個(gè)共通的完整描述。對(duì)于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對(duì)品質(zhì)上的誤解。
D、材料與制造方法規(guī)格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當(dāng)對(duì)材料或制造方法有特定的要求時(shí)，必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為DIN歐規(guī)時(shí)，其相對(duì)應(yīng)的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。
E、性能或功能規(guī)格(Performance or Function Specification)：此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達(dá)到的性能或功能，至于如何去制做方能達(dá)到要求的細(xì)節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來解決。
F、工程藍(lán)圖(Engineering Drawing)：工程藍(lán)圖是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要清晰外，對(duì)尺寸公差單位的精確性也不能忽略。
G、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對(duì)供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對(duì)顏色、規(guī)格、工藝、材料，在用于有市場等級(jí)要求的產(chǎn)品上比較普遍。
H、操作說明書(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采購服務(wù)項(xiàng)目類如機(jī)器設(shè)備的維護(hù)，安裝操作等，一份完整的操作說明書除了應(yīng)該簡單明了外，對(duì)于所應(yīng)達(dá)到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范。操作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù)，也同時(shí)要能保留足夠的彈性，讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價(jià)值。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧五、詢價(jià)項(xiàng)目的“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”要求
“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”通常包括報(bào)價(jià)的“幣值”與“貿(mào)易條件”，國內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣(RMB)交易，貿(mào)易條件不是以“出廠價(jià)”就是以“到廠價(jià)(運(yùn)費(fèi)是否內(nèi)含則另議)”來計(jì)算。國際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報(bào)價(jià)幣值方面供應(yīng)商多半以美元(USD)為計(jì)價(jià)基礎(chǔ)，至于是否以采購當(dāng)?shù)貛胖涤?jì)價(jià)，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的做法。
國際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有Ex-Work(工廠交貨)、FOB(船上交貨)、FAS(船邊交貨)或CIF(運(yùn)保費(fèi)在內(nèi)交貨)等，在不同條件下，買賣雙方所負(fù)擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)是不同的。FOB條件下，賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，但買方則需負(fù)責(zé)船運(yùn)、海險(xiǎn)等費(fèi)用。在CIF條件下，賣方除了必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，還要負(fù)擔(dān)貨物運(yùn)至指定目的港口所需的運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報(bào)價(jià)自然要較以FOB條件的報(bào)價(jià)高，買方在詢價(jià)時(shí)必須祥加注明。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧六、買方的“付款條件”
有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時(shí)間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認(rèn)為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)付款條件，賣方也可在報(bào)價(jià)時(shí)提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在情況處于買方市場時(shí)，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和勞務(wù)可容易地被取得，商業(yè)的經(jīng)濟(jì)力量傾向于導(dǎo)致價(jià)格接近于采購的預(yù)估價(jià)值，買方通常能以較優(yōu)的付款條件來要求賣方配合，如“記帳方式(O/A)”，T/T60天甚至90天。但處于賣方市場，因?yàn)樾枨蟪^供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會(huì)選擇較短的付款期來要求買方，如選擇“貨到付款(Cash on Delivery,C.O.D)”或“預(yù)付貨款(T/T in advance)”。
另外，對(duì)于付款條件尚需要明確注明其時(shí)間計(jì)算的“付款起算日”，在國際貿(mào)易中通常國內(nèi)供應(yīng)商一般是以出貨日(Shipping Date)、**日(In voice Date)或裝船日(OnBoardDate)來起算付款到期的時(shí)間。這時(shí)如果國外買主的認(rèn)定為抵達(dá)日(Arrival Date)或到廠日(Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個(gè)月的時(shí)間，買賣雙方均不可不慎重。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧七、詢價(jià)項(xiàng)目的“交期”要求
交期的要求包括買方對(duì)采購產(chǎn)品需要的時(shí)間，以及賣方需要多少時(shí)間來準(zhǔn)備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時(shí)間下單生產(chǎn)所需要的時(shí)間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關(guān)系跟著采購產(chǎn)品的價(jià)格，買方應(yīng)視實(shí)際需要來提出要求，而非一味的追求“及時(shí)供貨(Just in Time,JIT)”。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧八、詢價(jià)項(xiàng)目的“包裝”要求
包裝方式在供應(yīng)商估算價(jià)格時(shí)占有很大的一個(gè)比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對(duì)于包裝都有其使用的標(biāo)準(zhǔn)紙盒、紙箱以及紙板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應(yīng)商都會(huì)以其標(biāo)準(zhǔn)的包裝方式來進(jìn)行估價(jià)。有時(shí)也不會(huì)在報(bào)價(jià)單上詳細(xì)注明其標(biāo)準(zhǔn)的包裝方式，此時(shí)采購如果不去察覺，日后再追加包裝要求，不僅時(shí)間被拖延，對(duì)于比價(jià)的作業(yè)也會(huì)造成不利的影響。此外，供應(yīng)商在了解買方的包裝要求后，也可提供建議是否能考慮采用標(biāo)準(zhǔn)包裝，或以拼貨拼柜的方式來降低出貨成本。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧九、“運(yùn)送地點(diǎn)”與“交貨方式”
運(yùn)送地點(diǎn)的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運(yùn)送地點(diǎn)與交貨方式則決定了價(jià)格的計(jì)算。如果要求賣方來以CIF報(bào)價(jià)，無論海運(yùn)或空運(yùn)，運(yùn)輸費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)當(dāng)然由賣方來負(fù)擔(dān)。隨運(yùn)送距離的遠(yuǎn)近會(huì)有不同的計(jì)費(fèi)方式，除非買方指定空運(yùn)，供應(yīng)商通常以海運(yùn)為基礎(chǔ)報(bào)價(jià)，因?yàn)楹＿\(yùn)是最經(jīng)濟(jì)的一種交貨方式。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧十、詢價(jià)項(xiàng)目的“售后服務(wù)”與“保證期限”要求
在采購一些生產(chǎn)機(jī)器設(shè)備如電焊臺(tái)、塑膠成型機(jī)、測(cè)試儀器、SMT設(shè)備等時(shí)，供應(yīng)商一般都會(huì)提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時(shí)有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購“總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧十一、供應(yīng)商的“報(bào)價(jià)到期日”
為了方便采購比價(jià)作業(yè)的時(shí)程，報(bào)價(jià)的到期日應(yīng)該讓供應(yīng)商有所了解，對(duì)于較復(fù)雜的產(chǎn)品，應(yīng)該給予供應(yīng)商足夠的時(shí)間來進(jìn)行估價(jià)。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧十二、“保密協(xié)定”的簽署文件
在一些新產(chǎn)品開發(fā)的詢價(jià)上，由于牽涉到業(yè)務(wù)機(jī)密的緣故，在對(duì)外詢價(jià)時(shí)為了不讓競爭對(duì)手知道而錯(cuò)失商機(jī)，會(huì)進(jìn)一步讓供應(yīng)商簽署一份“保密協(xié)定(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件，要求供應(yīng)商在規(guī)范的年限內(nèi)不能將新產(chǎn)品計(jì)劃的名稱、采購數(shù)量預(yù)測(cè)、詢價(jià)的技術(shù)要求、規(guī)格、藍(lán)圖等等資料向任何外界透露。
采購員與供應(yīng)商溝通的技巧十三、“采購人員”與“技術(shù)人員”的姓名及聯(lián)絡(luò)電話
將“采購人員”與“技術(shù)人員”的姓名及聯(lián)絡(luò)電話告訴供應(yīng)商，并不是要主動(dòng)暗示供應(yīng)商有什么暗盤的需要，那是因?yàn)槿绻少彽捻?xiàng)目復(fù)雜且具技術(shù)性，則最好附上技術(shù)人員的姓名及公司聯(lián)絡(luò)電話以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的任何問題。
聯(lián)絡(luò)電話號(hào)碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術(shù)人員家里或私人的電話號(hào)碼，以防止供應(yīng)商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進(jìn)步，行動(dòng)電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應(yīng)商單獨(dú)聯(lián)絡(luò)的情況下，采購人員的個(gè)人品德操守也是應(yīng)該時(shí)時(shí)自我提高警惕注意的!
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